Thema: Doppik Eine neue Ära bricht an! Was verbirgt sich dahinter? Termin :00 bis 13:00 Uhr Pausen: 10:30 bis 10:45, sowie nach Bedarf

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1 Dez 4 Finanzmanagement: Abteilung Finanz und Rechnungswesen Einführung der Doppik Thema: Doppik Eine neue Ära bricht an! Was verbirgt sich dahinter? Termin :00 bis 13:00 Uhr Pausen: 10:30 bis 10:45, sowie nach Bedarf Moderator: Burkhard Nawroth

2 Die Agenda für den heutigen Tag 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule 2. Was ist eine Bilanz, eine Ergebnisrechnung und eine Finanzrechnung? 3. Was bedeuten Finanzstelle, Kreditoren und Debitoren und andere Begrifflichkeiten? 4. Wie bearbeitet man eine Ein- und Ausgangsrechnung richtig? 5. Was mache ich wenn etwas falsch gebucht wurde? 6. Wer ist im Haushaltsdezernat für was zuständig? 7. Und Raum für Ihre Fragen und Ihre Anmerkungen! 2

3 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule Was ist unter diesem Punkt besonders zu beachten? 1.1 Die Rahmenbedingungen zur Einführung der Doppik 1.2 Der Kontenplan 1.3 Das finanztechnische Reporting 1.4 Budgetierung 1.5 Ablauforganisation 1.6 Das neue Finanzinfo 3

4 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule 1.1 Rechtliche Rahmenbedingungen 1.1 Die Rahmenbedingungen zur Einführung der Doppik Einige rechtliche Aspekte zur Umstellung der Buchhaltung an Hochschulen Das Hochschulgesetz NRW vom 31. Oktober weitere Gesetz über die dienstrechtliche Regelungen im Hochschulbereich vom 31. Oktober 2006 Die Verordnung über die Wirtschaftsführung der Hochschulen des Landes NRW vom 11. Juni 2007 Das Handelsgesetzbuch (HGB) Der Rektoratsbeschluss der RUB vom 17. Dezember

5 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule 1.1 Inhaltliche Rahmenbedingungen 1.1 Die Rahmenbedingungen zur Einführung der Doppik Einige inhaltlichen Aspekte zur Umstellung der Buchhaltung an Hochschulen Unterstützung der Ressourcenplanung von Fakultät und Lehrstuhl Die doppischen Informationen bilden die Grundlage für einen umfassenden Überblick über den Ressourcenverbrauch sowie das zur Verfügung stehende Vermögen und die damit verbunden Verbindlichkeiten. Die Information unterstützen bei der strategischen Planung (z. B Bei der Bestimmung des Zeitpunkts für die Ersatzbeschaffung) sowie bei der konkreten Jahresplanung. Aufgrund der Darstellung des ganzheitlichen Ressourcenaufwandes ist ein zielgenauerer Einsatz der Finanzmittel möglich. Unterstützung bei der Drittmittelprojekte Im Rahmen der Doppik gelingt es langfristig, die Vorgaben aus dem Bereich der Trennungsrechnung effektiver umzusetzen. Umsetzung des Verwaltungsmodernisierungsprozess Die Einführung der Doppik steht im Kontext mit der Umstellung der Rechnungslegung in vielen Bereichen der Öffentlichen Hand, so z.b. bei den Kommunen. Dieser Veränderungsprozess der öffentlichen Verwaltung in Deutschland ist bereits in vielen anderen europäischen Nachbarländern weit fortgeschritten oder schon abgeschlossen. 5

6 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule 1.2 Der Kontenplan Zur Buchung und Dokumentation der Geschäftsfälle werden in allen Buchführungsverfahren Kontierelemente verwandt. Anbei eine Gegenüberstellung der Kontierelemente in der Kameralen und in der Doppelten Buchführung. Buchführung in der Kameralistik Die KEA (Kosten- u. Erlösarten) in Verbindung mit Kapitel und Titel Zur Buchung der Ausgaben und Einnahmen Buchführung in der Doppik Das Sachkonten Zur Buchung der Aufwendungen und Erträge./. Zur Erfassung von Anlage- / Umlaufvermögen./. Zur Erfassung von Schulden/ Verbindlichkeiten Veröffentlichung im KEA Plan im Intranet des Dez.4 Das Kontierelement KEA war 3-stellig Veröffentlichung im GuV - Kontenplan im Intranet des Dez. 4 Das Kontierelement ist 8 - stellig 6

7 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule 1.2 Der Kontenplan 1.2 Kontenplan: Der Kontenplan ist ein Verzeichnis aller zur Buchung von Geschäftsvorfällen in der Buchhaltung benötigten Sachkontenin der Hochschule. Die Verwaltung und Pflege des Kontenplans erfolgt durch das Sachgebiet Hauptbuchhaltung. Ein Sachkonto ist: Eine 8-stellige Kontonummer zur Differenzierung und Gruppierung von gleichartiger Aufwendungen und Erträgen, die ehemals mit Hilfe von 3-stellige KEA (Kosten - und Erlösart) abgebildet wurden. Unter dem folgenden Link finden Sie den jeweils für Sie aktuellen Kontenplan GuV Plan : Kontenplan der Ruhr-Universität Bochum (GuV - Konten) Erfolgskonten - Konten der Gewinn- und Verlustrechnung (Ergebnisrechnung) Stand: KONTO BEZEICHNUNG Beispiel für Ertragskonten (Erträge) Umsatzerlöse 19% (extern) Umsatzerlöse 7% (extern z.b. Skriptenverkauf; Honigverkauf, Bücher etc.) Umsatzerlöse Merke: Bitte notieren Sie sich nur die von Ihnen regelmäßig benötigten Sachkonten. Auf keinem Fall benötigen Sie alle Sachkonten für Ihre regelmäßige Arbeit. 7

8 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule 1.2 Der Kontenplan Um den Übergang und die Anwendung der der Sachkonten zu erleichtern werden Sie mit Hilfe von Buchungs- und Kontierrichtlinien unterstützt: Früher Kostenart (KEA) Bezeichnung Nun Sachkonto Bezeichnung 198 Reisekosten Reisekosten 331 Print-out-Medien Zeitungen und Fachliteratur 511 DV-Ausstattung Hard- u. Software 511 DV-Ausstattung Hard- u. Software Hardware Erworbene Software 519 Sonstige Geschäftsausstattung Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung 8

9 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule 1.3 Das finanztechnische Reporting 1.3 Das finanztechnische Reporting Das finanztechnische Reporting für die einzelnen Instrumente des REWE erfolgt folgendermaßen: Kameralistik Einnahmen und Ausgaben (Haushalt) MACH CS und HH Info Doppik Einzahlungen und Auszahlungen (Finanzrechnung) mit Hilfe von Finanzinfo Erträge und Aufwendungen (Ergebnisrechnung) mit Hilfe MACH WEB Investitionen (Investitionsrechnung) mit Hilfe von Finanzinfo 9

10 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule 1.4 Budgetierung 1.4 Budgetierung Kameralistik Direkte Mittelzuweisung Mittelkontrolle auf Basis von Einnahmen und Ausgaben Finanz-Info Mittelzuweisung./. Vorbindung./. Festlegung./. Ausgabe = verfügbare Mittel Doppik Planwerte Mittelkontrolle auf Basis von Erträgen und Aufwendungen Mach WEB / Finanz- Info Planwert./. Vorbindung./. Festlegung./. Aufwand = verfügbare Mittel 10

11 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule 1.5 Ablauforganisation Infos zum Thema für Sie auf der Homepage des Dezernat 4: Material zum Download für Sie unter dem Punkt Angeklickt : Doppik Sonderseiten (Fragen und Antworten sowie sonstige Infos zur Doppik) Die Präsentation vom heutigen Tag Info zu Mach WEB Info zu Finanz Info Kontierungsbeleg Vorlage Ausgangsrechnung (Excel) Und allg. Infos über Ansprechpartner sowie Zuständigkeiten für Sie auf der Homepage Organigramm sowie Abteilungen und Ansprechpartner/innen 11

12 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule 1.5 Ablauforganisation Eine der bedeutendsten Veränderungen im ablauf-organisatorischen Prozesse der RUB erfolgte bei der Be- und Verarbeitung von zerwartenden Zahlungseingängen. Hier erfolgt nun im Vorfeld die Erstellung von Ausgangsrechnungen. Der Ablauf ist dann wie folgt: 1. Erstellung von Ausgangsrechnungen im Fachbereich 2. Buchung von Forderungen in der Debitorenbuchhaltung 3. Überwachung von Zahlungseingänge 4. Ausgleich von Forderungen 12

13 1. Struktur und Funktion der doppelten Buchführung an einer Hochschule 1.6 Finanzinfo 1.6 Das Instrument Finanzinfo gibt Auskünfte zur Finanzrechnung In der Software Finanzinfo werden die Daten für die Finanzrechnung gezeigt, d.h. nur die Ein- und Auszahlungen die bereits erfolgt sind. Den Daten in Finanzinfo entsprechen die Daten der Finanzrechnung in Mach Web. In der Finanzinfo werden auch Daten der Budgetierung dargestellt. Merke: Auf der Homepage des Dezernates 4 finden Sie dort, wo der Link zu Mach Web steht, jetzt auch den Link zu der neuen Finanzinfo. Auf der Startseite des Finanzinfo finden Sie auch eine Bedienungsanleitung und Hinweise zu Login ID und Passwort. 13

14 2. Was ist eine Bilanz, eine Ergebnisrechnung und eine Finanzrechnung? Was ist unter diesem Punkt besonders zu beachten? 2.1 Die Bilanz 2.2 Die Ergebnisrechnung 2.3 Die Finanzrechnung 14

15 2. Was ist eine Bilanz, eine Ergebnisrechnung und eine Finanzrechnung? 2.1 Die Bilanz 2.1 Die Bilanz ist eine Stichtagsbetrachtung der Vermögens und die Schulden der Universität. Aktiva Mittelverwendung Vermögens- oder Aktivseite zeigt die Formen des Vermögens: I. Anlagevermögen ,00 II. Umlaufvermögen ,00 Vermögen ,00 Wo ist das Kapital angelegt? Verwendung des Kapitals? Mittelverwendung oder Investition Passiva Mittelherkunft Kapital oder Passivseite zeigt die Herkunft des Vermögens: I. Eigenkapital ,00 II. Fremdkapital ,00 Kapital ,00 Woher stammt das Kapital? Herkunft der finanziellen Mittel Mittelherkunft oder Finanzierung Aussagewert der Bilanz an der Hochschule: Über die Zusammensetzung / Struktur des Kapitals sowie des Vermögens in absoluten Zahlen. Über das Verhältnis zwischen Eigenkapital und Fremdkapital (Arbeitet die Hochschule überwiegend mit eigenen Mitteln?). Über das Verhältnis zwischen Formen des Vermögens (in welche Vermögensstruktur wurde investiert?). 15

16 2. Was ist eine Bilanz, eine Ergebnisrechnung und eine Finanzrechnung? 2.2 Die Ergebnisrechnung 2.2 Die Ergebnisrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) Definition: Die Ergebnisrechnung (GuV) ist eine Darstellung aller gebuchten Belege unterteilt nach Aufwendungen (Werteverzehr) und Erträgen (Wertezuwachs). Entscheidend für die Buchung ist der Zeitpunkt der Lieferung und Leistung. Buchung A. E R G E B N I S R E C H N U N G Erträge 1. Hochschultätigkeit ,00 2. Erträge aus Drittmitteln ,00 = Summe der (ordentlichen) Erträge ,00 Aufwendungen 1. Materialaufwand ,00 2. Personalaufwand ,00 3. sonstige betrieblichen Aufwendungen a) Kommunikation, Reisen, Werbung -60,00 b) Beiträge, Sonstiges, Wertkorrektur ,00 = Summe der (ordentlichen) Aufwendungen ,00 = Ergebnis der (ordentlichen) Geschäftstätigkeit ,00 16

17 2. Was ist eine Bilanz, eine Ergebnisrechnung und eine Finanzrechnung? 2.2 Die Ergebnisrechnung Die Ergebnisrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) Definition: Die Ergebnisrechnung ist eine Darstellung aller gebuchten Belege, unterteilt nach Aufwendungen (Bsp. Löhne und Gehalt, Verbrauch an Lehrmittel, ) und Erträgen (Bsp. Erträge aus Skriptenverkäufe und Hochschularbeit, ). Enthält alle bereits gebuchten Belege unabhängig vom Zeitpunkt der Bezahlung. Bildet eine Übersicht über alle Erträge und Aufwendungen und stellt den Ressourcenverbrauch in einem Zeitraum dar. Ist relevant für die periodengerechte Erfolgsermittlung im Rahmen der kaufmännischen Rechnungslegung. Entscheidend für die Buchung ist das Datum der Leistungserbringung/ wirtschaftlich Entstehung entscheidend => Buchungsdatum. Sie bildet die Grundlage für die Ermittlung von Gewinn- und Verlust. Der Kontostand der Ergebnisrechnung zeigt, welches Budget auf der Finanzstelle noch verfügbar ist. 17

18 2. Was ist eine Bilanz, eine Ergebnisrechnung und eine Finanzrechnung? 2.3 Die Finanzrechnung 2.3 Die Finanzrechnung Definition: Die Finanzrechnung ist eine Darstellung aller Ein- und Auszahlungen (Zahlungsströme) Entscheidend für die Buchung ist der Zeitpunkt der Bezahlung (Geldabfluss). Buchung B. F I N A N Z R E C H N U N G (Geldströme) Einnahmen 1. Einnahmen aus Hochschultätigkeit ,00 2. Einnahmen aus Drittmitteln ,00 = Summe der (ordentlichen) Einnahmen ,00 Ausgaben 1. Materialausgaben ,00 2. Personalausgaben ,00 3. sonstige betriebliche Ausgaben ,00 = Summe der (ordentlichen) Ausgaben ,00 = Saldo (ordentliche) Einnahmen/Ausgaben ,00 18

19 2. Was ist eine Bilanz, eine Ergebnisrechnung und eine Finanzrechnung? 2.3 Die Finanzrechnung 2.3 Die Finanzrechnung Definition: Die Finanzrechnung ist eine Darstellung aller Ein- und Auszahlungen (Zahlungsströme). Bildet eine Übersicht über die tatsächlichen erfolgten Ein- und Auszahlungen (Zahlungsströme). Maßgeblich in der Finanzrechnung ist jeweils das tatsächliche Ein- und Auszahlungsdatum Kontostand der Finanzrechnung zeigt die tatsächlich noch zur Verfügung stehenden liquiden Mittel. Bildet die Grundlage zur Erstellung der Verwendungsnachweise für Drittmittelgeber. Die Übersichten je Finanzstelle (Kontenübersicht) kann im Finanzinfo aufgerufen werden. 19

20 3. Was bedeuten Finanzstelle, Kreditoren und Debitoren und andere Begrifflichkeiten? Was ist unter diesem Punkt besonders zu beachten? 3.1 Was ist eine Finanzstelle? 3.2 Was ist eine Kreditor? 3.3 Was bedeutet Debitor? 3.4 Welche sonstigen Begriffe werden regelmäßig benutzt? 20

21 3. Was bedeuten Finanzstelle, Kreditoren und Debitoren und andere Begrifflichkeiten? 3.1 Was ist eine Finanzstelle? 3.1 Was ist eine Finanzstelle? Definition: Eine Finanzstelle ist ein statistisches Kontierelement, welches bei der Buchung von Geschäftsvorfällen auf Sachkonten im externen Rechnungswesen mit gebucht wird. Diese Kontierelemente können dann benutzt werden um den doppisch erzeugten Buchungsstoff in gewünschter Weise nach den Kontierelement Finanzstelle auszuwerten und zu sortieren. Die Finanzstelle ist: Das federführende, 10-stelliges Abrechnungsobjekt, welches bei allen Buchungen erfasst wird. Bei der Überleitung der kameralen Buchhaltung in die Doppik wurden die ehemalige Kapitel- Titel- Ordnungsnummer entsprechend überführt. 21

22 3. Was bedeuten Finanzstelle, Kreditoren und Debitoren und andere Begrifflichkeiten? 3.1 Was ist eine Finanzstelle? Kapitel Alte Struktur Beispiel: Titelgruppe Ordnungsnummer Neue Struktur Beispiel: Ziffer 4-6 MH Fakultät 7.Stelle ON alt Mittelherkunft (MH) Landeszuschuss für den laufenden Betrieb Ziffer 1-3 Ziffer 4-6 Fakultät / laufende Lehreinheit/ Nummer Betriebseinrichtung Die Nummernsystematik für Fakultäten wurde beibehalten -> Wiedererkennungswert für Fakultäten (Bsp. 501 = ev. Fakultät) 22

23 3. Was bedeuten Finanzstelle, Kreditoren und Debitoren und andere Begrifflichkeiten? 3.2 Was ist ein Kreditor? 3.2 Was bedeutet Kreditor? Def: Kreditor (lat. "credere" = "glauben, anvertrauen") er gewährt ein Kredit. Beim Kreditor handelt sich um den Lieferanten, der Hochschule der Lieferungen oder Dienstleistungen geleistet hat. Die Hochschule schuldet im Gegenzug die Bezahlung der Lieferung und Leistung und erhält dafür eine Eingangsrechnung. Der Kreditor ist das Gegenstück zu einem Debitor. In MACH werden die Datensätze des Kreditoren als Partner verwaltet. Kreditoren der Hochschule können Warenlieferanten und Beratungsunternehmen sein. 23

24 3. Was bedeuten Finanzstelle, Kreditoren und Debitoren und andere Begrifflichkeiten? 3.3 Was ist ein Debitor? 3.3 Was bedeutet Debitor? Def: Debitor (lat. debere" = schulden"), ihm wird ein Guthaben eingeräumt. Es handelt sich bei Debitor um den Kunden der Hochschule der Lieferungen oder Dienstleistungen, von der Hochschule bezogen hat. Der Debitor schuldet im Gegenzug die Bezahlung der Lieferung und Leistung und erhält dafür von der Hochschule eine Ausgangsrechnung. Der Debitor ist das Gegenstück zum Kreditor. In MACH werden die Datensatz des Debitoren (Kunden) als Partner verwaltet. Debitoren der Hochschule können Studierende, Drittmittelgeber und Mitarbeiter/innen sein. 24

25 3. Was bedeuten Finanzstelle, Kreditoren und Debitoren und andere Begrifflichkeiten? 3.4 Welche sonstigen Begriffe werden regelmäßig benutzt? 3.4 Welche sonstigen Begriffe werden sonst noch regelmäßig benutzt? Abrechnungsobjekt Hierbei handelt es sich in der zur Anwendung kommenden Software um eine 10-stellige Nummer, die eine Finanzstelle oder in einigen wenigen Fällen als ein dezentralen Budget bezeichnet (z.b. zur Verwaltung von Studienbeiträgen). Es dient der Verwaltung und Einsicht Ihres Budgets. BAB Betriebsabrechnungsbogen Es handelt sich dabei um eine mehrschichtige, tabellarische Auswertung von Abrechnungsobjekten. Betriebswirtschaftlich meint der BAB das Ergebnis der Kostenstellenrechnung, welches sich aus Primär- und Sekundärrechnung (Umlagerechnung) zusammensetzt. Dient als Kontoauszug / Übersicht über Ihre Finanzstellen und oder dezentrale Budgets. BAB - Typen Es wurden in der Software MACH verschiedene BAB - Typen mit unterschiedlichem tabellarischen Aufbau eingerichtet. Diese können als Alternativ - BAB über den BAB Typ ausgewählt werden (z.b. für die Erstellung von Verwendungsnachweisen). Mit Hilfe der BAB s können Sie unterschiedliche Darstellungen der Budgetveränderungen in der Ergebnis- und in der Finanzrechnung nachvollziehen. Datenzeilen In den Datenzeilen eines BAB`s werden die Salden der dazu hinterlegten Sachkonten summiert. Dezentrale Budgets Hierbei handelt es sich um zusätzliche Abrechnungsobjekte die zum Zwecke der differenzierten und systematischen Auswertung von Buchungen innerhalb einer Finanzstelle (z.b. Projekte finanziert aus Studienbeiträgen) angelegt wurden. Sie dienen zur weiteren Untergliederung des Budgets. Ebene von Abrechnungsobjekten Die Buchungserfassung erfolgt immer auf der Basis-Ebene 0. Über eine darüber liegende Verdichtungsebene kann man z.b. die Werte von mehreren Abrechnungsobjekten zusammenfassen und auswerten. Die Verdichtungsebene (z.b. Mittelkontrolle, Verdichtungsebene 1) dient nur zu Auswertungszwecken und können nicht bebucht werden. 25

26 3. Was bedeuten Finanzstelle, Kreditoren und Debitoren und andere Begrifflichkeiten? 3.4 Welche sonstigen Begriffe werden regelmäßig benutzt? 3.4 Welche sonstigen Begriffe werden sonst noch regelmäßig benutzt? Kostenrechnung Bezeichnung der statistischen Kontierelemente / Nebenkontierungselemente: Finanzstelle dezentrales Budget Kosten-/ Orgastelle Kostenträger Mittelherkunft Kosten-/Orgastelle 7-stelliges Abrechnungsobjekt zum Zwecke der Zuordnung zu den einzelnen Organisationseinheiten (z.b. Lehrstuhl) Mandant Neben den beiden hoheitlichen Hauptmandanten (100-RUB und 102- Medizin) existiert für jede Fakultät noch ein gesonderter BgA - Mandant. Jede Finanzstelle ist immer zwingend nur einem Mandanten zu geordnet. Mittelherkunft Über die 3-stellige Mittelherkunft kann ausgewertet werden, aus welchen Mitteln sich die RUB im Einzelnen finanziert (z.b. 510-Studienbeiträge, 420-DFG) Rastertyp Über den Rastertyp wird im BAB der Auswertungszeitraum ausgewählt RW* _ Jahre (alle Buchungen des angegebenen Jahreszeitraums) RW _ Periode (alle Buchungen eines eingegrenzten Zeitraums innerhalb eines Jahres; z.b. Quartal). *RW = RechnungsWesen 26

27 4. Wie bearbeitet man eine Ein- und Ausgangsrechnung richtig? Was ist unter diesem Punkt besonders zu beachten? 4.1 Die Bearbeitung der Eingangsrechnung 4.2 Die Bearbeitung der Ausgangsrechnung. 27

28 4. Wie bearbeitet man eine Ein- und Ausgangsrechnung richtig? 4.1 Die Bearbeitung der Eingangsrechnung 4.1 Die Bearbeitung der Eingangsrechnung Definition: Eingangsrechnung sind die Rechnungen, die der Fachbereich von externen Lieferanten erhält. Die Universität hat im Vorfeld Waren oder Dienstleistungen von ihnen bezogen. Bitte achten Sie darauf, dass folgende Pflichtangaben auf einer Eingangsrechnung vorhanden sind: Der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens Name und Anschrift des Leistungsempfängers Ein Rechnungsdatum Eine Rechnungsnummer Termin der Lieferung oder Leistung Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung, Der Nettobetrag Der Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung Und der Bruttobetrag 28

29 4. Wie bearbeitet man eine Ein- und Ausgangsrechnung richtig? 4.1 Die Bearbeitung der Eingangsrechnung 4.1 Die Bearbeitung der Eingangsrechnung Definition: Eingangsrechnung sind die Rechnungen, die der Fachbereich von externen Lieferanten erhält. Die Universität hat im Vorfeld Waren oder Dienstleistungen von ihnen bezogen. Im Rahmen der Bearbeitung der Eingangsrechnung beachten Sie bitte insbesondere folgende Aspekte: -Bitte bearbeiten Sie die Eingangsrechnungen zeitnah, damit Skonti gezogen werden können. -Bitte geben Sie die Rechnung stets immer im Original weiter, bitte keine Kopien. -Bitte verwenden Sie bei der Bearbeitung (Kontierung), dass im Intranet auf Seiten des Dez 4 hinterlegte Kontierblatt -Bitte geben Sie beim Kontieren stets folgende Angaben an: Mandant, Finanzstelle und Sachkonto, ggf. Anlagennummer, -Bei Bücherrechnungen notieren Sie bitte das entspr. Bücherverzeichnis auf dem Kontierblatt. 29

30 4. Wie bearbeitet man eine Ein- und Ausgangsrechnung richtig? 4.1 Die Bearbeitung der Eingangsrechnung 4.1 Die Bearbeitung der Eingangsrechnung Definition: Eingangsrechnung sind die Rechnungen, die der Fachbereich von externen Lieferanten erhält. Die Universität hat im Vorfeld Waren oder Dienstleistungen von ihnen bezogen. Die Feststellung von sachlich-richtig muss ein Mitarbeiter/in leisten, von dem/der eine Unterschriftsvollmacht in der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen vorliegt. Bitte tragen Sie Ihre Kontaktdaten in die dafür vorgesehenen Felder auf dem Kontierblatt ein unterschreiben Sie das Kontierblatt im Original und heften Sie es an der Originalrechnung. Sollte die Originalrechnung auf dem Postweg verlorengehen, fertigen / besorgen sie bitte eine Zweitausfertigung und kennzeichnen diese als Zweitausfertigung für die in Verlust geratene Originalrechnung. Bitte dieses unbedingt Original Unterschreiben. Nach Abschluss der Bearbeitung der Eingangsrechnung geben Sie den Vorgang (Originalrechnung nebst Kontierblatt und andere Unterlagen an die weiterbearbeitenden Stellen (z. B. Dez. 3 Reisekostnestelle, Dez. 4 Zentrale Beschaffung) 30

31 4. Wie bearbeitet man eine Ein- und Ausgangsrechnung richtig? 4.2 Die Bearbeitung der Ausgangsrechnung 4.2 Die Bearbeitung der Ausgangsrechnung. Definition: Ausgangsrechnung sind die Rechnungen, die der Fachbereich an einen Dritten (externen Kunden) ausstellt. Bitte benutzen Sie zur Erstellung der Rechnung das Formular Ausgangsrechnung auf der Seite der Debitorenbuchhaltung. So Ist sichergestellt, dass alle erforderlichen Anforderungen an eine Ausgangsrechnung berücksichtigt sind. Um eine reibungslose Zuordnung der Zahlungen / Überweisungen Ihrer Kunden zum Ausgleich der Forderungen zu gewährleisten, sind zwei Alternativen / Wege möglich: Alternative 1 Sie senden die Originalrechnung, die Kopie und der Kontierbeleg senden Sie bitte an die zuständigen Sachbearbeiter/in in der Debitorenbuchhaltung. Dort wird dann die Forderung eingebucht (Zum Soll gestellt) und das Original von der Debitorenbuchhaltung verschickt. Alternative 2 Sie verschicken die Originalrechnung erst 2 bis 3 Tage nachdem Sie die Kopien der Ausgangsrechnung nebst Kontierbeleg an die zuständigen Sachbearbeiter der Debitorenbuchhaltung geschickt haben. Dadurch wird es möglich die Forderung ein zu buchen, bevor die Überweisung auf unserem Girokonto eingegangen ist. Dies erleichtert die Zuordnung der Zahlungseingänge zu den Forderungen und damit zu den richtigen Finanzstellen. Hinweis: Für die Drittmittel sind die Mittelabrufe (Ausgangsrechnungen) immer zuerst an die Sachbearbeiter des Drittmittelbereichs zur Bearbeitung zu übersenden. Die Buchung erfolgt von dort aus in der Debitorenbuchhaltung. 31

32 5. Was mache ich wenn etwas falsch gebucht wurde? Was ist unter diesem Punkt besonders zu beachten? 5.1 Wie erfahre ich von Falschbuchungen? 5.2 Wie kann die Falschbuchung behoben werden? 32

33 5. Was mache ich wenn etwas falsch gebucht wurde? 5.1 Wie erfahre ich von Falschbuchungen? 5.1 Wie erfahre ich von Falschbuchungen? Bitte werten Sie regelmäßig und zeitnah die im Finanzinformationswesen sowie in MACH. Web zur Verfügung gestellten Buchungen aus. Wenn die von Ihnen eingereichten Belege Fehlerhaft sind, werden von den Sachgebieten des Finanz- und Rechnungswesen Rückfragen gestellt, die Sie bitte zeitnah bearbeiten. Bitte senden Sie die Belege mit der Bitte um Korrektur/ Ergänzung an das fragende Sachgebiet des Finanz- und Rechnungswesen zurück. Ihr Geschäftspartner (Kreditor) fragt bei Ihnen nach dem Sachstand der Bearbeitung. 33

34 5. Was mache ich wenn etwas falsch gebucht wurde? 5.2 Wie kann die Falschbuchung behoben werden? 5.2 Wie kann die Falschbuchung behoben werden? Bitte liefern Sie die Ergänzung, oder die gewünschten Korrektur bitte an das jeweilige Sachgebiet dem Dez. 4 liefern (fernmündlich oder durch schriftliche Ergänzung). Bitte zeichnen Sie die schriftlich ergänzten Angaben mit Paraphe und Datum ab. Bitte fertigen Sie sich eine Notiz / Merke für die eigenen Unterlagen. 34

35 6. Wer ist im Haushaltsdezernat für was zuständig? Was ist unter diesem Punkt besonders zu beachten? 6.1 Aufbauorganisation des Dez.4 Finanzmanagement 6.2 Aufbauorganisation der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen 35

36 6. Wer ist im Haushaltsdezernat für was zuständig? 6.1 Aufbauorganisation des Dez 4 Finanzmanagement 6.1 Aufbauorganisation des Dez.4 Finanzmanagement Abteilung Hochschulwirtschaftsführung BWL und Steuern (Wirtschaftsplan, Steuern, u. a.) Abteilung Finanz- und Rechnungswesen (Erstellung doppischer Jahresabschluss u. a.) Abteilung Zentrale Beschaffung (Beschaffung u. a.) Besuchen Sie bitte für die regelmäßige Aktualisierung dazu auch die Homepage des Dez 4 im Intranet der RUB! 36

37 6. Wer ist im Haushaltsdezernat für was zuständig? 6.2 Aufbauorganisation der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen 6.2 Aufbauorganisation der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen Sachgebiet Hauptbuchhaltung (zuständig für: Kassenwesen, Bankbuchhaltung, Umbuchungen, Jahresabschlusserstellung, u. a.) Sachgebiet Anlagenbuchhaltung (Zuständig für: Inventarisierung, u.a. ) Sachgebiet Debitorenbuchhaltung (Zuständig für Ausgangsrechnungen, Mahnungen, u. a. ) Sachgebiet Kreditorenbuchhaltung (zuständig für: Eingangsrechnungen u. a.) Bitte bei Detailfragen besuchen Sie die Intranetseite der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen! 37

38 7. Fragen und Anmerkungen Was ist unter diesem Punkt besonders zu beachten? 7.1 Was ist noch unklar? 7.2 Wie können wir Sie weiter unterstützen? 38

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 39