PCALC4ERP. die kluge Lösung für Ihre Präferenzabwicklung in SAP ERP

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1 PCALC4ERP die kluge Lösung für Ihre Präferenzabwicklung in SAP ERP

2 Präferenzieller Warenursprung und Präferenzmanagement Ein altes Thema aktueller denn je Wettbewerbsvorteile im internationalen Umfeld Die Schweiz hat mit mehreren Staaten Freihandelsabkommen (FHA) abgeschlossen, mit dem Ziel, den Handel zu vereinfachen, zu fördern und von Zollvergünstigungen zu profitieren. Um diese beanspruchen zu können, muss jede Ware die im jeweiligen Abkommen definierten Ursprungsbestimmungen erfüllen. Ist dem so, wird ein präferenzieller Ursprungsnachweis ausgestellt, mit welchem die Waren bei der Zollveranlagung im Bestimmungsland in den Genuss einer bevorzugten Behandlung, meist einer zollreduzierten oder zollbefreiten Einfuhr kommen. Wird der entsprechende Nachweis nicht erbracht, erfolgt die Veranlagung der Ware zum normalen Zollansatz, was einem Wettbewerbsnachteil gleichkommt. Korrekte Nachweise Im grenzüberschreitenden Warenverkehr sind ausschliesslich die in den jeweiligen Abkommen definierten präferenziellen Ursprungsnachweise zulässig (z.b. die Ursprungserklärung auf der Rechnung oder die Warenverkehrsbescheinigung). Sie haben den Formvorschriften zu entsprechen. Im inländischen Warenverkehr dagegen sind ausschliesslich die Lieferantenerklärungen im Inland zulässig. Entweder wird diese als Einzelerklärung für jede Sendung oder als sogenannte Generelle Lieferantenerklärung im Inland für einen längeren Gültigkeitszeitraum ausgestellt. Auch hier sind die formellen Vorgaben und Bestimmungen genau einzuhalten. Zunehmende Komplexität Angesichts der Tatsache, dass die Zahl der Freihandelsabkommen von derzeit rund 30 in nächster Zeit auf voraussichtlich 40 ansteigen wird, ist zu erwarten, dass auch die Zahl der unterschiedlichen Ursprungsmodelle ansteigt, weil die Abkommen untereinander nicht kompatibel sind. Jedes Ursprungsmodell enthält für die darin erfassten Waren eigene Bestimmungen und Regeln, die einzuhalten sind. Kein Zweifel: Die Komplexität wird weiter zunehmen. Das Ausstellen eines Präferenznachweises mag auf den ersten Blick einfach erscheinen. Für eine korrekte Aussage zum präferenziellen Warenursprung ist es jedoch unerlässlich, vorgängig mit allen involvierten Unternehmensbereichen den Prozess der Präferenzermittlung zu definieren, damit die Abläufe verstanden und korrekt umgesetzt werden. Fachkenntnisse zur Ursprungsbestimmung im Rahmen der genutzten Freihandelsabkommen sind dabei genauso unerlässlich wie eine korrekte, vollständige und aktuelle Datenbasis. Diese muss für die Zwecke der Präferenzbestimmung geeignet aufgebaut und zeitnah verfügbar sein, müssen doch im Rahmen einer Zollrevision Ursprungsnachweise und Protokolle aus der Präferenzkalkulation schnell und vollständig vorgelegt werden und die Präferenzaussage dokumentiert sein. Die Nachweise für die im Import bzw. im Inland eingekauften Waren dienen auch als Grundlage für die Präferenzkalkulation und für die Ausstellung von Ursprungsnachweisen im Vertrieb, d.h. an die Kunden im Export bzw. im Inland.

3 Oft unterschätzte Anforderungen Häufig werden die Aufgaben der Präferenzermittlung von der Verkaufs- /Exportabteilung nebenbei erledigt. Das ist kritisch, weil es sich nicht um triviale und auf einen Unternehmensbereich reduzierte Prozesse handelt. Zuviel steht dabei auf dem Spiel. Ein entscheidender Punkt ist, dass die Ursprungsnachweise für relevante Handelswaren sowie Vormaterialien für die Fertigung rechtzeitig vorliegen müssen als Datenbasis für die nachfolgende Präferenzermittlung. Bei Handelsware wird die Eindeutigkeit der Ursprungseigenschaft unter Berücksichtigung der Worst-Case Methode geprüft. Bei Fertigungserzeugnissen hingegen werden die Ursprungsdaten über die Stückliste aus den Komponenten ermittelt, um anschliessend unter Einbezug der Listenregeln des jeweiligen Freihandelsabkommens den sogenannten präferenziellen Schwellenwert zu kalkulieren. Zum Zeitpunkt der Versandabwicklung werden dann die Ergebnisse der Präferenzermittlung mit dem Ab- Werk-Preis abgeglichen, was eine zuverlässige Aussage zum Präferenzstatus eines Materials und damit das Ausstellen eines Präferenznachweises ermöglicht, entweder in Form einer Ursprungserklärung auf der Rechnung oder einer Lieferantenerklärung. Grundsätzlich kann der gesamte Präferenzprozess ohne spezielle Software abgebildet werden. In der Praxis werden jedoch bei komplexen Liefer- bzw. Wertschöpfungsstrukturen, Stücklisten und einer umfangreichen Sortimentsbreite/ -tiefe sehr schnell die Grenzen des Machbaren erreicht. Ein bewährtes System schafft hierbei Transparenz. Bei seiner Evaluation ist die Anzahl der abzubildenden Freihandelsabkommen ein entscheidender Parameter. Der Präferenzprozess wird parallel zum Logistikprozess geführt.

4 Geänderte Rechtsgrundlage strengere Anforderungen In der Verordnung über das Ausstellen von Ursprungsnachweisen vom 23. Mai 2012 wurden die Anforderungen und Voraussetzungen neu geregelt, nach denen sich ein Unternehmen zu richten hat. Gleichzeitig wurde die fortlaufende Überprüfung der Einhaltung dieser Vorgaben festgelegt. Die geänderte Rechtsgrundlage ist besonders auch vom Ermächtigten Ausführer (EA) zu beachten. Lag der Fokus bis anhin eher auf dem fachlichen Aspekt, rücken mit dieser Verordnung die innerbetriebliche Organisation und die Unternehmensprozesse stärker in den Vordergrund. Ebenfalls im 2012 wurde darum von der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) ein Fragebogen für EA geschaffen. Unternehmen mit einer bestehenden EA-Bewilligung müssen darin die internen Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sowie den Prozess der Ursprungsermittlung detailliert darstellen. Zusätzliche Informationen zum inländischen und grenzüberschreitenden Warenverkehr sind offen zu legen. Die Angaben werden im Rahmen des Bewilligungsprozesses von der EZV ausgewertet und plausibilisiert. Mit dem Ausfüllen des Fragebogens alleine ist das Thema allerdings nicht vom Tisch. Geschäftsleitungen sind gut beraten, im Rahmen der strategischen Planung ein besonderes Augenmerk auf den präferenziellen Warenursprung zu legen. Manche Unternehmen begnügen sich in diesem Themenbereich aus Kostengründen mit einer Minimallösung. Steht eine Zollprüfung ins Haus, können sich vermeintlich eingesparte Kosten schnell als teurer Boomerang erweisen, vom entstandenen Schaden bis zum Imageverlust. Für den Zollbeteiligten gilt hier wie in allen Bereichen der Zollabwicklung der Grundsatz der Selbstkontrolle/-deklaration. Eine Eigenverantwortung, die aus Managementsicht somit auch die Vermeidung von Risiken einschliesst, zum Beispiel indem Präferenznachweise für Waren nur dann ausgestellt werden, wenn die gesetzlichen Bestimmungen vollumfänglich erfüllt sind. Vom ungeliebten Kind zum strategischen Wettbewerbsvorteil Der präferenzielle Warenursprung ist zweifellos ein häufig unterschätztes strategisches Thema. Es sollte ganzheitlich betrachtet werden. Das Stichwort dazu heisst Präferenzmanagement. In diesem Umfeld ist unsere Software-Lösung zur Präferenzermittlung ein entscheidender Faktor. Im Rahmen des Prozesses zum Aufbau eines Präferenzmanagements können sich Synergieeffekte ergeben, die nur indirekt mit dem Thema Warenursprung zusammenhängen und die doch massgeblich zur Optimierung der Unternehmensabläufe, zur Verbesserung der internen Kommunikation und damit zum organisatorischen Lernen beitragen. Der Präferenzursprung wird zum strategischen Wettbewerbsvorteil. Natürlich muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, ob es die Vorteile des präferenziellen Warenursprungs in Anspruch nehmen will. Die Umstände sollen im Einzelnen sorgfältig betrachtet und analysiert werden: Liefer- bzw. Wertschöpfungsketten der Produkte, insbesondere in Bezug auf die Beschaffung und den Handel; Fertigung und Vertrieb unter Berücksichtigung möglicher Alleinstellungsmerkmale in den angestrebten Zielmärkten; Mitbewerber im jeweiligen Marktbereich und weitere spezifische Merkmale. Konkrete Massnahmen in der strategischen Planung lassen sich dann definieren, wenn ein exaktes Bild der Ausgangslage besteht. Alle relevanten Informationen in Form vollständiger Stamm- und Bewegungsdaten sind notwendig, damit Präferenznachweise ohne Risiko ausgestellt werden können.

5 PCALC4ERP die effiziente und schlanke Lösung für Ihre Präferenzabwicklung in SAP ERP PCALC4ERP ist ein Software Add-On für die Präferenzkalkulation innerhalb SAP ERP, das in Deutschland und der Schweiz bereits erfolgreich im Einsatz ist. Wir haben diese Lösung, gemeinsam mit dem Hersteller und Partner ZOB GmbH, speziell den Schweizerischen Anforderungen angepasst. Im Rahmen dieser Helvetisierung standen wir im regelmässigen Kontakt mit der Eidgenössischen Zollverwaltung. Allfällige Veränderungen werden wir zeitnah in PCALC4ERP einfliessen lassen. PCALC4ERP setzt auf den bewährten Standard von SAP ERP auf und ist mit einem eigenen reservierten Namensraum Release-sicher. Unterstützt werden SAP ERP Systeme ECC 6.0, die zum Zeitpunkt der Leistungserbringung von der SAP-Wartung unterstützt werden. Anpassungen von PCALC4ERP aufgrund des Einsatzes eines älteren SAP ERP Releases können auf Wunsch und nach gesonderter Vereinbarung vorgenommen werden. PCALC4ERP das Portrait Systemvoraussetzungen SAP ERP ECC6.0 mit Mailfunktion SAP-Connect bzw. mindestens ein SAP-Releasestand, der zum Leistungszeitpunkt durch die SAP-Wartung unterstützt wird. Für ältere Releasestände können Anpassungen von PCALC4ERP auf Wunsch und nach gesonderter Vereinbarung vorgenommen werden. Komponenten Die PCALC4ERP-Software wird in Form von Transportaufträgen ausgeliefert und im SAP-System eingespielt und konfiguriert. Sämtliche Objekte sind in einem eigenen Namensraum angelegt und damit Release-sicher. In einigen Bereichen greift PCALC4ERP auf SAP-Basisfunktionen zu, die jedoch in jedem SAP-System ECC6.0 standardmässig vorhanden sind und zur Nutzung lediglich mit dem erforderlichen Customizing gepflegt werden müssen. PCALC4ERP-Anwendung Customizing- und Stammdatentabellen, ABAP- Programme, Funktionsbausteine, Dynpros, Textbausteine, Formulare etc. SAP ERP Präferenzabwicklung Customizing- und Stammdatentabellen, ABAP- Programme, Funktionsbausteine PCALC4ERP Formulare und Textbausteine Standardvorlagen für das Anschreiben, die Lieferantenerklärung und die Materialliste in den Sprachen Deutsch und Englisch SAP-Connect für den Mailversand Dateiablage für die Lieferantenerklärungen SAP- oder Windows-Verzeichnis

6 PCALC4ERP das Portrait Generelle Lieferantenerklärungen im Inland Anfordern / Mahnen der Lieferantenerklärung beim Lieferanten, auf Basis der aktiven Einkaufsinfosätze Überprüfen der Gültigkeit und Anfordern einer neuen Lieferantenerklärung für das Folgejahr Erstellen von Lieferantenerklärungen an den Kunden Automatischer Abgleich (Delta) der Präferenzaussage bei Folgeaufträgen Ausstellen einer neuen Lieferantenerklärung (Widerruf) bei Differenzen zur ursprünglichen Lieferantenerklärung Hilfreiche Selektionskriterien zur Einschränkung der zu bearbeitenden Datenmenge Programme ausführen als Simulation- bzw. Echtlauf im Dialog oder Hintergrund als SAP-Job SAP-Druckansicht und ausgabe Direkter versand mit PDF-Anhang der Lieferantenerklärung an den Zollverantwortlichen Umfangreicher Monitor für Recherche- und Analysezwecke, u.a. Sende- und Pflegestatus, PDF-Anzeige und Wiederholungsdruck (ohne Spoolauftrag) Verwalten der Lieferantenerklärungen / Einzelnachweise Pflege der Präferenzdaten auf Basis der Lieferantenerklärungen und Einzelnachweise Vereinfachte Pflege über die beim Anfordern erzeugte Nummer der Lieferantenerklärung, d.h. die im SAP-System bereits vorhandenen Daten werden wieder verwendet Vereinfachte Pflege mittels XLS-Dateiimport Integrierte Erfassungshilfen und logische Prüfungen zur Fehlervermeidung

7 Präferenzermittlung/ -Kalkulation nach Worst-Case Methode Automatische Präferenzermittlung für Handelsware und Zukaufteile Integrierte logische Prüfungen für nicht zulässige Länderkombinationen zur Vermeidung von Falschaussagen Abbilden der Präferenzzonen CH EFTA (bilateral), CH EU, CH bilaterale Abkommen (ohne Pan-Euro-Med) Präferenzkalkulation gemäss Listenregeln der Spalte 3 und 4 sowie Warenzusammenstellungen Ausschluss von Materialien mit Minimalbehandlung Automatische Ermittlung und Verwendung des Komponentenwertes gemäss den zollrechtlichen Bestimmungen Berücksichtigen eines Sicherheitszuschlags in % als Sicherheitspuffer für den präferenziellen Schwellenwert Ausschluss von nicht relevanten Komponenten der Materialstückliste Kalkulation des präferenziellen Schwellenwertes / Mindestverkaufspreises Einzel- oder Sammelkalkulation nach Top-Down Methode bzw. nach Baugruppen (optional) Programme ausführen als Simulation- bzw. Echtlauf im Dialog oder Hintergrund als SAP-Job SAP-Druckansicht und ausgabe der Zollprotokolle mit den Präferenzdaten Präferenzprüfung und Ursprungsnachweis Vordefinierte Logik zur korrekten Ausgabe der Ursprungserklärung auf der Rechnung je Bestimmungsland / Präferenzzone Ausgabe eines Negativtextes für Artikel ohne Präferenz Vordefinierte Textbausteine für die Ursprungserklärung in den Sprachen DE/EN je Bestimmungsland / Präferenzzone Auswertungen und Zollprotokolle Übersicht aller Lieferantenerklärungen Ergebnisse der Präferenzermittlung für Handelsware und Zukaufteile Liste der relevanten Wareneingänge Liste der Einkaufspreise Präferenzstatus der Aufträge Fehlerauswertung der Präferenzkalkulation im Hintergrund als SAP-Job Ablage der Zollprotokolle Verfügbare Zusatzmodule und Funktionen Werkskopierer für Präferenzdaten bei getrennten Produktions- und Vertriebswerken Sonderkalkulationen für konfigurierbares Material (KMAT), Baugruppen und bei Verwendung von Komponenten aus verschiedenen Werken (werksübergreifend) Automatische Präferenzprüfung im Kundenauftrag und in der Faktura durch Abgleich des Nettowertes mit dem präferenziellen Schwellenwert Verwendung des schlechtesten / höchsten präferenziellen Schwellenwertes innerhalb des Betrachtungszeitraums

8 Die Vorteile der PCALC4ERP-Lösung Schlanke und effiziente Lösung für die Präferenzabwicklung Einsetzbar ab SAP-Release ECC6.0 Im Normalfall ohne zusätzliche Hardware auf der bestehenden Infrastruktur zu installieren Integrierte Lösung, keine Schnittstellen erforderlich gewohnte Arbeitsumgebung (SAPGUI) Möglichkeit, im gleichen SAP-System alle Schritte im Präferenzprozess auszuführen Datenverarbeitung durch integrierte Lösung direkt im SAP ERP-System Wiederverwendung bereits vorhandener Stamm- und Bewegungsdaten, wie Lieferanten, Einkaufsinfosätze, Materialien, Stücklisten, Kunden, Einkaufsbelege, Vertriebsbelege, wodurch keine doppelte Datenhaltung entsteht Objektschutz beim Einspielen von Support Packages und Release Upgrades durch eigenen externen Entwickler-Namensraum Systembetreuung und First Level Support nach kurzer Einführung durch bestehende Mitarbeiter sichergestellt Moderate Gesamtkosten für Anschaffung, Implementierung, Betrieb und allfällige Anpassungen im Vergleich zu anderen SAP-basierenden Lösungen Zusätzliche Beratungsdienstleistungen nach Wahl Durchführung von Seminaren mit Fokus auf die Zollabwicklung mit Perspektive Schweiz Durchführung von individuellen Workshops (Bestandesaufnahme, Konzeption, Planung, Umsetzung, Prozessdefinitionen) Unterstützung bei der Problemidentifikation/ -lösung Begleitung bei Abklärungen mit der Eidg. Zollverwaltung und bei der Beantragung des Status Ermächtigter Ausführer Mit FineSolutions sind Sie gut beraten. In jeder Hinsicht. FineSolutions offeriert Ihnen alles was Sie brauchen aus einer Hand, von der technischen Implementierung der passenden Software bis zu den massgeschneiderten Beratungsdienstleistungen, die Sie sich wünschen. Unsere langjährige Expertise in der Softwareentwicklung und Implementierung sowie der zollfachlichen Schulung, aber auch die fundierten Kenntnisse im Bereich der klassischen Managementberatung, sind auf dem Schweizer Markt wohl einzigartig. Damit ist FineSolutions Ihr idealer Partner, von der Managementebene bis zum kleinsten operativen Detail. Wir lassen Ihre Anforderungen nicht nur auf dem Papier gut aussehen, sondern helfen Ihnen dabei, sie für das alltägliche Geschäft umzusetzen. Indem wir Sie genau da unterstützen, wo Sie es wünschen und wo es entscheidend ist. Sie profitieren von unserem starken Netzwerk mit der Eidg. Zollverwaltung, verschiedenen Handelskammern, Spediteuren, Zollagenturen und Steuerexperten. Nicht nur in der Schweiz, sondern auch für Ihre Herausforderungen im Waren- und Dienstleistungsaustausch innerhalb der EU. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Sind Fragen aufgetaucht? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir nehmen uns gerne Zeit für Sie. FineSolutions AG Culmannstrasse 37 CH-8006 Zürich Telefon Telefax SAP ERP ist eine Marke oder eingetragene Marke der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern.