(Leitung: Frau Nadja Walter) Telefon (Sammelruf): (02 02) Fax: (02 02)

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1 Hinweise zum Arbeitsablauf (Stand: ) Antrag /Vertrag Für die BKK-Extra-Plus-Produktlinie werden alle Anträge und sonstigen Geschäftsvorfälle zentral in der Barmenia Hauptverwaltung in Wuppertal bearbeitet. Zuständig ist hier die Abteilung Vertrag Kranken. Dort ist eine Arbeitsgruppe unser BKK-Team eingerichtet, die ausschließlich BKK-Geschäftsvorfälle bearbeitet. BKK-Team Vertrag (Leitung: Frau Nadja Walter) Telefon (Sammelruf): (02 02) Fax: (02 02) Antragsaufnahme / Antragsweiterleitung Hier einige TIPPS, sofern Sie ein BKK-Mitglied bei der Antragstellung begleiten bzw. vom ihm um Unterstützung gebeten werden: - Antragsangaben einschl. Gesundheitsangaben müssen wahrheitsgemäß sein. - Genaue Angaben ersparen Rückfragen beim Antragsteller und unterstützen eine schnelle Bearbeitung des Antrags. - Bitte achten Sie mit darauf, dass in der Antragskopfleiste Ihre BKK genannt wird und dass bei den zu versichernden Personen die BKK-Mitglieds-Nr. mit eingetragen wird. - Die Antragsdurchschrift ist für den Antragsteller gedacht. Bitte schicken Sie das Antragsoriginal an die Barmenia mit folgender Adressierung: Barmenia Krankenversicherung a. G. Abt. Vertrag Kranken (BKK) Wuppertal Antragsbearbeitung / Policierung bei der Barmenia Im Zuge der Antragsprüfung kann die Klärung von Einzelheiten insbesondere zu den Gesundheitsangaben notwendig werden. Solche Rückfragen richten wir telefonisch oder auch schriftlich (z. B. durch Anforderung einer Selbstauskunft zu bestimmten Diagnosen) direkt an den Antragsteller gelegentlich auch an behandelnde Ärzte usw.. Auch einen Vorschlag zu einer ggf. notwendigen Vereinbarung eines Beitragszuschlages, Leistungsausschlusses oder einer Leistungseinschränkung richten wir an den Antragsteller. Die Einschaltung des Barmenia-Außendienstes wird ausgeschlossen. Kann eine beantragte Versicherung policiert werden, wird die Ausfertigung des Versicherungsscheins veranlasst (tägliche Verarbeitung) - und über die maschinelle Kuvertierung der Versand an den Kunden gesteuert. Automatisch wird anschließend (nur beim stationären Tarif BKKS) die Produktion einer Barmenia-Versichertenkarte ausgelöst, die dem Kunden mit separater Post zugestellt wird. K4198 b. w.

2 Sonstige Geschäftsvorfälle Nicht nur die Neuversicherung von Verträgen, Personen, Tarifen wird im BKK-Team Vertrag bearbeitet, sondern alle Geschäftsvorfälle, die den bei der Barmenia separat geführten BKK ExtraPlus-Bestand betreffen, werden dort abgewickelt. Dazu gehört auch die Terminbearbeitung. Dies ist z. B. die Umstellung von Kinder-/ Jugendlichen-Beiträgen auf den Erwachsenenbeitrag (ab Alter 21 Jahre). In diesem Zusammenhang ist ein Arbeitsablaufdetail wichtig: Mit der Familienversicherungs-Komponente (niedrigerer Beitrag über das 21. Lebensjahr hinaus, so lange Anspruch auf Familienversicherung besteht), die in den BKK ExtraPlus-Tarifen BKKA, BKKN, BKKS, und BKKK vorgesehen ist (Tarifbedingungen, Ziffer 4.21) ist verbunden, dass dieser Familienversicherungs-Status vom Kunden nachgewiesen werden muss. Daraus ergibt sich, dass von Ihren BKK-Mitgliedern für diesen Zweck gelegentlich ein entsprechender Nachweis gewünscht werden wird. Unter Servicegesichtspunkten unseren gemeinsamen Versicherten gegenüber wirkt es sicher positiv, wenn Sie unmittelbar solch einen praktisch formlosen Nachweis an das BKK-Team Vertrag faxen oder mailen und damit den in der Regel postalischen Weg über den Kunden an die Barmenia vermeiden. Haben Sie Antrags-/Vertrags-spezielle Fragen? Das Ihnen schon bekannte Servicetelefon für BKK-Mitarbeiter (08 00) hilft Ihnen praktisch bei allen Fragen weiter. Gelegentlich entstehen vielleicht Fragen, die sich auf den Bearbeitungsstand eines konkreten Antragsvorgangs beziehen (z. B. weil Ihr BKK-Versicherter bei Ihnen danach fragt). Dann können Sie sich natürlich auch direkt an die bearbeitende Stelle, das BKK-Team Vertrag, Telefon (Sammelruf): (02 02) , wenden. Und bei grundsätzlichen Fragen zur Arbeitsablaufgestaltung Antrag/Vertrag steht zur Verfügung: Jürgen Noack (Referat Grundsatzfragen) Telefon: (02 02) Mail: juergen.noack@barmenia.de

3 Hinweise zum Arbeitsablauf (Stand: ) Leistung Die Bearbeitung der Erstattunganträge der nach den BKK-Extra-Plus-Tarifen versicherten Personen erfolgt zentral in der Barmenia Hauptverwaltung in Wuppertal. Zuständig ist die Abteilung Leistungsabrechnung BK II. BKK-Team Leistung (Leitung: Herr Rainer Fuchs) Telefon (Sammelruf): (0202) Fax: (0202) Leistungsbearbeitung Mit dem Versicherungsschein erhält der Kunde einen Leistungsauftrag, mit dem er seine Kostenbelege zur Erstattung an die Abteilung Leistungsabrechnung BK II schicken kann. Die Adresse der Abteilung und die Kundendaten, wie seine Anschrift, seine Telefon- Nummer und die Kontoverbindung sowie die Versicherungsnummer sind bereits in dem Vordruck enthalten. Der Kunde braucht dann nur noch seine Belege personenbezogen und nach Kostenarten sortiert einzutragen. Unser Ziel ist es, eingehende Erstattungsanträge möglichst innerhalb von 48 Stunden zu bearbeiten. Sollten im Rahmen der Leistungsbearbeitung Rückfragen erforderlich sein, wenden wir uns regelmäßig direkt an den Kunden. Dies geschieht im Sinne einer schnellen Bearbeitung meistens telefonisch. Im Anschluss daran erhält der Kunde ein Abrechnungsschreiben mit Informationen zur Höhe der Erstattung. Zusätzlich bekommt er einen neuen Leistungsauftrag (Übrigens: Der Kunde findet das Druckstück auch im Internet unter (>> Service >> Downloadcenter). Parallel mit dem Versand des Abrechnungsschreibens wird die Auszahlung veranlasst. Der Kunde hat also in der Regel früher das Geld auf seinem Konto, als er die Rechnung bezahlen muss. Sonstige Geschäftsvorfälle Bei einem bevorstehenden Krankenhausaufenthalt legt der Kunde, der nach dem Tarif BKKS versichert ist, seine Barmenia-Versichertenkarte am Tag der Aufnahme im Krankenhaus vor. Die Kosten für die Unterbringung im Ein- oder Zweibettzimmer rechnen wir anschließend direkt mit der Klinik ab. Über die Leistungen des Chefarztes erhält der Kunde eine separate Liquidation, die wir nach deren Vorlage erstatten; auf Wunsch des Kunden auch direkt an den Arzt. Heil- und Kostenpläne bei versichertem Zahnersatz (Tarif BKKA), sind uns nach Vorlage bei der BKK einzureichen, wenn die voraussichtlichen Aufwendungen EUR überschreiten werden. Der Kunde erhält dann nach ergänzender Prüfung durch uns eine schriftliche Mitteilung. b. w.

4 Eine Arbeitsunfähigkeit der nach Tarif BKKT versicherten Kunden ist uns unabhängig von der Meldung an die BKK anzuzeigen, und zwar rechtzeitig vor Beginn des ersten Leistungstages entsprechend der vereinbarten Tarifstufe. Wir regeln dann die laufende Krankentagegeldzahlung direkt mit dem Kunden. Vorleistungen Bei einer Reihe von Leistungsarten erstatten wir Restkosten nach Vorleistung durch die BKK. Das sind bei Tarif BKKS: allgemeine Krankenhausleistungen, Transporte zum und vom Krankenhaus, ambulante Operationen im Krankenhaus Tarif BKKA: Sehhilfen für Personen, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben Zahnersatz und Inlays (nur bei versicherter Tarifstufe Zahn-Plus) Tarif BKKN: Heil- und Hilfsmittel Tarif BKKK: ambulante Arztbehandlungen (nicht aber für zusätzliche Vorsorgeuntersuchungen bzw. Naturheilverfahren außerhalb der Leistungspflicht der BKK), Heilmittel und Zahnbehandlung. Wenn Kunden Kostenbelege bei Ihrer BKK einreichen, bringen Sie bitte bei den genannten Leistungsarten Vorleistungsvermerke an. Sofern Kunden von der Möglichkeit Gebrauch gemacht haben, bei der BKK einen Selbstbehalt zur Beitragsreduzierung zu wählen, benötigen wir belegbezogen die Höhe des einbehaltenen Selbstbehaltes, da der Selbstbehalt ebenfalls als Vorleistung gilt. Außerdem sollten bei den Kunden, die bei der BKK Kostenerstattung in Anspruch nehmen, die bei der Erstattung in Abzug gebrachten Abschläge für Verwaltungskosten und fehlende Wirtschaftlichkeitsprüfungen und die vorgesehenen Zuzahlungen gesondert ausgewiesen sein. Ist die bestätigte Vorleistung 0,0, weil kein Leistungserbringer gemäß Viertem Kapitel des SGB V in Anspruch genommen wurde, sollte dies ergänzend mitgeteilt werden. Der BKK bleibt es freigestellt, ob sie die Belege nun direkt an die Barmenia weiterleitet oder an den Kunden zurückgibt. Dies gilt auch für Rechnungen, auf die keine Vorleistung der BKK erfolgt. Es können diesbezüglich individuelle Regelungen zwischen Ihrer BKK und der Barmenia getroffen werden. Sollten uns Rechnungen, für die ein Vorleistungsvermerk erforderlich ist, direkt vom Kunden vorgelegt werden, werden wir sie an ihn mit der Bitte zurückgeben, die Leistung der BKK vermerken zu lassen.

5 Haben Sie sonst noch Fragen zur Leistung? Das Ihnen schon bekannte Servicetelefon für BKK-Mitarbeiter (08 00) hilft Ihnen praktisch bei allen Fragen weiter. Bei grundsätzlichen Fragen zur Arbeitsablaufgestaltung Leistung wenden Sie sich an: Stefan Sippel (Abteilung Leistungsabrechnung BK II) Telefon: (0202) Mail: stefan.sippel@barmenia.de