Skript Formatierung der Facharbeit mit Word 2010

Transkript

1 Skript Formatierung der Facharbeit mit Word 2010

2 Inhalt 1 Vorbereitung Formatvorlagen bearbeiten Text und Überschriften Silbentrennung Automatische Nummerierung der Überschriften Seitenlayout Seitenzahlen ohne Berücksichtigung von Titelblatt und Inhaltsverzeichnis Einfügen des Inhaltsverzeichnisses Zitieren und Literaturverzeichnis Quellenverzeichnis erstellen Zitieren mithilfe der Zitierfunktion Verweis im Fließtext Einfügen von Fußnoten Bildunterschriften einfügen Einfügen des Literaturverzeichnisses am Ende der Arbeit Literaturverzeichnis Fazit... 17

3 1 Vorbereitung Eine entscheidende Komponente bei der Erstellung einer Haus- bzw. Facharbeit ist die korrekte Vorbereitung bzw. das Vertraut-machen mit den verschiedenen Funktionen des Textverarbeitungsprogramms. Grundsätzlich gilt: alles kann-nichts muss. Es ist möglich, eine den Vorgaben entsprechende Facharbeit zu erstellen, ohne Formatvorlagen, automatische Seitenzahlen, Zitierfunktion, Seitenzahlen oder ein Abbildungsverzeichnis zu nutzen. Das bedeutet für einen selbst allerdings extreme Disziplin bei der Erstellung der Arbeit bzw. ein sehr hohes Fehlerpotenzial. In diesem Skript werden einige (bestimmt nicht alle möglichen) Tricks gezeigt, mithilfe denen im Anschluss an die Facharbeit keine tagelangen Formatierungsarbeiten erfolgen müssen. Erarbeitet ist dieses Skript an dem Programm Word Es ist sehr ähnlich zur Version Word Andere Textverarbeitungs-Software (z.b. von Apple oder OpenOffice) werden die vorgestellten Funktionen in ähnlicher Weise besitzen. 1.1 Formatvorlagen bearbeiten Text und Überschriften Abb. 1 Formatvorlage Text und Überschriften ändern Es gibt formale Ansprüche an jede Hausarbeit. Sind diese nicht gesondert aufgeführt, gelten einige zentrale trotzdem. Unter dem Punkt Formatvorlagen können diese allgemein gültig für dieses Dokument definiert werden. Der rote Pfeil markiert die Voreinstellung, die für den gesamten Textkörper gilt (ausgenommen Überschriften, Tabellenüber- bzw. Bildunterschriften). Die Voreinstellungen können wie folgt angesehen bzw. korrigiert werden: Rechtsklick auf Formatvorlage Standard Ändern 1

4 Abb. 2 Absatz ändern Die Schriftart fällt als erstes ins Auge ( 1). In der Regel werden Facharbeiten in Times New Roman, Arial oder Calibri geschrieben. Das nächste, was eine Facharbeit für den Leser formal ansprechend wirken lässt, ist die Ausrichtung des Textes ( 2). Häufig ist linksbündig voreingestellt. Der Abstand zwischen den Worten ( Leerzeichen) ist dann für alle Worte gleich. In längeren Texten wie Hausarbeiten oder Zeitschriftenartikeln wirkt dies jedoch oft unruhig. Deshalb verwendet man in der Regel Blocksatz, bei dem die Zeilen links- bzw. rechtsbündig enden. Unter Format ( 3) können weitere Formatierungsoptionen gewählt werden. Hilfreich ist es, auch den Zeilenabstand (unter Absatz) auf die geforderte Größe (z.b. 1,5) einzustellen Silbentrennung Abbildung 3 zeigt die Tücken bei der Verwendung des Blocksatzes auf. 2

5 Abb. 3 Tücken des Blocksatz Immer, wenn Bilder den Platz für Textpassagen an einer Seite minimieren, kann es zu unschönen freien Feldern kommen. Die Nutzung der Silbentrennung (Abb.4) ( Seitenlayout, Silbentrennung, Automatisch) kann hier Abhilfe schaffen. Achte nur darauf, dass du deiner Textverarbeitungssoftware auch einen Rahmen zum Einsatz von Silbentrennung vorgibst: Maximale Anzahl von aufeinanderfolgenden Trennzeichen sollten 1 oder 2 sein ( Silbentrennungsoptionen). Abb. 4 Silbentrennung nutzen. Achte darauf, unter (4) die Anzahl aufeinander folgender Leerzeichen auf 1-2 zu reduzieren Automatische Nummerierung der Überschriften Analog sollten die Formatvorlagen für die Überschriften voreingestellt werden. Es bietet sich am Anfang an, die Schriftart dem Text anzupassen. Anschließend sollte unbedingt die automatische Nummerierung der Überschriften voreingestellt werden. Dafür geht man wie folgt vor: 3

6 Markierung der ersten Überschrift Klicken auf Formatvorlage-Überschrift 1 Klicken auf Listeneinzug Klicken auf gewähltes Listenformat (Vorteil: Verwendet man die automatische Formatierung der Überschriften mithilfe diese Funktion, kann einem Word am Ende oder während der Arbeit ein mit korrekter Hierarchisierung versehenes Inhaltsverzeichnis generieren. Gleichzeitig können neue Kapitel eingefügt werden, die Kapitelnummern werden automatisch angepasst!) Abb. 5 Nummerierung der Formatvorlage "Überschrift" (Aschermann, 2014) Seitenlayout Unter Seitenlayout können weitere wichtige Formatierungs-Voreinstellungen vorgenommen werden. Relevant für die Facharbeit ist jedoch zu Beginn lediglich der Punkt Seitenränder, bei denen die Vorgaben unter Benutzerdefinierte Seitenränder 1:1 umgesetzt werden können und für die komplette Arbeit gelten. Abb. 6 Seitenränder gestalten Seitenzahlen ohne Berücksichtigung von Titelblatt und Inhaltsverzeichnis Unter Einfügen können Seitenzahlen eingefügt werden. (Vorteil: Verwendet man die automatische Nummerierung der Seiten mithilfe dieser Funktion, kann einem Word am Ende oder während der Arbeit ein mit Seitenzahlen versehenes Inhaltsverzeichnis generieren.) 4

7 Abb. 7 Seitenzahlen einfügen Es bietet sich an, unter Seitenende einfache Zahl 3 auszuwählen. Die Beschäftigung mit dem Thema Seitenzahlen ist auch deshalb relevant, weil Deck- bzw. Titelblatt und Inhaltsverzeichnis nicht mit Seitenzahlen angegeben werden sollen. Dies führt häufig zu extremen Frustrationserlebnissen im Anschluss bzw. nach Abschluss der erstellten Facharbeit. Kümmert man sich im Vorfeld, hat man dieses Problem nicht. Ein sehr simples Vorgehen wird in der Folge beschreiben. 1. Gehe auf den Anfang des bereits geschriebenen Textes oder auf die erste, wahrscheinlich noch leere Seite des vorformatierten Facharbeit-Dokuments. 2. Klicke nun auf den Reiter Seitenlayout. 3. Wähle Umbrüche. 4. Wähle nächste Seite. Abb. 8 Abschnittsumbrüche einfügen 5

8 5. Wiederhole die Schritte 2-4. (Info: du solltest jetzt vor dem Text 2 leere Seiten vorfinden, die bereits beschriebene Seite sollte aktuell Seite 3 deines Dokuments sein). 6. Klicke auf diese dritte Seite des Dokuments. 7. Füge nun Seitenzahlen ein (s.o.). Abb. 9 Seitenzahlen einfügen 8. Es öffnet sich nun automatisch die Fußzeile der dritten Seite sowie der Reiter Kopfund Fußzeilentools. Abb. 10 Verknüpfung mit vorherigem Abschnitt lösen (auf diese Weise lassen sich innerhalb eines Word-Dokuments verschiedene Seitennummerierungen realisieren) 9. Klicke auf mit vorheriger verknüpfen, so dass dies nicht mehr markiert ist. 6

9 10. Gehe erneut auf den Reiter Einfügen, dann auf Seitenzahlen formatieren und abschließend auf neu beginnen bei 1. Abb. 11 Seitenzahlen formatieren Abb. 12 Nummerierung der Seiten neu beginnen (Info: an dieser Stelle sollte die erste Seite mit 1, die zweite mit 2 und die dritte wieder mit 1 nummeriert sein) 11. Gehe nun wieder auf die 1. Seite des Dokuments, den Reiter Einfügen, dann Seitenzahlen und Seitenzahlen entfernen. Auf diese Weise hast du zwei Leerseiten erzeugt (z.b. für Titelseite und Inhaltsverzeichnis) und eine dritte Seite, auf der die Nummerierung beginnt. 2 Einfügen des Inhaltsverzeichnisses Zu einer gelungenen Facharbeit gehört ein Inhaltsverzeichnis, in dem die wesentlichen Kapitel und ihre Seitenzahlen in der Arbeit ausgewiesen sind. 7

10 Nochmals zur Wiederholung: damit Word das Inhaltsverzeichnis einfügen kann und auch Seitenzahlen automatisch übernimmt, müssen sowohl die Überschriftfunktion ( Kap.1.1.1) genutzt und auch die Seitenzahlen ( Kap.1.1.5) automatisch generiert werden. Dann funktioniert dies mit einem Knopfdruck und lässt sich ständig aktualisieren. Das Vorgehen: 1. Gehe auf die Seite, auf der das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll und setze den Cursor an die gewählte Position (in diesem Fall Seite 2, erste Zeile). 2. Wähle den Reiter Verweise (1). 3. Wähle Inhaltsverzeichnis (2). 4. Wähle automatische Tabelle 1 (3). (Info: nun sollte automatisch die Tabelle und die bisherigen, mit den Überschriften der Formatvorlage gewählten Kapitel erscheinen (4). Bei mir waren es zum Zeitpunkt der Erstellung des Skripts die in der Abbildung gezeigten Punkte). Abb. 13 Einfügen des Inhaltsverzeichnisses Es handelt sich bei dem automatischen Inhaltsverzeichnis um ein aktives Dokument. Dies wird dadurch angezeigt, dass beim Überfahren mit der Maus, ein grauer Hintergrund erscheint. Mit einem Klick in das Inhaltsverzeichnis können jederzeit das komplette Verzeichnis, aber auch nur die Seitenzahlen aktualisiert werden. (siehe Abbildung) ( Inhaltsverzeichnis aktualisieren (1), anschließend auswählen (2)) 8

11 Abb. 14 Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses 3 Zitieren und Literaturverzeichnis Ohne Quellenangaben ist wissenschaftliches Arbeiten (z.b. bei der Facharbeit) nicht möglich: sofern man nicht ausweist, von wem oder aus welchem Buch man die Aussagen in seiner Arbeit ableitet oder direkt zitiert, geht der Leser davon aus, dass alle relevanten Erkenntnisse durch eigene Arbeit entstanden sind. Dies geschieht jedoch nie. Es ist auch nicht notwendig, denn der Rückbezug auf Aussagen anderer Forscher ist nicht schlimm oder verwerflich, sondern zeigt im Gegenteil das Ausmaß der eigenen Vorbereitung und Intensität der fachlichen Auseinandersetzung mit dem eigenen Thema. Hier zeigt sich jedoch gleichermaßen die Gefahr: Wähle ich ein Thema, von dem ich keine Ahnung habe und das vom Anspruch deutlich über meinen Fähigkeiten liegt, kann ich Quellen nicht sinnvoll/planvoll auswerten und somit fachliche Fehler einbauen. (Mustermann, 2015, S. 23) Wähle ich jedoch ein Thema, in das ich mich bereits eingearbeitet habe und das ich vom Grundsatz der Fragestellung her durchdrungen habe, kann ich Quellen tatsächlich auch einsetzen, um meine eigenen Aussagen und Schlussfolgerungen zu belegen. 1 Es ist grundsätzlich auf zwei Arten möglich, mit in Word mit Zitaten oder sinnverwandten / paraphrasierenden Aussagen umzugehen-entweder als Fußnote auf den oder die Autor/innen hinzuweisen oder direkt im Anschluss an das Zitat (s.o.). Beides ist erlaubt, sofern Vorgaben 1 (Mustermann, 2015) 9

12 nicht eine Möglichkeit genau vorschreiben. Grundlage für beides ist jedoch die Erfassung seiner Quelle im Quellenverzeichnis. 3.1 Quellenverzeichnis erstellen Das Quellenverzeichnis ist so etwas wie die Bibliothek seiner Arbeit und die Grundlage für ein Literaturverzeichnis im Abschluss der Arbeit. Es sollte also sauber gepflegt werden, dann erstellt Word wie oben das Inhalts- ein Literaturverzeichnis auf Knopfdruck. Gehe auf Verweise (1) und anschließend auf Quellen verwalten (2). Nun kannst du Quellen hinzufügen unter der Punkt Neu (3). (Info: Sie werden dann in der Masterliste (a) (Liste aller Quellen die jemals auf dem Rechner Verwendung fanden), gespeichert und können über die Kopieren (4) in das aktuelle Verzeichnis für dieses Dokument (b) übernommen werden.) Abb. 15 Quellenverzeichnis erstellen Legen wir einmal beispielhaft eine Quelle an. Dafür öffnen wir den oben beschriebenen Quellenmanager und klicken auf neu. 10

13 Abb. 16 Quelldaten einpflegen Es öffnet sich ein Fenster, in dem man zunächst die Art der Quelle angeben muss (Buch, Buchabschnitt, Zeitschrift etc.). Anschließend kann man die jeweiligen Angaben zu Autor, Verleger, Erscheinungsdatum in die entsprechenden Felder, o- der auch weitere Angaben (sofern vorhanden) (2) eintragen. (Info zu (2): bei Internetquellen ist dies besonders hilfreich- wählt Website oder elektronische Quelle etc. aus, und dann alle Literaturverzeichnisfelder anzeigen. Ganz weit unten sind dafür relevante Felder (Datum des Abrufs etc.) aufgeführt.) Durch Bestätigung erscheint unser Werk nun in der Masterliste (1) und automatisch auch in der aktuellen Liste für das Dokument (1). Verfahrt für alle eure Quellen auf diese Weise (es muss nicht zu Beginn alles eingepflegt werden, sondern kann jederzeit ergänzt werden). Zu lästig? Der Wert dieses Vorgehens lässt sich bereits durch den Hinweistext in der Masterliste (hinsichtlich des Literaturverzeichnisses) erahnen (2). Zudem: egal wie oft ihr die Quelle nutzt-einmal eingepflegt ist es ab jetzt nur ein Mausklick, auf diese zu verweisen. 11

14 Abb. 17 Masterliste und aktuelle Liste. Dies ermöglicht bereits einen Einblick in das spätere Literaturverzeichnis 3.2 Zitieren mithilfe der Zitierfunktion Wie unter Kap. 3.1 erwähnt, kann auf eine berücksichtigte Quelle im aktuellen Quellenverzeichnis mit einem Klick verwiesen werden. Das Besondere: Word wählt aus den Angaben im Quellenverzeichnis automatisch ein passendes Format, wie die das Zitat im Text oder der Fußnote erscheint Verweis im Fließtext In vielen naturwissenschaftlichen Zeitschriften wird auf Fußnoten verzichtet, sondern direkt im Anschluss an Zitat oder Aussage bzw. Verweis der Autor bzw. Autorin benannt. Dies kann auf folgende Weise erfolgen: auswählen der Textstelle(1), Zitat einfügen (2), auswählen der Quelle (3); (Info: optional kann hier auch direkt eine neue Quelle für das Quellenverzeichnis erstellt werden (4)) 12

15 Abb. 18 neuen Quellnachweis einfügen Sofort erscheint ein ausreichender Quellennachweis an der entsprechenden Stelle: Abb. 19 Zitat bearbeiten Durch Klick (1) auf den Quellennachweis können zudem weitere Informationen hinzugefügt (2) werden, wie z.b. die Angabe von Seitenzahlen des Zitats in der Quelle (a), oder bestimmte Inhalte unterdrückt (b) werden: 13

16 Abb. 20 Anzeigenlassen der Seitenzahlen in einem Quellnachweise. Besonders sinnvoll, wenn aus einer Quelle mehrfach zitiert wird Einfügen von Fußnoten Fußnoten eignen sich, um Zusatzinformationen zu Abschnitten/Begriffen im Text zu liefern (z.b. Definitionen von Fachbegriffen), für die im Fließtext kein Platz wäre. Zudem kann mithilfe von Fußnoten auch auf eine Quelle verwiesen werden. Das Vorgehen ist in der Folge beschrieben. 1. Bewege den Cursor an die Position, an der die Fußnote einzupflegen ist (1). 2. Klicke auf Verweise. (2) 3. Klicke auf AB 1 Fußnote einfügen (3) (Info: an dieser Stelle sollte nun automatisch unten auf der Seite eine Fußnote entstanden sein. siehe S.9) 4. Fahre fort, wie in Kapitel ausgewiesen. Abb. 21 Fußnote einfügen Es ist darauf zu achten, dass bei Quellenangaben mit Fußnoten in der Regel beim erstmaligen Zitieren die komplette Quellenangabe zu erfolgen hat. 14

17 Fußnoten haben den Vorteil, dass sie im Fließtext wenig Platz wegnehmen. Sie haben jedoch den Nachteil, dass sie (sofern man ggfs. viele Fußnoten auf einer Seite hat), viel Platz am unteren Rand der Seite einnehmen. Letztlich entscheiden die Vorgaben über die Zitierweise bzw. das persönliche Gespräch mit dem Prüfer. Man sollte jedoch beides einmal ausprobieren und schauen, was einem eher liegt. 3.3 Bildunterschriften einfügen Bilder, modellhafte Darstellungen, Schaubilder, Diagramme die Möglichkeiten, durch Visualisierung Aussagen zu unterstreichen und verdeutlichen, sind schier endlos und sollten auch in jedem Fall genutzt werden. Grundsätzlich gilt: Tabellen erhalten eine Überschrift, Abbildungen, Diagramme u.ä. eine Unterschrift. Dabei ist darauf zu achten, dass auch in Bildunterschriften ein korrekter Quellenverweis erforderlich ist, sofern die Abbildung nicht selbst erstellt wurde (Siehe Abb.3, Kapitel 1.1.1). Das Einfügen von Bildunterschriften ist nachfolgend erklärt. 1. Rechtsklick auf die Abbildung 2. Auswahl Beschriftung einfügen 3. Auswahl einer geeigneten Bezeichnung (1) (egal, ob z.b. Abb. oder Abbildung - wichtig ist eine einheitliche (!) Bezeichnung über das gesamte Dokument) und Beschreibung (2) Abb. 22 Einfügen der Bildunterschrift. Bei komplexeren Darstellungen können diese inhaltlich entlastet werden, indem bereits in der Bildunterschrift signifikante Informationen zum Verständnis der Abbildung auftauchen (z.b. Beschriftung von nummerierten Elementen, Achsenbeschriftung oder sogar zentrale, inhaltliche Aussagen) 15

18 Die Bildunterschrift von Abbildung 22 zeigt an, dass Bildunterschriften häufig eine zentrale Bedeutung bei der Arbeit mit dem Bild zukommt. Nutze diese Gelegenheit, um anhand von Abbildungen Sachverhalte aufzuzeigen und Aussagen zu legitimieren, wenn es alleine mit einem Fließtext sehr schwierig sein würde. Fügst du anschließend noch Bilder ein, so werden wie bei den Kapitelüberschriften auch die nachfolgenden automatisch angepasst! Ein lästiges Durchsuchen und Neu-Nummerieren entfällt. 3.4 Einfügen des Literaturverzeichnisses am Ende der Arbeit Das Literaturverzeichnis ist ein Herzstück einer wissenschaftlichen Arbeit, ermöglicht es doch dem interessierten Leser, weiterführende Literatur zu erschließen bzw. Gedankengänge auf Basis der präsentierten Arbeitsergebnisse anhand der Originalliteratur nachzuvollziehen. Was sich auf dem ersten Blick nach Plagiate-Suchen anhört, ist tatsächlich zu kurz und vor allem zu negativ gedacht: In jeder wissenschaftlichen Veröffentlichung gibt es fast keinen Satz (!), der ohne Verweis, Nachweis oder Paraphrasierung von anderen Autoren auskommt. Man darf sich halt nur nicht mit fremden Federn schmücken und fremde Inhalte nutzen, um eigene Aussagen zu legitimieren bzw. zu entwickeln, ohne auf diese zu verweisen ( das würde man sonst Betrug nennen). Am Ende der Arbeit fügt man also das Literaturverzeichnis ein. Es ist ebenso (wenn man sauber gearbeitet hat, also seine Quellen im Quellenverzeichnis verzeichnet hat) leicht zu erstellen wie das Inhaltsverzeichnis: 1. Klicke auf Verweise (1). 2. Klicke auf Literaturverzeichnis (2). 3. Klicke auf Literaturverzeichnis 1 (3) Fertig Abb. 23 Literaturverzeichnis einfügen 16

19 4 Literaturverzeichnis Aschermann, T. (23. August 2014). MS Office Word: Überschriften automatisch nummerieren. (chip.de, Herausgeber) Abgerufen am 20. Januar 2015 von Mustermann, M. (2015). Korrekt zitieren und Zitate nutzen. (Humboldtgymnasium, Hrsg.) Solingen: HGS-Verlag. 5 Fazit Das Skript sieht zunächst nach sehr vielen Informationen aus. Es enthält aber viele Screenshots, um die Ausführungen zu untermalen. Gleichzeitig ist es so angelegt, dass es selbst den vorgetragenen Ansprüchen genügt. Vielleicht könnt ihr ja schon vieles. Vielleicht benötigt ihr nur einige Inhalte dieses Skripts. Niemand verlangt, dass ihr alles genau so macht wie beschrieben. Diese Ausarbeitung hegt auch nicht den Anspruch, die elegantesten Lösungen für die Problematiken bei der Erstellung einer Facharbeit zu liefern. Sie präsentiert aber jeweils einen Lösungsweg. Dieser ist durch eigene Erfahrung und bei der Erstellung dieses Skripts erprobt. Es funktioniert also. Und wenn ihr selbst ein wenig Spaß am Formatieren bekommen habt: Probiert ruhig mal aus, was eure Textverarbeitung so alles kann, um euch das Leben zu vereinfachen. Und falls das nicht klappen sollte-das beste Feature jeder Software ist immer und überall vorhanden und hilft bei misslungenen Versuchen immer aus: Abb. 24 J.Maaß 17