Einführung eines ERP Systems

Transkript

1 Pflichtenheft Tagesschule - Informationstechnologie Einführung eines ERP Systems Diplomanden: Projektbetreuerin: Betreuungslehrer: Prüfungsfach: Kattner Martin Reindl Lukas Schützeneder Armin DI Bernadette Schmid DI Thomas Rauch BIM

2 Inhaltsverzeichnis Allgemeines... 3 Versionstabelle... 3 Ausgangssituation... 4 Abbildung des aktuellen PPS Systems... 4 Zielsetzung... 5 Vorteile eines ERP Systems... 5 Abas System... 7 Das System in der Schule... 8 Möglichkeiten... 8 Grobablauf... 8 Detailablauf... 9 FO- Programmierung und Abas- ERP... 9 Istanalyse... 9 Sollanalyse... 9 Importieren der Daten... 9 Benutzeroberfläche des neuen Systems... 9 Maske Lieferant Maske Artikel Maske Bestellung Berichte Bespiele für Berichte Berichte in der Schule Beispiel Bericht Customizing Tests Abschlussarbeiten Terminplan Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 2 von 15

3 Allgemeines Projekt Thema Abteilung Projektbetreuerin Betreuungslehrer Schüler Diplomarbeit Einführung eines ERP-Systems Informationstechnologie DI Schmidt Bernadette DI Rauch Thomas Kattner Martin Gstetten Stadt Haag 0699/ Reindl Lukas Markt Unterweißenbach 0664/ Schützeneder Armin Untere Südhangstraße Gutau 0664/ Firma LiTec Dauer bis Versionstabelle Version Datum nderungen Personen Erstversion Kattner, Reindl, Schützeneder Geringfügige nderungen, nderungen der Formulierungen, Finalversion Einfügen des Terminplanes und der EPKs Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 3 von 15

4 Ausgangssituation Zurzeit ist der Warenverkehr in der Werkstatt und in der gesamten Schule in mehreren Systemen zum Teil abgebildet. Dadurch ergeben sich Probleme bei den Schnittstellen, weiters verlängern sich dadurch auch die Kommunikations- und Informationsflüsse. Die Auswertungen des Warenverkehrs sind daher nur zum Teil bzw. gar nicht möglich. Der Warenverkehr wird zurzeit anhand eines PPS-Systems, Produktionsplanung und Steuerungssystem, verwirklicht. Dieses System unterstützt den Anwender bei der Produktionsplanung und Steuerung. Weiter übernimmt das System die Datenverwaltung über die Materialverwaltung, Aufträgen, Kostenstellen, Lieferanten-Bestellungen, Kunden-Bestellungen. Ein weiteres Problem besteht darin, dass für den Warenverkehr nicht nur dieses System genutzt wird. Teilweise sind Lieferanten, Bestandslisten und weiteres nur auf kleinen Zetteln zusammengeschrieben. Dies ist vielleicht für den einzelnen Verwalter ersichtlich, doch für alle anderen Benutzer ein großes Problem. Abbildung des aktuellen PPS Systems Mithilfe von ERP-Systemen (Enterprise Ressource Planning; Planung des Einsatzes und der Verwendung der Unternehmensressourcen) ist es zusätzlich möglich die Planung von menschlichen Ressourcen sowie der finanziellen Mitteln durchzuführen. Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 4 von 15

5 Zielsetzung Ziel ist es nun mithilfe des ERP-Systems, das PPS-System, die Buchhaltung und die Ressourcenplanung in einem einheitlichen System zu verwirklichen. Somit soll die Anzahl der Schnittstellen verringert werden, die Information und Kommunikation beschleunigt werden. Durch die Verwendung eines solchen Systems werden die Daten transparent, Kosten können besser zugeordnet werden und eine Gesamtauswertung wird dadurch ermöglicht. Vorteile eines ERP Systems Somit ist mit einem ERP-System folgendes gegeben: Einheitliche Datenbank Einheitliche Anwendungsumgebung Vereinheitlichte Schnittstellen Einmalige Speicherung von Daten Übersicht der grundlegenden Funktionen eines ERP-Systems Stammdatenverwaltung Lagerwesen Materialplanung Auftragsverwaltung Angebotsbearbeitung Bestandsplanung Produktionsbedarfsplanung Kapazitätsplanung Kundenauftragsverwaltung Terminverwaltung Auftragsführung Fertigungssteuerung Verwaltung von Lieferantendatenaufträgen Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 5 von 15

6 Bestellablauf Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 6 von 15

7 Materialverwaltung Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 7 von 15

8 Abas System Das neue einheitliche ERP System wird von der Firma abas-business-software kommen. Die Firma bietet eine Komplettlösung von einem ERP-System, das von Ein- und Verkauf über Materialwirtschaft, Produktionsplanung und Fertigung bis zu Rechnungswesen und e-business reicht. Das System in der Schule Das Ziel dieser Diplomarbeit ist es ein Vollständig angepasstes und auf die Bedürfnisse der Endbenutzer maßgeschneidertes abas-erp-system. Das fertige System soll die Materialflüsse in unserer Schule transparent machen und dadurch die Kosten verringern, komplizierte Arbeitsschritte vereinfachen oder optimieren. Möglichkeiten Herauslesen von Informationen: Ablesen von aktuellen Lagerbeständen; Den aktuellen Wert des Lagerbestandes Wiedergeben; Automatisches nachbestellen von Artikeln: Hat ein Artikel einen kritischen Bestand erreicht, so wird er vom System automatisch nachbestellt. Veranschaulichung der Kosten: Es ist möglich nachzusehen, welche Abteilung wie viele Kosten verursacht hat. Vollständige Transparenz über Lagerbestand: Vollständige Kostentransparenz: Grobablauf 1. FO- Programmierung und abas - ERP 2. Ist-Analyse 3. Sollanalyse 4. Importieren der Daten 5. Anpassen der Benutzeroberfläche 6. Berichte 7. Customizing 8. Test 9. Abschlussarbeiten Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 8 von 15

9 Detailablauf FO- Programmierung und Abas- ERP Anpassungen der Masken, und alle programmiertechnischen Problem werden in abas - ERP mit der Flexiblen Oberfläche Programmierung (FOP) bewältigt. Wie werden FOP s erstellt? Wie bekomme ich Daten in das ERP- System? Welche Masken sind vorhanden? Welche Masken gehören geändert und wie werden die Masken verändert? Anpassung der Oberfläche im Algemeinen. Istanalyse Die Abläufe in der derzeitig eingesetzten Software entsprechen nicht denen der späteren Software, also muss festgestellt werden was zu verändern ist. Daten sind in vielen verschiedenen Formen vorhanden, wie zum Beispiel als EXCEL- Datei, CSV- Datei, WORD- Datei, ACCESS- Datenbank, TXT- Format oder sogar am Zettel. Diese Daten müssen nun vereint und filtriert werden. Viele Daten sind redundant vorhanden und sollen nur einmal im neuen Datenbestand in abas- ERP auftauchen. Außerdem werden die Daten auf ihrer Richtigkeit geprüft werden müssen, da manche Daten von Lieferanten schon veraltet sind oder fehlerhaft sind. Das derzeitige System ist leider nicht transparent und die Abläufe sind nicht klar definiert. Dadurch können Kostenstellen und Kostenträger nicht optimal eingesetzt und kontrolliert werden. Sollanalyse Nach der Einführung von abas - ERP soll durch die Anwendung einer praktikablen Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur das System transparent werden. Importieren der Daten Die vorhandenen Daten müssen komplett bereinigt werden. Die Daten sind oft redundant und stimmen nicht immer. Die Daten bestehen aus: Lieferanten, Kostenstellen/träger, Artikel, Kunden und Kontorahmen. Benutzeroberfläche des neuen Systems Das abas ERP - System ist mit Masken aufgebaut. Mit einer Maske kann man Datensätze erstellen, ändern, kopieren und bearbeiten. Es gibt für die verschiedenen Datenbanken jeweils eine Maske. Alle Masken im abas-system haben eine ähnliche Oberfläche. So erlernt man schnell das Arbeiten mit dieser neuen Oberfläche. Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 9 von 15

10 Maske Lieferant Hier sieht man eine Maske von einem Lieferanten. Mit so einer Maske kann man sich sowohl Lieferanten anzeigen lassen, aber auch Lieferanten erstellen. Außerdem ist es möglich Lieferanten aus der Datenbank zu löschen und zu kopieren Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 10 von 15

11 Maske Artikel Um einen neuen Artikel Anzulegen benütz man zum Beispiel diese Maske. Bei den Karteikarten, kann man die verschiedenen Einstellungen des Artikels bearbeiten. So ist es möglich für jeden Artikel verschiedene Lieferanten mit verschiedenen Stückpreisen festzulegen oder man kann den Verkaufspreis sofort beim Anlegen eines Artikels festlegen. Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 11 von 15

12 Maske Bestellung Will man eine Bestellung von Artikeln machen, so kann man das in der Maske Bestellung erledigen. Die Daten des Lieferanten werden nicht erneut eingegeben, sonder werden mit Hilfe einer Suchfunktion gesucht und automatisch vom System in eine Bestellung eingefügt. Genauso funktioniert das mit den Positionen (Artikel). Diese Werden gesucht und der Bestellung hinzugefügt. Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 12 von 15

13 Berichte In abas gibt es sogenannte Berichte. Ein Bericht ist ein Auszug einer Datenbank mit bestimmten Daten. Bespiele für Berichte Rechnung Lieferschein Inventar eines Artikel Liste der Lieferanten Bestellschein Alle Bestellungen in einem bestimmten Zeitraum Alle Artikel / Bestimmte Artikel einer Gruppe Berichte in der Schule Welche Berichte auf dem neuen ERP-System in der Schule benötigt werden, bestimmen die Anwender. Als unsere Aufgabe sehen wir das abas System so zu konfigurieren und bestimmte nderungen zu programmieren, dass der Benutzer alle Berichte automatisch erzeugen lassen kann, die er benötigt. Beispiel Bericht In diesem Bericht wird Angezeigt, welche Mitarbeiter am um 12:11 nicht anwesend sind. Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 13 von 15

14 Customizing Das ERP- Programm soll ja nicht von einzelnen Spezialisten bedient werden, sondern soll für jeden Lehrer zugänglich sein. Es gilt das System mit den Endbenutzern zu optimieren und gemeinsam mit den Endnutzern das Programm zu testen und zu erweitern. Oft werden von den Entwicklern wesentliche Dinge als völlig unwesentlich angesehen, diese werden erst bei der Anwendung mit den Endnutzern erkannt und können so noch ausgebessert werden. Tests Die einzelnen Funktionen des neuen Programmes müssen ausreichend getestet werden, da man sich später beim Einsatz in der Praxis keine Fehler bei Bestellungen oder Beständen erlauben darf. Siehe Testkonzept.pdf. Abschlussarbeiten Das ERP- System muss auch nach unserem Projekt weiter betreut werden. Aus diesem Grund ist ein ausführliches Wartungs- und Schulungskonzept zu erstellen. Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 14 von 15

15 Terminplan Kattner, Reindl, Schützeneder Pflichtenheft Seite 15 von 15