Was ist ein ERP-System?

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1 Knowhow ERP-Systeme Was ist ein ERP-System? Was bedeutet ERP-System? Was kann ein ERP-System? Wie ist ein ERP-System aufgebaut? Wann ist der Einsatz eines ERP-Systems sinnvoll? 28. Juli 2015 Version 1.0 Eschenstrasse St. Gallen Tel

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Was bedeutet ERP-System? Was kann ein ERP-System? Wie ist ein ERP-System aufgebaut? Wann ist der Einsatz eines ERP-Systems sinnvoll? Standard-ERP versus Eigenentwicklung Die Evaluation eines ERP-Systems... 7 Aktuelle Informationen zum Thema ERP-System finden Sie in auf unserem Blog. 2

3 1 Einführung ERP-System bedeutet ausgeschrieben Enterprise Resource Planning-System. Und ERP-Systeme werden eingesetzt mit dem Ziel, die Ressourcen eines Unternehmens möglichst effizient im Sinne des Unternehmenszwecks zu verwalten, d. h. zu planen, zu steuern und bereitzustellen. Das kann man auf fast jeder Homepage und in jedem Buch zu dem Thema ERP lesen. Aber ist das wirklich alles? 2 Was bedeutet ERP-System? Was kann ein ERP-System? Ein ERP-System verwaltet zunächst einmal die für die Wertschöpfung eines Unternehmens wichtigen Daten. Dazu gehören Daten von Kunden und Lieferanten, Mitarbeitenden, Artikeln, Stücklisten, Angeboten und Aufträgen, Lagern u.v.m. Die Daten alleine sind jedoch weitgehend wertlos. Daher stellt ein ERP-System für verschiedenste Geschäftsfälle einer Organisation Funktionen zur Verfügung. Über die Funktionen können die Anwenderinnen und Anwender eines ERP-Systems Geschäftsfälle realisieren. Im Unterschied zu spezialisierten Lösungen für einzelne Bereiche, arbeitet das ERP-System übergreifend. So kann ein Auftrag im Verkauf erfasst und kalkuliert werden, während die Beschaffung das Material dafür bestellt. Die Produktion ruft die erfassten Daten ab und setzt den Auftrag um usw. Alle Bereiche greifen auf die gleichen Daten zurück. Neben den Prozessen, die unmittelbar mit der Wertschöpfung zu tun haben, unterstützt das ERP-System auch die Supportprozesse. Welche Prozesse in welchem Umfang durch ein ERP-System unterstützt werden hängt von dessen fachlicher Ausrichtung ab. Die Vielfalt der Funktionen ist heute gross. Von der Maschinenanbindung über die Messmittelverwaltung bis hin zu Assistenten, die Marketingkampagnen erstellen und verwalten ist sehr viel möglich. Ein Beispiel für die unterstützen Prozesse finden Sie unten im Dokument. Durch die Integration können ERP-Systeme wesentlich dazu beitragen, die Effizienz in der Arbeit zu verbessern. Dazu gehören auch Funktionsbereiche wie das Verwalten von Aktivitäten, Aufgabenlisten und Dokumenten. Das Dokumenten Management zählt zu einem der wichtigsten Bereiche wenn es um effiziente Prozesse geht. Zentral sind ERP-Systeme auch für die Bereitstellung von Informationen und Kennzahlen. Im ERP-System werden die Material- und Werteflüsse abgebildet, die Bewertung der Bestände durchgeführt, die Handels- und 3

4 Steuerbilanz bereitgestellt usw. Anwenderinnen und Anwender beziehen Kennzahlen aus dem ERP-System um das Tagesgeschäft abwickeln zu können oder Prozesse zu verbessern. Des Weiteren werden Kennzahlen zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben benötigt. Und Schliesslich kann ein ERP-System mit verschiedenen anderen Systemen kommunizieren. Das können Systeme im eigenen Haus, bei Kunden oder Lieferanten sein. 3 Wie ist ein ERP-System aufgebaut? Hierzu gibt es verschiedene Betrachtungsweisen. Von der einen Seite betrachtet, zeigen Sie grob drei Schichten eines ERP-Systems: Benutzerschnittstelle Businesslogik Datenbank Die Datenbank speichert die Daten strukturiert (relational oder objektorientiert) und stellt sie möglichst effizient zur Verfügung. In der Schicht der Businesslogik finden Berechnungen und Verknüpfungen statt. Hier liegt das wesentliche Knowhow eines ERP-Systems. Die Benutzerschnittstelle (auch User-Interface) präsentiert die Daten nach aussen, sei es als Maske oder Bericht. Von oben betrachtet, zeigt das ERP-System verschiedene Module. Art, Umfang und Benennung der Module wichen von Anbieter zu Anbieter ab. Häufig können verschiedenen Module separat lizenziert werden. MIS Personal Finanzen Service Marketing PPS Routenplanung Projekt Management Beschaffung Logistik Verkauf Fertigung Webshop Innendienst Lager Qualität Es kommt auch vor, dass ERP-Hersteller Module von spezialisierten Anbietern integrieren (z. B. Planungsleitstände, Dokumenten Management, Routenplanungen, Tools für Mailing, Zeitmanagement oder Webshops). 4

5 Betrachtet man ein ERP-System mehr aus der Sicht der Entwickler sind verschiedene Ebenen sichtbar: Die Basissoftware stellt Grundfunktionen wie den Datenbankzugriff oder das Buchen zur Verfügung. Bei einigen ERP-Systemen ist die Basissoftware allein kaum sinnvoll einzusetzen. Der ERP-Anbieter bietet Pakete an, die den Funktionsumfang der Basis erweitern. Das können Paket für bestimmten Branchen oder Industrien oder auch für Funktionen sein, die in bestimmten Regionen benötigt werden (Lokalisierungen: Sprach, gesetzliche Vorgaben). In vielen Fällen haben Implementationspartner die Möglichkeit, weitere Spezifizierungen zu Entwickeln. Das können Zusatzmodule, Erweiterungen bestehender Module oder Add-Ons sein. Diese wird von manchen Anbietern auch als Schichtmodell dargestellt. 4 Wann ist der Einsatz eines ERP-Systems sinnvoll? Ein ERP-System kann die Grundlage für die Reduktion von Kosten, die verbesserte Effizienz der Prozesse, die Standardisierung von Prozessen oder für Innovationen schaffen. Die meisten Kunden konzentrieren sich auf die ersten beiden Ziele. Kann der Einsatz eines ERP-Systems ein Wettbewerbsvorteil sein? Wohl eher nicht. Praktisch jede grössere Firma setzt heute ein oder mehrere ERP-Systeme ein. Ohne ERP-System ist es kaum mehr möglich, ein Unternehmen ab einer gewissen Grösse effizient zu führen. Art und Ausprägung der eingesetzten ERP-Systeme können sich jedoch stark unterscheiden (siehe oben). Der Einsatz eines ERP-Systems kann als Hygienefaktor angesehen werden: mit ERP-System ist man nicht besser als die Mittbewerber, ohne jedoch meist schlechter. Ein Wettbewerbsvorteil kann jedoch durch den besonders effizienten Einsatz eines ERP-System erreicht werden. Eine hohe Integration der ERP-Systeme in die Prozesse der Unternehmen, eine hohe Digitalisierung sowie eine laufende Anpassung der ERP-Lösung gelten heute als Erfolgsfaktoren. Wie dies im Einzelfall aussehen kann und soll, muss aufgrund der konkreten Anforderungen erarbeitet werden. Etwas anders sieht es bei kleinen Firmen aus. Die Kosten für die Einführung und den Betrieb eines ERP-Systems stehen hier häufig in einem schlechteren Verhältnis zum Nutzen als bei grossen Unternehmen. Dabei ist nicht unbedingt die Anzahl der Mitarbeitenden entscheidend. Dies lässt sich leicht am Beispiel der automatischen Rechnungsprüfung zeigen: Rechnungen können gescannt und an das ERP-System übergeben werden. Das ERP- System vergleicht Rechnungsbetrag und -menge mit der zugehörigen Bestellung. Stimmt beides überein, wird die Rechnung automatisch verbsucht. Dadurch reduziert sich der Prüfungsaufwand in der Rechnungskontrolle. Angenommen die Lösung kostet CHF in der Anschaffung und CHF 4500 p. a. im Betrieb. Bei einer Firma mit fünf Mitarbeitenden und 300 Rechnungen im Jahr ist die Einsparung gegenüber den Kosten für das Rechnungsprüfungsmodul zu gering. Handelt es sich dagegen um einen Versandhandel mit über Rechnungen im Jahr, kann die Investition auch für eine kleine Firma durchaus sinnvoll sein. 5

6 Kann der Einsatz eines ERP-Systems ein Nachteil sein? Ganz klar: ja. Nämlich dann wenn: Das ERP-System nicht richtig auf die Prozesse und Anforderungen der Organisation abgestimmt sind Die Kosten für den Einsatz des ERP-Systems im Verhältnis zum Nutzen und im Vergleich zu Mitbewerbern zu hoch sind Die ERP-Lösung der Entwicklung eines Unternehmens im Weg steht (z. B. durch mangelnde Integrationsfähigkeit, schleppende Weiterentwicklung) ERP-Systeme werden übrigens nicht nur in Unternehmen sondern auch in NGOs, der öffentlichen Verwaltung, Spitälern, Treunhändern und Rechtsanwälten oder auch Vereinen und Verbänden eingesetzt. Auch hier gibt es je nach Anwendungsfall spezifische Ausprägungen von ERP-Systemen, die den jeweils vorhandenen Anforderungen Rechnung tragen. 5 Standard-ERP versus Eigenentwicklung Tatsache ist, dass mit den am Markt verfügbaren ERP-Systemen ein sehr grosser Teil der Anforderungen von Unternehmen abgedeckt werden kann. Für verschiedene Branchen wie die Pharma, Chemie, Lebensmittel, Druckindustrie, Metallverarbeitung, Kunststoffherstellung und verarbeitung oder den Versandhandel gibt es sehr spezifische Branchenlösungen. Ein Teil der ERP-Systemanbieter hat sich sogar auf eine Teilbranche spezialisiert (z. B. Getränkehandel innerhalb der Lebensmittelindustrie, Medizinaltechnik innerhalb des Maschinenund Apparatebaus). Hinzukommt, dass ERP-Systeme sehr stark an verschiedene Anforderungen angepasst werden können. Neben der eigentlichen Parametrierung sind verschiedene Technologien wie Module, Branchenpakete, Add-Ons und Plugins zu nennen. Es spricht also viel dafür, dass die Anforderungen eines Unternehmens durch am Markt verfügbare ERP- Lösungen abgedeckt werden können. Und trotzdem sind Eigenentwicklungen manchmal sinnvoll. Selten wird dies eine vollständige Entwicklung von Grund auf sein. Meist wird man auf bestehenden Komponenten aufbauen. Dies kann ein EPR-System sein, dass z. B. den Finanzteil bereitstellt. Je nach Anforderungen kommen weitere Komponenten wie ecommerce-module, Web-Shops, Planungs- oder auch CRM-Systeme als Basis in Frage. Häufig werden Entwicklungen auch in bereits eingeführten ERP-Systemen vorgenommen. Der Kunde entscheidet aufgrund einer Aufwandschätzung des ERP-Anbieters oder des Herstellers eines angebundenen Systems, ob sich die Entwicklung lohnt. Auch Kunden können mit eigenen Entwicklern auf bestehenden ERP- Installationen Entwicklungen vornehmen. Moderne ERP-Systeme bieten dazu entsprechende Technologien an. Ein Herausforderung in diesem Zusammenhang bleiben Releasewechsel in der ERP-Lösung. Zu beachten ist bei Eigenentwicklungen generell, dass der Hauptaufwand in der Regel durch die Spezifikation, die Dokumentation, das Testen sowie das Schulen entsteht. Hierbei ist der Kunden häufig stark involviert. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag zu 7 Thesen zu ERP-Systemen und warum Sie sie in Frage stellen sollten. 6

7 6 Die Evaluation eines ERP-Systems ERP-Systeme gibt es viele. Darin das richtige auszuwählen ist eine Herausforderung. Bevor man jedoch mit der eigentlichen Evaluation beginnt, sollten einige Voraussetzungen erfüllt sein. Drei liegen uns besonders am Herzen: 1. Ein ERP-System zu evaluieren heisst, von der Zukunft her zu führen. Es muss klar sein, wo die Reise hingehen soll. Was in der Vergangenheit gut war und was verbessert werden muss ist auch wichtig. Aber in der Zukunft werden wahrscheinlich neue Dinge wichtig werden und diese gilt es in der ERP- Evaluation zu berücksichtigen. Dabei genügt es nicht, das Strategiepapier von vor zwei Jahren nochmal durchzulesen. 2. Bei der ERP-Einführung wird das bestehende System durch ein neues ersetzt. Mehr nicht. Wenn auch die Prozesse optimiert, die Organisation verschlankt oder die Daten harmonisiert werden sollen, beginnen Sie vor der Evaluation damit, diese Arbeiten vorzubereiten. Mit der ERP-Einführung können Sie Probleme lösen aber die Einführung löst Ihnen keine Probleme von selbst. 3. Ein ERP-Projekt ist ein anspruchsvolles und weitreichendes Vorhaben. Die Organisation muss für die Evaluation und Einführung einer ERP-Lösung bereit sein. Sie sollte gewillt sein, den Mehraufwand, den ein ERP-Projekt bedeutet zu erbringen. Es muss sichergestellt sein, dass die benötigten Kapazitäten (zeitlich, fachlich) bereitgestellt werden. Eventuell laufen andere Projekte parallel zum ERP-Projekt. Das Gesamtpaket muss für die Organisation verdaubar sein. Wir vergleichen die Einführung eines neuen ERP-Systems mit einer Herztransplantation. Das Projekt muss umgesetzt werden, ohne dass die Gesundheit des Unternehmens ernsthaft beeinträchtigt wird. Nach dem Eingriff und einer Einarbeitungsphase sollte es dem Unternehmen mit dem neuen ERP-System besser gehen als zuvor. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag Stabile Umgebung für erfolgreiche ERP-Projekte. Für die Evaluation selber ist es wichtig, die Prozesse und Anforderungen der eignen Organisation genau zu kennen, zu verstehen und verständlich und prüfbar zu dokumentieren. Die Dokumentation ist wichtig für die Bewertung und Auswahl eines ERP-System, für die Vertragsgestaltung mit dem zukünftigen ERP-Partner aber auch für die Abnahme des installierten Systems. Ohne dokumentierte Anforderungen lässt sich nicht prüfen, ob das definierte Ziel erreicht worden ist. 7