- Einführung in das Modul Finanzwesen (FI) -

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1 Vertiefendes Übungsprojekt 1 Unternehmensmodellierung mit Standardardsoftware: SAP R/3 - Einführung in das Modul Finanzwesen (FI) - Stefan Koch und Lale Koch / Wirtschaftsuniversität Wien Bundesrechenzentrum GmbH Inhalt Externes Rechnungswesen - Umfang, Ziele Organisationselemente Komponenten des Moduls Stammdaten Buchungen Buchungen aus anderen Modulen Periodische Arbeiten Seite 2 Seite 1

2 Anforderungen an das Rechnungswesen 1/4 1) - Externe Benutzer von Finanzdaten Veröffentlichte Daten, die den rechtlichen Anforderungen genügen 2) - Interne Benutzer von Finanzdaten Informationen über interne Informationen des Unternehmens für Benutzer (aus möglicherweise allen Unternehmensebenen) Seite 3 Anforderungen an das Rechnungswesen 2/4 1) - Externes Rechnungswesen Bilanz, Gewinn&Verlust, Geldflußrechnung, Gewinnrücklagen ERGEBNISRECHNUNG Das externe Rechnungswesen wird auch als Finanzwesen bezeichnet. Seite 4 Seite 2

3 Anforderungen an das Rechnungswesen 3/4 1) - Internes Rechnungswesen Produktkostenberichte, Profit Center Reports, Kostenstellenberichte,... Internes Berichtswesen Das interne Rechnungswesen wird auch als Controlling bezeichnet und zeigt die interne Leistung der Firma an. Seite 5 Anforderungen an das Rechnungswesen 4/4 Externes Rechnungswesen (unterliegt Normen und gesetzlichen Vorschriften) (Finanzwesen: Modul FI) und internes Rechnungswesen (flexibel, weil keine gesetzliche Vorschriften) (Controlling: Modul CO) sind 2 verschiedene Rechnungswesensysteme, die miteinander verbunden sind und verschiedene Analysemethoden und Analysesichten verwenden. Seite 6 Seite 3

4 Organisationselemente Buchungskreis Gesellschaft Geschäftsbereiche Kostenrechnungskreis Ergebnisbereich Seite 7 Buchungskreis (BK) repräsentiert eine selbstständig bilanzierende Einheit, z.b. eine Firma innerhalb eines Konzerns. Bilanz und G&V-Rechnung können auf BK Ebene erstellt werden Bei allen Transaktionen innerhalb der Finanzkomponenten muss der BK angegeben werden Der BK ist ein 4-stelliges alphanumerisches Feld. Seite 8 Seite 4

5 Rahmenbedingungen für das Rechnungswesen werden bei der Definition des BK festgelegt Kontenplan, Aufbau des Geschäftsjahres, Festlegung der Währung/Sprache, Bildschirmanzeige für die Belegerfassung, Kreditmanagementstruktur Seite 9 Mehrere Buchungskreise In der Regel wird bei internationalen Unternehmen für jedes Land ein eigener Buchungskreis verwendet weil die meisten Regierungen die Meldung einer juristischen Person für jede Firma verlangen und unterschiedliche steuerliche Vorschriften, Handelsgesetze und rechnungswesenspez. Kriterien festgelegt werden müssen Seite 10 Seite 5

6 Hauptbuchhaltung Das Hauptbuch ist eine Zusammenfassung aller von einem BK verwendeten Sachkonten. Das Hauptbuch wird durch alle Buchungen der Finanzbuchhaltung fortgeschrieben. Seite 11 Erstellung von Ergebnisrechnungen Zur Erstellung von Ergebnisrechnungen wird das Hauptbuch eines Buchungskreises verwendet. Es können folgende Ergebnisrechnungen erzeugt werden: Bilanz G&V Rechnung Seite 12 Seite 6

7 Organisationselemente Buchungskreis Gesellschaft Geschäftsbereiche Kostenrechnungskreis Ergebnisbereich Seite 13 Die Gesellschaft (GS) Die GS ist die Konsolidierungseinheit, der Buchungskreise (ein oder mehrere BK) zugeordnet werden. Die GS ist ein 6-stelliges alphanumerisches Feld. Seite 14 Seite 7

8 Organisationselemente Buchungskreis Gesellschaft Geschäftsbereiche Kostenrechnungskreis Ergebnisbereich Seite 15 Geschäftsbereiche (GB) Damit können für interne Zwecke Bilanzen und G&V Rechnungen erstellt werden. Zusätzlich werden GB zur Erleichterung des externen Segmentberichtswesens verwendet. Jeder GB kann von jedem BK genutzt werden. Der GB ist ein 4-stelliges alphanumerisches Feld. Ein Saldo von 0 ist über GB nicht gesichert, über BK schon Seite 16 Seite 8

9 Organisationselemente Buchungskreis Gesellschaft Geschäftsbereiche Kostenrechnungskreis Ergebnisbereich Seite 17 Kostenrechnungskreis (KK) Ein KK ist ein eigenständiges Organisationsobjekt, dass zur Erfassung von Kosten und Erträgen für das interne Rechnungswesen dient. Ein (oder mehrere ) Buchungskreis(e) kann (bzw. können) einem KK zugeordnet werden. Bei Verwendung mehrere BK innerhalb eines KK können firmenübergreifende Leistungsverrechungen erfolgen. Seite 18 Seite 9

10 Kostenrechnungskreis (KK) BKe innerhalb eines KK müssen mit demselben Kontenrahmen und demselben Geschäftsjahr arbeiten. Der KK ist ein 4-stelliges alphanumerisches Feld. Seite 19 Die wichtigsten Organisationselemente im FI/CO Buchungskreis Gesellschaft Geschäftsbereiche Kostenrechnungskreis Ergebnisbereich Seite 20 Seite 10

11 Der Ergebnisbereich (EB) ist das zentrale Organisationsobjekt der Ergebnisrechnung. Kostenrechnungskreise werden höchstens einem Ergebnisbereich zur internen Marktsegmentanalyse herangezogen. Aber einem Ergebnisbereich können mehrere Kostenrechungskreise zugeordnet werden. Seite 21 Der Ergebnisbereich (EB) In den meisten Fällen reicht ein EB. Ein EB ist ein 4-stelliges, alpanumerisches Feld. Seite 22 Seite 11

12 Ergebnisobjekte Buchungen auf einen Ergebnisbereich können in Ergebnisobjekte aufgeteilt werden. Beispielsweise könnte ein Ergebnisobjekt einen Überblick über die Rentabiliät einer Produktlinie einer Kundengruppe in einer spezifischen Vertriebsregion liefern. Werden für detailierte Marktanalysen verwendet. Seite 23 Zusätzliche Elemente Funktionsbereiche Erweiterte Funktionen für das Berichtswesen z.b.: ermöglicht auch Darstellung nach Umsatzkostenverfahren; im Hauptbuch ist das Gesamtkostenverfahren eingestellt Kreditkontrollbereiche für Kreditkontrolle von Kunden z.b. pro Debitor: Kreditgrenze festlegbar Seite 24 Seite 12

13 Organisationelemente: Beziehungskomplexitäten im ER Modell N BuKr (Buchungskreis) M M GB (Geschäftsbereich) M 1 1 GS (Gesellschaft) KoReKr (Kostenrechungskreis) N 1 EB (Ergebnisbereich) Seite 25 Organisationselemente - Überblick Buchungskreis kleinste organisatorische Einheit, in der ein kompletter Satz von Bilanzbüchern erstellt wird Gesellschaft ist die gesetzliche Konsolidierungseinheit Geschäftsbereiche ermöglichen das Bilanzreporting für Marktsegmente Kostenrechnungskreis Organisationseinheit der Kostenrechnung erfassen Kosten und Erträge für das interne RW Ergebnisbereich Analyse der Marktleistung Seite 26 Seite 13

14 Weitere Organisationselemente des Rechnungswesens Mandant besteht aus 1-n Buchungskreisen Kreditkontrollbereich darin werden alle Forderungen aufsummiert, kann buchungskreisübergreifend sein Finanzkreis Disposition des Einsatzes finanz. Mittel, kann auch buchungskreisübergreifend sein Seite 27 Weitere Organisationselemente des Rechnungswesens Mahnbereich falls mehrere Organisationseinheiten (z.b. Sparten- oder Verkaufsorg.) selbstständig eine Mahnbuchhaltung betreiben, dann werden Mahnbereiche eingerichtet Kontenplan Verzeichnis aller Sachkonten eines Unternehmens Seite 28 Seite 14

15 Komponenten des Moduls FI FI-GL Hauptbuchhaltung FI-AR Debitorenbuchhaltung (Nebenbuchhaltung) FI-AP Kreditorenbuchhaltung (Nebenbuchhaltung) FI-LC Konsolidierung FI-SL Spezielle Ledger FI-AA Anlagenbuchhaltung (Nebenbuchhaltung) FI-FM Haushaltsmanagement FI-TM Reisemanagement Seite 29 Stammdaten Gegensatz zu Bewegungsdaten (Belege, Rechnungen...) Sachkontenstammsätze Debitorenstammsätze Kreditorenstammsätze Anlagenstammsätze Berichte zu Stammdaten Seite 30 Seite 15

16 Sachkonten Konten des Hauptbuches Jedes Sachkonto ist im Kontenplan enthalten Jeder Buchungskreis hat einen (operativen) Kontenplan (möglich noch alternativer/landeskontenplan) Kontenpläne: INT (International) GKR (Gemeinschaftskontenrahmen) IKR (Industriekontenrahmen)... Seite 31 Sachkonten Kontenplan gliedert sich in Kontengruppen Jedes Sachkonto gehört zu einer Kontengruppe Kontengruppe: AS (Anlagevermögen) GL (Sachkonten allgemein) PL (Erfolgskonten) CASH (flüssige Mittel)... Kontengruppe bestimmt Felder für Sachkonten- Stammsatz und Nummernkreis Seite 32 Seite 16

17 Sachkonten Sachkontostammsatz enthält 2 Segmente Kontenplansegment: gelten für alle BuKr, Nummer, Bezeichnung, Bestandskonto/G&V-Konto Buchungskreissegment: buchungskreisspezifische Daten Anlegen eines Sachkontos Rechnungswesen-Finanzwesen-Hauptbuch- Stammdaten-Anlegen Seite 33 Sachkonten Sachkonto für flüssige Mittel im BuKr 0001, Kontenplan INT, Nummer 1137XX (XX...Ihre Gruppennummer!), Bestandskonto, Kontengruppe CASH, Einzelpostenanzeige, Sortierschlüssel 002, Feldstatusgruppe G005, Geldbewegungsrelevant, Währung DEM (Hauswährung) Sachkonto für Recyclingaufwendungen im BuKr 0001, Nummer 4043XX, Kontengruppe PL, Erfolgskonto mit Ergebnisvortrag auf Konto , Feldstatusgruppe= Kostenkonten für fremdbezogene Leistungen, Vorsteuer, Buchung ohne Steuer erlaubt Seite 34 Seite 17

18 Nebenbuchkonten Für jeden Kreditor/Debitor wird ein Nebenbuch geführt Über Abstimmkonto Verbindung mit Hauptbuch (z.b. Inlandsforderungen) Abstimmkonto wird angelegt mit: Abstimmkonto für Kontoart (D oder K), Sachkonto, Bestandskonto Seite 35 Nebenbuchkonten Kreditoren/Debitoren-Stammdaten: alle erforderlichen Informationen zur Abwicklung von Geschäften 2 Ebenen Mandantenebene: Name, Anschrift,... BuKr-Ebene: Abstimmkto, Zahlungsbedingungen,... Mehrere Segmente: Buchhaltung, Vertrieb,... Seite 36 Seite 18

19 Nebenbuchkonten Anlegen eines Kreditors/Debitors Rechnungswesen-Finanzwesen-Debitoren- Stammdaten-Anlegen Debitor CUST-XX im BuKr 0001, Kontengruppe KUNA, Land Nicht-EU, Abstimmkonto , alle weiteren Mussfelder ausfüllen Kreditor VEND-XX im BuKr 0001, Kontengruppe LIEF, Abstimmkonto , Land Österreich, alle weiteren Mussfelder ausfüllen Seite 37 Anlagenkonten Ebenfalls Nebenbücher Abstimmkonto - Hauptbuch Anlage gehört zu einer Anlagenklasse (Kontenfindung, Nummernkreis) Seite 38 Seite 19

20 Berichte zu Stammdaten Genaue Informationen zu einem Stammdatensatz Jeweiliger Pfad, -Anzeigen statt -Anlegen Allgemeine Berichte z.b. Hauptbuch-Period. Arbeiten-Infosystem-Berichtsauswahl Berichtsbaum: Hauptbuch/Listen/Konto/Sachkontenliste BK 0001, Sachkonten bis Suchen Sie das andere Sachkto Suchen Sie den angelegten Deb. und Kred. im Info-System (Anm.: nicht im Hauptbuch) Seite 39 Buchungen Belege für jeden Geschäftsvorgang eindeutige Nummer ein Vorgang kann mehrere Belege zur Folge haben (Buchhaltung, Lager, Kostenrechnung) diese sind miteinander verknüpft Buchhaltungsbeleg Kopfteil (Nummer, Datum, BuKr, Währung) mehrere Belegpositionen (Konto-Hauptbuch oder Nebenbuch, Betrag, Kontierung-Kostenstelle) Seite 40 Seite 20

21 Buchungen Jeder Beleg hat eine Belegart steuert Nummernkreis, zulässige Kontoarten z.b. DR (Debitorenrechnung), SA (Hauptbuchkonten),... Jede Position hat einen Buchungsschlüssel Soll- oder Haben-Position Kontoart z.b. 01 (Deb./Soll), 11 (Deb./Haben), 40 (Sach/Soll), 50 (Sach/Haben) Seite 41 Buchungen Buchen eines Beleges Rechnungswesen-Finanzwesen-Hauptbuch- Buchung-Sachkontenbuchung Belegart SA, Position 40 (Sollbuchung im Hauptbuch), DEM, Kto 1137XX bzw. 50 (Habenbuchung im Hauptbuch), Kto , Buchungsdat und Valutadat ist aktuelles Datum Belegnummer notieren! Seite 42 Seite 21

22 Beleg anzeigen Rechnungswesen/Finanzwesen/Hauptbuch/Beleg/ Anzeigen Belegnr eingeben BK 0001 Aktuelles Jahr angeben Betrachten Sie: Belegart, Zeit, Anzahl der Belegpositionen(=2) Seite 43 Buchungen Buchen eines Beleges Rechnungswesen-Finanzwesen-Debitoren- Buchung-Rechnung Belegart DR, Positionen 01 Kto CUST-XX bzw. 50 Kto Seite 44 Seite 22

23 Buchungen Stornieren eines Beleges Beleg-Stornieren resultiert in neuem Beleg mit Gegenbuchung bei Anzeige: Kopf - Stornobeleg zu Nummer... Seite 45 Buchungen Kontensalden - Berichte Infosystem Konto-Salden anzeigen für CUST-XX Vorerfassung eines Belegs für unvollständige Belege Beleg-Parken (nach einigen Eingaben): wieder Rechnung an CUST-XX, nur eine Position festlegen dann parken dann Beleg-Vorerfaßte Belege Seite 46 Seite 23

24 Buchungen Buchungshilfen Vorlagebeleg Musterbeleg Daten halten/setzen Seite 47 Buchungen aus anderen Modulen Mehrzahl der Buchungen kommt aus anderen Modulen (MM, SD,...) Integration des Systems erzeugt bei korrekter Einrichtung die entsprechenden Belege und Buchungen Seite 48 Seite 24

25 Buchungen aus anderen Modulen Materialwirtschaft - Beschaffung (Bestellanforderung) Bestellung Wareneingang Rechnungseingang Bestellung an VEND-XX Seite 49 Buchungen aus anderen Modulen VEND-XX in der Kreditorenbuchhaltung schon angelegt aber für Einkaufs-spez. Segment nicht: zuerst Kreditor VEND-XX für Einkaufsorg anlegen: Logistik-Materialwirtschaft-Einkauf- Stammdaten-Lieferant-Einkauf-Anlegen Brauchen auch eine Kostenart für Bestellung Dann SachKto 4043XX als Kostenart anlegen - Rechnungswesen-Controlling-Kostenarten- Stammdaten-Kostenart-Anlegen primär, Kostentyp 1, seit Seite 50 Seite 25

26 Buchungen aus anderen Modulen Bestellung anlegen und BelegNr aufschreiben Logistik-Materialwirtschaft-Einkauf-Bestellung-Anlegen- Lieferant bekannt: Bestellung von VEND-XX, Bestellart NB, Einkaufsorg. 0001, Einkäufergruppe 001, Kontierungstyp K, Bestelldatum: (verursacht anschließend eine Warnungsmeldung) Material=1086, Menge=5, Nettopreis=100, Werk=0001 angeben, Lieferdatum kann eingehalten werden, Kontierung (CO): Kto 4043XX, KoSt SAP-DUMMY Seite 51 Buchungen aus anderen Modulen Lieferung - Wareneingang Logistik-Materialwirtschaft-Bestandsführung- Warenbewegung-Wareneingang-Zur Bestellung Belegdatum und Buchungsdatum müssen in der Periode 9/01 oder 10/01 liegen: zb Bewegungsart 101 Kontosalden ansehen RW-Belege zu Materialbeleg Seite 52 Seite 26

27 Buchungen aus anderen Modulen Rechnung Logistik-Materialwirtschaft-Rechnungsprüfung- Belegerfassung-Rechnung hinzufügen Beleg- und Buchungsdatum wieder in 9/01 oder 10/01, entsprechende Periode eingeben Bestellung Nr suchen, Beleg auswählen (Warnung hinsichtlich Datum übergehen) Wichtig: Achten auf Betrag (Saldo muss 0 sein), Währung beachten Steuerkz V0 Seite 53 Übung Wieder: Bestellung, Wareneingang, Rechnungseingang Bestellung an VEND-XX Material=1086, Menge=8, Nettopreis=100 für Periode 10/2001 abwickeln ähnlich wie zuvor... Seite 54 Seite 27

28 Periodische Arbeiten Zahllauf aufgrund von Regeln werden die zu bezahlenden Rechnungen ausgewählt (Datum, Zahlungsweg,...) Rechnungswesen-Finanzwesen-Kreditoren-Period. Arbeiten-Zahlung zuerst werden Parameter eingestellt, dann ein Vorschlag generiert und schließlich der Zahllauf durchgeführt Seite 55 Periodische Arbeiten Mahnlauf Mahnverfahren definieren Vorgehen, umfassen mehrere Mahnstufen Mahnbereiche unterteilen BuKr für Mahnwesen Berechnung von Mahngebühren, Verzugszinsen,... Rechnungswesen-Finanzwesen-Debitoren-Period. Arbeiten-Mahnen Finanzkalender zur Planung von Aktivitäten Seite 56 Seite 28

29 Periodische Arbeiten Periodenabschluß Buchungskreis verwendet eine Buchungsperiodenvariante (z.b. 12+4) Buchungsperioden werden geöffnet und geschlossen Abschlußbuchungen Bilanz, G&V Seite 57 Seite 29

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