Anleitung FlexNow als Prüfer / Stellvertreter nutzen

Transkript

1 Anleitung FlexNow als Prüfer / Stellvertreter nutzen Autoren: Max Schultheis / Michel Shabbir Version: 1.3 Stand: Inhalt 1. Beantragung der benötigten Berechtigung Installation Login Noteneintragung Bearbeitung in FlexNow Bearbeitung in Excel Meldung der Prüfungsergebnisse Support

2 1. BEANTRAGUNG DER BENÖTIGTEN BERECHTIGUNG Um FlexNow als Prüfer bzw. als Stellvertreter nutzen zu können, wird eine Bediensteten-RUBCard benötigt, die ab dem Wintersemester 2009/10 ausgegeben wurde. Mit der RUBCard für Studierende ist eine Anmeldung als Prüfer/Stellvertreter nicht möglich. Auf der FlexNow Web-Seite gelangt man über den Menüpunkt Für Bedienstete zu den entsprechenden Anträgen. Abbildung 1 2. INSTALLATION Das Kryptographie-Modul kann über die RUBCard-Webseite heruntergeladen werden. Dort ist auch eine Installationsanleitung verfügbar. Der Link ist auch über die FlexNow-Webseite erreichbar. Abbildung 2 3. LOGIN Die Anmeldung erfolgt über den Link Login, ebenfalls auf der Seite Abbildung 3 Ist die Bediensteten RUBCard eingelegt öffnet sich ein neues Browserfenster und ein Pop-Up, mit der Aufforderung das Master-Passwort einzugeben. Dieses ist die 6-stellige PIN der RUBCard. Abbildung 4 SEITE 1 6

3 Nach Eingabe der korrekten PIN folgt die Abfrage nach dem Zertifikat. Hier muss das Zertifikat Employee Card:RUBAUTHCERT gewählt werden. Abbildung 5 4. NOTENEINTRAGUNG Über den Link Prüfungen im linken Menü, können Prüfungsergebnisse eingetragen werden. Abbildung 6 Zuerst müssen dazu die entsprechenden Teilnehmer in das System geladen werden. Diese werden über die Dropdown-Menüs der Punkte Teilprüfungsgruppe, Semester, Semestertermin und Prüfungsangebot näher spezifiziert. Abbildung 7 Die eingelesenen Daten können nun entweder direkt in FlexNow bearbeitet werden, oder aber als CSV-Datei exportiert und dann z.b. in Excel bearbeitet werden. SEITE 2 6

4 4.1. BEARBEITUNG IN FLEXNOW Die Bearbeitung ist nur möglich wenn die Datensätze in der untersten, angezeigten Tabelle mit einem kleinen Stift (änderbar) gekennzeichnet sind und nicht mit einer Lupe (nicht änderbar) Abbildung 8 Die Bearbeitung in FlexNow erfolgt über die Box Formular zum Ändern einzelner Teilnehmer. Über die Buttons Weiter und Zurück kann man durch die zu bearbeitende Tabelle navigieren. Alternativ kann mit Eingabe einer Matrikelnummer an die entsprechende Position in der Tabelle gesprungen werden. Abbildung 9 Jeder eingegeben Datensatz muss über einen der beiden Buttons Speichern und weiter oder Speichern gespeichert werden. Wenn nur Noten eingegeben werden wird die Prüfbemerkung automatisch gesetzt. Ausnahme: Ein nicht Erscheinen bei einer Prüfung soll dokumentiert werden. Dann soll nur die Prüfungsbemerkung als Versäumnis gesetzt werden. Dies trifft jedoch nicht auf die Elektroniker zu, da es hier ausreicht die Note 0 zu vergeben. FlexNow setzt die Prüfbemerkung automatisch auf Versäumnis BEARBEITUNG IN EXCEL Der Export erfolgt über den Button CSV (Abb. 7) Zum Export der Datei ist es wichtig, dass Pop-Ups erlaubt werden (Abb. 8) Abbildung 10 Nach dem Öffnen der CSV-Datei in Excel ist darauf zu achten, die Spalte der Matrikelnummern zu formatieren. Die Kategorie muss Benutzerdefiniert sein und der Typ (Neun SEITE 3 6

5 Nullen). So wird jede Matrikelnummer auch als neunstellige Nummer gespeichert, dies ist wichtig beim Importieren der Datei nach FlexNow. Abbildung 11 Nun können Sie die Noten in der Excel Tabelle eintragen. Wenn nur Noten eingegeben werden wird die Prüfbemerkung automatisch gesetzt, das Feld Prfbem kann also leer bleiben. Ausnahme: Ein nicht Erscheinen bei einer Prüfung soll dokumentiert werden. Dann soll nur die Prüfungsbemerkung als Versäumnis gesetzt werden, also die Prfbem auf 2. Das Feld Note muss in diesem Fall leer bleiben. Dies trifft jedoch nicht auf die Elektroniker zu, da es hier ausreicht die Note 0 zu vergeben. FlexNow setzt die Prüfbemerkung automatisch auf Versäumnis. Das Feld Prüfungsbemerkung wird nicht übernommen, kann also leer bleiben. Bei dem Import der Daten nach FlexNow, sollen nur die Werte der Felder Matrnr, Note, und Prfbem eingebunden werden. Wenn Sie andere Felder mit einbinden, wie z.b den Namen, achten Sie bitte darauf, dass Sie keine Umlaute (ü, ö, ä) verwenden, da dies mit dem vorgegebenen Format nicht möglich ist. Außerdem gilt zu beachten, dass die Tabelle mit den vorgegebenen Spaltenbezeichnungen (siehe Abbildung 12) Matrnr, Note,Prfbem beginnen. Die Tabelle darf nicht umformatiert werden und muss das vorgegebene Format beibehalten. Ein Zentrieren einzelner Spalten führt z.t. dazu, dass die Datei nicht eingelesen werden kann. Als Prüfungsbemerkung können beim CSV-Import folgende Drei Kürzel verwendet werden 2 = Versäumnis, 7 = bestanden, 8 = nicht bestanden. SEITE 4 6

6 Abbildung 12 Anschließend ist die bearbeitete Datei im CSV Format abzuspeichern und in FlexNow über die Box CSV-Import auszuwählen und zu importieren. (Abbildung 12) Abbildung 13 Die aktualisierten Datensätze werden angezeigt. Sollte an dieser Stelle die Fehlermeldung Matrikelnummer ist nicht im System vorhanden Note wurde NICHT gespeichert erscheinen (Abb.13), wurde die Matrikelnummer in der Excel- Datei nicht korrekt formatiert. Abbildung MELDUNG DER PRÜFUNGSERGEBNISSE Die Meldung der Ergebnisse an das Prüfungsamt erfolgt auf schriftlichem Weg. Dazu muss in der Box Teilnehmer laden, drucken, exportieren (Abb.7) die richtige Prüfung ausgewählt werden und über den Button, Teilnehmer laden eingelesen werden. Die eingelesenen Daten müssen als PDF exportiert und ausgedruckt werden, mit der Auswahl Meldung der Ergebnisse an das Prüfungsamt (Abb.15). Der Ausdruck muss, vom Prüfer unterschrieben und in Papierform an das Prüfungsamt weitergeleitet werden. Abbildung 15 SEITE 5 6

7 Die Ergebnisse sind für Studierende in FlexNow erst dann einsehbar, wenn diese vom Prüfungsamt bestätigt und freigegeben wurden. Eine Bekanntgabe der Ergebnisse über den Lehrstuhl ist jedoch weiterhin möglich. Dazu wählen Sie in dem Dropdown-Menü (Abb.15) Ergebnisaushang anonym und drucken diesen. 6. SUPPORT Sie können jederzeit die in FlexNow integrierte Hilfe über den Button mit dem Fragezeichen aufrufen. (Abb. 14) Abbildung 16 Unter dem Punkt Fragen und Antworten auf der FlexNow Web-Seite finden Sie Lösungen für häufig gestellte Fragen. Bei Problemen nutzen Sie bitte das Ticketsystem, zu erreichen über: SEITE 6 6