Die wichtigsten Neuheiten im Überblick

Transkript

1 GeoCon Dienstplan U p d a t e I N F O Die wichtigsten Neuheiten im Überblick Version 7.05 Handzeichen bei Mitarbeiter In den Stammdaten der Mitarbeiter wird aus dem jeweils 1. Buchstaben des Vor- und Nachnamens ein Handzeichen gebildet, das dann z.b. als personenbezogene Information mit auf Ausdrucken hinzugewählt werden kann. Planung von Fortbildungen Sind Termine für Fort- und Weiterbildungen bekannt, so können diese bei den Mitarbeitern im Stammblatt hinterlegt werden. Feiertage im Urlaubsjournal Zusätzlich zu den Schulferien, die mit einem gesonderten Zeichen im Urlaubsjournal hervorgehoben werden, erleichtert die farbliche Markierung der Feiertage die Orientierung bei der Urlaubsplanung. Änderung der Arbeitszeiten Änderungen im Beschäftigungsvolumen können in einer Historie nachgeschlagen werden. Ebenfalls ist es möglich, eine künftige Änderung des Beschäftigungsvolumens vorab zu erfassen. 1

2 U p d a t e I N F O GeoCon Dienstplan Bereitschaften in Rahmenplänen In den Stammdaten Rahmenpläne können Bereitschaften ebenfalls zyklisch mitgeplant werden, wenn dies vorher in den Systemoptionen aktiviert wurde. Mit den Schaltflächen, und kann zwischen verschiedenen Ansichten (Dienste und Bereitschaften, nur Dienste, nur Bereitschaften) gewechselt werden. Auch für die Dienstplanung mit zwei Dienstkürzeln pro Tag ist die Erstellung von Rahmenplänen möglich. Rahmenpläne der Mitarbeiter Auch Rahmenplanänderungen können über die Symbol-Schaltfläche vorgeplant werden. Die Symbol-Schaltfläche ermöglicht die Einsicht in die Historie der Rahmenpläne. Über die Schaltfläche Ansicht können auch zurückliegende Rahmenpläne aufgerufen werden. Die Planung von Dienst und Bereitschaften ist natürlich auch in den mitarbeiterbezogenen Rahmenplänen möglich. Eine weitere Verbesserung bei der mitarbeiterbezogenen Planung der Rahmendienste ist, dass gesetzte Filter auf Dienstplan Dienste pro Bereich auch für die dem Stammbereich zugeordnete Mitarbeiter wirken. Damit stehen beim Mitarbeiter im Register Rahmenplan dann nur die Dienste zur Verfügung, die für den Stammbereich gefiltert sind und nicht alle, die in den Stammdaten der Dienste angelegt sind. Diensttypen anordnen Über Stammdaten Dienste Stammblatt kann die Anordnung der Diensttypen geändert werden. Dies hat Einfluss auf die Anzeige der Personalbesetzung im Dienstplanfenster. 2

3 GeoCon Dienstplan U p d a t e I N F O Arbeitszeit Das Standardarbeitszeitmodell mit den zugrundeliegenden Feiertagsausgleichsregeln ist inhaltlich in die drei Informationsbereiche - Wochenarbeitszeit - Feiertagsausgleichsberechnung und - Tage-Woche gegliedert. Ampelkonten In den Systemoptionen zu den Tarifeinstellungen zur Arbeitszeit sind Vorgaben für Arbeitszeitkorridore einstellbar. Unterschreitungen des monatlichen Arbeitszeitsaldos werden "blau", kritische Werte hin zur Überschreitung werden "orange" und Überschreitungen werden"rot" angezeigt. Urlaubsberechnung(en) In der Handhabung und automatischen Berechnung von Urlaubsansprüchen unter System - Optionen Urlaubsberechnung sind zusätzliche Einstellungen möglich: - Erfassung und Berechnung von Ansprüchen zusätzlicher planbarer Abwesenheiten wie z.b. Bildungsurlaub - Kalendarische Umstellungsmöglichkeit des Urlaubsjahres von Jahreszeitraum zu 12 Monaten, auch individuell für Mitarbeiter einstellbar - Auswahl zwischen jährlicher oder kumulativer Anspruchsermittlung des Urlaubsanspruchs Laufende Berechnung von Zeitkonten Werden zuschlagspflichtige Zeiten auf Zeitkonten faktorisiert, ist die Möglichkeit gegeben, diese Stunden bereits bei der Soll-Planung im Arbeitszeitkonto automatisch anzuzeigen, so dass bereits in der Planungsphase eine Überschreitung der monatlichen Arbeitszeit vermieden werden kann. 3

4 U p d a t e I N F O GeoCon Dienstplan Gesetzliche Vorschriften Die gesetzlichen Vorschriften für die Planung wurden vollständig überarbeitet. So sind in Abhängigkeit von dem unter System Optionen Allgemein gewähltem Land in der Liste zunächst die Standard-Planvorschriften aufgelistet und editierbar. Weitere Planvorschriften sind hinzuwählbar. So beispielsweise die Anrechnung der Bereitschaftszeiten zum Arbeitsschutzkonto im Zuge der Novellierung des Arbeitszeitgesetzes. Plansperren Einstellungen Bei der Bearbeitung von Dienstplänen ist eine erweiterte zeitliche Sperrung möglich. Soll-Pläne können wie ab einem bestimmten Tag im Vormonat oder im laufenden Monat, Ist-Pläne ab einem bestimmten Tag im laufenden oder im Folgemonat gesperrt werden. Layout des Menu Stils In System Optionen Lokale Einstellungen ist eine Veränderung des Menustils möglich. Damit passt sich das Dienstplanprogramm Ihren Einstellungen in den Windows Anzeige Optionen an. Direkter Update Download Unter der Voraussetzung, dass Sie das entsprechende Recht in der GeoCon Systemverwaltung sowie eine Internetverbindung haben, können Sie über Hilfe Info Download überprüfen lassen, ob für Sie auf unserem Server ein Download zur Verfügung steht und dies ggf. herunterladen. Unabhängig davon können Sie aber auch über die Website von GeoCon Ihre Zugangsdaten anfordern und Ihre Update-Versionen von dort beziehen. Sondertermine im Dienstplan Bei der Eintragung von Sonderterminen in den Dienstplan ist eine Unterscheidung möglich, ob der Termin mandantenübergreifend oder nur für den gewählten Bereich eingetragen werden soll. 4

5 GeoCon Dienstplan U p d a t e I N F O Tagesbedarf für die Personalbesetzung Der uhrzeitgenaue Tagesbedarf für die Personalbesetzung ist über Dienstplan Personalbedarf Tagesbedarf wesentlich intuitiver zu bearbeiten. Horizontale Linien: Ziehen mit der Maus nach oben oder unten verändert sofort den Personalbedarf für den Zeitraum. Vertikale Linien: Ziehen mit der Maus nach links oder rechts verändert sofort den Zeitraum. Über die Symbol-Schaltflächen, können Zeiträume weiter differenziert oder zusammengefasst werden. Erweiterte Layoutmöglichkeiten bei Dienstplan Druckformulare (Monats-/4-Wochen- Plan) Unter der Voraussetzung, dass in System - Optionen Lokale Einstellungen der Dienstplandruck in Farbe aktiviert ist (Crystal Reports), kann der Dienstplandruck im Layout noch individueller gestaltet werden. So kann beispielsweise bei einem Monatsplan eine Kombination aus Namensbestandteilen und der Personalnummer eingestellt werden. Zusätzlich ist auch noch ein Filter auf bestimmte Dienste und die Ausblendung nicht geplanter Mitarbeiter möglich. Weitere Gestaltungsmöglichkeiten sind: - Variable Darstellung von Springerdiensten in der Legende - Bestimmung der Anzahl der Mitarbeiter je Seite - Steuerung der Unterschriften - Steuerung des Berichtskopfes - Steuerung von Sonderterminen 5

6 U p d a t e I N F O GeoCon Dienstplan Weitere Druckformulare Bei der Neuanlagen von Druckformularen stehen Ihnen folgende neue Formulare zur Verfügung: - Monatsplan mit 10 Saldenspalten (Vorraussetzung ist ein DIN A3 Drucker): Dadurch können auf einem Druckformular Saldeninformationen des Arbeitszeitkontos und auch beispielsweise Saldeninformationen des Urlaubes auf einem Druckformular ausgegeben werden. Wahlweise können bestimmte Salden wie Überträge aus dem Vormonat vor den Dienstplan gestellt werden. - Rahmenpläne Mitarbeiter: Es werden detaillierte Informationen der hinterlegten Rahmenpläne der Mitarbeiter gedruckt. - Wochenenddienste: In einer farblichen Balkenanzeige werden Ihnen die Stunden der diensthabenden Mitarbeiter angezeigt. Zusätzliche Zuschlagsberechnungen Zusätzlich zu den bereits bestehenden vielfältigen Berechnungsgrundlagen zuschlagspflichtiger Zeiten gibt es folgende neue Einstellungsmöglichkeiten für die Ermittlung der zuschlagspflichtigen Zeiten: - Diverse Rundungsoptionen - Setzen von Grenzwerten - Aktivzeit (Anzahl) - Resturlaub - Bereitschaft (Dauer) Splitting - Rufbereitschaft (Dauer) Splitting Externe Zeiterfassung Die Schnittstelle zur externen Zeiterfassung wurde hinsichtlich der Oberfläche, der zugrundeliegenden Programmlogik (Handhabung von Fehlbuchungen u.a.) und differenzierteren Einstellungsoptionen überarbeitet. Nach dem Einlesen der Buchungen aus der Zeiterfassung symbolisieren Ihnen die Farben: - weiß: es besteht kein Handlungsbedarf, die Buchung liegt innerhalb der geplanten Zeit - gelb: es gab eine Abweichung zur geplanten Arbeitszeit - rot: die Buchungszeit entspricht einem anderen Dienst, das Kürzel wurde geändert - orange: es hat zu einem geplanten Dienst keine Buchung stattgefunden - pink: es hat ein Dienst stattgefunden, obwohl für den Mitarbeiter frei geplant wurde Über die Symbolschaltfläche können Sie einen Filter auf die einzelnen, farblich markierten Ereignisse setzen, so dass Sie die gebuchten Zeiten anhand der Ereignisse bearbeiten. Oder Sie können über die Schaltfläche Auswahl eine Mitarbeiterauswahl treffen und mitarbeiterbezogen Ereignisse bearbeiten. Manuelle Änderung der eingelesenen Buchungen werden Ihnen mit einer grünen Hinterlegung angezeigt. 6

7 GeoCon Dienstplan U p d a t e I N F O Im Register Optionen Einstellungen Zeiterfassung kann über die Schaltfläche Einstellungen... die hinsichtlich der Programmlogik und Oberflächengestaltung neu programmierten Optionen zur Konfiguration der Zeiterfassung aufgerufen werden. Wenn Sie auf einem NT basierten System arbeiten, steht Ihnen zusätzlich unter der Schaltfläche Windows-Dienst das automatische Einlesen der Buchungsdatei zur Verfügung. Wahlweise können Sie einen perio dischen Zeitraum oder einen festen Zeitpunkt zum Einlesen der Buchungsdatei bestimmen. Tourenplanung Unter der Voraussetzung einer speziellen Lizenzierung für das GeoCon Dienstplan Programm (kostenpflichtiges Zusatzmodul) können Sie Klienten anlegen, Einsätze planen, Touren zusammenstellen und so beispielsweise für einen Ambulanten Dienst die Tourenplanung vornehmen. Tourenplanung Klienten Unter Stammdaten Klienten sind die wesentlichen Angaben zu den Klienten zu treffen. Im Register Einsätze definieren Sie die erforderlichen Einsätze mit Angaben zu: - Name des Einsatzes - Zeitraum "von bis" in der der Einsatz erforderlich ist - Zeitfenster, in dem der Einsatz erbracht werden soll - Angabe, ob eine qualifizierte Kraft benötigt wird - Planung des Rhythmus und ob ggf. der Einsatz auch an Feiertagen erforderlich ist. Analog zum Mitarbeiterarchiv steht Ihnen auch unter Stammdaten ein Klientenarchiv zur Verfügung. Sie brauchen dazu lediglich im Stammblatt des Klienten ein Austrittsdatum einzugeben. 7

8 U p d a t e I N F O GeoCon Dienstplan Tourenplanung Dienste Im Menü Stammdaten Dienste können Sie anschließend im Register Touren innerhalb der Dienstzeit des gewählten Dienstes mehrere Touren anlegen und die Einsätze der Klienten den Touren zuordnen. Über die Schaltfläche Neu bzw. Ändern wird eine Tour hinsichtlich: - Name, Kürzel und Tourfarbe - Zuordnung zu einer Station - Wegzeit zwischen den Einsätzen - Bestimmung des Rhythmus, der Einplanung an Feiertagen und der Bestimmung, ob eine qualifizierte Kraft erforderlich ist - Zuordnung der Einsätze zu dieser Tour definiert. In der Dienstplanung wird wie gewohnt beispielsweise ein Kürzel für den Spätdienst eingetragen. Welche Tour innerhalb des Spätdienstes gemacht wird, erfolgt anhand der Zuordnung über die Farbe der Tour. Wahlweise kann der einzelne Tourenplan eines Mitarbeiters im Planungszeitraum oder der Einsatzplan eines Tages mit allen Mitarbeitern bearbeitet werden. 8