Organisatorische Strukturen und Stammdaten in ERP-Systemen

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1 Attributame Beschreibug Name des Lerobjekts Autor/e Zielgruppe Vorwisse Lerziel Beschreibug Dauer der Bearbeitug Keywords Orgaisatorische Strukture ud Stammdate i ERP-Systeme FH Vorarlberg: Gasser Wirtschaftsiformatik Begier Nach Abschluss des Lerobjekts köe Sie die verschiedee Orgaisatioseiheite i ERP-Systeme ee. Sie köe erkläre, welche Iformatioe i de Material- bzw. Lieferatestammdate gespeichert sid ud ihre Bedeutug für ei Uterehme schilder. Das Lerobjekt gibt eie Überblick über die uterschiedliche Orgaisatiosebee i ERP-Systeme sowie über die Material- ud Lieferatestammdate. Weiters werde verschiedee Sichte i SAP R/3 erläutert. 20 mi Madat, Buchugskreis, Eikaufsorgaisatio, Werk, Lagerort, Materialstammdate, Lieferatestammdate Erstellugsdatum März 2004 Beötigte Plugis SAP itutor - Player Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 1

2 LO 003: Orgaisatorische Strukture ud Stammdate i ERP-Systeme 1 Orgaisatiosebee Orgaisatioe ud dere Ebee sid icht ur i eiem Uterehme vo großer Bedeutug. Städig trifft ma auf Strukture, die diese gaz bestimmte Aufbau besitze ud de Orgaisatiosstrukture, wie sie i eiem Betrieb vorherrsche, ählich sid. Gaz obe i der Hierarchie steht die wichtigste oder mächtigste Orgaisatioseiheit. Daach kommt die zweitwichtigste Eiheit usw. Ei derartiger Aufbau ermöglicht im optimale Fall reibugslose Abläufe ud gibt eie Orietierug vor, was wiederum auch zur Übersichtlichkeit beiträgt. Dadurch wird ei Uterehme leistugsfähiger ud ka sich im Wettbewerb besser behaupte. Somit wird die Chace Erfolg auf dem Markt zu habe weitaus erhöht. Diese ud ähliche Grüde ware es, die dazu führte, dass es wichtig wurde i ERP- Systeme Orgaisatiosstrukture darstelle zu köe. Dadurch ka das gesamte Uterehme als Hierarchie abgebildet werde ud die bereits gewohte Struktur eies Betriebes wird auf das ERP-System übertrage. Folgede Orgaisatioseiheite sid bedeuted i der Darstellug der Orgaisatiosstrukture: [1] Madat Der Madat steht i der Hierarchie gaz obe, d.h. alle Iformatioe wie z.b. die Stammdate, die hier abgelegt werde, köe überall beutzt werde. Er ka mit eiem Kozer vergliche werde, da es eigestädige Eiheite sid, die sich für ei gemeisames Ziel zusammeschließe. Buchugskreis Jeder Buchugskreis stellt eie selbstädig bilazierede Eiheit dar. Auf der Ebee des Buchugskreises wird die vom Gesetzgeber geforderte Bilaz ud GuV erstellt. Für jede Madate köe mehrere Buchugskreise eigerichtet werde, um die Buchhaltug mehrerer selbstädiger Uterehme gleichzeitig führe zu köe. Eikaufsorgaisatio Die Tätigkeit der Eikaufsorgaisatio erstreckt sich vo Material- ud Diestleistugsbeschaffug hi zu Verhadluge bezüglich Eikaufkoditioe mit Lieferate. Dabei ka die Eikaufsorgaisatio für mehrere Werke zustädig sei, aber ei Werk ka auch mehrere Eikaufsorgaisatioe als Versorger habe. Werk Das Werk ist ei wichtiger Bestadteil der Materialwirtschaft. I der Regel ist der Begriff Werk mit eier Betriebsstätte oder eier Niederlassug gleichzusetze. Die Nummerierug der Werke erfolgt eideutig ud fortlaufed. Lagerort Dies sid alle Lagerorte ierhalb eies Werkes. Aufgegliedert ach Lagerort ka der Materialbestad geführt werde. Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 2

3 Die folgede Abbildug zeigt diese Orgaisatiosstrukture: Madateebee Buchugskreisebee Eikaufsorgaisatio Werksebee Lagerortebee Abb. 1: Orgaisatiosstrukture i R/3-MM [2] Beispiel 1: Orgaisatiosstruktur der Logistik i SAP R/3 Dieses Beispiel zeigt die Orgaisatiosstruktur der Logistik i SAP R/3 mit de jeweilige Relatioe zueiader. Dabei ist farblich gekezeichet welcher Teil der Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 3

4 Orgaisatio für die Materialwirtschaft ud welche für de Verkauf zustädig ist. Madat 1 Buchugskreis 1 1 m Eikaufsorgaisatio Verkaufsorgaisatio 1 Werk 1 m 1 Lagerort m Eikäufergruppe Vertriebsweg Versadstelle 1 1 Sparte Ladestelle Verkauf Materialwirtschaft Abb. 2: Orgaisatiosstrukture der Logistik i SAP R/3 [3] Erläuterug zu de Relatioe zwische de eizele Objekte: 1:1 Beziehug: Jedes Objekt wird geau eiem adere Objekt zugeordet. z.b.: Ei Baupla defiiert ei Produkt. Ei Produkt wird durch eie Baupla defiiert. 1: Beziehug: Das Objekt mit der 1 steht mit mehrere adere Objekte i Beziehug. z.b.: Ei Madat umfasst mehrere Buchugskreise. Eie Vielzahl vo Buchugskreise ist aber ur eiem Madate zugeordet. :1 Beziehug: Hier gilt dasselbe wie bei der 1: Beziehug, jedoch i aderer Reihefolge. :m Beziehug: Mehrere Objekte der eie Art stehe mit mehrere der adere i Beziehug. z.b.: Eiige Buchugskreise werde vo mehrere Eikaufsorgaisatioe uterstützt. Diese Azahl a Eikaufsorgaisatioe beschafft Material für die Buchugskreise. Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 4

5 Beispiel 2: Orgaisatiosmodell i Bezug auf debite Dieses Beispiel zeigt ahad vo debite die Zusammehäge zwische Madat, Buchugskreis, Werk ud Lagerort. I der utere Zeile steht jeweils das zum Teil der Orgaisatiosstruktur passede Beispiel aus debite. Madat debite Buchugskreis 1000 debite Österreich Werk 1100 Produktio Tischplatte Werk 1200 Sägewerk Lagerort 1110 Materiallager Lagerort 1120 Fertigteillager Abb. 3: Orgaisatio vo debite [1] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 150f Die achfolgede Ausführuge über die orgaisatorische Strukture ud Stammdate i ERP-Systeme wurde a Alehug a das Buch SAP R/3 - Materialwirtschaft vo Stefa Laroque ud Jes Philippi (S ) formuliert. [2] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 151 [3] Eigee Darstellug i Alehug a SAP R/3 Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 5

6 2 Stammdate i der Materialwirtschaft Stammdate sid i der betriebliche Dateverarbeitug wichtige Gruddate eies Betriebes, die über eie gewisse Zeitraum icht verädert werde ud ur eimal im System gespeichert sid. Diese fide da i alle Module Verwedug. Die Aktualisierug erfolgt icht permaet soder periodisch. Dies bedeutet, dass die Aktualisierug i bestimmte Zeitabstäde vorgeomme wird. Die Stammdate werde i SAP R/3 als Stammsätze hiterlegt. Werde Geschäftsprozesse bearbeitet, köe dafür die otwedige Stammsätze aufgerufe werde. Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 6

7 3 Materialstammdate Wolle MitarbeiterIe beispielsweise Preise mit eiem Lieferate aushadel, beötige sie dazu verschiedee Iformatioe über das Material. Um diese Date zu erhalte, greife sie auf de Materialstamm zu. De i eiem Materialstamm werde die Date, die beötigt werde um das Material zu verwalte, abgelegt. Eie Großteil dieser Date ka der Beutzer bearbeite, der Rest wird durch eie Fortschreibug des Systems gepflegt. z.b.: Bestads- ud Verwaltugsdate. Verschiedeste Abteiluge köe über die Materialie Iformatioe hiterlege. Aus diesem Grud erfolgt die Aufteilug des Materialstammsatzes i Fachbereiche wie z.b. Dispositio oder Eikauf. Daher hat der Materialstamm im R/3 System eie itegrierede Fuktio. Der Materialstammsatz besitzt folgede Sichte: Gruddate Eikauf S t Dispositio Vertrieb A B Bestäde im Werk /Lagerort Buchhaltug Material stamm - satz Arbeits - vorbereitug Qualitäts - sicherug Lagerug Progose Lagerverwaltug Klassifizierug Abb. 4: Sichte des Materialstammsatzes [4] Bei SAP R/3 ist es bei der Materialwirtschaft wichtig zwische Lagermaterial (mege- ud wertmäßige oder ur megemäßige Bestadsführug) ud Verbrauchmaterial (keie Führug des Bestades) zu uterscheide. Jedes Material, das im Materialstamm agelegt wird, erhält eie Materialummer. Zudem werde Materialie mit deselbe Eigeschafte gruppemäßig erfasst ud eier Materialart utergeordet. Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 7

8 Beispiel 3: Die achfolgede Abbildug stellt die Prozesskette Materialstamm alege dar. Hier ist es möglich achzuvollziehe welche Kompoete zu Begi festzulege sid um eie Materialstamm zu sicher ud azulege. Zudem wird aufgezeigt welche Sichte zusätzlich gepflegt werde müsse um dies zu erreiche. Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 8

9 Materialstamm ist azulege Materialart ud Brache festlege Materialart ud Brache sid festgelegt Materialummer festlege Materialummer ist iter od. exter vergebe Kostruktiossicht pflege Eikaufssicht pflege Lagerugssicht pflege Dispositossicht pflege Buchhaltugssicht pflege Kostruktiossicht ist gepflegt Eikaufssicht ist gepflegt Lagerugssicht ist gepflegt Dispositiossicht ist gepflegt Buchhaltugssicht ist gepflegt Materialstammsatz sicher Material ist agelegt Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 9

10 Abb. 5: Prozesskette Materialstamm alege [5] [4] Vgl. SAP Help Portal 2004 [5] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 169 Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 10

11 4 Lieferatestammdate Damit die MitarbeiterIe die Preisverhadluge weiter führe köe brauche sie icht ur die Iformatioe aus dem Materialstamm. Beötigt werde auch Date über die Lieferate. Ud geau diese sid im Lieferatestamm abgelegt, de hier befide sich die gesammelte Date über die Kreditore. Der Stammsatz wird i folgede Bereiche gegliedert: Bereich für Eikaufsorgaisatio (Eikauf) Bereich für Buchugskreis (Buchhaltug) Allgemeier Bereich (Eikauf/Buchhaltug) I der achfolgede Abbildug köe geauere Iformatioe zu de jeweilige Bereiche etomme werde: Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 11

12 Nutzer Bereich: Eikauf Iformatioe: Verwedug: -Koditioe -Asprechparter -Midestbestellwert -Parterrolle -Afrageschreibug -Agebotsbearbeitug -Bestellabwicklug Nutzer Bereich: Buchhaltug Iformatioe: Verwedug: -Bakverbiduge -Zahlugssteuerug -Kotoführug -Rechugsprüfug -Rechugserfassug -Zahlugsabwicklug Nutzer Eikauf / Buchhaltug Allgemeie Iformatioe: -Aschrifte -Kommuikatio -Steuerdate Abb. 6: Verwedug der Lieferatestammdate [6] Weiters wird jedem Lieferatestammsatz eie eideutige Nummer zugeteilt. Dies ist otwedig, damit der Stammsatz i der Buchhaltug oder dem Eikauf eigesehe werde ka. Durch Uterstützug des Systems wird eie doppelte Vergabe vo Nummer vermiede. Beispiel 4: Die achfolgede Abbildug stellt die Prozesskette Lieferat alege dar. Hier ist es möglich achzuvollziehe welche Zuorduge ud Festleguge zu erfolge habe um die Lieferatedate zu erfasse ud so de Lieferate azulege. Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 12

13 Lieferat ist azulege Kotegruppe zuorde Kotegruppe ist zugeordet Lieferateummer festlege Eikaufsorgaisatio festlege Buchugskreis festlege Nummer wurde iter od. exter vergebe Eikaufsorgaisatio ist festgelegt Buchugskreis ist festgelegt Lieferatedate erfasse Lieferat ist agelegt Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 13

14 Abb. 7: Prozesskette Lieferat alege [7] [6] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 184 [7] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 189 Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 14

15 5 Sichteauswahl Da die uterschiedlichste Abteiluge auf de Materialstamm zugreife, hat auch jede Abteilug eie agepasste Sicht. Je ach Beutzer ka bestimmt werde welche Sichte agezeigt werde oder vo ihm/ihr geädert werde köe. Welche Sichte zu pflege sid oder agezeigt werde, hägt vo der Materialart ab, die vorher ausgewählt wurde. [8] I dieser Abbildug sid alle Sichte, die als Datemaske aufgerufe werde köe, agezeigt. Nachfolged werde die Gruddatesicht, die Eikaufssicht, die Dispositiossicht ud die Lagerugssicht stellvertreted für alle adere kurz erläutert um eie Eiblick i dere Ihalte zu bekomme. Übersicht: Materialstamm alege Materialstamm Materialstamm alege alege Materialart ud Materialart ud Brache festlege Brache festlege Materialummer Materialummer iter oder iter oder exter vergebe exter vergebe z.b.: Materialarte: Fertigerzeugis/ Hadelsware/ Rohstoff/ Diestleistug z.b.: Brache: Maschiebau/ Chemie/ Pharma/ Hadel etc. Sichte alege Sichte alege Grud - Grud date date Klassifi - Klassifi zierug zierug Vertrieb -/ Vertrieb / Verkaufsorg. Verkaufsorg. Date 1+2 Date 1+2 Vertrieb - Vertrieb allg./ allg./ Werks - Werks - date date Ausse - Ausse hadel hadel Export Export Vertriebs - Vertriebs - text text Ei - Ei kauf kauf Ausse - Ausse hadel hadel Import Import Eikaufs - Eikaufs bestell - bestell text text Dispo - Dispo sitio sitio 1, 2, 3, 4 1, 2, 3, 4 Prog - Prog ose ose Arbeits - Arbeits vor - bereitug vor bereitug Lager - Lager ug 1+2 ug 1+2 Lagerver - Lagerver waltug waltug Qualitäts - Qualitäts - maagemet maagemet Buch - Buch haltug haltug Kalku - Kalku latio latio Material - stammsatz Material stammsatz sicher sicher Abb. 8: Sichte des Materialstamms [9] [8] Vgl. Körsge 2001, S. C2-3 [9] Vgl. Körsge 2001, S. C2-4 Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 15

16 6 Beispiele zu de Materialstammsichte (1) Auf dieser ud der ächste Seite sid vier mögliche Sichte des Materialstamms kurz erklärt um eie Eiblick i die Ihalte der Sichte zu ermögliche. Sollte dies ihr Iteresse geweckt habe, da köe Sie aschließed mittels zweier Videos die SAP Umgebug geauer kee lere idem Sie die eizele Teilschritte mitverfolge, die otwedig sid um eues Material oder eie Lieferatestamm azulege. Gruddatesicht I der Gruddatesicht köe techische Details vo Materialie abgelegt werde. Es ist otwedig, die Materialkurzbezeichug ud die Basismegeeiheit azugebe, da asoste die Sicht icht gewechselt werde ka. Die Gruddate umfasse techische Date, wie z.b. Abmessuge Gewichte Werkstoff Zeichugsummer Mege/Gewichtseiheite Eikaufssicht Hier köe die Date, welche für de Eikauf wichtig sid, gepflegt werde. Es ist otwedig eie Eikäufergruppe ud eie Waregruppe azugebe, da asoste die Sicht icht gewechselt werde ka. Zur Eikaufssicht werde uter aderem folgede Date gezählt: Bestellmegeeiheit / Basismegeeiheit Mahstufe Tollerazgreze für de Eikauf Zustädige Eikäufer Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 16

17 7 Beispiele zu Materialstammsichte (2) Dispositiossicht Diejeige Date, die zur Bedarfsplaug beötigt werde, werde hier gepflegt. Eigabepflicht gibt es ur für bestimmte Felder jedoch hägt dies vom ausgewählte Dispositiosverfahre ab. Date i dieser Sicht sid beispielsweise: Dispositiosverfahre Losgrößeverfahre Sicherheitsbestad Iformatioe zur Materialbeschaffug Lagerugssicht Hier köe die Lagerugsbediguge, Abmessuge ud Ausgabemegeeiheite agegebe werde. Nur ei fester Stellplatz ka je Lagerort festgelegt werde. Es ist icht möglich Bestäde auf Lagerplätze zu verwalte. Beispiele, die zu dieser Sicht gehöre sid: Lagerugsbediguge Verpackugsmaße Haltbarkeitsdate Gewicht ud Volume Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 17

18 8 SAP Tutor Beispiele Währed de Videos werde Sie vo der ute abgebildete Figur begleitet, die die eizele erforderliche Teilschritte erklärt. Diese Figur referiert über das jeweilige Thema währed mitverfolgt werde ka welche Schritte durch Klicke mit der Mouse getätigt werde müsse um z.b. eues Material azulege. Die Erläuteruge sid zusätzlich i Textform als Sprechblase dargestellt. Neues Material alege Hier erfahre Sie wie eues Material agelegt wird. Alege eues Material SAP Tutor Lieferatestamm Eikauf alege Hier erfahre Sie wie ei Lieferat agelegt wird. Alege Lieferatestamm Eikauf SAP Tutor Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 18

19 9 Selbstkotrolle Multiple Choice: Welche der achfolged geate Orgaisatiosebee gibt es i SAP R/3? Atwortmöglichkeite: Lieferatestammebee (falsch) Materialstammebee (falsch) Madateebee (richtig) Leistugsstammebee (falsch) Buchugskreisebee (richtig) Eikaufsebee (richtig) Koditioeebee (falsch) Werksebee (richtig) Abspracheebee (falsch) Lagerortebee (richtig) Der Lieferatestammsatz wird i folgede Bereiche gegliedert: Atwortmöglichkeite: Bereich für Eikaufsorgaisatio (richtig) Bereich für Zahlugseigag (falsch) Bereich für Rechugsprüfug (falsch) Bereich für Buchugskreis (richtig) Bereich für Bedarfsplaug (falsch) Allgemeier Bereich (richtig) Bereich für Lagerug (falsch) Lücketext: Der Madat steht i der Hierarchie gaz Atwort: obe. Auf der Ebee des Buchugskreises wird die vom Gesetzgeber geforderte Atwort: Bilaz ud GuV erstellt. Stammdate werde i SAP R/3 als Atwort:Stammsätze hiterlegt. Die Aktualisierug erfolgt icht permaet soder Atwort: periodisch. Im Materialstamm werde die Date zur Atwort: Verwaltug des Materials abgelegt. Der Materialstamm im R/3 System hat eie Atwort: itegrierede Fuktio. Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 19

20 10 Glossar GuV (Gewi- ud Verlustrechug) Periodische Erfolgsrechug durch Gegeüberstellug der Erträge ud Aufweduge eies bestimmte Abrechugszeitraums. Sie ist Bestadteil des hadelsrechtliche Jahresabschlusses ud muss vo jedem Kaufma zum Jahresede erstellt werde. [10] [10] Scheck 1998, S. 293 Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 20

21 11 Literaturverzeichis Körsge, Frak (2001): SAP-Fallstudie. Köl. Laroque, Stefa; Philippi, Jes (2001): SAP R/3 Materialwirtschaft. Release 4.6. Müche: Addiso-Wesley. SAP Help Portal (2004): SAP Help Portal. (Dowload: ) Scheck, Ottmar (1998): Lexiko der Betriebswirtschaft. Über 3000 grudlegede ud aktuelle Begriffe für Studium ud Beruf. 3. Aufl. Müche: C.H: Beck. Natascha Gasser M6_LO003 Orga. Strukture ud Seite 21

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