Berufsinformation zur Ausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

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1 Berufsinformation zur Ausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation Die Tätigkeit im Überblick Kaufleute für Bürokommunikation erledigen innerbetrieblich Sekretariats- sowie Assistenzaufgaben und übernehmen bereichsbezogene kaufmännische und verwaltende Tätigkeiten. Die Ausbildung im Überblick Kaufmann/-frau für Bürokommunikation ist ein anerkannter Ausbildungsberuf nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG). Diese bundesweit geregelte 3-jährige Ausbildung bietet die BKK Pfalz ab an. Eine schulische Ausbildung ist berufsbegleitend. Aufgaben und Tätigkeiten Sie sind Fachleute für Textgestaltung und Kommunikationsübermittlung. Am Rechner erledigen Kaufleute für Bürokommunikation den Schriftverkehr und erstellen Statistiken und Dateien. Weiterhin führen sie Terminkalender sowie Urlaubslisten und bereiten Reisen und Besprechungen vor. Auch die Bearbeitung des Postein- und ausgangs, die Kundenbetreuung und Bereiche der Personalverwaltung fallen in ihren Aufgabenbereich. Ferner sind sie mit Aufgaben des Rechnungswesens betraut, wo sie z.b. Rechnungen kontrollieren und deren Begleichung vornehmen, Kontierungen aller Art verbuchen oder Kostenrechnungen durchführen. BKK Pfalz Seite 1 Stand 2011

2 Organisationstalente Bei der BKK Pfalz, aber z.b. auch in anderen Verwaltungen oder bei Verbänden sind Kaufleute für Bürokommunikation gefragt. Sie empfangen Besucher, nehmen Telefonate entgegen, erledigen die Korrespondenz sowie alle anfallenden Büroarbeiten. Sie müssen Organisationstalente sein: Eine Hotelreservierung muss per bestätigt werden, ein Kunde möchte per Fax Unterlagen geschickt haben und eine Besprechung muss am Nachmittag organisiert werden. Darüber hinaus sind sie für die Verwaltung von Büromaterial zuständig. Damit Kunden, Kollegen, Behörden, Verbänden und Lieferanten fundierte Auskünfte erteilt bekommen, müssen Kaufleute für Bürokommunikation ihren Betrieb, die verschiedenen Arbeitsbereiche sowie die Zuständigkeiten von Kollegen und Vorgesetzten gut kennen. Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen Kaufleute für Bürokommunikation haben hauptsächlich folgende Aufgaben: abteilungsbezogene Assistenz- und Sekretariatsaufgaben erledigen Texte nach Vorgabe am Rechner formulieren und gestalten, Textbausteine erstellen Grafiken, Statistiken, Tabellen in Texte einarbeiten Kunden und Besucher empfangen und betreuen Termine planen und überwachen, Urlaubslisten führen Telefonate führen, Auskünfte erteilen Schriftverkehr nach außen abwickeln, z.b. mit Auftraggebern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden, Verbänden Postein- und ausgang bearbeiten, Post verteilen für Geschäftsreisen optimale Verkehrsverbindungen ermitteln und Reiseunterlagen besorgen organisatorische Vor- und Nachbereitung für Besprechungen und Konferenzen durchführen Unterlagen für Vorgesetzte und Kollegen aufbereiten und bereitstellen Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen sowie Sitzungsprotokolle anfertigen BKK Pfalz Seite 2 Stand 2011

3 Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben Aufgaben im bereichsbezogenen bzw. betrieblichen Rechnungswesen übernehmen Rechnungen auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit kontrollieren Belege sachgerecht erfassen, Kosten dokumentieren, Geschäftsvorgänge buchen Kostenrechnungen durchführen Buchungsbelege erstellen Kostenentwicklungen verfolgen Ausgangsrechnungen erstellen Zahlungen veranlassen Darüber hinaus führen sie auch folgende Tätigkeiten aus: Aufgaben in der Personalverwaltung (meist bereichsbezogen) ausführen Arbeits- und Fehlzeiten erfassen, Krankmeldungen bearbeiten und weiterleiten Mitarbeitern Auskünfte erteilen, z.b. bezüglich Urlaubsplanung, Entgeltabrechnung Ausbildungsinhalte Im 1. Ausbildungsjahr lernen die Auszubildenden in der BKK Pfalz beispielsweise: was bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten ist wie man bereichsbezogene Personalstatistiken führt wie man Texte nach vorgegebenen Sachverhalten formuliert und formgerecht gestaltet wie man die Kurzschrift für bürowirtschaftliche Aufgaben einsetzt wie man Fachliteratur, Dokumentationen und andere Hilfsmittel nutzt wie man Texte eingibt, abruft, bearbeitet, pflegt, sichert, archiviert und reproduziert wie man Arbeits- und Organisationsmittel (z.b. Büromaschinen und -geräte, Vordrucke, Vervielfältigungsgeräte) fachgerecht handhabt wie Büromaterial zu verwalten ist was bei Posteingang, Postverteilung und Postausgang zu beachten ist BKK Pfalz Seite 3 Stand 2011

4 Während des 2. Ausbildungsjahres wird den Auszubildenden u.a. vermittelt: wie man die Wartung und Instandsetzung von Büromaschinen und -geräten veranlasst wie man Fachauskünfte erteilt wie man Reiseunterlagen beschafft und zusammenstellt sowie Reservierungen durchführt wie man Schriftstücke nach Vorlage normgerecht anfertigt wie Statistiken erstellt und ausgewertet werden wie man an kaufmännischen Steuerungs- und Überwachungsaufgaben mitwirkt Im 3. Ausbildungsjahr lernen die Auszubildenden: wie man Rechnungen prüft und kontiert was beim Führen eines Terminkalenders zu beachten ist wie Aufgaben kooperativ gelöst werden wie man Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vor- und nachbereitet wie spezifische Rechtsvorschriften und Verfahrensregeln beachtet werden Während des theoretischen Unterrichts in der Berufsschule erwirbt man grundlegende Kenntnisse z.b. auf folgenden Gebieten: Rechnungswesen Informationsverarbeitung Datenverarbeitung Textverarbeitung Kurzschrift allgemeine Wirtschaftslehre spezielle Wirtschaftslehre BKK Pfalz Seite 4 Stand 2011

5 Perspektiven nach der Ausbildung Ein Beruf - viele Möglichkeiten Beschäftigung finden Kaufleute für Bürokommunikation in Betrieben der Industrie, des Handels und des Handwerks. Nach ihrer Ausbildung müssen sich die Fachkräfte meist entscheiden, welche Einsatzgebiete für sie in Frage kommen und worauf sie sich spezialisieren möchten. Das Spektrum reicht von Sekretariatsaufgaben bis hin zum Finanz- und Personalwesen. Ihre Ansprechpartnerin bei der BKK Pfalz: Susanne Sporn Leiterin Aus- und Weiterbildung Tel.: Fax: ssporn@bkkpfalz.de BKK Pfalz Seite 5 Stand 2011