Neues Branchen ERP System für Compounder findet den Weg nach Polen. Anwenderbericht Poly.ERP 2013

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1 Neues Branchen ERP System für Compounder findet den Weg nach Polen Anwenderbericht Poly.ERP 2013

2 In unserem Anwenderbericht erfahren Sie alles rund um die Einführung von Poly.ERP bei Polimarky, einem polnischen Hersteller von Polypropylen-, Polyamid- und Kabel-Compounds Neues Branchen ERP System für Polimarky Das Leben vor Poly.ERP: Arbeiten in Teilprozessen Mengenmäßige Bestandssicherheit als Basis für Effizienzgewinne Termin- und Qualitätstreue als entscheidende Wettbewerbsfaktoren im umkämpften Markt Mehrstufiges Einführungskonzept zur schrittweisen Umstellung der Arbeitsabläufe Copyright 2013 Kirchhoff Datensysteme GmbH & Co. KG; Alle Rechte vorbehalten. Poly.ERP ist eine eingetragene Schutzmarke der Kirchhoff Datensysteme Software GmbH & Co. KG

3 Interview mit Geschäftsführer Waldemar Purc Prozessoptimierung als dauerhafte Strukturierungsaufgabe Firmenprofil Kirchhoff Datensysteme 3

4 Neues Branchen ERP System für Polimarky 4 Seit April 2013 arbeitet Polimarky, der polnische Hersteller von Polypropylen-, Polyamid- und Kabel-Compounds, mit der in Deutschland entwickelten Branchenlösung Poly.ERP. Außergewöhnlich ist: Schon 8 Wochen nach dem Going live wertet die Prozess- Umstellungsverantwortliche (PuV) die Einführung als vollen Erfolg! Denn die insgesamt auf eine Dauer von 7 Monaten ausgelegte Umstellung verlief nicht nur in time sondern auch in budget! Wer selbst schon einmal am Roll-Out eines komplexen ERP-Systems in der Prozess- Industrie beteiligt war, weiß: Ein nicht eben selbstverständliches Fazit. Als PuV bezeichnet der deutsche Systemanbieter Kirchhoff Datensysteme Software (KDS) den vom Kunden für die Prozessumstellung verantwortlich benannten Mitarbeiter. Denn in der Tat geht es nicht nur um die Einführung eines Software-Systems, sondern vor allem um die Etablierung integrierter Arbeitsabläufe. Auch darin lag neben dem auf die Branche und deren Anforderungen spezialisierten System ein wesentlicher Grund für den Erfolg: Die Aufgabe der Prozess- Umstellung und des Change Managements wurde bei Polimarky von Anfang an ernst genommen.

5 Über Polimarky Polimarky ist ein erfolgreicher polnischer Produzent einer weiten Bandbreite von Kunststoffcompounds für Extrusion und Spritzguss. Polimarky wurde 1984 gegründet und hat heute zwei Produktionsstätten, die mit spezialisierten Produktionslinien und einem Entwicklungszentrum ausgestattet sind. Die Zentrale befindet sich in Rzeszów, im Südosten Polens. Mehr als 100 Mitarbeiter produzierten 2012 ein Volumen von ca Tonnen an Compounds, Granulat und Rohre für Kunden in verschiedenen Europäischen Märkten wie Deutschland, Frankreich, Tschechien oder Skandinavien. Das Leben vor Poly.ERP: Arbeiten in Teilprozessen Auch vor April 2013 nutzte Polimarky bereits ein ERP-System. Der große Unterschied: Es handelte sich um ein verbreitetes, branchenübergreifend eingesetztes Standard-System, das die besonderen Anforderungen eines Kunststoff-Compoundierers nicht berücksichtigen konnte. Die logische Konsequenz war, dass Polimarky über die kaufmännischen Funktionen der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung hinaus das System allenfalls in Teilprozessketten wie Materialbestellung - Einkauf oder Kundenauftrag - Kundenrechnung nutzen konnte. Die operativen Aufgaben wie Produktionsplanung, Materialdisposition oder Qualitätssicherung waren in nicht integrierten Sub-Systemen oder gar in komplexen Excel-Tabellen abgebildet, die meist schneller veralteten, als sie von den an der Planung beteiligten Mitarbeitern erstellt werden konnten. Ein ganz typisches Phänomen für einen flexibel auf Markt und Kundenauftrag reagierenden Kleinserien-Fertiger. Ebenso typisch in der Branche sind Folge-Probleme wie z.b. Bestandsunsicherheit gepaart mit den in der Branche üblichen Inventur-Überraschungen Mangelnde Termintreue bzw. unzuverlässige Lieferzusagen dem Kunden gegenüber Unsicherheit in der Rohstoff-Disposition

6 Neue Funktionalität Mengenmäßige Bestandssicherheit als Basis für Effizienzgewinne 6 Es gehört zur Strategie von Polimarky, kontinuierlich neue technische Lösungen zu entwickeln, in Innovation zu investieren und damit eine stetige Umsatzsteigerung in Europa zu erzielen. Heute profitiert die gesamte Organisation wie auch die Polimarky-Kunden von einer systematischen und durchgängigen Prozessunterstützung in einem System. Die Basis gesteigerter Effizienz bildet dabei eine vollständige Transparenz über die effektiven Bestände an Rohstoffen, Zwischenprodukten und Fertigwaren. Die unzuverlässige retrograde Bestandsführung durch Rückrechnung eines auftragsbezogenen Soll-Verbrauchs auf den Bestand wurde abgelöst durch eine gebindeorientierte Bestandsführung mittels Scanprozess. Auf der Floor-Ebene ist genau das die eigentliche Revolution im täglichen Arbeitsablauf: Jede Materialbewegung wird bei Polimarky heute per MDT gescannt egal ob Wareneingang, Ein- oder Auslagerung, tatsächlicher Rohstoff-Verbrauch sowie Entstehung von Zwischenprodukten oder Fertigware in der Produktion. Auf dieser Grundlage kennt heute die Materialdisposition nicht nur die exakten Mengenbestände, sondern durch Integration der Auftragsprozesse auch den abgeleiteten und gleichzeitig terminierten Mengenbedarf aller benötigten Einsatzstoffe in der Zeitachse. Material wird somit nur noch dann bestellt, wenn es tatsächlich benötigt wird und zwar punktgenau für die von der Produktionsplanung disponierten Termine.

7 Berücksichtigung der Austauschbarkeit von Rohstoffen und Anlagen in der Rezeptur Stichwort Produktionsplanung: Auch hier hat die Einführung von Poly.ERP zu einem vollkommen neuen Arbeitsablauf geführt. Früher hat der Produktionsplaner bei jedem Austausch eines Rohstoffs oder Umplanung auf eine andere Anlage die Anwendungstechnik benötigt, die im Zweifelsfall für die neue Konstellation zuerst eine neue Rezeptur anlegen musste. Heute findet die Produktionsplanung alles was sie braucht in Poly.ERP. sagt Anna Badurska die PuV bei Polimarky. Die Basisrezeptur sagt dem Arbeitsvorbereiter, auf welche alternativen Rohstoffe oder Anlagen er ausweichen kann und zu welchen Effekten dies führt eine enorme Arbeitserleichterung und Beschleunigung des Gesamtprozesses! 7

8 Termin- und Qualitätstreue als entscheidende Wettbewerbsfaktoren im umkämpften Markt Für den Kunden schließlich ist das entscheidende Ergebnis der neuen Ablaufprozesse, dass ihm dank integrierter Auftragsterminplanung nunmehr verbindliche Lieferzusagen gemacht werden. Garantierte Einhaltung zugesagter Termine und Mengen und das in Kombination mit garantierter Qualität nach Kundenvorgabe: Das sind Vorteile, die unsere Kunden spüren und damit auch für uns entscheidende Vorteile im Wettbewerb. Denn Zuverlässigkeit spricht sich herum dafür ist unsere Branche und auch der Markt immer noch klein genug - so Waldemar Purc, Managing Director von Polimarky. Die Einhaltung von Qualitätsversprechen bzw. der vom Kunden definierten Spezifikationsvorgaben geschieht dabei durch das in den Gesamtprozess eingebettete QS-Modul von Poly.ERP. Abhängig von Kunden-Spezifikationen und den in Poly. ERP hinterlegten Prüfvorschriften erzeugt das System automatisch die entsprechenden Prüfaufträge für die Qualitätssicherung und dokumentiert darauf aufbauend die Prüfergebnisse natürlich inklusive Dokumentation der Spezifikationseinhaltung für den Kunden. 8

9 Mehrstufiges Einführungskonzept zur schrittweisen Umstellung der Arbeitsabläufe Als PuV ist Anna Badurska besonders stolz darauf, dass schon 8 Wochen nach Einführung alle Mitarbeiter das neue System wie selbstverständlich nutzen. Geholfen hat dabei vor allem ein vom Anbieter empfohlenes Einführungskonzept in mehreren Schritten. Besonders wichtig war es, im Anschluss an die Prozess- Workshops so schnell wie möglich mit den ersten praktischen Anwendungsfällen zu beginnen, sagt Anna Badurska heute. Auf Anraten und mit Unterstützung von KDS haben wir zum Start erst einmal alle Bestände an Rohstoffen und Fertigwaren ins neue System übernommen. Von diesem Stichtag an haben wir uns dann zunächst ausschließlich auf die Basis- Prozesse der Gebinde-orientierten Bestandsführung konzentriert. So konnten wir auf breiter Basis die elementar wichtigen Scan-Prozesse einführen und gleichzeitig das Denken in Gebinden erlernen. Erst nachdem hier Ablaufsicherheit erreicht war, wurden auf der Grundlage valider Bestände Schritt für Schritt darauf aufbauende Funktionen wie Materialdisposition oder Produktionsleitstand eingeführt. Im Change Management eines Produktionsunternehmens sieht auch Kirchhoff Datensysteme die größte Herausforderung bei Einführung eines komplexen ERP-Systems. Deshalb sieht man sich selbst auch nicht nur als Systemanbieter, sondern vor allem auch als Berater, der in Workshops das Umdenken trainiert und auch den Echtstart der Anwendung vor Ort begleitet. 9

10 10 Herr Purc, was hat Sie überhaupt dazu bewogen, über die Einführung eines neuen ERP-Systems in Ihrem Unternehmen nachzudenken? W. Purc: Nun ja, Polimarky ist zwar ein seit Jahren erfolgreich am Markt operierendes Unternehmen aber auf einem mehr oder weniger konstanten Niveau. Unser Ziel ist es, das Unternehmen in den nächsten Jahren in eine neue Dimension des Wachstums zu führen. Für diese Aufgabe wurde ich als Geschäftsführer verpflichtet. Schon nach wenigen Wochen war mir eines klar: Um das Wachstumsziel erreichen zu können, muss zunächst die Organisation auf Wachstum vorbereitet werden und zwar sowohl personell wie auch in der Gestaltung effizienter Prozessabläufe. Letzteres geht aber nur mit einem wirklich leistungsfähigen System. Wie kam es, dass Sie sich nicht für ein verbreitetes Standard-ERP-System entschieden haben? Erfahrungen mit einem Standard-ERP- System hatten wir ja bereits. Es bildet zwar unsere Anforderungen der Finanzbuchhaltung und Kostenstellenrechnung ab, nicht annähernd aber die Anforderungen unserer branchenspezifischen Kunststoff- Produktion. Um echte Prozess-Effizienz zu erreichen hätten wir uns und unsere Arbeitsabläufe mit einem branchenübergreifenden ERP-System schon sehr verbiegen müssen. Interview mit Geschäftsführer Waldemar Purc Und wie kamen Sie auf KDS bzw. Poly.ERP? Eigentlich war es ein glücklicher Zufall, dass Frau Badurska die Firma KDS im letzten Jahr auf der Fachmesse FAKUMA kennen gelernt hat. Da wir uns gerade im Auswahlverfahren befanden, haben wir schnell einen Termin zur Vorstellung von Poly.ERP vereinbart. Das System hat uns von Anfang an überzeugt. Nicht wir mussten einem Systemanbieter erklären, wie unser Business funktioniert, sondern KDS hat vielmehr uns viele interessante Ansätze für effiziente Prozessgestaltung in der Compoundierung gezeigt. Und das Ganze auch noch auf Basis eines Systems, das diese Abläufe zielgenau unterstützt. War es aber nicht dennoch riskant, sich für ein vergleichsweise unbekanntes Nischenprodukt zu entscheiden? Eine Entscheidung unter absoluter Sicherheit gibt es nicht ein Risiko besteht immer. Aber wir haben im Vorfeld versucht, das Risiko zu minimieren und unsere Entscheidung gut vorzubereiten. So gab es z.b. vorgelagerte Validierungs- Workshops, in denen wir die Systemprozesse von Poly.ERP auf Konformität mit unseren Prozessen und Anforderungen abgeglichen haben. Letzte Zweifel haben wir schließlich noch dadurch ausgeräumt, dass wir einen deutschen Compounder besucht haben, der Poly.ERP bereits einsetzt. Das Feedback der Anwender aus der Praxis und vor allem die Möglichkeit, das System und die Abläufe mit eigenen Augen live zu sehen, hat uns endgültig überzeugt.

11 Dass das System so gut auf Ihr Anforderungsprofil passt ist dies auch der Grund für die vergleichsweise reibungslose Einführung gewesen? In der Tat konnten vom ersten Tag an alle Abteilungen ihr Tagesgeschäft erfolgreich im neuen System abwickeln. Dass Poly. ERP gezielt auf die Prozesse eines Compoundierers ausgerichtet ist, war hierfür sicherlich ein wesentlicher Erfolgsfaktor aber nicht der einzige. Geholfen hat auch, dass wir in den verschiedenen Abteilungen über ein relativ junges Management verfügen, das offen ist für Neues und gerade auch in der Systemeinführung eine große Chance für das Unternehmen aber auch für sich selbst gesehen hat. Und: Wir haben die Aufgabe des Change Managements von Anfang an sehr ernst genommen. Vor allem Frau Badurska als die von unserer Seite ernannte PuV, aber auch unser Partner KDS, haben hier sehr viel Kraft und Zeit investiert, was sich am Ende aber gelohnt hat. Reibungslose Einführung das klingt fast zu schön, um wahr zu sein. Gab es denn wirklich gar keine Probleme? Natürlich gab es auch Probleme. So haben wir wie auch KDS die Komplexität der Anbindung von Poly.ERP an unser bestehendes und weiterhin auch für Buchhaltung und Finanz-Controlling eingesetztes ERP-System unterschätzt. Zu schaffen gemacht haben uns dabei weniger technische Schwierigkeiten als vielmehr die Anpassung an landesspezifische rechtliche Anforderungen und Beleg-Pflichten. Das war nochmal ein großer Stolperstein auf dem Weg zum Roll-Out, den wir aber schließlich mit vereinten Kräften aus dem Weg räumen konnten. Heute verfügen wir mit Poly.ERP über ein System, das auch den formalen Anforderungen in Polen gerecht wird. Wenn Sie die Uhr noch einmal zurück drehen könnten gibt es etwas, das Sie anders machen würden? Ich würde versuchen, die am Einführungsprozess beteiligten Personen noch schneller an erste Praxis-Schritte mit der neuen Anwendung heranzuführen. Das schafft schneller ein Verständnis für die System-Philosophie sowie das Denken in Gebinden und Gesamtprozessen. Aber alles in allem sind wir sehr zufrieden und fühlen uns gut gerüstet für das, was wir bei Polimarky in den nächsten Jahren vorhaben. 11

12 Prozessoptimierung als dauerhafte Strukturierungsaufgabe Heute können sich die verantwortlichen Funktionsträger bei Polimarky ein Arbeiten ohne Poly.ERP kaum mehr vorstellen. Dabei ist man sich aber gleichzeitig sicher, noch lange nicht alle Möglichkeiten der Effizienzsteigerung ausgeschöpft zu haben. Mit dem Schritt der System-Einführung sind wir erst die Hälfte des Weges gegangen., so Waldemar Purc. Die andere Hälfte liegt noch vor uns und die Aufgabe der Prozessoptimierung wird uns wahrscheinlich dauerhaft begleiten. Doch eines ist wichtig: Das System dazu haben wir jetzt, und einen in Compound-Prozessen beratungsstarken Partner dazu. Das deckt sich voll und ganz mit der KDS-Philosophie. Wir sind ein auf die Kunststoffherstellung spezialisierter Prozessberater, der mit Hilfe des hohen branchenspeziellen Best-Practice Know- Hows in Verbindung mit dem spezialisierten Branchensystem Poly.ERP die Prozesse unserer Kunden kontinuierlich verbessern will. sagt Oliver McKenzie, Geschäftsführer der KDS. 12

13 Poly.ERP wird entwickelt von Standort Wackernheim: Kirchhoff Datensysteme Software GmbH & Co. KG Kleine Hohl Wackernheim Telefon: Fax: Standort Erfurt: Kirchhoff Datensysteme Software GmbH & Co. KG Vollbrachtstraße Erfurt Kirchhoff Datensysteme Die Kirchhoff Gruppe ist mit über 100 Mitarbeitern ein seit mehr als 22 Jahren etabliertes Entwicklungs- und Systemhaus mit Standorten in Erfurt (Zentrale) und Mainz (Wackernheim) sowie einem Entwicklungszentrum in Prag und weiteren Standorten in Tschechien (Sumperk und Budweis). Seinen Fokus hat KDS in der Entwicklung von Systemlösungen für die Branchen Automotive und Chemical. Seit dem Jahr 2012 operiert KDS als Standard ERP Anbieter für Compounder und stößt mit seinem Angebot auf eine sehr positive Resonanz in der Compounder Branche. Telefon: Fax: Internet: software.kds-kg.de polyerp.de 13

14 Wir sprechen compoundisch. Kontaktieren Sie uns. Kirchhoff Datensysteme Software GmbH & Co. KG Kleine Hohl Wackernheim Telefon: Internet: software.kds-kg.de Poly.ERP ist eine eingetragene Schutzmarke der Kirchhoff Datensysteme Software GmbH & Co. KG

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