Hilfreiche Funktionen in Word

Transkript

1 Hausarbeiten und Präsentationen Hilfreiche Funktionen in Word Grundsätzlich sollte man die Schaltfläche Rückgängig rückgängig. kennen: sie macht den letzten Befehl 1 Formatierung von Texten In Hausarbeiten ist folgende Formatierung üblich: Zeilenabstand 1,5 Zeilen, Schriftgröße 12 Punkt, Ränder: jeweils ca. 2 cm Schriftart und Schriftgröße sind über das Dialogfeld Format! Zeichen oder über die Schaltflächen festzulegen. Zeilenabstand: Format! Absatz, Zeilenabstand. Auf diesem Registerblatt kann auch die Textausrichtung festgelegt werden (links, rechts, zentriert, Blocksatz). Häufig wählt man den Blocksatz. Um das Aussehen von Texten zu verbessern, kann man Wörter trennen. Die Silbentrennung kann automatisch oder manuell eingefügt werden. Dazu: Extras! Sprache! Silbentrennung. Die automatische Silbentrennung arbeitet sehr zuverlässig und empfiehlt sich daher. Seitenränder: Datei! Seite einrichten! Registerblatt Seitenränder. Unter dem Dialogfeld Seite einrichten können weitere Aspekte des Seitenlayouts festgelegt werden.! Beachte: Soll die Formatierung eines bereits erstellten Textes geändert werden, so muss der Text vorher markiert werden! Übung 1:! Öffne die Datei Gewinnung von Ameisensäure (unter alle auf main-server " Walter)! Formatiere den Text so, wie es für eine Hausarbeit nötig wäre. 2 Sortieren von Aufzählungen " Eingegebene Liste markieren " Tabelle! Sortieren " im Dialogfeld Sortieren kann man wählen, ob nach Text (also alphabetisch), nach Zahlen oder Datum sortiert werden soll. Ebenso, ob aufoder absteigend sortiert wird. Übung 2:! Liste eingeben: Gib die Namen und Telefonnummern von 4 deiner Bekannten in beliebiger Reihenfolge ein (es ist dabei egal, ob zwischen Name und Tel.Nr. ein Komma, Punkt oder kein Satzzeichen steht. Jeder Name muss aber in einer neuen Zeile stehen).! Sortieren der Liste: Lasse die Liste zunächst alphabetisch, dann nach den Telefonnummern sortieren. I. Walter, Gymnasium Karlsbad, Schuljahr 2003/2004 1

2 3 Aufzählungen und Nummerierungen (im Text) Word bietet die Möglichkeit, ohne großen Aufwand nummerierte Absätze oder Aufzählungen zu erstellen. 3.1 Aufzählungen: Absätze, die mit Aufzählungszeichen versehen werden sollen, markieren! Format! Nummerierung und Aufzählung! Registerblatt Aufzählung wählen " Aufzählungszeichen durch anklicken auswählen (über Grafik können alternative Zeichen ausgewählt werden, über Anpassen können die Zeichen gestaltet werden). Alternativ können die Aufzählungszeichen auch über die Schaltfläche Aufzählungszeichen eingefügt werden. Übung 3:! Füge in die Liste aus Übung 1 (Namen, Telefonnummern) mit Hilfe des Dialogfelds Nummerierung und Aufzählungen Aufzählungszeichen ein.! Markiere die Liste, entferne die Aufzählungszeichen mit Hilfe der Schaltfläche! Füge nun wieder Aufzählungszeichen hinzu, verwende diesmal aber andere Zeichen.! Setze den Cursor ans Ende des letzten Listeneintrags. Drücke Return und füge einen neuen Listeneintrag hinzu. 3.2 Nummerierungen: Absätze, die mit Aufzählungszeichen versehen werden sollen, markieren! Format! Nummerierung und Aufzählung! Registerblatt Nummerierung wählen " Nummerierungsart durch anklicken auswählen (über Anpassen kann das Nummerierungsformat festgelegt werden) Alternativ kann die Nummerierung mit Hilfe der Schaltfläche Nummerierung eingefügt werden. Übung 4:! Nummeriere die Namen-Telefonnummern-Liste. Probiere unterschiedliche Formate und Vorgehensweisen aus. I. Walter, Gymnasium Karlsbad, Schuljahr 2003/2004 2

3 4 Nummerierung und Querverweise Die Nummerierung von Kapiteln, Tabellen, Bildern oder Formeln kann mit entsprechenden Funktionen von Word automatisch erfolgen. Querverweise sind Hinweise im Text, die auf Kapitel-, Tabellen-, Bilder- oder Formelnummern verweisen. Word-Anfänger sind oft versucht, Kapitel, Tabellen u.ä. mit der Hand zu nummerieren, also jeweils einfach die Nummer des Kapitels, 1., 1.1 usw. einzugeben. Dies wird besonders bei längeren Texten problematisch: Angenommen, es fällt dir irgendwann ein, dass das Kapitel 3.4. doch nach vorne vor Kapitel 3.2. geschoben werden muss. Dann müssen alle Kapitelnummern inklusive der niedrigeren Gliederungsebenen gesucht und geändert werden. Sind außerdem Verweise auf eine der geänderten Kapitelnummern im Text enthalten, so müssen diese geändert, vorher aber erst einmal gefunden werden! 4.1 Nummerieren von Kapiteln Überschriften nummerieren oder deren Nummerierung ändern: " Format! Formatvorlage " wähle links aus der Liste Überschrift 1 " klicke auf Bearbeiten " klicke im neu geöffneten Dialogfeld auf die Schaltfläche Format und wähle aus der Liste Nummerierung aus " Wechsle dann im auf das Registerblatt Gliederung. In dem so aktivierten Dialogfeld stehen verschiedene Möglichkeiten der Nummerierung zur Auswahl. Klicke auf das Feld mit der gewünschten Nummerierungsart. Mit Hilfe der Schaltfläche Anpassen wird das folgende Dialogfeld aufgerufen. Hier kann die Nummerierungsversion genauer eingestellt werden. Dazu muss zunächst die Nummerierungsebene ausgewählt werden. Dann können Schriftart und Textausrichtung eingestellt werden, ebenso kann man auswählen, bei welcher Zahl die Zählung beginnen soll. I. Walter, Gymnasium Karlsbad, Schuljahr 2003/2004 3

4 Anschließend muss die Auswahl durch Anklicken von OK bzw. Zuweisen auf den entsprechenden Dialogfeldern bestätigt werden. Nun ist für das gesamte Dokument die Überschriftenformatierung festgelegt. Soll nun im Text eine Überschrift eingefügt werden, so setzt man den Cursor an die entsprechende Stelle und wählt aus der Schaltfläche Formatvorlage die entsprechende Überschriftebene aus. Wird später eine Überschrift der gleichen Gliederungsebene dazwischen gefügt, ändert sich die Nummerierung automatisch. Um die Formatierung der Überschriften zu ändern (Schriftart und -größe, Fett-, Kursivdruck o.ä.): Formatvorlage! dann wählt man die Gliederungsebene aus, deren Format angepasst werden soll " Bearbeiten! unter Format wählt man Zeichen. Hier kann die Formatierung eingestellt werden. Bestätigen durch OK bzw. zuweisen. Übung 5:! Öffne ein neues, leeres Word-Dokument. Richte die Formatvorlage für die Nummerierung wie beschrieben ein.! Öffne die Datei Überschriften (sie enthält alle Überschriften, die dieses Handout enthält, allerdings völlig unformatiert. Die Überschrift Nummerieren von Kapiteln fehlt außerdem). Kopiere die Überschriften in dein Word-Dokument. Weise den Überschriften nun mit Hilfe der beschriebenen Funktion die verschiedenen Gliederungsebenen zu. Füge nachträglich die zusätzliche Überschrift Nummerieren von Kapiteln an entsprechender Stelle ein und beobachte, wie sich die Nummerierungen automatisch ändern. (Dokument zunächst nicht löschen.)! Ändere die Formatierung der Überschriften. 4.2 Nummerieren von Tabellen und Bildern Sowohl zu einer Tabelle als auch zu einem Bild gehört eine Beschreibung sowie eine laufende Nummer Tabellenüberschriften Zu einer Tabelle gehört eine Beschreibung des Inhalts. Sie sollte möglichst knapp gehalten werden, aber so vollständig sein, dass die Tabelle mit ihrer Hilfe verstanden werden kann, ohne dass man die zugehörige Text suchen und lesen muss. Die Tabellen einer Arbeit werden entweder mit Tabelle 1 bis z.b. Tabelle 234 durchnummeriert oder die Tabellen können in jedem Kapitel mit Tabelle 1.1 bis Tabelle 3.17 nummeriert werden. Die Tabellennummerierung mit Word erfolgt mit folgenden Funktionen: I. Walter, Gymnasium Karlsbad, Schuljahr 2003/2004 4

5 " Einfügen! Beschriftung! in dem Dialogfeld muss unter der Kategorie Tabelle gewählt werden. Word schlägt standardmäßig die Nummerierung mit Tabelle 1 usw. vor. Soll diese Nummerierung übernommen werden, kann dies mit OK bestätigt werden. Soll die Nummerierungsart geändert werden, erfolgt dies über die Schaltflächen Nummerierung Bildunterschriften Die Beschriftung von Bildern erfolgt analog. Nur muss im Dialogfeld Beschriftung die Kategorie Abbildung gewählt werden. Word schlägt automatisch als Beschriftung Abbildung vor. Möchte man lieber Bild oder Abb. o.ä., so kann man dies unter Neue Bezeichnung eingeben. Soll die Formatierung von Bildunterschriften oder Tabellenüberschriften geändert werden, so muss man diese anpassen über Format! Formatvorlage! Beschriftung (dann: s.o.: Nummerierung von Kapiteln) Übung 6:! Öffne ein leeres Word-Dokument. Füge die 3 Bilder ein (" Einfügen! Grafik! aus Datei) aus dem Ordner Molekülmodelle Carbonsäuren (unter alle auf main-server " Walter)! Gib den Molekülmodellen der Palmitinsäure und der Linolsäure mit Hilfe der beschriebenen Funktion passende Bildunterschriften. (Beschriftung der Ölsäure kommt erst in Übung 7 dran). 4.3 Querverweise erstellen Angenommen, im Text soll ein Verweis auf eine bestimmte Tabelle, ein Bild oder ein bestimmtes Kapitel vorgenommen werden. Dann schreibt man z.b.: siehe Kapitel... oder vgl. Bild... Word fügt dabei Bild 1 o.ä. automatisch ein: Einfügen! Querverweis " in dem Dialogfeld wählt man den Verweistyp aus, z.b. eine Tabelle oder eine Kapitelüberschrift. Außerdem können weitere Einstellungen gewählt werden. (Das Dialogfeld ist weitestgehend selbsterklärend). Der Querverweis kann auch als Hyperlink eingefügt werden (Kästchen im Dialogfeld anklicken). Übung 7:! Kopiere den Text aus der Datei Gesättigte und ungesättigte Fettsäuren (unter alle auf mainserver " Walter) in dein Dokument unter die Abbildungen.! Füge an die passenden Stellen im Text einen Querverweis auf die oben im Dokument eingefügten und nummerierten Bilder der Palmitinsäure und der Linolsäure ein.! Füge nun als Bild 2 eine Bildunterschrift zur Ölsäure ein. Beobachte die automatische Aktualisierung der anderen Bilder.! Füge nun im Text einen Querverweis auf die Ölsäure ein. Aktualisiere die Querverweise wie folgt (Dokument anschließend noch nicht löschen): I. Walter, Gymnasium Karlsbad, Schuljahr 2003/2004 5

6 4.4 Aktualisieren von Nummerierungen und Querverweisen Nach Umstellen oder Löschen von Text stimmen oft Nummerierungen und Querverweise nicht mehr. Word aktualisiert diese selbständig. Dazu geht man wie folgt vor: " ganzes Dokument markieren (" Bearbeiten! alles markieren, oder Tastenkombination Strg+A). " Die Funktionstaste F9 startet den Aktualisierungsvorgang. 5 Seitennummerierung Die einfachste Möglichkeit, Seitenzahlen einem Dokument hinzuzufügen: " Einfügen! Seitenzahlen. Im Dialogfeld kann dann die Position und Ausrichtung eingestellt werden. Unter Format kann die Formatierung festgelegt werden. Alternative: " Ansicht! Kopf- und Fußzeile Seitenzahlen hinzufügen eventuell vorher zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln Übung 8:! Füge in das Word-Dokument aus Übung 5 Seitenzahlen ein (beide Vorgehensweisen ausprobieren!). 6 Inhaltsverzeichnis erstellen Verzeichnisse (Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse) lassen sich in Word automatisch erstellen und mit den entsprechenden Formatvorlagen schnell formatieren. Dies ist allerdings nur möglich, wenn zur Erstellung der Überschriften (und Bild- bzw. Tabellenbeschriftung) die entsprechenden Formatvorlagen benutzt wurden (dazu siehe oben). Hat man auf der ersten Seite der Arbeit das Deckblatt erstellt, fügt man anschließend mit Einfügen! Manueller Wechsel einen neuen Abschnitt ein, der auf der nächsten Seite beginnt. Zum Erstellen des Inhaltsverzeichnisses geht man folgendermaßen vor:! Einfügen! Index und Verzeichnisse! Registerblatt Inhaltsverzeichnis auswählen. Es stehen sechs vordefinierte und ein benutzerdefiniertes Format zur Verfügung (s.u.). Wie viele Überschriftenebenen in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden, bestimmt der Eintrag im Feld Ebenen anzeigen. Außerdem kann festgelegt werden, ob Sei- I. Walter, Gymnasium Karlsbad, Schuljahr 2003/2004 6

7 tenzahlen angegeben werden sollen und ob diese rechtsbündig positioniert sein sollen. Den freien Raum zwischen Text des Inhaltsverzeichnisses und Seitenzahlen können mit Füllzeichen versehen werden. Mit Hilfe der Schaltfläche Optionen kann bestimmt werden, welche Formatvorlagen in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden. Soll ein benutzerdefiniertes Format verwendet werden, geht man folgendermaßen vor: Einfügen! Index und Verzeichnisse! Registerblatt Inhaltsverzeichnis! Format wählen: von Vorlage " Bearbeiten. Zur Änderung der Formatierung vgl. auch 4.1. Übung 9:! Füge in das Word-Dokument aus Übung 5 (formatierte Überschriften) zwischen die Überschriften Leerzeilen ein (statt Text), so dass das Dokument mehrere Seiten füllt.! Erstelle nun für dieses Dokument ein Inhaltsverzeichnis. In analoger Weisen können Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse erstellt werden. Sie dürfen in der Arbeit nicht fehlen! 7 Fußnoten einfügen Fußnoten dokumentieren Quellen und Literatur; sie enthalten Bemerkungen, Erläuterungen und weiterführende Hinweise, die nicht unmittelbar in den Text gehören. Fußnoten stehen auf der jeweiligen Seite, auf der der entsprechende Verweis steht. Sie werden i.d.r. durchnummeriert. (Fußnoten werden hauptsächlich in geisteswissenschaftlichen, juristischen oder betriebswirtschaftlichen Arbeiten verwendet, in Naturwissenschaften sind sie ehr unüblich). Vorgehensweise:! Einfügen! Fußnote. Wahl der Nummerierungsart: Standardmäßig werden Fußnoten mit hochgestellten verkleinerten arabischen Zahlen durchgezählt. Früher wurden auch ein, zwei, drei.. Sternchen * verwendet (diese Möglichkeit bietet Word auch heute noch). Über Optionen kann die Formatierung der Fußnoten gewählt werden. Um den Fußnotentext zu einem Fußnotenzeichen zu lesen, bewegt man den Maus-Cursor zum Fußnotenzeichen im Text. Word zeigt dann automatisch den zugehörigen Fußnotentext in einem gelben Kasten an. Fußnoten werden gelöscht, indem man das Fußnotenzeichen im Text entfernt. Soll irgendwo im Dokument auf eine Fußnote verwiesen werden, so kann im Dokument ein Querverweis auf die entsprechende Fußnote gesetzt werden (Querverweise: siehe 4.3). I. Walter, Gymnasium Karlsbad, Schuljahr 2003/2004 7

8 Übung 10:! Füge in das Word-Dokument aus Übung 7 zwei Fußnoten ein (bei Begriffen deiner Wahl), in denen du die Begriffe näher erläuterst.! Füge eine weitere Fußnote ein und zwar an einer Stelle, die zwischen den beiden ersten Fußnoten liegt. Achte auf die automatische Aktualisierung der Nummerierung. [Word verfügt neben den erwähnten Möglichkeiten noch über eine Vielzahl hilfreicher Funktionen. Sehr ausführliche Beschreibungen finden sich in dem Buch Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit WinWord (siehe 8 Literatur). Das Buch ist in neueren Auflagen für aktuelle Word-Versionen erhältlich. ] 8 Literatur Nicol, Natascha; Albrecht, Ralf: Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit WinWord 97. Formvollendete und normgerechte Examens-, Diplom- und Doktorarbeiten. Bonn I. Walter, Gymnasium Karlsbad, Schuljahr 2003/2004 8