Datensammlungen der Einwohnergemeinde Interlaken (ohne Gemeindeunternehmen der Industriellen Betriebe)
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- Marielies Lichtenberg
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1 FIN 01 Debitorenbuchhaltung Gemeindegesetz/BSG , Gemeindeverordnung/BSG , Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinde/BSG und Handbuch Gemeindefinanzen ordnungsgemässe Rechnungsführung Bereich Finanzen elektronisch (Buchhaltungsprogramm) Belegablage weitere nicht : Buchungstext, allenfalls Rechnungskopie Name, Vorname, Adresse Weisung AGR "Gemeindearchive/Aktenaufbewahrung in der Gemeinde" BSIG 1/ / Jahre (Belege) keine Frist (Buchhaltungsprogramm) Bereich Finanzen, Vernichtung/Verbrennung AVAG Bezüger/innen von kostenpflichtigen Dienstleistungen (exkl. Barbezahlung) 5405 (Stand: Januar 2015) Kontoverantwortliche Information/Kontrolle alle Zugriff auf Buchhaltung nach Bedarf Einsicht Belegablage
2 FIN 02 Kreditorenbuchhaltung Gemeindegesetz/BSG , Gemeindeverordnung/BSG , Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinde/BSG und Handbuch Gemeindefinanzen ordnungsgemässe Rechnungsführung Bereich Finanzen elektronisch (Buchhaltungsprogramm) Belegablage weitere nicht : Buchungstext, Rechnung mit sämtlichen Angaben (Zahlungsverbindung etc.) Name, Vorname, Adresse Weisung AGR "Gemeindearchive/Aktenaufbewahrung in der Gemeinde" BSIG 1/ / Jahre (Belege) keine Frist (Buchhaltungsprogramm) Bereich Finanzen, Vernichtung/Verbrennung AVAG alle Rechnungssteller/innen 3'993 (Stand: Januar 2015) Kontoverantwortliche Information/Kontrolle alle Zugriff auf Buchhaltung nach Bedarf Einsicht Belegablage
3 FIN 03 Lohnbuchhaltung Gemeindegesetz/BSG , Gemeindeverordnung/BSG , Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinde/BSG und Handbuch Gemeindefinanzen ordnungsgemässe Rechnungsführung Sachbearbeiter/in, Finanzverwalter/in elektronisch (Buchhaltungsprogramm) Loseblätter in Ordner Geburtsdatum, Versichertennummer, Anspruch Kinder- und Betreuungszulagen, Zahlungsverbindung Name, Vorname, Beruf, Adresse, Zivilstand, Heimatort Weisung AGR "Gemeindearchive/Aktenaufbewahrung in der Gemeinde" BSIG : 1/ / Jahre (Loseblätter in Ordner) keine Frist (Buchhaltungsprogramm) Bereich Finanzen, Vernichtung/Verbrennung AVAG Personal der Einwohnergemeinde, Behördenmitglieder, Kommissionsmitglieder 235 (Stand: Dezember 2014) Ausgleichskasse des Kantons Bern Festsetzen AHV-Bei- Papierform träge und Kinderzulagen Name, Vorname, Versichertennummer, beitragspflichtiger Lohn jährlich, Ein- und Austritt von Versicherten
4 FIN 04 Abgabe REKA-Cheks Gemeideratsbeschlüsse vom 29. Mai 1995, 8. Dezember 1997, 5. August 2002 und 20. Februar 2012 Abgabekontrolle verbilligte REKA-Checks Bereich Finanzen elektronisch (Exceltabelle) Belegablage Beschäftigungsgrad, Anspruch Kinderzulagen, Check-Anspruch, Check-Bezug, Unterschrift weitere nicht : Bezugsdatum Name, Vorname, Adresse Beleg (Lohnbuchhaltung/Verrechnung mit Gehaltszahlung): Weisung AGR "Gemeindearchive/ Aktenaufbewahrung in der Gemeinde" BSIG 1/ /3.1 Excelliste Kontrollzweck 10 Jahre (Beleg) 5 Jahre (Exceltabelle) Beleg: Bereich Finanzen, Vernichtung/Verbrennung AVAG elektronisch (Excel): Bereich Finanzen, Löschung Personal 89 (Stand: Januar 2015) Ja, persönlich an Personal zwecks Eröffnung des jährlichen Bezugsanspruches (gleichzeitig Bezugstalon) Personal Bezugsinformation/-talon Betrag der Bezugshöhe Papierform jährlich
5 FIN 05 Liste Unterstützungen Gemeinderatsbeschluss vom 10. Dezember 2007 zentrale Erfassung/Kontrolle/Information betr. Unterstützungen und Gratisdienstleistungen der Gemeinde z.g. Grossanlässe, Vereine etc. (exkl. Gebühren-/Steuererlassfälle von Einzelpersonen) Buchhalter/in elektronisch (Exceltabelle) Loseblätter in Ordner (zu Grunde liegende Beschlusskopien) weitere nicht : Beitrags- oder Erlassgrund, Betrag Name der Organisation, Sitz Informations-/Kontrollzweck 1 Jahr (Beschlusskopien) keine Frist (Exceltabelle) Bereich Finanzen, Vernichtung/Aktenvernichter Begünstigte 159 (Stand: Januar 2015) intern: r Ordner im EDV-System der Gemeindeverwaltung extern: User EDV-System (mündliche Information/Entscheidgrundlage alle Zugriff auf Exceltabelle nach Bedarf Weitergabe an politische Organe)
6 FIN 06 Verzeichnis Mitgliedschaften und Beteiligungen Gemeindeverordnung/BSG , Art. 97 und BSIG 1/ /9.1 ordnungsgemässe Rechnungsführung, Erfüllung Auskunftspflicht Sachbearbeiter/in Finanzen elektronisch (Exceltabelle) Liste in Papierform (Zusatzordner zur Jahresrechnung [JRG] z.h. Revisionsorgan ausserhalb JRG und Anhang zur JRG, Zusatzordner ) keine Name der Organisation; weitere nicht :, Art der Verpflichtung, Finanzierungs-, Haftungs- und Nachschusspflicht, Bemerkungen, budgetverantwortl. Stelle, Konto, Kündigungsfrist Weisung AGR "Gemeindearchive/Aktenaufbewahrung in der Gemeinde" BSIG 1/ / Jahre (Liste in Papierform) keine Frist (Exceltabelle) Bereich Finanzen, Vernichtung/Verbrennung AVAG (zusammen Unterlagen JRG) Verpflichtungen und Beteiligungen, die den Finanzhaushalt betreffen 122 (Stand: Dezember 2014), kann auf Verlangen eingesehen werden (es handelt sich explizit um ein s Verzeichnis) Bereichsleitende Überarbeitung/Kontrolle alle Exceltabelle jährlich Gesuchsteller/in Information alle Papierliste auf Verlangen
7 FIN 07 Schuldbriefkontrolle Schweizerisches Zivilgesetzbuch/SR 210, Gemeindegesetz/BSG , Gemeindeverordnung/BSG und Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinde/BSG ordnungsgemässe Rechnungsführung, Umsetzung IKS, zentrale Lagerung Wertpapiere Buchhalter/in elektronisches Bestandesverzeichnis (Exceltabelle) Schuldbriefe in Ordner gesammelt weitere nicht : Schuldbriefbetrag, Grundbucheintragsdatum, Grundstückbezeichnung, Dienstbarkeiten, Grundpfandrechte Name, Vorname, Beruf, Adresse zentrale Lagerung Wertpapiere Information/Kontrolle bis Löschung/Neuverschreibung Schuldbrief: keine/weitergabe an Gemeindeschreiberei bei Löschung/Neuverschreibung elektronisch (Excel): Bereich Finanzen, Löschung/Mutation bei Abgabe Schuldbrief Schuldner/innen gemäss Schuldbrief 8 (Stand: Januar 2015) Nein Gemeindeschreiberei Löschung oder alle physische Abgabe bei Verlangen Neuverschreibung Schuldbrief
8 FIN 08 Betreibungsakten Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs /SR 281.1, Gemeindegesetz/BSG , Gemeindeverordnung/BSG und Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinde/BSG ordnungsgemässe Rechnungsführung, Inkassoabwicklung Buchhalter/in Loseblätter in Ordner (Gläubiger-Doppel der Betreibungsformulare, Kopien Forderungstitel) Geburtsdatum; weitere nicht : Betreibungsgrund, Schuldsumme, Protokollierung Betreibungsamt Name, Vorname, Adresse zentrale Lagerung Forderungstitel, Unterlagen laufende Betreibungsverfahren Weisung AGR "Gemeindearchive/Aktenaufbewahrung in der Gemeinde" BSIG 1/ /3.1 bis Fall abgeschlossen ist (Zahlung/Überführung von sämtlichen Unterlagen in FIBU-Beleg oder Verlustschein/Verlustscheinkontrolle) Bereich Finanzen, Vernichtung/Aktenvernichter betriebene Schuldner/innen 14 (Stand: Januar 2015) Kontoverantwortliche Information/Kontrolle alle Einsicht Belegablage nach Bedarf
9 FIN 09 Verlustscheinkontrolle Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs /SR 281.1, Gemeindegesetz/BSG , Gemeindeverordnung/BSG und Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinde/BSG ordnungsgemässe Rechnungsführung, Inkassoabwicklung Buchhalter/in elektronisch (Exceltabelle) Loseblätter in Ordner (Verlustscheine, Kopien der Betreibungsformulare und Forderungstitel) Geburtsdatum; weitere nicht : Verlustscheingrund, Schuldsumme, Protokollierung Betreibungsamt Name, Vorname, Adresse zentrale Lagerung Forderungstitel, Information/Kontrolle (weitere Inkassomassnahmen) Weisung AGR "Gemeindearchive/Aktenaufbewahrung in der Gemeinde" BSIG 1/ / Jahre (Verlustschein-Verjährung) 10 Jahre (abgeschlossene Fälle/Überführung von sämtlichen Unterlagen in FIBU-Beleg) keine Frist (Exceltabelle) Bereich Finanzen, Vernichtung/Aktenvernichter (Betreibungsakten) Bereich Finanzen, Vernichtung/Verbrennung AVAG (FIBU-Belege) Schuldner/innen, für die Verlustscheine ausgestellt wurden 56 (Stand: Januar 2015) Kontoverantwortliche Information/Kontrolle alle Einsicht Belegablage nach Bedarf (ausschliesslich)
10 FIN 10 Unterschriften-/Visumslisten Kontoverantwortliche Gemeindegesetz, BSG ; Gemeindeverordnung, BSG , Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinde, BSG ; Handbuch Gemeindefinanzen ordnungsgemässe Rechnungsführung/Umsetzung IKS Bereich Finanzen Loseblätter in Ordner keine Name, Vorname; weitere nicht : Bereiche/Funktionen, für die Unterschriftsberechtigung vorliegt Umsetzung IKS, Verifizierung Unterschriften und Visa Solange Funktion ausgeführt wird Bereich Finanzen, Vernichtung/Aktenvernichter Personal, Behördenmitglieder und Kommissisionsmitglieder 73 (Stand: Januar 2015) Überprüfende Stellen (Revision, Verifizierung Visa alle Einsicht Belegablage nach Bedarf GPK, RSTH)
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