Gemeindeverwaltung Birmenstorf

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1 Zusammenfassung Bericht Organisationsentwicklung Gemeindeverwaltung Birmenstorf Finale Version Ihr Ansprechpartner: Werner Keller Täfernstrasse 11 CH-5405 Baden-Dättwil Telefon Telefax

2 Gemeinde Birmenstorf Ausgangslage Die Gemeindeverwaltung Birmenstorf wird einem gut eingespielten, langjährigen Team geführt. Die Gemeindeverwaltung erbringt ihre Leistungen mit einem unterdurchschnittlichen Personalbestand. Die Anforderungen an die Gemeindeverwaltung steigen kontinuierlich. Die Personal- und Organisationssituation wurde noch nie grundsätzlich hinterfragt. Im Sinne einer kritischen Standortbestimmung und um rechtzeitig Massnahmen einzuleiten, möchte der Gemeinderat die Situation analysieren. 2. Interviews 2.1 Einleitung Mit Interviews mit den Mitarbeitenden und einer Delegation des Gemeinderates hat sich der Berater ein Bild der Situation verschafft. Themen waren u.a. die Auslastungssituation, Stellvertretung, Abläufe, Kompetenzen, Probleme. 2.2 Fazit aus Interviews Zusammenfassend können u.a. folgende Erkenntnisse festgehalten werden: Arbeitsklima - Positiv erwähnt wird durchwegs das gute Arbeitsklima. Arbeitsbelastung - Der grosse Arbeitsdruck kommt bei allen Verwaltungsbereichen klar zum Ausdruck. - Bei den Kadermitarbeitenden bestehen sehr grosse alte Ferienguthaben. Organisation 2 - Als problematisch werden die Stellvertretungen eingestuft, welche nicht durchwegs und nicht vollständig gelöst sind. 3. Workshop mit Gemeinderat und Kommissionvertretern In einem gemeinsamen Workshop wurden die heutigen und künftigen Erwartungen an die Gemeindeverwaltung besprochen, Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken der heutigen Organisation aufgenommen.

3 Gemeinde Birmenstorf Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Von den Workshop-Teilnehmenden wurde folgende Positionierung erarbeitet: Stärken/Chancen Eingespielte kompetente Verwaltung, langjährige, erfahrene Mitarbeitende Gute Zusammenarbeit Kurze Wege Grosse Fach- und Sachkompetenz, Kundenorientierung, engagiert, zuvorkommend Gemeinderat tritt (gegen aussen) als Einheit auf Schwächen/Risiken Abhängigkeit wenigen Personen, Konzentration auf Schlüsselpersonen (Fachliche) Stellvertretung ist nicht gelöst Grosse Arbeitsbelastung, Zeitdruck spürbar Gleichzeitige Pensionierung aller Kadermitarbeitenden zu erwarten 3.2 Absehbare Veränderungen In einem weiteren Themenblock setzten sich die Teilnehmenden mit der Frage auseinander, welche Anforderungen an die Gemeindeverwaltung in den nächsten 5 bis Jahren neu gestellt werden: - Steigende Anspruchshaltung der Bürgerinnen und Bürger: Bevölkerung wird anspruchsvoller, wehrhafter, kritischer, schnellere Bearbeitung wird erwartet - Die Gemeinde wird weiter wachsen - Die Anforderungen an die Verwaltung aufgrund Vorgaben (u.a. Kanton und Bund) steigen weiter, zunehmende Komplexität 3 - Pensionierung der langjährigen Mitarbeitenden 4. Workshop mit Mitarbeitenden In einem zweiten Workshop wurden die bisherigen Erkenntnisse diskutiert und mögliche Szenarien der künftigen Organisation erarbeitet. Dabei werden organisatorische, aber auch personelle Aspekte thematisiert.

4 Gemeinde Birmenstorf Optimierungsmöglichkeiten zwischen Gemeinderat und Verwaltung In der Zusammenarbeit zwischen Gemeinderat und Verwaltung besteht ein Optimierungspotential, indem mit einem Kompetenzenreglement einzelne Aufgaben an die Verwaltung delegiert werden können. Damit kann eine Entlastung sowohl des Gemeinderates wie auch der Verwaltung erreicht werden. 5. Stellensituation Kanzlei 5.1 Benchmarking Die Gemeinde Birmenstorf hat sich im Frühjahr 2014 an einem Benchmarking Gemeindekanzlei, Einwohnerkontrolle mit der Gemeinde Staufen beteiligt, deren Ergebnisse in die Analyse einfliessen: Aufgabe Birmenstorf Benchmark aktuell Mittelwert Minimal Maximal Gemeindekanzlei Einwohnerkontrolle Total Zusammenfassung Mit dem Ausgliedern der Bauverwaltung aus der Gemeindekanzlei bei gleichbleibendem Stellenpensum kann eine spürbare Entlastung der Kanzlei erreicht werden. Damit ergibt sich folgendes Bild: Aufgabe Bisher Empfehlung Gemeindekanzlei Einwohnerkontrolle Sozialdienst Bauverwaltung (siehe auch Kapitel 8) 30 0 Total

5 Gemeinde Birmenstorf Stellensituation Finanzen/Steuern 6.1 Benchmarking Finanzen, SVA Für das Benchmarking wird auf die Daten der Erhebung Gemeinde Staufen verwiesen. Aufgabe Birmenstorf Benchmark aktuell Mittelwert Minimal Maximal Finanzen SVA Total Steuern Zu den erforderlichen Ressourcen für den Betrieb des Steueramts sind verschiedene Publikationen aus Benchmarks oder weitere Kennzahlen verfügbar: IG Benchmarking Die IG Benchmarking der Aargauer Gemeinden hat letztmals im Jahr 2011 eine Studie durchführen lassen, an welcher 11 Aargauer Gemeinden teilgenommen haben 1. Sie kommt dazu u.a. zu folgender Schlussfolgerung: Durchschnittlich werden rund 1'000 Veranlagungen pro Vollzeitstelle bearbeitet. Kantonales Steueramt Laut Auskunft des Kantonalen Steueramtes werden auf den Steuerämtern im Aargau pro Vollzeitstelle durchschnittlich 1 0 Steuerpflichtige bearbeitet. Fazit Werden die Ergebnisse der IG Benchmark sowie die Empfehlung des Kantonalen Steueramtes als Basis verwendet, resultiert bei rund Steuerpflichtigen ein Pensum für das Steueramt 1.5 Stellen (bisher 1.2 Stellen) Zusammenfassung Mit einer Erhöhung des Stellenpensums der Abteilung Finanzen/Steuern insgesamt 50 Stellenprozent wird eine deutliche Entlastung und eine im Vergleich mit anderen Gemeinden angemessene Ausgangslage geschaffen. Mit dem neuen Stellenpensum werden aber keine Reserven geschaffen. 1 Siehe Publikation unter

6 Gemeinde Birmenstorf Es ergibt sich folgendes Bild: Aufgabe Bisher Empfehlung Finanzen Steuern SVA Total Stellensituation TBB 7.1 Aufteilung auf Aufgaben Die Aufteilung auf die einzelnen Aufgaben beruht auf einer Schätzung Andreas Brack. Aufgabe Schätzung 2003 Aktuelle Schätzung Elektrizitätswerk Wasserversorgung Abwasserversorgung 20 5 Strassen 20 8 Liegenschaften 7 Total Organisation der Abteilung Auffällig ist die nur im Sinne einer Notfallorganisation bestehende Stellvertretung des Leiters TBB. Bei einem ungeplanten längerfristigen Ausfall des Leiters TBB dürften sich damit einige ungelöste Aufgaben geben. 6 Empfehlung: Es sollte dringend nach einer Lösung gesucht werden, um die Stellvertretungssituation zu verbessern (siehe dazu Kapitel 8)

7 Gemeinde Birmenstorf Schaffung Bauverwaltung 8.1 Einleitung Die Aufgaben der Bauverwaltung werden heute zum Teil extern, zum Teil durch den Gemeindeschreiber und die Gemeindekanzlei abgedeckt. Es werden dafür insgesamt rund 50 Stellenprozent (intern und extern) eingesetzt. Auch der Leiter TBB nimmt Aufgaben wahr, welche vielfach in anderen Gemeinden der Bauverwaltung abgedeckt werden, wie die Verantwortung für die öffentlichen Liegenschaften, für die Strassen, für das Bauamt, usw. 8.2 Aufgaben des Bauverwalters Schwerpunktmässig könnten einer neu zu schaffenden Stelle folgende Aufgaben abgedeckt werden: - Baubewilligungsverfahren, baupolizeiliche Aufgaben, Baukontrollen - Unterhaltsplanung, Projekte Tiefbau - Unterhaltsplanung, Projekte Hochbau (Gemeindeliegenschaften) - Führung Bauamt, Führung Hauswart 8.3 Pensum Werden die bisher anderen Bereichen ausgewiesenen Pensen übertragen, ergibt sich folgendes Bild: Aufgabe Bemerkung Pensum Bauverwaltung Entlastung Gemeindeschreiber 30 Wasserversorgung Zusätzlich extern CHF , Stundensatz CHF 140, entspricht ca. 380 Stunden 20 7 Abwasserversorgung Strassen Entlastung Leiter TBB 30 Liegenschaften Total aus Entlastung andere Bereiche 80 Weitere Aufgaben Führungsaufgaben Bauamt, Hauswart, weitere Aufgaben 20 Pensum 0

8 Gemeinde Birmenstorf Organisation TBB und Bauverwaltung in einer Abteilung Zwischen der Bauverwaltung und den TBB bestehen einige Synergie- Potenziale, insbesondere bei der Bearbeitung Bauvorhaben Dritten oder der Gemeinde selbst. Eine eigentliche Stellvertretung des Leiters TBB bei einer längeren Abwesenheit ist nicht gewährleistet. Ebenso muss für den Bauverwalter eine sinnvolle Stellvertretung geplant werden. Ein Zusammenschluss der beiden Bereiche TBB und Bauverwaltung in einer Abteilung drängt sich damit auf. 8.5 Chancen Mit der Schaffung einer Bauverwaltung können folgende Chancen wahrgenommen werden: Bereich Gemeindeschreiber und Kanzlei Leiter TBB Externe Bauverwaltung Führung Bauamt Führung Hauswart Stellvertretung Leiter TBB Gemeinderat Chance Deutliche Entlastung des Gemeindeschreibers Aufgaben der Bauverwaltung, bis zu 30 Stellenprozent Deutliche Entlastung Leiter TBB Aufgaben, Entlastung je nach Aufgabenteilung zwischen 15 und 30 Stellenprozent Bauverwaltung innerhalb der Gemeindeverwaltung, direkterer Zugang für die Bürger möglich, Kernaufgabe wird nicht mehr ausgelagert Mehr Zeit für Führung Bauamt, Entlastung Gemeindeschreiber Mehr Zeit für Führung, Verantwortlichkeit für Gemeindeliegenschaften an einem Ort (unverändert) Kann besser sichergestellt werden Entlastung Gemeindeammann und Gemeinderat operativen Aufgaben 8 9. Zusammenfassung 9.1 Gut funktionierende Verwaltung In den Analysen und Workshops wurde festgestellt, dass die Gemeinde Birmenstorf über eine gut funktionierende Verwaltung verfügt. Innerhalb der Verwaltung und zum Gemeinderat besteht ein gutes Einvernehmen. Die Verwaltung wird stark geprägt den Abteilungsleitern. Die Stellvertretung ist nicht in allen Abteilungen genügend gewährleistet.

9 Gemeinde Birmenstorf Keine neuen mittelfristigen Anforderungen an Verwaltung bekannt Aus den Workshops und Gesprächen wurden keine Anforderungen bekannt, welche nachhaltig einen wesentlichen Einfluss auf die mittel- oder langfristige Entwicklung der Gemeindeverwaltung haben könnten. 9.3 Äusserst knappe Ressourcen Der äusserst knappe Personalbestand erlaubt heute nur noch die Erfüllung der zwingend erforderlichen Aufgaben. Die fehlenden Ressourcen führen zu vielfältigen Auswirkungen, wie beispielsweise - Qualität: keine Zeit, um Aufgaben tiefgründig und nachhaltig zu lösen, die erforderlichen Grundlagen (z.b. Weisungen) sorgfältig zu studieren und die Mitarbeitenden zu instruieren - Minimale bis fehlende Dokumentation und Standardisierung, beispielsweise der Prozesse - Aufgaben werden vom Gemeinderat wahrgenommen, weil die Verwaltung überlastet ist - Aufgaben werden Kommissionen (z.b. Verwaltungskommission Technische Betriebe) übernommen - Fehlende strategische Arbeiten, keine Zeit für Entwicklungen und Innovationen - Verzicht auf nicht zwingende Weiterbildungen der Mitarbeitenden - Archivierung improvisiert - Zu wenig Zeit, um Lernende umfassend auszubilden und zu betreuen Auch der Vergleich zu anderen Gemeinden bestätigt, dass die Gemeinde Birmenstorf mit äusserst knappen Ressourcen arbeitet. Die Arbeit mit beschränkten Ressourcen mag eine Zeit lang genügen; für eine nachhaltige Entwicklung der Gemeinde wird sich dies jedoch mittelfristig als Risiko herausstellen, insbesondere wenn die nötige Sorgfalt und Weiterentwicklung nicht mehr gewährleistet werden kann Optimierungen ausschöpfen Gemeinderat und Verwaltung arbeiten seit vielen Jahren zusammen. Daraus haben sich Abläufe eingespielt, die sich sicher bewährt haben, aber heute aus Effizienzgründen kritisch zu prüfen sind. Die Kompetenzregelung zwischen Verwaltung und Gemeinderat ist zu prüfen, weil bei sinnvoller Zuordnung Aufgaben und Kompetenzen die Instanzen entlastet werden können.

10 Gemeinde Birmenstorf Empfohlene Massnahmen.1 Schaffung Bauverwaltung Es soll eine neue 0 %-Stelle Bauverwaltung geschaffen werden, welche die Gemeindekanzlei diesen spezifischen Arbeiten entlastet und darüber hinaus weitere Aufgaben aus der Abteilung Technische Betriebe wahrnimmt und deren Stellvertretung sicher stellt..2 Aufstockung Stellenpensum Finanzen/Steuern Das Stellenpensum der Abteilung Finanzen/Steuern soll um mindestens50 % aufgestockt werden..3 Stellvertretungen Die Stellvertretungen in sämtlichen Bereichen sind sicherzustellen. Im Hinblick auf die mittelfristig anstehenden Pensionierungen oder allenfalls bei längeren Abwesenheiten Mitarbeitenden muss sichergestellt sein, dass das Know-how für eine Überbrückung vorhanden ist..4 Weitere wesentliche Massnahmen - Trennung strategische und operative Ebene zwischen Gemeinderat und Verwaltung in einem Kompetenzenreglement - Präzisierung Schnittstellen/Erwartungen zu/gegenüber externe Stelle Sozialdienst - Personalförderung und entwicklung planen und in die Aufgabenbereiche integrieren und zeitlich berücksichtigen.

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