Informationen zur Datensicherheit gemäß ISO Daten- & Informationssicherheit. Ein Unternehmen der

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1 Informationen zur Datensicherheit gemäß ISO Daten- & Informationssicherheit

2 abs Fondsplattform schafft Informationssicherheit Die Sicherheit sensitiver Daten gehört zu den grundlegenden Anforderungen der abs Fondsplattform GmbH. Der Umgang mit dem wichtigsten Gut der Kunden erfordert hohe Ansprüche, die keine Kompromisse erlauben. Daher besitzt die abs Fondsplattform GmbH mehrere Zertifikate, die die Einhaltung der gesetzten Standards durch interne sowie externe Kontrolle gewährleisten. Bereits im Jahr 2005 installierte die abs Fondsplattform GmbH ein Qualitätsmanagementsystem, das nach ISO 9001 die Geltungsbereiche Entwicklung, Vertrieb und Support von Individualund Standard-Softwarelösungen zertifiziert. Zeitgleich wurde bei der Internetplattform für die Entwicklung und Pflege ein Verfahren eingeführt, das den Stand der Technik der Softwareergonomie berücksichtigt. Dieses Verfahren gewährleistet die Anwendung der ergonomischen Empfehlung der internationalen Ergonomienorm ISO Ergänzend hinzugekommen ist die Einführung eines Informationsmanagement Systems (ISMS) nach ISO in Der Betrieb eines ISMS nach der Norm ISO ist der einzige international anerkannte Standard für Informationssicherheit in Unternehmen. Es geht dabei nicht nur um die aus der Norm geforderten Regeln selbst, sondern im Besonderen darum, wie sie verwaltet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Regeln immer angemessen, aktuell und an die sich ständig veränderte Informationsstruktur im Unternehmen angepasst sind. Ziel der ISO ist, den für die abs Fondsplattform GmbH notwendigen Grad an Sicherheit zu etablieren und damit einen professionellen Umgang mit Informationssicherheit zu gewährleisten, der unseren Partnern interne Prüfverfahren erleichtert und zudem Investitionssicherheit bietet. Alle relevanten Assets, Systeme und Prozesse wurden hierfür hinsichtlich Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Integrität und Datenschutz analysiert und bewertet. Risiken werden identifiziert und eingestuft. Mit zielgerichteten Maßnahmen werden die benötigten Sicherheitsziele umgesetzt. Die Anforderungen an die Sicherheit sind grundlegend in der für Sie einsehbaren Security Policy der abs Fondsplattform GmbH geregelt. Anwendungsbereich der Zertifizierung Regelmäßige interne und externe Audits sichern die Nachhaltigkeit der Maßnahmen und stellen die Anpassung an Veränderungen in der System- und Prozesslandschaft sicher. Bei der Wahl des Anwendungsbereiches der ISO dem so genannten Scope haben wir besonderen Wert darauf gelegt, dass sämtliche für unsere Geschäftspartner relevanten Prozesse und Informationen abgedeckt sind. Daraus ergibt sich derzeit folgender Anwendungsbereich: Internet Service Plattform mit Rechenzentrum, Betriebsumgebung und ihrer angeschlossenen Prozesse inklusive Fondsdatenerfassung, Zeichnungsscheinerfassung und Provisionsabrechnung Internet Service Plattform Die Internet Service Plattform stellt die zentrale Verbindung zwischen unserem Partner und unseren Prozessen dar. Neben der Bereitstellung von Informationen über die Internet-Anwendung sowie Webservice-Schnittstellen wurden hier Betrieb, Entwicklung inklusive des Change Managements und die darunter liegende unternehmensweite zentrale Datenbank zertifiziert. Das Rechenzentrum, die Büroräume, die Basisinfrastruktur im Unternehmen und die dazugehörige Sicherheitsinfrastruktur tragen maßgeblich zur Unterstützung der in der Norm geforderten Sicherheitsziele bei. Nach unserem Umzug zum neuen Standort München-Großhadern wurde das Rechenzentrum zum Anbieter SpaceNet ausgelagert. Alle Themen wie Zugangs-, Zutritts- und Zugriffskontrolle wurden hier spezifiziert, umgesetzt und zertifiziert. Zudem stellt ein permanentes Monitoring den laufenden Betrieb sicher. Hierfür wurde ein Störungsdienst eingerichtet. Ein unabhängiger Auditor überprüft und bewertet das Vorgehen und spricht die Empfehlung zur Ausstellung eines Zertifikates durch die DQS GmbH, Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen, aus.

3 Scope der Zertifizierung der abs Fondsplattform GmbH Geschäftsbereich / Prozesse Produkte Transaktion & Organisation Technologie Fondsdatenerfassung CRM System GPS, Fondsmanager Support Services Systems Management Backup Datenbank Infrastrukur Zeichnungsscheinerfassung Provisionsabrechnung Sicherheitsinfrastruktur Firewall, VPN & Virenschutz Internet Service Plattform Basisinfrastruktur System Infrastruktur Mobile IT Telko Windows Linux Gebäude & Büroräume Max-Lebsche-Platz 32, München Webserver Rechenzentrum Standort München Unternehmensgruppe efonds Group Personal Entwicklung Vertrieb inkl. Partner Finanzen Recht & Compliance rd 3 Party Rechenzentrum SpaceNet Vermieter Strom Stadtwerke SWM Telefon, Fax, Internet PTC Telecom Dr. Maison & Partner Treuhänder Häckl Schmidt & Associates Reinigungsfirma Raml Das Schaubild visualisiert den Anwendungsbereich, sowie die internen und externen Schnittstellen, die alle über entsprechende Service Level Agreements und Organisation Level Agreements geregelt sind. Prozesse Im Zentrum der fachlichen Arbeit im Unternehmen stehen unsere Prozesse, die zur Erbringung der Dienstleistung für Sie maßgeblich sind. Hohe Qualität, Effizienz und Skalierbarkeit sind die zentralen Vorgaben. Einen Schwerpunkt bei der Analyse und Umsetzung bilden Eingabe-, Auftrags- und Weitergabekontrolle. Es wurden zahlreiche qualitätssichernde Maßnahmen, IT-basierte Systemunterstützung, Sichtberechtigungen sowie Vier-Augen-Prinzipien an allen relevanten Prozessschritten eingeführt und dokumentiert. Ihre Einhaltung wird über Systeme, Audits, Mitarbeiterschulungen und Compliance-Richtlinien sichergestellt. Fondsdatenerfassung Die Erfassung der Neuemissionen, Pflege der Bestandsinformationen zu Fonds, Kontrolle und Verwaltung von Konditionen und Kontingenten, sowie die Zusammenarbeit mit den Emissionshäusern im Allgemeinen wird über standardisierte Verfahren sichergestellt. Transaktions-Erfassung Die vollständige Auftragsabwicklung vom Faxeingang auf redundanten Faxservern über die gesamte Dateneinpflege und -überprüfung inklusive eines Vier-Augen-Prinzips, bis hin zur elektronischen Weiterleitung an das Emissionshaus einschließlich der Abwicklung des Original-Zeichnungsscheins wird durch diesen Prozess abgebildet. Ebenso wird die Erfassung von Bestandsscheinen berücksichtigt und auf hohem Qualitätsniveau sichergestellt. Provisionsabrechnung Die Provisionsabrechnung und Buchung über ein Treuhandkonto mit dem notwendigen Vier-Augen-Prinzip zur Sicherung der Richtigkeit steht im Fokus dieses Prozesses. Provisionen werden ausschließlich über einen Treuhänder verwaltet und verbucht. Es findet eine permanente Abstimmung und Überprüfung der Prozesse und Zahlungsströme mit dem Treuhänder statt. Alle Daten werden elektronisch übermittelt und dadurch Fehler bei der Bearbeitung minimiert.

4 Datenschutz Die Forderungen aus der Norm ISO bezüglich des Da tenschutzes gehen weit über die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und anderer gesetzlicher Grundlagen hinaus. Richtlinien zu Umgang mit personenbezogenen Daten, Klassifikation von Informationen, Kryptographien, Passwörtern sowie eine Systemunterstützung und regelmäßige Schulungen stellen einen sachgemäßen Umgang mit dem wichtigsten Gut in unserem Unternehmen sicher Ihren Daten. Notfallplanung Die ISO fordert zudem die Umsetzung einer Notfallplanung. Unsere Vorbereitungen mit einem Notfallhandbuch, regelmäßigen Übungen und professionellen Wiederanlaufplänen stellen auch dann eine schnelle Verfügbarkeit der Systeme & Prozesse, sowie der Betriebssicherheit her, wenn unvorhergesehene Ereignisse eintreten. In einem solchen Fall wird nach einem geplanten und geprobten Verfahren reagiert. Das minimiert Ihre Risiken, erleichtert die Integration unserer Dienstleistung in Ihre Prozess- und Systemlandschaft und macht abs Fondsplattform nicht zuletzt deshalb zu einem verlässlichen Partner. Ein zentrales Element des Business Continuity Management ist das Backup und die damit erreichte Verfügbarkeitskontrolle. Vollbackups und tägliche inkrementelle Backups mit Lagerung an einem anderen Standort in gesicherten Schließfächern stellen die Verfügbarkeit bei einem Ausfall der Zentrale sicher. Regelmäßige Übungen zur Wiederherstellung minimieren das Risiko von Medienfehlern oder unvollständigen Informationen. Ein laufender interner Audit-Prozess überprüft die Vollständigkeit und Konsistenz der Backups. abs Fondsplattform schafft Informationssicherheit! Unsere Informationssicherheit nach ISO ist umfassend im Scope, unsere gespeicherten Informationen werden gegen alle Arten von Risiken geschützt. Die ständige interne und externe Überprüfung des Bedarfs und der Wirksamkeit von Maßnahmen sichert die Nachhaltigkeit, macht diese messbar und damit für Sie nachvollziehbar. Sie wird durch ein jährliches Audit einer unabhängigen Zertifizierungsstelle zertifiziert. Die ISO ergänzt die bestehenden ISO 9001-Zertifizierung zum Qualitätsmanagement und geht in den Anforderungen weit über die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und anderer gesetzlicher Grundlagen hinaus. Nicht zuletzt ist sie einmalig in der Branche der geschlossenen Fonds! Ihr Kontakt zur efonds Financial Services AG: abs Fondsplattform GmbH efonds Group Max-Lebsche-Platz 32 D München Telefon +49(0) Telefax +49(0)

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