BRL FileBox Anleitung online

Transkript

1 IT Helpline BRL FileBox Anleitung online Einleitung In zunehmendem Maße besteht der Bedarf, größere Dateien über das Internet auszutauschen. Da die Mailsysteme in der Regel eine Größenbeschränkung von Dateianhängen vorsehen, haben wir hierzu einen eigenen Server installiert: Die BRL FileBox. So können große Dateien mit einem entsprechenden Link von einer Person auf den Server hochgeladen werden. Eine andere Person kann anschließend die Dateien mit dem dazugehörigen Link wieder herunterladen (Drop off und Pick up). Die Adresse der BRL-Filebox lautet BRL Mitarbeiter können Dateien hochladen (Drop off), anfordern / einladen (Request) und herunterladen (pick up). Externe (etwa Mandaten) können ebenfalls Daten hochladen und herunterladen, aber keine Aufforderung/Einladung verschicken (Mehr Infos siehe Tabelle). BRL Angehörige Dritte, Mandaten Daten hochladen Drop off Authentifizierung Gewohnte Anmeldung nach BRL-Schema Bestätigungs- Teilen mit BRL JA JA Teilen mit Dritten JA NEIN Daten anfordern / Einladung zum Hochladen verschicken JA NEIN Dateien herunterladen Pick up Authentifizierung Claim ID & Passcode Claim ID & Passcode Zurzeit können über die BRL FileBox Dateien bis zu 2 GB Größe verarbeitet werden. Da der Server im Internet öffentlich verfügbar ist, können u.u. nicht autorisierte Personen auf die Daten zugreifen. Zur Sicherheit sollten (sensible) Dateien gezippt, verschlüsselt und unbedingt mit einem sicheren Passwort versehen werden! Alle Dateien werden 14 Tage nach dem Hochladen automatisch gelöscht. Gliederung der Anleitung: 1 Hochladen einer Datei von BRL für Dritte (Drop Off). 2 Hochladen einer Datei von Externen für BRL (Drop Off). 3 Externe zum Hochladen von Dateien einladen (Request). 4 Herunterladen von Dateien als BRL-Nutzer (Pick up). 5 Herunterladen von Dateien als Externer (Pick up).

2 1 Hochladen einer Datei von BRL für Dritte (Drop Off) Die FileBox ist über einen Internet-Browser (Internet Explorer, Google Chrome, etc.) unter zu erreichen. Auf der BRL-Homepage führt ein Link im Reiter Mandanten ebenfalls zur FileBox. 1 Über den Button Login 1 oder den Reiter Login 2 erfolgt der Zugang über das gewohnte BRL- Anmeldeschema. 2 Nach erfolgreicher Anmeldung wählt man den Button Drop-off 3, und auf der folgenden Seite Next um eine Datei hochzuladen 4. Optional kann der Organisationsname geändert werden. 4 3 Seite 2

3 5 6 Im folgenden Fenster 5 werden die Empfänger sowie zusätzliche Informationen eingetragen und die hochzuladenden Dateien ausgewählt. Zur Eingabe der Empfänger klickt man auf das grüne +-Symbol. Im sich öffnenden Popup-Fenster 6 werden Name und Mail-Adresse eingegeben. Durch Klick auf die Add Recipients-Schaltfläche wird der Empfänger in das Formular übernommen und es kann ggf. ein weiterer Empfänger eingetragen werden. Alternativ wird das Popup-Fenster geschlossen. Sofern man eine ganze Liste an Empfängern hat, bietet die Schaltfläche Add Many die Möglichkeit, eine ganze Liste von Mailadressen komfortabel untereinander einzutragen. In dem Textfeld unterhalb der eingetragenen Empfänger kann eine Notiz hinterlassen werden, damit die Empfänger die abgelegten Daten zuordnen können. Anschließend können Dateien über die Durchsuchen Schaltfläche hinzugefügt werden. Sensible Dateien sollten nur verschlüsselt hochgeladen werden! Mit einem Klick auf Drop off Files werden die ausgewählten Dateien hochgeladen und der Empfänger erhält die mit dem Link zu den Dateien. Im Browser erscheint nun eine Übersicht der hochgeladeten Dateien 7. Unten werden die Claim ID und das Passwort angezeigt, die notwendig sind, um die Daten herunterladen zu können. Der bzw. die Empfänger enthalten diese Informationen (im Klartext, d.h. nicht verschlüsselt!) per . Damit ist der Versendevorgang abgeschlossen. Seite 3

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5 2 Hochladen einer Datei durch Mandanten für BRL (Drop Off) Mandanten können sich in der BRL File-Box nicht mit Benutzername und Passwort anmelden. Deshalb unterscheidet sich das Verfahren beim Hochladen etwas im Vergleich zu Mitarbeitern von BRL (Abschnitt 1). Auf der Startseite der File-Box wählen Gäste bzw. Mandanten zum Hochladen von Dateien die Schaltfläche Drop-off. 8 Haben Sie bereits eine Einladung zum Hochladen bekommen (Anleitung hierzu in Abschnitt 3), geben Sie im nächsten Schritt den Request Code ein (9). Anschließend können die Dateien ausgewählt werden, die hochgeladen werden sollen. Wenn keine Einladung verschickt wurde müssen die Externen die Angaben zum Namen, zur Organisation und zur adresse des Empfängers eintragen: 9 Ein sogenannter Captcha verhindert, dass die File-Box durch automatische Zugriffe missbraucht wird. Die Eingabe ist zwingend. Mit der Schaltfläche Send confirmation wird eine Bestätigungs- an den Empfänger geschickt. Damit wird seine Authentizität bestätigt, sodass nicht andere Personen in seinem Namen Daten hochladen. In der Bestätigungs- befindet sich ein Link, der Mandanten zu einer Seite führt, wo die Dateien hochgeladen und Adressaten ausgewählt werden können. Das Verfahren ist ab hier das gleiche wie im ersten Teil, siehe Abbildung 5,6,7. Hinweis: Mandanten können Daten nur an Personen mit BRL- adresse versenden! Auch hier sollten sensible Daten unbedingt vor dem Hochladen verschlüsselt werden. Seite 5

6 3 Mandanten zum Hochladen von Dateien einladen (Request) Für Mandanten ist der einfachste Weg zum Hochladen von Dateien der, dass sie von einem BRL- Angehörigen hierzu eingeladen werden. Hierzu meldet man sich mit den BRL-Zugangsdaten auf an und wählt die Schaltfläche Request a Drop-off Auf der folgenden Seite 11 werden Name und -Adresse des Empfängers eingegeben. Optional können im Subject ein -Betreff und weitere Einzelheiten im Feld Note ergänzt werden. Mit der Schaltfläche Send the Request wird eine Mail an den Empfänger versendet. Der Empfänger erhält in der Mail einen Link zu unserer Filebox und kann dem Link folgend, direkt die Dateien im vorbereiteten Webformular hochladen. Abschließend wird durch Betätigen der Schaltfläche Drop off files eine Mail an den BRL-Empfänger gesendet. Wie bereits erwähnt, ist es bei mehreren Dateien sinnvoll diese vorher zu zippen. Auch sollten brisante Informationen als verschlüsselte Zip-Datei hochgeladen werden. Nach Erhalt der können die zur Verfügung gestellten Dateien über die Webseite heruntergeladen und gespeichert werden. Seite 6

7 4 Herunterladen von Daten als BRL Nutzer Auf der Startseite der File-Box wird zum Herunterladen von Dateien die Schaltfläche Pick up geklickt: 12 Auf der nächsten Seite müssen dann die richtigen Daten eingegeben werden, um die Dateien speichern zu können. Die Claim ID und das Claim Passwort kennt der Absender / Mandant, der die Daten hochgeladen hat. Sie stehen auch in der , die an alle Adressaten verschickt wurde als die Dateien hochgeladen wurden. 13 Hinweis: Die Dateien sind maximal 14 Tage verfügbar! 5 Herunterladen von Daten als Mandant Auf der Startseite der File-Box wird zum Herunterladen von Dateien die Schaltfläche Pick up geklickt: 14 Auf der nächsten Seite müssen dann die richtigen Daten eingegeben werden, um die Dateien speichern zu können. Die Claim ID und das Claim Passwort kennt der Absender, der die Daten hochgeladen hat. Sie stehen auch in der , die an alle Adressaten verschickt wurde als die Dateien hochgeladen wurden. 15 Hinweis: Die Dateien sind maximal 14 Tage verfügbar! Seite 7