WHITE PAPER. Prozesse integrieren Bessere Entscheidungen schneller treffen

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1 WHITE PAPER Prozesse integrieren Bessere Entscheidungen schneller treffen

2 Prozesse integrieren Bessere Entscheidungen schneller treffen WERTSCHÖPFUNG DURCH INTEGRATION Der moderne CIO muss heute einen Wertschöpfungsbeitrag für sein Unternehmen leisten. Die Zeiten, in denen lediglich IT-Instrumente zur Bearbeitung der Mitarbeiteranforderungen bereitgestellt wurden, sind vorbei. Es gilt, Geschäftsprozesse nicht nur abzubilden, sondern über alle Abteilungen und Landesgesellschaften hinweg zu integrieren und die dafür geeigneten Anwendungen und Architekturen bereit zu stellen und zu orchestrieren. Als moving target stellt die Integration höchste Anforderungen an die Alignment-Fähigkeiten, agile Methoden und das Transition- Management. Abb. 1: Die Positionierung von BPM im Business; Modell nach Forrester HERAUSFORDERUNG GESCHÄFTSPROZESS Dass Unternehmen heute die Datenflut in den Griff bekommen müssen, ist klar. Glücklicherweise sind die meisten Systeme bereits so weit entwickelt, dass es in den Bereichen ERP, SCM, CRM, usw. keine Schwierigkeiten in der Abbildung und der Bereitstellung der Informationen mehr gibt, wenn die Vorgehensweise und die Arbeitsabläufe erst einmal definiert sind. Was jedoch geschieht, wenn sich die Geschäftsprozesse häufig ändern und angepasst werden müssen? Viele Unternehmen wissen genau, dass sich ihre Prozesse regelmäßig ändern und schrecken davor zurück, diese Änderungen abzubilden. Gründe dafür sind unter anderem,

3 dass Prozesse innerhalb des Unternehmens verteilt sind und auch über Abteilungsgrenzen hinaus ablaufen. Das macht Abstimmungen oft schwierig und langwierig. Abb. 2: Problem Geschäftsprozess Darüber hinaus ist gerade bei geschäftskritischen Prozessen oft schlicht eine diffuse Unsicherheit zu spüren, ob die neu definierten Prozesse nun auch vollständig definiert sind, ob alle Widersprüchlichkeiten und auch Redundanzen ausgeschlossen wurden. Zu allem Überfluss stellt man dann auch noch fest, dass die bisherigen Prozesse in den IT-Systemen fest verankert sind, also nur durch erhebliche Programmierungen geändert werden können. Daraus folgt, dass sehr häufig von notwendigen Änderungen Abstand genommen wird, weil diese als aufwändig, riskant und teuer empfunden werden. Eine ursprünglich als Wettbewerbsvorteil definierte Prozessänderung wird nicht durchgeführt. FACHBEREICHE UND IT ZIELE UND AUFGABEN Wie wird gewährleistet, dass der richtige Mitarbeiter die notwendigen Informationen zur rechten Zeit sinnvoll aufbereitet erhält? Führen wir uns einmal vor Augen, wo die Ziele und Diskrepanzen in der Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen und der IT-Abteilung liegen. Im Grunde wird die Fachabteilung immer der Stakeholder und Process-Owner sein (wollen). Hier werden die Entscheidungen zum Business getroffen und hier wird festgelegt, wie die Arbeitsabläufe am besten ausgestaltet werden. Dabei wird im Regelfall bereits bei der Aufzeichnung der Prozesse berücksichtigt, dass diese sich ändern können und werden. Diese Feststellung wird meist bereits durch die allgemeine Lebenserfahrung getroffen. Daher wird der Fachbereich auch immer eine schnelle und unkomplizierte Änderung der Geschäftsprozesse für wünschenswert erachten.

4 Im Gegensatz dazu liegt der Fokus der IT-Abteilung meist nicht auf der fachlichen Modellierung der Geschäftsprozesse. Hier stehen oft die technische Umsetzung der durch den Fachbereich gewünschten Modellierungen und Simulationen im Vordergrund. Dies schafft häufig Probleme, wenn Situationen auftreten, in denen die Fachbereiche den IT- Abteilungen nicht exakt definierte Vorgaben übergeben, nach denen die Systeme gestaltet werden sollen. Missverständnisse sind an der Tagesordnung und Projektzeiten verzögern sich, weil Anforderungen und Vorgaben nicht klar und unmissverständlich waren. Projekte bleiben stecken, verzögern sich und werden, wie es viele von uns schon erlebt haben, mit hohem Kostenvorlauf ohne sinnvolles Ergebnis eingestampft. Abb. 3: Kooperation zwischen Fachbereich und IT AUFGABENTEILUNG UMSETZEN Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen darauf achten, die Ziele der Fachbereiche und der IT-Abteilungen gleichzeitig zu erfüllen und dabei im Rahmen einer gewollten Wertschöpfung eine Aufgabenverteilung nach den Expertisen der Abteilungen zu leben. Dazu leistet modernes Geschäftsprozessmanagement im Rahmen einer BPM-Suite einen wertvollen Beitrag. Durch den Einsatz der BPM-Suite wird gewährleistet, dass die Fachbereiche als Process- Owner die Prozesse auch definieren, also modellieren und simulieren. Darüber hinaus ist es ihnen möglich, vor dem Going-Live umfangreiche Tests mit Echtdaten durchzuführen und bereits in der Erstellung der Prozesse eine versionsgetreue Dokumentation zu erstellen. Sind Modellierungen und Simulationen sowie Tests zufriedenstellend abgeschlossen, wird in einer zuvor bereit gestellten Architektur die Integration in die Systeme mit der Ausführung der Geschäftsprozesse durch die IT-Abteilung durchgeführt. Selbstverständlich sind zu diesem Zeitpunkt auch ein umfangreiches Prozessmonitoring und Reporting vorhanden.

5 BEDEUTUNG IN DER UMSETZUNG Die Lösung des Problems Ändern eines Geschäftsprozesses ist bei gleichzeitigem Leben einer Aufgabenteilung einfach. Durch die gemeinsame Abstimmung und das Hineinrücken der Prozesse aus dem Business in die IT-Abteilung bei gleichzeitiger Lösung der festen Verdrahtungen aus den IT-Systemen, schaffen Unternehmen die Grundlage für erfolgreiches prozessorientiertes Arbeiten. Abb. 4: Problemlösung mit BPM-Suite Eine nun vereinfachte Abstimmung mit einer zentralen Verwaltung aller Prozesse (und Prozessänderungen) erlaubt es, Änderungen einfach und schnell durchzuführen. Zudem kann aufgrund der Versionshistorie jederzeit ein vorangegangener Versionsstand wieder scharf geschaltet werden. Damit können auch geschäftskritische Prozesse ohne großen Aufwand geändert werden. SICHERSTELLUNG DER INTEGRATION UND GEWÜNSCHTER ERGEBNISSE Bis hierhin ist alle Theorie grau und es stellt sich sofort die Frage: Wie wird gewährleistet, dass diejenigen Systeme, die die gewünschten Informationen beinhalten, auch miteinander reden und die Informationen sinnvoll aufbereitet für den Nutzer verknüpfen? Moderne BPM-Suiten sind so aufgebaut, dass sie den BPM-Kreislauf vollständig abbilden. Wie bereits oben angesprochen: Prozesse ändern sich häufig. Daraus folgt, dass es mit der Vereinfachung der Prozessänderungen allein nicht getan ist. In der Benutzung der Monitoring- und Reportingfunktionen liegt bereits der Ansatz der Optimierung. Flaschenhälse in Durchführungs- und Bearbeitungszeiten bilden die Auslöser, mit Hilfe der Modellierungen und neuerlicher Simulationen bessere Lösungen zu finden, deren Ausgestaltung wieder an die IT-Abteilungen übergeben wird.

6 Abb. 5: BPM-Kreislauf Eine moderne BPM-Suite bietet ihren Nutzern die Möglichkeit, auf Knopfdruck aus einem durch den Fachbereich aufgezeichneten und getesteten Business Process Diagramm einen technischen Workflow zu gestalten, der die Grundlage der Integration in Drittsysteme bildet. Abb. 6: Generierung technischer Workflow Denn auf dieser technischen Ebene wird die IT-Abteilung mit Hilfe von Standard- Konnektoren die Anbindungen an die Drittsysteme durchführen und mit wizardgesteuerten Tools die Abfragen in die notwendigen Drittdatenbanken und -Tabellen durchführen. Hier liegt auch die Stärke der IT-Abteilungen, denn an dieser Stelle hört das Fachwissen der Fachbereiche zumeist auf. Werden die Daten dann in den technischen Workflow eingespeist, müssen sie nur noch nutzergerecht aufbereitet werden. Hierzu werden sehr häufig gesonderte Internet-Portale genutzt, die den Usern die Möglichkeit geben, Prozesse auch außerhalb fester Unternehmensumgebungen zu bearbeiten. Dies ist unter anderem bei Serviceprozessen im Rahmen der Beschäftigung von Außendienstmitarbeitern sinnvoll. Dass hierbei inzwischen mobile Devices zum Einsatz kommen, müsste nicht extra erwähnt werden.

7 SERVICE-ORIENTIERTE ARCHITEKTUREN Es sollte selbstverständlich sein, dass neben der Integration von Drittsystemen und Datenbanken eine moderne serviceorientierte Systemarchitektur entsteht, ist es aber häufig nicht. Die sowohl durch die Geschäftsleitung der Unternehmen als von CIO immer häufiger geforderte Abkehr von immer komplexeren, und damit wartungskostenintensiveren, monolithischen Systemen einerseits und die gleichzeitige Erfüllung der Forderung nach Investitionsschutz innerhalb der IT stehen einander häufig diametral gegenüber. Abb. 7: Architektur einer modernen BPM-Suite Moderne BPM-Suiten sind aber in der Lage, diesen Spagat zu erfüllen, denn die Anbindung der Drittsysteme ohne Programmierungsleistungen innerhalb dieser Systeme bildet die Basis, Updates und Releases kostengünstiger einzuspielen und die damit verbundenen Wartungskosten zu minimieren. Es steht außer Frage, dass innerhalb einer solchen Architektur auch cloudbasierte Daten verwandt werden können. ANWENDUNGSSZENARIEN In welchen Bereichen lassen sich mittels neuer Business Process- und Business Rules- Lösungen und Echtzeitanalysen die größten Effekte erzielen? Wie können Unternehmen mit Hilfe von Predictive Analytics bessere Planungsgrundlagen für das Business schaffen? Wir wissen heute, welche gängigen Szenarien sicher und verbunden mit einem messbaren Nutzen abgebildet werden können. Die Aufgabenstellungen, für deren Lösung BPM-Suiten eingesetzt werden sind vielfältig und umfassen vor allem folgende Bereiche:

8 Qualitätsmanagement BPM-Suiten werden heute u.a. für die Erstellung von Prozesshandbüchern im Rahmen von Zertifizierungen, Stichwort ISO 9000 ff. oder Beschleunigung bspw. der Onboarding Prozesse durch Bereitstellung der Prozesse im Internet oder Intranet eingesetzt. Prozessautomatisierung Wesentlicher Einsatzbereich liegt hier in der Beschleunigung von Unternehmensabläufen durch (teilweise) Automatisierung, Stichwort Dunkelverarbeitung. Hinzu kommen sehr häufig workflowgesteuerte Freigabeszenarien, die die manuellen Prozessverarbeitungsstufen reduzieren. Elektronischer Datenaustausch Moderne BPM-Suiten sind in der Lage, alle EDI-Formate abzubilden und den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen abzubilden. Die Einsatzgebiete gehen hier weit über den Versand von Bestellungen und Rechnungen aus und in Zielsysteme hinaus. Anbindungen von Lieferanten, Kunden und externen Geschäftspartnern können beliebig durchgeführt werden. Systemanbindungen Die Integration von Drittsystemen oder externen Services ist einer der Hauptbestandteile der modernen Geschäftsprozessbehandlungen. Die Anbindung beschränkt sich aber nicht nur auf Systeme, sondern ist auch mit Geräten möglich. M2M-Datentransfer und Industry 4.0 sind Stichworte, die künftig mehr Bedeutung erfahren werden. Benutzerinteraktion Ein weiterer Bestandteil eines mit moderner BPM-Suite arbeitenden prozessorientierten Unternehmens ist die aktive Einbindung von Benutzern bspw. über eine Taskliste. Hierbei kommen häufig Benutzerinteraktionen über mobile Devices wie Smartphones oder Tablets zustande. Monitoring und Reporting Die Überwachung von Prozessen in Echtzeit stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar, die mit einer BPM-Suite gelöst werden kann. Hierbei kann ein aktuelles System-Monitoring über zentrale Loggings gewährleistet werden. Die Aufbereitung von Business-Informationen in Echtzeit oder im Rahmen der Vergleichbarkeit zu festgelegten Zeitpunkten unitübergreifend geht damit einher. ÜBER Topcom Das Unternehmen befasst sich seit über 30 Jahren mit der Erbringung von Business Communication Lösungen. Kernkompetenzen sind die Planung und Realisierung von Prozess- und Kommunikationslösungen für unternehmenskritische Geschäftsprozesse. Dabei kann die Topcom heute den deutschlandweiten Service und Support für über 300 zum Teil sehr langjährige Kunden erbringen. Die Topcom sieht ihren Auftrag darin, den reibungslosen Informationsaustausch innerhalb der Geschäftsprozesse ihrer Kunden darzustellen. Dies geschieht unabhängig von Medienformaten, Anwendungen und der eingesetzten technischen Infrastruktur. Die Topcom erreicht für ihre Kunden Optimierungen der Geschäftsprozesse in Bezug auf beschleunigte Vorgangsbearbeitung, Transparenz und Kostensenkung durch den Einsatz modernster Technologien verbunden mit einem hochqualifizierten und -topmotivierten Mitarbeiterstamm.

9 Wir bieten maßgeschneiderte Prozess- und Kommunikationslösungen, die jeden denkbaren geschäftskritischen Prozess mit allen wichtigen Kommunikationsmedien verbinden. Dazu erweitern wir bestehende IT-Systeme mit Hilfe von BPM- und BRM- Suiten, SMTP-, Voice-, SMS-, Fax-, XML- und EDI-Technologien und stellen so die Kommunikationsfähigkeit der vorhandenen IT-Infrastruktur sicher. Um mittelständische und große Unternehmen beim Optimieren ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen, setzen wir sowohl standardisierte Software als auch branchenfokussierte Lösungen ein. Die Zentrale unseres bundesweit tätigen Unternehmens befindet sich in Düsseldorf, wir verfügen über Niederlassungen in Hamburg und Stuttgart. DÜSSELDORF Topcom Kommunikationssysteme GmbH Rochusstraße Düsseldorf Telefon: 0211 / Telefax: 0211 / HAMBURG STUTTGART Topcom Topcom Kommunikationssysteme GmbH Kommunikationssysteme GmbH Theodorstraße 42c Zettachring Hamburg Stuttgart Telefon: 040 / Telefon: 0711 / Telefax: 040 / Telefax: 0711 / info@topcom-group.de