CRM Word Upload Button

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1 CRM Word Upload Button Handbuch CRM Word Upload Button für Microsoft Dynamics CRM Version

2 Inhalt 1 Vorwort Installation Voraussetzungen Installationsanleitung Upload des Dokumentes nach Microsoft Dynamics CRM Die Auswahl des Upload Die manuelle Konfiguration des Upload-Buttons Upload als Notiz Upload als Briefaktivität Upload auf dem SharePoint-Server Werbung in eigener Sache Upload als Deinstallieren und updaten des CRM Word Upload Buttons

3 1 Vorwort Vielen Dank, dass Sie sich für unsere CRM Word Schnittstelle und die zugehörige Upload-Funktionalität entschieden haben. Nun haben Sie die Möglichkeit, Ihre CRM Informationen einfach in vordefinierte Wordvorlagen zu exportieren und somit Ihren Schriftverkehr zu vereinheitlichen und zeitlich zu optimieren. Auf den folgenden Seiten finden Sie eine ausführliche Installations-, Konfigurations- und Anwendungsanleitung. 3

4 2 Installation 2.1 Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen müssen auf dem CRM-Client geschaffen werden. Um die Installation fehlerfrei durchzuführen, werden Administratoren-Rechte auf dem Client benötigt. Um die Upload-Funktionalität auf den Clients nutzen zu können, muss mindestens ein Microsoft Office Word 2007 installiert sein. Der Client sollte sich in der gleichen Domäne wie der CRM-Server befinden. Es gibt sowohl eine 32 Bit- als auch eine 64-Bit-Version. Installiert werden muss die Version, welche mit dem auf dem Client installierten Microsoft Office kompatibel ist, nicht mit Ihrem Betriebssystem. Die Informationen, welche Office-Version auf dem Client installiert ist, erhält man über den Reiter Datei, Sitemap Konto und dort den Button Info zu Word 4

5 2.2 Installationsanleitung Die Installation muss auf allen Clients erfolgen, welche diese Funktionalität nutzen sollen. Mit Doppelklick auf die UploadButtonSetup.msi öffnet sich der Installationsassistent der durch die gesamte Installation führt. Nach dem Begrüßungsfenster gelangt man über den Button Weiter zur EULA, der zugestimmt werden muss. In der Ansicht Installationsordner wählen erfolgt die Auswahl, ob der Upload Button nur für den aktuellen Benutzer oder alle Benutzer dieses Clients installiert werden soll, 5

6 bevor die eigentliche Installation angestoßen wird, die mit dem Drücken des Buttons Schließen vollständig abgeschlossen wird. Unter Systemsteuerung\Alle Systemsteuerungselemente\Programme und Features ist die Installation des Word Upload Buttons als weiteres Programm eingetragen und beim Öffnen einer Worddatei ist jetzt in der Menüleiste der ausgegraute Word-Upload Button sichtbar. Sollte dies nicht der Fall sein, kann über den Reiter Datei in der Sitemap der Punkt Optionen, weiter zu Add-Ins geprüft werden, ob 6

7 Ob das Add-In Microsoft Dynamics CRM Upload Ribbon aktiviert ist. Sollte dies nicht der Fall sein, ist der entsprechende Haken manuell zu setzen. 7

8 3 Upload des Dokumentes nach Microsoft Dynamics CRM 3.1 Die Auswahl des Upload Der CRM Word Upload Button ermöglicht den Upload der erzeugten Dokumente nach Microsoft Dynamics CRM zurück. Der Vorgang wird aus dem Microsoft Office Word heraus angestoßen. Die Auswahl wie der Upload erfolgen soll, wird in jedem Datensatz Wordvorlage einzeln unter dem Punkt Herunterladen als festgelegt. Zur Auswahl stehen: - Notiz - Brief - und - SharePoint. Eine gesetzte Auswahl kann jederzeit wieder geändert werden. 3.2 Die manuelle Konfiguration des Upload-Buttons Das Worddokument wurde erstellt. Neben den Upload-Butten befindet sich das Menü zur manuellen Konfiguration. Es kann manuell Nachkonfiguriert werden, wie das Worddokument in das CRM-System zurück gespeichert werden soll. An erster Stelle steht immer der Eintrag, der in der Wordvorlage konfiguriert wurde. 8

9 Es kann, als welcher Dokumententyp das Worddokument in das CRM zurück gespeichert werden soll. Zur Auswahl stehen: - als docx-datei - als PDF-Datei, - als docx-und PDF-Datei. Im unteren Feld kann der Name des Dokumentes geändert werden. Voreingetragen ist der in der hinterlegten Wordvorlage festgelegte Name des Dokuments Upload als Notiz In der Konfiguration wurde der Upload Notiz ausgewählt. Die CRM Word Schnittstelle wird wie im Handbuch beschrieben ausgeführt. Das Dokument soll als Notiz, in docx- und PDF-Datei in das CRM zurück gespeichert werden. Nach dem Drücken auf den Upload Button wurden die gewünschten Dokumente in das CRM System unter Notizen gespeichert. 9

10 3.2.2 Upload als Briefaktivität In der Konfiguration wurde der Upload Brief ausgewählt. Die CRM Word Schnittstelle wird wie im Handbuch beschrieben ausgeführt. Das Dokument soll als Briefaktivität, in docx-datei in das CRM zurück gespeichert werden. Nach dem Drücken auf den Upload Button wurden die gewünschten Dokumente in das CRM System als Briefaktivität gespeichert Upload auf dem SharePoint-Server In der Konfiguration wurde der Upload SharePoint ausgewählt. Die CRM Word Schnittstelle wird wie im Handbuch beschrieben ausgeführt. Das Dokument soll auf dem SharePoint im docx-format zurück gespeichert werden. Nach dem Drücken auf den Upload Button wurde das Dokument auf dem SharePoint Server gespeichert. Über die Navigationsschaltfläche Documents der entsprechenden Entität kann das Dokument gefunden werden. 10

11 Ist kein SharePoint konfiguriert, wird diese Fehlermeldung ausgegeben Werbung in eigener Sache Die Donaubauer Aktiengesellschaft hat als weiteres Addon für Microsoft Dynamics CRM eine CRM SharePoint-Schnittstelle entwickelt. Die CRM SharePoint Schnittstelle bietet die Möglichkeit, Dokumente zentral aus dem Microsoft Dynamics CRM heraus zu verwalten und zu bearbeiten. Alle SharePoint Funktionalitäten sind in der CRM SharePoint Schnittstelle nutzbar. Somit ist es nicht mehr notwendig im SharePoint Server selbst zu arbeiten, sondern über die gewohnte Oberfläche von Microsoft Dynamics CRM. Für die Konfiguration der CRM SharePoint Schnittstelle ist das Browser-Plug-In Microsoft Silverlight erforderlich. Dieses steht unter zur Verfügung und sollten Sie bereits einen vorinstallierter Microsoft SharePoint Server der Version 2003, 2007, 2010 und 2013 (Foundation oder Enterprise) im Einsatz haben, dann ist die CRM SharePoint Schnittstelle für Sie ein nutzbringendes Addon. Weitere Informationen, das Installations- und Benutzerhandbuch sowie eine Testversion stehen unter zum Download zur Verfügung. Die CRM SharePoint Schnittstelle kann auch direkt in die Formulare der Entitäten eingefügt werden. 11

12 3.2.5 Upload als In der Konfiguration wurde der Upload ausgewählt. Die CRM Word Schnittstelle wird wie im Handbuch beschrieben ausgeführt. Das Dokument soll als mit der PDF-Datei des Dokumentes als Anlage in das CRM zurück gespeichert werden. Nach dem Drücken des Upload Buttons öffnet sich im CRM-System der -Datensatz, mit Anhang der PDF-Datei des Dokumentes. Nach Eingabe der Empfänger und Sender der kann nach gewohnter CRM-Philosophie die unter Benutzung der hinterlegten -Vorlagen versandt werden. 12

13 4 Deinstallieren und updaten des CRM Word Upload Buttons Deinstalliert wird der CRM Word Upload Button indem man diesen unter Systemsteuerung\Alle Systemsteuerungselemente\Programme und Features aufruft, markiert und löscht. Öffnet man Microsoft Office Word erneut, ist auch der Button aus der Menüzeile wieder entfernt. Soll eine neue Version des CRM Word-Upload Buttons auf dem Client installiert werden, ist es zwingend erforderlich, dass die alte Version vorher auf dem Client gelöscht wird. Im Anschluss daran wird die neue Version, wie unter Punkt Installationsanleitung beschrieben, erneut installiert. 13

14 Sollten Sie weitere Fragen zum CRM Word Upload Button oder zur CRM Word Schnittstelle haben oder weiterführenden Support benötigen, so zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wurzener Straße Dahlen / Sa. Tel.: +49 (34361) Fax: +49 (34361) Mail: Web: Informationen zur CRM-Word-Schnittstelle: Vorstand: Andreas Donaubauer Aufsichtsratsvorsitzende: Andrea Striegler Amtsgericht Leipzig HRB Ust.-ID: DE

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