UNIVERSITÄT ZU KÖLN. Merkblatt für ERASMUS-Studierende, die im akademischen Jahr 2014/2015 einen Aufenthalt an einer Partneruniversität verbringen

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1 UNIVERSITÄT ZU KÖLN Merkblatt für ERASMUS-Studierende, die im akademischen Jahr 2014/2015 einen Aufenthalt an einer Partneruniversität verbringen Im Rahmen Ihres Studiums an der Universität zu Köln haben Sie einen Platz an einer europäischen Partneruniversität erhalten. Hierzu wird ebenfalls ein ERASMUS-Mobilitätszuschuss ausgezahlt werden. Diese Mittel werden zentral vom Akademischen Auslandsamt verwaltet. Um diesen Zuschuss auszahlen zu können, benötigen wir folgende Dokumente, die Ihnen von Ihren Programmbeauftragten in der Fakultät ausgehändigt wurden: Laut DAAD-Vertrag müssen diese Unterlagen vollständig beim Akademischen Auslandsamt eingereicht werden. Sollten diese Unterlagen in Einzelfällen fehlen, müssen wir die Zuschüsse von den Betreffenden zurückfordern. Zwei Dokumente müssen Sie vor dem Auslandsstudium einreichen: 1. Grant Agreement (Zuwendungsvertrag für ERASMUS+ Hochschulbildung: Studium) Füllen Sie die erste Seite des Grant Agreements aus und senden das unterschriebene Dokument vor Antritt des Studienaufenthaltes an uns zurück. Bitte geben Sie unbedingt eine -Adresse an, über die wir Sie bei Rückfragen auch im Ausland erreichen können. Lesen Sie bitte die besonderen Bestimmungen durch, bevor Sie unterschreiben. Ohne dieses von Ihnen unterschriebene Dokument kann keine Auszahlung erfolgen! Bitte geben Sie auch unbedingt die genauen Daten Ihres Auslandsaufenthaltes an, da Ihr Zuschuss sonst nicht berechnet werden kann! Wir ergänzen die Angaben zum Stipendium (Förderdauer und höhe, S. 2) und senden Ihnen die finale Version mit Unterschrift des Akademischen Auslandsamtes per zu. 2. Learning Agreement for Studies (Anhang I) Die im Ausland erbrachten Studienleistungen sollen auf die zum Erwerb des Studienabschlusses an der Heimathochschule erforderlichen Studienleistungen angerechnet werden. Daher muss vor der Ausreise in das Ausland ein klar festgelegtes Studienprogramm mit dem Programmbeauftragten vereinbart werden (ein Formular hierzu, das Learning agreement wird von uns zur Verfügung gestellt). Gemäß EU-Vorgabe müssen Sie uns eine Kopie des vollständig unterschriebenen Learning Agreements vor Ihrer Ausreise einreichen! Sollten Sie Änderungen am Learning Agreement vornehmen, reichen Sie bitte den entsprechenden Abschnitt ( Changes to the Original Learning Agreement ) spätestens innerhalb von 4-7 Wochen nach Studienbeginn an der Gasthochschule ein. Folgende Dokumente reichen Sie bitte nach Ihrem Auslandsstudium bei uns ein: 3. Confirmation of ERASMUS study period (Anhang IV) Am Ende Ihres Auslandsaufenthaltes benötigen wir von Ihnen eine Bescheinigung der Gasthochschule, in der Ihre genauen Aufenthaltsdaten (Tag/Monat/Jahr) angegeben werden. Dieses Dokument muss am Ende Ihres Studienaufenthaltes von der Gasthochschule bestätigt werden. Bitte reichen Sie diese Bestätigung unmittelbar nach Ihrer Rückkehr bei uns ein, in jedem Fall aber spätestens bis zum Studierende, die sich im August 2015 noch im Ausland befinden, müssen sich ebenfalls bis zum bei uns melden, um uns über die Dauer Ihres 1

2 Auslandsaufenthaltes zu informieren. Achtung: Finanziell gefördert werden kann nur der Zeitraum, der von der Gasthochschule bescheinigt wird! 4. Studierendenbericht Sie müssen innerhalb von 30 Tagen nach Ende Ihres Studienaufenthaltes den Studierendenbericht (EUSurvey-Onlineumfrage) über das EU Mobility Tool ausfüllen und unterschrieben per oder in Papierform an uns übermitteln. Der Link zum Studierendenbericht wird Ihnen automatisch nach Ende Ihres Auslandsstudiums per zugeschickt. 5. Erfahrungsbericht Neben dem Studierendenbericht müssen Sie nach Beendigung Ihres Aufenthaltes einen selbst verfassten Erfahrungsbericht einreichen (per und in Papierform). Bitte gehen Sie in Ihrem Erfahrungsbericht auf folgende Punkte ein: Vorbereitung (Planung, Organisation und Bewerbung bei der Gasthochschule) Unterkunft Studium an der Gasthochschule Alltag und Freizeit Fazit (beste und schlechteste Erfahrung) 6. Transcript of Records Die Gasthochschule bescheinigt am Ende des Auslandsaufenthaltes, dass das vereinbarte Programm absolviert wurde und dokumentiert Ihre Leistungen in einem sog. Transcript of records. Es wird i.d.r. von der Gasthochschule ausgestellt. Bitte reichen Sie uns eine Kopie ein. Das Original werden Sie selber benötigen, um sich in der Fakultät Ihre erbrachten Leistungen anerkennen zu lassen! Krankenversicherung: Mit Unterzeichnung des Grant Agreements verpflichten Sie sich selbst für ausreichend Versicherungsschutz für das Gastland zu sorgen, da mit dem ERASMUS+ Programm keinerlei Versicherungsschutz verbunden ist. Zwischen den gesetzlichen Krankenkassen der EU- Mitgliedsstaaten gibt es ein Krankenversicherungsabkommen, das einen Grundversicherungsschutz bietet. Sie sollten sich aber auf jeden Fall bei Ihrer Krankenkasse über den Versicherungsschutz während des Auslandsaufenthaltes und die Notwendigkeit einer zusätzlichen privaten Versicherung informieren. Es besteht auch die Möglichkeit, über den DAAD eine Versicherung abzuschließen (siehe Beurlaubung: Für die Zeit Ihres Aufenthaltes an der Partneruniversität können Sie sich an der Universität zu Köln beurlauben lassen. Zuständig ist das Studierendensekretariat. Informationen und das Antragsformular finden Sie unter Mobilitätszuschuss: Neben Deutschen und Staatsangehörigen eines am Programm teilnehmenden Landes können seit 2010/2011 auch Staatsangehörige von Drittstaaten am ERASMUS-Programm teilnehmen, die ein (vollständiges) Studium in Deutschland absolvieren, welches zu einem anerkannten Abschluss führt. Gefördert werden Auslandsaufenthalte zwischen dem und dem Mobilitätsstipendien können für einen Zeitraum von mindestens 3 bis maximal 12 Monaten vergeben werden. Studierende im ersten Studienjahr können nicht gefördert werden. 2

3 Die finanzielle Unterstützung wird nach folgenden Faktoren berechnet: a.) Ländergruppen: Die Fördersätze sind abhängig vom Zielland. Die Programmländer wurden in drei Gruppen unterteilt, für die folgende Monats- bzw. Tagessätze gelten: Ländergruppe Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 ERASMUS+ Zuschuss pro Monat / Tag 250,- (bzw. 8,33 /Tag) 200,- (bzw. 6,66 /Tag) 150,- (bzw. 5,- /Tag) Gruppe 1: Dänemark, Finnland, Frankreich, Irland, Italien, Liechtenstein, Norwegen, Österreich, Schweden, Vereinigtes Königreich Gruppe 2: Belgien, Griechenland, Island, Kroatien, Luxemburg, Niederlande, Portugal, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Zypern Gruppe 3: Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Malta, Mazedonien, Polen, Rumänien, Slowakei, Ungarn b.) Aufenthaltstage: Die ERASMUS-Förderung berechnet sich nach dem Studienzeitraum. Gemäß der Definition der EU Kommission entspricht 1 Monat genau 30 Tagen. Im Grant Agreement wird der Förderzeitraum folgendermaßen festgelegt: Das Anfangsdatum des finanziellen Erasmus-Förderzeitraums ist der erste Tag, an dem Sie an der Gasthochschule für akademische Zwecke anwesend sind (z. B. Beginn der Lehrveranstaltungen, eine von der Gasthochschule organisierte Begrüßungsveranstaltung oder Kurse zur sprachlichen bzw. kulturellen Vorbereitung). Auch der Aufenthaltszeitraum für Sprachkurse, die von einer anderen Einrichtung als der Gasthochschule angeboten werden, kann für die Förderung berücksichtigt werden. Das Enddatum ist der letzte Tag, an dem Sie bei der Gasthochschule für akademische Zwecke anwesend sein müssen (z. B. Ende Prüfungszeitraum, Arbeit, Pflichtvorlesung, Hausarbeit, Seminararbeit, Recherche). Bitte beachten Sie jedoch: Diese Daten unterscheiden sich zumeist von tatsächlichen Aufenthaltszeiträumen im Ausland! Für Zeiträume vor und nach dem Studienaufenthalt erhalten Sie keine ERASMUS-Förderung! Wir bitten Sie daher die Zeitangaben im Grant Agreement so genau wie möglich zu machen. Erkundigen Sie sich ggf. bei der Gasthochschule nach den genauen Daten! Der Mobilitätszuschuss wird Ihnen in zwei Raten ausgezahlt: Die 1. Rate (70%) wird zu Beginn des Auslandsaufenthaltes überwiesen, die 2. Rate nach dem Auslandsaufenthalt und Einreichen der Abschlussunterlagen. Nähere Details zu den Zahlungsmodalitäten entnehmen Sie bitte auch dem Grant Agreement, Artikel 4. Änderung der Aufenthaltszeiten: Bitte melden Sie uns (und Ihrem Programmbeauftragten in der Fakultät) umgehend, falls sich Ihr Studienaufenthalt im Ausland verkürzt. Sollten Sie sich weniger als 3 Monate im Ausland aufhalten, muss der gesamte Zuschuss zurückgezahlt werden! Verlängerungsanträge müssen mindestens 30 Tage vor Ende der ursprünglich geplanten Mobilitätsphase bei uns eingegangen sein. Ein entsprechendes Formular stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung. Die Verlängerung muss sowohl von der Gasthochschule sowie Ihrem Programmkoordinator genehmigt werden. Im Falle einer Verlängerung muss ein neues Grant Agreement aufgesetzt werden. Für den verlängerten Zeitraum erhalten Sie (zunächst) keine ERASMUS-Förderung ( zero grant period ). Nur wenn am Ende des Förderjahres Restmittel zur Verfügung stehen, kann Ihnen ggf. eine (anteilige) Nachbewilligung zu den bekannten Fördersätzen gewährt werden. 3

4 Kontakt im Akademischen Auslandsamt der Universität zu Köln: Christiane Biehl, M.A. (ERASMUS-Hochschulkoordinatorin) Annika Uhlig, M.A. (Verwaltung der Mobilitätszuschüsse) Mail: Tel.: Fax: Anschrift : Universität zu Köln Akademisches Auslandsamt Universitätsstr. 22a 4

5 50937 Köln 5

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