Noerr LLP DawnRaid Guideline. Staatsanwaltschaft

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1 Noerr LLP DawnRaid Guideline Staatsanwaltschaft

2 Inhalte 1. Benachrichtigung 3 2. Identitäts- und Legitimationsprüfung 4 3. Richtige Vorbereitung 5 Warten auf Rechtsbeistand 5 Bestimmung des Untersuchungsgegenstandes 5 Shadowing - Begleitung der Beamten 5 Raum für die Durchsicht von Unterlagen 6 Interne Kommunikation 6 4. Wer und was untersucht werden darf 8 Räume und Unterlagen im Unternehmen 8 Räume und Unterlagen außerhalb des Unternehmens 9 5. Mitwirkung an der Durchsuchung Was dürfen die Beamten mitnehmen 11 Versiegelung von Räumen Beantwortung von Fragen ZUgriff auf die IT Am Ende der Untersuchung 14

3 1. BENACHRICHTIGUNG Benachrichtigen Sie unmittelbar nach Eintreffen der Beamten die folgenden Personen: Geschäftsführung und, sofern vorhanden, Leiter der Rechtsabteilung, Compliance Officer Ihres Unternehmens. Kontaktieren Sie das Noerr Dawn Raid Team. Benennen Sie den Beamten eine der oben genannten Personen als Koordinator und Ansprechpartner, insbesondere für den Fall, dass externe anwaltliche Unterstützung kurzfristig nicht zu erwarten ist.

4 2. IDENTITÄTS- UND LEGITIMATI- ONSPRÜFUNG Prüfen Sie die Identität der Beamten anhand der Dienstausweise und notieren Sie deren Namen und Funktion. Prüfen Sie außerdem die Legitimation der Beamten in Form des Gerichtsbeschlusses, der Grundlage für die Durchsuchung ist. Prüfen Sie den Gerichtsbeschluss, auf dessen Grundlage die Beamten die Durchsuchung vornehmen wollen. Handelt es sich um einen Durchsuchungs-/Beschlagnahmebeschluss eines deutschen Gerichts, der nicht älter ist als sechs Monate? Sie sind verpflichtet, das Betreten von Büros und die eigenständige Durchsuchung durch die Beamten zu dulden. Die Duldungspflicht gilt nur für die im Beschluss genannten Unternehmen und Räume. Prüfen Sie deshalb genau, welches Unternehmen und welche Räume im Beschluss genannt werden. Beantworten Sie zunächst keine Fragen zum Untersuchungsgegenstand, sondern treffen Sie Vorbereitungen für die Durchsuchung. Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Richtige Vorbereitung". Lassen Sie sich eine Ausfertigung des Beschlusses geben und senden Sie einen Scan bzw. Fax dieses Dokuments an: Geschäftsführung, Leiter der Rechtsabteilung, Compliance Officer Ihres Unternehmens, Noerr Dawn Raid Team. Weitere Details zum Umfang der Durchsuchungsrechte finden Sie im Abschnitt "Was dürfen die Beamten mitnehmen?".

5 3. RICHTIGE VORBEREITUNG Warten auf Rechtsbeistand Bitten Sie den leitenden Ermittlungsbeamten, mit dem Beginn der Durchsuchung zu warten, bis Ihr Rechtsbeistand - Vertreter der Rechtsabteilung oder ein Mitglied des Noerr Dawn Raid Teams - eingetroffen ist. Häufig sind die Beamten bereit, eine gewisse Zeit zu warten, wenn sie sich währenddessen frei bewegen, bereits Sicherungsmaßnahmen wie das Versiegeln von Büros oder Aktenschränken treffen können, und ihnen versichert wird, dass keine Unterlagen beiseite geschafft werden. Beachten Sie bitte, dass die Beamten grundsätzlich nicht verpflichtet sind, Ihrer Bitte nachzukommen und zu warten. Sind die Beamten bereit zu warten, bieten Sie ihnen für die Wartezeit einen separaten Raum an, in dem die Beamten keinen unmittelbaren Zugriff auf physische oder elektronische Dokumente haben, keine Gespräche mithören und keine Mitarbeiter befragen können. Bestimmung des Untersuchungsgegenstandes Lesen Sie den Behörden-/Gerichtsbeschluss, auf dessen Grundlage die Beamten die Durchsuchung durchführen wollen, eingehend durch und prüfen Sie die nachfolgenden Punkte: Handelt es sich um eine Durchsuchung nach 102 StPO oder nach 103 StPO, ist also ein Organ des Unternehmens Beschuldigter in dem Strafverfahren oder richtet sich das Verfahren gegen einen Dritten? Welche Gesellschaft, welche Unternehmens- oder Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens sind betroffen? Auf welchen Zeitraum bezieht sich der Untersuchungsgegenstand? Welches Fehlverhalten wird dem Unternehmen bzw. dessen Organen oder Mitarbeitern oder dem Dritten vorgeworfen? Erkundigen Sie sich bitte bei dem leitenden Ermittlungsbeamten, wie die Beamten bei der Durchsuchung vorgehen wollen. Stellen Sie, soweit möglich, eine Kopie des Beschlusses schon vorab Ihrem Rechtsbeistand per Fax oder zur Verfügung. Sofern der Gerichtsbeschluss keine Gründe enthält (wenn sich das Verfahren gegen einen Dritten richtet), bitten Sie den leitenden Ermittlungsbeamten um entsprechende Auskunft. Notieren Sie sich bitte alle Antworten, welche Ihnen die Beamten auf Ihre Fragen geben. Shadowing - Begleitung der Beamten Sie dürfen und sollten die Beamten bei der Durchsuchung begleiten. Die Durchsuchung hebt das Hausrecht im Unternehmen nicht auf. Sie können auch jeder anderen Person, insbesondere Ihrem Rechtsbeistand, die Anwesenheit in allen Räumen des Unternehmens gestatten. Stellen Sie nach Möglichkeit die Begleitung jedes Beamten bzw. jedes Durchsuchungsteams durch Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder ein Mitglied des Noerr Dawn Raid Teams sicher. Dies liegt nicht nur

6 im Interesse des Unternehmens, sondern ermöglicht auch einen reibungsloseren und zügigen Ablauf der Durchsuchung für die Beamten, da ihnen Ansprechpartner zur Seite stehen. Sofern möglich, sollte die Begleitung aus mindestens zwei Personen bestehen: Führungskraft/leitender Mitarbeiter (z. B. für Fragen zum Unternehmen oder den Geschäftsbereichen); Assistent/in (für Notizen und unterstützende Tätigkeiten). Geben Sie den Mitarbeitern bitte folgende Anweisungen: Notieren Sie alle Fragen, die die Beamten stellen, und Ihre Antworten hierauf. Notieren Sie, welche Räume betreten und welche Unterlagen geprüft werden. Fertigen Sie von jeder Unterlage, die die Beamten beschlagnahmen, soweit möglich eine Kopie an. Stellen Sie sicher, dass genügend Mitarbeiter der IT-Abteilung bereitstehen, um den Beamten schnell Zugang zu den gewünschten Daten zu verschaffen und Datenträgerabzüge anzufertigen (z. B. Kopien von USB-Sticks und Festplatten). Stellen Sie bitte sicher, dass auch bei den Gesprächen zwischen den Mitarbeitern der IT-Abteilung und den Beamten festgehalten wird, welche Fragen gestellt, welche Antworten gegeben und welche Daten gesucht, kopiert bzw. sichergestellt werden. Raum für die Durchsicht von Unterlagen Bieten Sie den Beamten die Nutzung eines gesonderten Raumes an, wohin ihnen alle angeforderten Unterlagen zur Sichtung gebracht werden können. Beachten Sie bitte, dass die Beamten nicht verpflichtet sind, das Angebot eines gesonderten Untersuchungsraumes anzunehmen. Im Zweifel werden sie dieses Angebot aber begrüßen. Wenn Unterlagen oder Computer beschlagnahmt werden, bitten Sie die Beamten, vor der Beschlagnahme Kopien bzw. Festplattenabzüge anfertigen zu dürfen. Sofern sich die Beamten damit einverstanden erklären, stellen Sie bitte sicher, dass der Raum über mindestens einen Fotokopierer verfügt. Interne Kommunikation Informieren Sie die Mitarbeiter, an deren Arbeitsplatz durchsucht werden soll, von der Durchsuchung. Sprechen Sie vorab mit dem leitenden Ermittlungsbeamten über die beabsichtigte Mitteilung an die Mitarbeiter, um etwaige Irritationen zu vermeiden. Ermahnen Sie Ihre Mitarbeiter, über die Untersuchung Stillschweigen zu wahren. Betonen Sie in dieser Benachrichtigung Folgendes: Mitarbeiter müssen die Durchsuchung dulden, sie müssen sich aber nicht aktiv an der Durchsuchung beteiligen. Zur Vermeidung von Zufallsfunden kann es aber hilfreich sein, gezielt zu den gesuchten Unterlagen zu führen. Fragen zur Person (Vorname, Familien- und Geburtsname, Geburtsort und Geburtsdatum, Familienstand, Wohnort/Wohnung und Staatsangehörigkeit) müssen beantwortet werden. Sind Mitarbeiter Beschuldigte im Ermittlungsverfahren, so müssen sie keine Angaben machen. Sind sie Zeugen, so sind sie nur zur Aussage gegenüber einem Staatsanwalt verpflichtet, nicht gegenüber der Polizei. Darauf dürfen die Mitarbeiter hingewiesen werden.

7 Die Mitarbeiter dürfen unter keinen Umständen Dokumente vernichten, verstecken oder s löschen. Die Mitarbeiter sollen über die Tatsache der Untersuchung Stillschweigen bewahren und insbesondere keine Informationen nach außen dringen lassen (z. B. an Kunden, Wettbewerber, Presse, Familie oder sonstige Dritte; keine Twitter-Nachrichten oder Terminabsagen unter Hinweis auf die Durchsuchungsmaßnahmen).

8 4. WER UND WAS UNTERSUCHT WERDEN DARF Räume und Unterlagen im Unternehmen Folgende Räumlichkeiten, Gegenstände und Personen dürfen durch die Beamten grundsätzlich durchsucht werden: Gebäude und Geschäftsräume, die dem Unternehmen gehören oder von diesem genutzt werden, Schreibtische, Schränke, Aktenarchive, Geschäftsunterlagen wie z.b. Akten, Geschäftsbücher, interne und externe (auch elektronische) Korrespondenz, Akten- und Telefonvermerke, Terminkalender, Buchhaltungsunterlagen, insbesondere Reisekostenabrechnungen, Geschäftsfahrzeuge (auch wenn teilweise privat genutzt), Aktentaschen, Laptops, Kalender, Adressbücher, Smartphones und Handheld-Computer, Daten auf den Servern des Unternehmens, Personen auf dem Geschäftsgelände. Was dürfen die Beamten nicht untersuchen? Dokumente und Gegenstände (bspw. Fahrzeuge), die unternehmensfremden Dritten gehören. Für Korrespondenz mit Anwälten gelten gewisse Sonderregeln: Die interne Korrespondenz mit der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens dürfen die Beamten durchsehen und auch beschlagnahmen. Beschlagnahmefrei sind nur solche Unterlagen, die ein Unternehmensjurist als Syndikusanwalt in unabhängiger Rechtsberatung angefertigt hat (bspw. Beratung von Mitarbeitern des Unternehmens persönlich). Bei der Korrespondenz mit externen Anwälten ist zu unterscheiden: Die Korrespondenz, die zur Verteidigung in einem bereits laufenden Ermittlungsverfahren erstellt wurde, ist vor jedem Zugriff der Beamten geschützt. Darüber hinaus ist die Korrespondenz mit externen Rechtsanwälten in dieser oder in einer anderen Sache nur geschützt, wenn sie sich im Gewahrsam des externen Anwalts befindet. Im Unternehmensgewahrsam ist sie nicht geschützt. Diesen Umstand machen sich Staatsanwaltschaften mitunter zunutze, indem sie gezielt Räumlichkeiten der Compliance-Abteilung aufsuchen. Kennzeichnung der Korrespondenz mit externen Anwälten als rechtlich privilegiert / "Attorney- Client-Privilege" schützt daher nicht. Fragen Sie in Zweifelsfällen Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Rechtsbeistand vor der Übergabe an die Beamten, ob das Dokument als geschützt gilt. Beachten Sie: Die Beamten sind berechtigt, die Unterlagen kursorisch zu prüfen, um festzustellen, ob sie tatsächlich geschützt sind.

9 Wenn die Beamten auf die Herausgabe der Unterlagen bestehen, versiegeln Sie die Unterlagen in einem Umschlag mit der Kennzeichnung "Rechtlich privilegierte Unterlagen - Einsichtnahme durch Ermittlungsbehörde nur aufgrund gerichtlicher Entscheidung zulässig". Räume und Unterlagen außerhalb des Unternehmens Staatsanwaltschaft und Polizei dürfen unternehmensfremde Räumlichkeiten (z. B. Privatwohnungen), Gegenstände (z. B. Koffer, Pkw) und Personen nur dann durchsuchen, wenn eine solche Maßnahme vom gerichtlichen Durchsuchungsbeschluss gedeckt ist. Gegebenenfalls kann eine solche Durchsuchung aber durch die die Durchsuchung führenden Beamten bei Gefahr im Verzug ausdrücklich mündlich angeordnet werden.

10 5. MITWIRKUNG AN DER DURCH- SUCHUNG Die Beamten sind grundsätzlich berechtigt, alle Räume, Gegenstände und Personen selbst zu durchsuchen. Stellen Sie sicher, dass die Beamten sich nie unbegleitet in den Räumlichkeiten des Unternehmens aufhalten. Dies gilt insbesondere für die Beamten, die eine Spiegelung der IT-Daten vornehmen. Achten Sie bitte darauf, dass alle Unterlagen zunächst in einem gesonderten Raum gesammelt werden um dort kopiert werden zu können. Hier kann dann auch mit dem Dursuchungsleiter (Staatsanwalt) besprochen werden, welche Unterlagen wirklich benötigt werden.

11 6. WAS DÜRFEN DIE BEAMTEN MITNEHMEN Polizei und Staatsanwaltschaft sind berechtigt, Originaldokumente und Datenträger sicherzustellen. Die Beamten sind nicht verpflichtet, dem Unternehmen zu gestatten, Kopien der sichergestellten Unterlagen zu fertigen. Bei einer kooperativen Durchführung der Durchsuchung wird dem Unternehmen jedoch häufig gestattet, jedenfalls von denjenigen Unterlagen Kopien zu fertigen, die für den aktuellen Geschäftsbetrieb relevant sind. Auf das Kopieren älterer Unterlagen, die für den aktuellen Geschäftsbetrieb nicht notwendig sind, sollte im Interesse eines zügigen Ablaufs ggf. verzichtet werden. Passwörter für den Zugriff auf Datenträger und Computer müssen Sie auf Aufforderung mitteilen. Verweigern Sie dies, werden die Datenträger (Festplatte, Laptop, Server) regelmäßig beschlagnahmt und stehen dem Unternehmen wie auch dem Rechtsbeistand für einen längeren Zeitraum nicht zur Verfügung. Dies kann die Funktionsfähigkeit des Unternehmens und die Verteidigung gegen die Vorwürfe stark beeinträchtigen. Um dies zu vermeiden, empfiehlt sich regelmäßig die Herausgabe der Passwörter, insbesondere wenn die Beamten im Gegenzug einverstanden sind, dass Sie Sicherungskopien der zu beschlagnahmenden Datenträger fertigen bzw. die Beamten selbst nur Kopien anfertigen und die Original-Datenträger im Unternehmen verbleiben. Ebenso kann es von Vorteil sein, den Beamten Hinweise zu geben, wo sich Unterlagen befinden, die vom Gegenstand der Durchsuchungsanordnung umfasst sind. Dadurch kann das Risiko einer umfassenden Beschlagnahme und damit von "Zufallsfunden" verringert werden. WICHTIG: Erklären Sie unabhängig von einer generellen Kooperation bei den Ermittlungen grundsätzlich immer einen Widerspruch gegen die Sicherstellung von Unterlagen oder Gegenständen, da Ihr Unternehmen andernfalls Rechtschutzmöglichkeiten verliert. Im Fall eines Widerspruchs muss die Zulässigkeit der Beschlagnahmen durch ein Gericht geprüft werden. Das am Ende der Durchsuchung ausgefüllte Durchsuchungsprotokoll sieht hierfür jeweils ein Feld zum Ankreuzen vor. Halten Sie deshalb Ihren Widerspruch schriftlich fest! Bitte beachten Sie: Bei Gefahr im Verzug kann eine solche Beschlagnahmeanordnung auch der leitende Ermittlungsbeamte aussprechen. Haben Sie jedoch Ihren Widerspruch erklärt, muss die Anordnung nachträglich gerichtlich geprüft und bestätigt werden. Versiegelung von Räumen Es kann vorkommen, dass die Beamten Unterlagen in einem Umfang anfordern, der eine Sichtung an einem einzigen Tag unmöglich macht. In einem solchen Fall werden die Unterlagen regelmäßig in einem separaten Raum auf dem Unternehmensgelände gesichert und die Untersuchung am folgenden Tag fortgesetzt. Der Aufbewahrungsraum wird sodann durch die Beamten versiegelt. Achten Sie darauf, dass nach der Versiegelung niemand versucht, Zutritt zu den Räumen zu erlangen, da jeder Bruch der Versiegelung mit einem Bußgeld geahndet werden kann! Stellen Sie durch deutliche Warnhinweise und ggf. durch Abstellung eines Mitarbeiters des Sicherheitsdienstes sicher, dass niemand in den Raum zu gelangen versucht und die Versiegelung nicht verletzt wird (bspw. durch Putzkolonne)! Das bloße Abschließen der Tür ist nicht ausreichend.

12 7. BEANTWORTUNG VON FRAGEN Grundsätzlich sollten Sie jedes Mal mit Ihrem Rechtsbeistand aus der Rechtsabteilung oder dem Noerr Dawn Raid Team zunächst abklären, ob, in welchem Umfang und auf welche Weise eine Frage beantwortet wird. Fragen zur Person müssen Sie beantworten. Dies umfasst Vorname, Familien- und Geburtsname, Geburtsort und Geburtsdatum, Familienstand, Wohnort/Wohnung und Staatsangehörigkeit. Eine Zuwiderhandlung kann mit einem Bußgeld geahndet werden. Fragen zu den Vorwürfen und zum Lebenssachverhalt, der Gegenstand der Untersuchung ist, müssen nicht beantwortet werden, wenn Sie Beschuldigter in dem Strafverfahren sind. Sie haben dann das Recht zu schweigen. Sind Sie Zeuge in dem vorliegenden Strafverfahren, so müssen Sie Angaben nur auf Auskunftsersuchen eines Staatsanwalts machen. Bestehen Sie jedoch auch in diesem Fall darauf, die Zeugenvernehmung auf der Dienststelle zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen. Sollte der Staatsanwalt dennoch auf eine Zeugenaussage während der Durchsuchung bestehen, sprechen Sie Ihren Rechtsbeistand darauf an, ob dieser einen Zeugenbeistand stellen kann. Ist der Rechtsbeistand für das Unternehmen bestellt, kann er in der Regel gleichzeitig auch einen Zeugenbeistand für dessen Mitarbeiter und Organe bestellen. In diesem Fall sollte man auch besprechen, ob man mit Verweis auf das weiterhin bestehende Hausrecht nicht trotzdem eine Zeugenvernehmung während der Durchsuchungssituation untersagt und diese später auf der Dienststelle nachholt. Dies sollte im Einzelfall beurteilt werden. Notieren Sie alle Fragen und die Antworten, die Sie hierauf geben.

13 8. ZUGRIFF AUF DIE IT Die Beamten dürfen elektronische Daten kopieren oder die Datenträger sicherstellen (z. B. Festplatten, USB-Sticks, CD-ROM). Die Beamten können Datenträger vorläufig sicherstellen, um sie später in Behördenräumen zu untersuchen und die verfahrensrelevanten Unterlagen zu identifizieren. Die Beamten müssen nicht vor Ort nach einzelnen Dokumenten suchen. Bitte beachten Sie: Die Auswertung der Datenträger durch die Behörde kann je nach Umfang sechs bis zwölf Monate in Anspruch nehmen. Bieten Sie den Beamten deshalb an, Kopien der Festplatten und sonstigen Datenträger zu erstellen und zu übergeben, da ansonsten die Funktionsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigt werden kann. Stellen Sie sicher, dass nur das Nötigste kopiert wird. Sprechen Sie insbesondere mit den Beamten ab, ob der Umfang der mitgenommenen Server-Daten ( -Postfächer, Dokumentenverzeichnisse) mit Schlagwörtern bzw. Suchbegriffen eingegrenzt werden kann. Achten Sie darauf, dass bei der Beschlagnahme von -Korrespondenz nur der im Durchsuchungsbeschluss genannte Zeitraum erfasst wird.

14 9. AM ENDE DER UNTERSUCHUNG Im Rahmen der Abschlussbesprechung mit den Beamten wird ein Durchsuchungsprotokoll und ein Sicherstellungsverzeichnis erstellt. Die Beamten werden in aller Regel entsprechend am Ende der Durchsuchung, ggf. auch täglich, ein Verzeichnis mit Ihnen abstimmen, in welchem die kopierten Dokumente benannt und beschrieben werden. Gleichen Sie diese Unterlagen mit Ihren eigenen Protokollen bzw. den sichergestellten Unterlagen ab und stellen Sie sicher, dass alle geprüften und beschlagnahmten Unterlagen und Gegenstände, die von den Beamten gestellten Fragen und die entsprechenden Antworten protokolliert worden sind. Holen Sie dies ggf. nach. Prüfen Sie das Sicherstellungsverzeichnis auf Vollständigkeit. Achten Sie insbesondere darauf, dass die dort aufgeführten Bezeichnungen der sichergestellten oder beschlagnahmten Dokumente aussagekräftig sind (also nicht "schmaler Leitz-Ordner", sondern "Rechnungen xy-gmbh 2014"). Sammeln Sie die Protokolle der die Beamten begleitenden Mitarbeiter ein und fertigen Sie Kopien für Geschäftsführung, Noerr Dawn Raid Team und, sofern vorhanden, Rechtsabteilung, Compliance Officer. Sofern noch nicht geschehen: Erklären Sie ausdrücklich, dass Sie mit der Sicherstellung der Unterlagen und Gegenstände (Computer, Smartphones, Kalender usw.) nicht einverstanden sind und widersprechend Sie ggf. zusätzlich deren Beschlagnahme. Stellen Sie dabei sicher, dass die Beamten den Widerspruch protokollieren. Sofern die Untersuchung länger als einen Tag dauert, werden die Beamten die noch zu sichtenden sowie die beschlagnahmten Unterlagen in einem Raum versiegeln. Stellen Sie durch deutliche Warnhinweise und ggf. durch Abstellung eines Mitarbeiters des Sicherheitsdienstes sicher, dass niemand in den Raum zu gelangen versucht und die Versiegelung nicht verletzt wird (bspw. durch Putzkolonne)! Das bloße Abschließen der Tür ist nicht ausreichend. Bereiten Sie ggf. eine Presseerklärung vor. Stimmen Sie den Wortlaut der Presseerklärung mit Ihrem Rechtsbeistand ab. Bereiten Sie ggf. auch eine Mitteilung für die (betroffenen) Mitarbeiter vor, um die Bildung von Gerüchten zu vermeiden und das richtige Verhalten aller Mitarbeiter zu gewährleisten. Im Strafverfahren bestehen häufig Akteneinsichtsrechte Dritter. Besprechen Sie mit Ihrem Rechtsbeistand, inwieweit man im Hinblick auf die beschlagnahmten Unterlagen schon vorab schutzwürdige Interessen, die einer Akteneinsicht Dritter, insbesondere von Wettbewerbern, entgegenstehen, anbringen kann. Dies sollte im Nachgang der Durchsuchung erfolgen.