Einführung der RFID-Selbstverbuchung und RFID-Stapelverbuchung in der Stadtbücherei. Vorberatung FI-VA nö Beschlussfassung GR ö

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Ella Lichtenberg
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1 Sitzungsvorlage ö Nr. 070/16/GR /40-2-bue-ga TOP: Anlagen: Bezug: Einführung der RFID-Selbstverbuchung und RFID-Stapelverbuchung in der Stadtbücherei 052/138Fi-VA Vorberatung FI-VA nö Beschlussfassung GR ö Unbeglaubigte Auszüge an: Anlage zu Beglaubigte Auszüge an: Sachbearbeiter/in: Frau Gaus Sachbearbeitung Abt.-Leitung 2-40 FB-Leitung 2 Bürgermeister Oberbürgermeisterin Beteiligte Abteilungen: Personalrat

2 - 2 - Finanzierung: Teilfinanzhaushalt -- Investitionsauftrag: Sachkonto: Teilergebnishaushalt -- Produktgruppe: Kostenstelle: Sachkonto: lfd. Jahr Mehrj.-vorhaben Bemerkungen: Planansatz s. Seite 5 der Vorlage Ermächtigungsübertrag üpl/apl/sperre +/- : +/- : VE-Rest + : + : Vergaben - : - : Anordnungssoll - : - : verfügbar = : 0 = : 0 Finanzielle Auswirkungen auf den Ergebnishaushalt: Teilergebnishaushalt -- Produktgruppe: Kostenstelle: Sachkonto: Abschreibungen aus Investitionssumme: Abschreibungsdauer: Jährliche Abschreibungen: Unterhaltungs- und Bewirtschaftungskosten jährlich: Maßnahme verursacht eine Steigerung (+) oder Minderung (-) Grundstücksveräußerung verursacht einen außerordentlichen Ertrag (+)/Verlust (-) Auswirkungen insgesamt: Strategische Handlungsfelder: Strategisches Handlungsfeld Priorität Strategisches Handlungsfeld Priorität Bildung 1 Inklusion 6 Stadtentwicklung 2 Sport und Gesundheit 7 Wirtschaftsförderung 3 Kultur 8 Öffentliche Infrastruktur 3 Verwaltungsmodernisierung 9 Umwelt- und Naturschutz 4 Tourismus 10 Bürgerbeteiligung und Öffentlichkeitsarbeit 5

3 - 3 - Antrag: 1. Zustimmung zur Einführung der RFID-Selbstverbuchung und der RFID-Stapelverbuchung in der Stadtbücherei und Bereitstellung der erforderlichen Mittel von im Finanzhaushalt Entscheidung, ob die dadurch eingesparten Personalressourcen für die Service- und Angebotsverbesserung verwendet (Variante 1) oder eingespart (Variante 2) werden sollen. Anlass: In der Konzeption der Stadtbücherei wird als ein Entwicklungsziel die Modernisierung der Bibliothekstechnik dargestellt wurde von der Abteilung Hochbau und Gebäudewirtschaft eine Kostenermittlung für den Sanierungs- und Entwicklungsbedarf durchgeführt, die auch die Einführung der RFID-Technik vorgesehen hat. Die Selbstverbuchung durch die Nutzer und die Stapelverbuchung durch die Thekenmitarbeiterinnen setzt Personalressourcen frei, die eine Service- und Angebotsverbesserung möglich machen oder als Einsparpotenzial genutzt werden können. Dies wurde für die Klausurtagung am 18./19. März 2016 dargestellt und dort diskutiert. Sachstand: RFID-Technologie in Bibliotheken Mit RFID (Radio Frequency Identification) können Medien verbucht und gleichzeitig gesichert werden. Die Verbuchung der Ausleihe und die Deaktivierung der Sicherung sowie Rückbuchung und Aktivierung der Sicherung erfolgt in einem Schritt. Dadurch können Verbuchungsvorgänge von den Nutzern selber an einem Selbstverbuchungsgerät vorgenommen werden. RFID ermöglicht die Stapelverbuchung, d.h. dass mehrere Medien gleichzeitig und damit zeitsparend über die Readerplatte des Terminals verbucht werden können. Es muss nicht mehr jedes Medium einzeln gescannt werden. Jedes Medium wird mit einem RFID-Etikett ausgestattet. Es handelt sich um passive Chips mit einer Frequenz von 13,56 MHz. Es werden keine personenbezogene Daten auf den Chips gespeichert.

4 - 4 - Planungen Die Planungen für die Stadtbücherei sehen zwei Selbstverbuchungsterminals vor, an denen die Ausleihe durch die Nutzer selbst vorgenommen wird. Die Rückgabe erfolgt an der Theke, die mit der RFID-Technologie für die Stapelverbuchung ausgestattet ist. Gebührenzahlungen werden an der Theke abgewickelt. Die Theke wird dann im Normalbetrieb mit einer Person besetzt sein. Selbstverbuchungsterminal Stapelverbuchung Im Zuge der Einführung der RFID-Verbuchung muss eine neue Theke beschafft werden, die auf die neue Bibliothekstechnik ausgelegt ist, die Optimierung der Arbeitsabläufe und des Personaleinsatzes ermöglicht sowie den ergonomischen Anforderungen gerecht wird. Es ist beabsichtigt, einen externen Planer hinzuzuziehen. Die Planungen und die Ausschreibung werden dem Gemeinderat vorgelegt. Planung und Ausschreibung sollten im 1. Halbjahr 2017 erfolgen, die Ausführung ist ab September 2017 vorgesehen. Parallel dazu muss der Medienbestand der Stadtbücherei mit RFID-Etiketten ausgestattet werden.

5 - 5 - Kosten der RFID-Einführung Einmalige Investitionen: Netto ca. Brutto ca. RFID- Geräte (Selbst- und Stapelverbuchungsstationen, Lese-Schreibeinheiten, Gate für Diebstahlsicherung) Material für Konvertierung des Medienbestandes (Transponderetiketten, Miete Konvertierungsstation) Software-Lizenz Installation, Einrichtung, Einweisung RFID WinBIAP-RFID-Schnittstelle und Installation (Fa. Datronic) Fernmelde- und informationstechnische Anlagen, Stromanschlüsse, Verkabelung, Absicherung, Beleuchtung anpassen neue Theke *) Rückbau bisherige Theke Nebenkosten (Ausschreibung, Planung, Bauleitung) Investitionen gesamt *) Im Zuge der Einführung von RFID muss eine neue Theke beschafft werden, die auf die Anforderungen der neuen Bibliothekstechnik ausgelegt ist und die Möglichkeit zur Optimierung der Arbeitsabläufe und des Personaleinsatzes bietet. Abschreibungen Anschaffungskosten ca. Nutzungsdauer Abschreibung/Jahr ca. RFID-Geräte Jahre Lese-/Schreibeinheit Jahre 900 Lizenzen Jahre 60 Theke Jahre gesamt Jährliche Kosten Netto ca. Brutto ca. Wartungsvertrag Software Wartungsvertrag Hardware Wartungsvertrag WinBIAP RFID und Selbstverbuchung Transponderetiketten für Medienzugang 1 000, Abschreibungen Jährliche Kosten gesamt Berechnung Personalbedarf Die Theke wird nach der Inbetriebnahme der RFID-Technologie und der Akzeptanz durch die Nutzer im Normalbetrieb nur noch mit einer Person besetzt sein. Dadurch kann der Personaleinsatz für Verbuchung um 21,5 Arbeitsstunden reduziert werden.

6 - 6 - Die frei werdende Personalressource kann für die Service- und Angebotsverbesserung oder für eine Reduzierung der Personalkosten eingesetzt werden. Freiwerdende Personalressource kann genutzt werden für: Serviceverbesserung Einsparung Ausbau der Kinder-Info zum zentralen Service-Point im Erdgeschoss für Erstinformation, Leseranmeldung und einführung, Unterstützung am Selbstverbucher Info für Kinder kann dann 24 Std./ Woche angeboten werden, statt derzeit nur 10 bis 12 Stunden Service-Point wird von Bibliothekaren und Fachangestellten betreut; weniger Routinearbeit für Fachangestellte Bessere Beratung und Unterstützung bei Recherche und Informationssuche, vor allem für Schüler Mehr Kapazitäten für Leseförderung, Kooperationen und Projekte Kapazität für Anleitung Online- Bibliothek Mehr Kapazität für Umsetzung der Bibliothekskonzeption Info in der Kinderbücherei weiterhin nur stundenweise besetzt Nutzer müssen konsequent zur Nutzung der neuen Technik angehalten werden, um hohe Selbstverbuchungsrate ohne Unterstützung des Personals zu erreichen Personalreduzierung kann erst wirksam werden, wenn neues System fest etabliert ist Die Stadtbücherei verfügt derzeit über 8,5 Vollzeitstellen. Als Indikator für die Personalausstattung gilt 0,33 Stellen pro 1000Einwohner.(s. Orte für Bildung und Begegnung. Öffentliche Bibliotheken in Baden-Württemberg. Hrsg.: Deutscher Bibliotheksverband, BIB, Regierungspräsidien Baden- Württemberg. 2015) Einsparpotenzial Personaleinsatz Theke derzeit 58,5 Stunden / TVöD 5 Personaleinsatz bei Selbst- und Stapelverbuchung 37,0 Stunden / TVöD 5 Reduzierung Personaleinsatz 21,5 Stunden / TVöD 5 Reduzierung in Prozent 55 % / TVöD 5 Jährliche Einsparung Personalkosten ,00 Amortisierung der RFID-Verbuchung, wenn Personaleinsparung wirksam Investitionen Personaleinsparungen pro Jahr Folgekosten pro Jahr Einsparungen pro Jahr Amortisierung nach 11,8 Jahren

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