Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird

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1 Feldfunktionen Einsatzmöglichkeiten von Feldern Felder nutzen Felder können verwendet werden, um Informationen in ein Dokument einzufügen (z.b. DATE oder PAGE) eine Aktion durchzuführen (z.b. FILL-INN) markieren von Textelementen (z.b. INDEX) Darstellungsweise von Feldern Für Felder gibt es grundsätzlich zwei Darstellungsweisen FELDFUNKTION: der Feldname und die Anweisung zur Ermittlung / Darstellung des Feldergebnisses sollen angezeigt werden FELDERGEBNIS: die standardmäßige Darstellung im Dokument, welche anzeigt, welcher Wert im Feld ausgegeben wird Elemente von Feldfunktionen FELDKLAMMERN { } die FELDKLAMMERN SIND NOTWENDIG; DAMIT Word die Feldfunktion als solche erkennt. Die Klammern müssen zwingend über die Tastenkombination S ) eingefügt werden. FELDNAME in Word gibt es mehr als 60 verschiedene Feldarten. Der Feldname beschreibt, um welche Feldart es sich handelt SCHALTER Schalter, auch Anweisungen genannt, stellen zusätzliche Optionen für die Felder dar. Schalter können nur für ein Feld gelten und/oder allgemeine Anweisungen darstellen, welche für verschiedene Felder genutzt werden können. Folgende allgemeine Felder werden in Word genutzt: Seite 1 / 9

2 Schaltertyp \* FORMAT \# NUMERISCHE ABBILDUNG DATUM-/UHRZEIT- ABBILDUNG \! ERGEBNIS SPERREN Beschreibung Weist dem Feldergebnis eine Formatierung zu Mit dem Zusatz MERGEFORMAT werden z.b. die dem Feldergebnis zugewiesenen Formatierungen auch nach der Aktualisierung des Feldes erhalten Dieser Schalter bestimmt bei numerischen Werten die Darstellung. Z.B. die Darstellung von Währungsangaben Mit diesem Schalter wird das Format für Datums- / Zeitangaben definiert. Der Zusatz yy-mm-dd definiert ein sechsstelliges Datumsformat Mit diesem Schalter wird verhindert, das Felder, die selbst Teil eines Berechnungsergebnisses sind, aktualisiert werden. Felder einfügen Felder mittels Schaltfläche bzw. Tastenkombinationen einfügen Gruppe TEXT Gruppe TEXT, als Verknüpfung Gruppe ILLUSTRATIONEN, als Verknüpfung Register VERWEISE Gruppe INHALTSVERZEICHNIS Gruppe HYPERLINKS Register VERWEISE Gruppe BESCHRIFTUNGEN Oft verwendete Felder über Tastenkombinationen einfügen Seitenzahl A H p Datum A H d Uhrzeit A H t Seite 2 / 9

3 Das Dialogfenster FELD Den Cursor an die Stelle im Dokument platzieren, an der das Feld eingefügt werden soll Im Register EINFÜGEN Gruppe TEXT die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE anklicken und den Eintrag FELD auswählen Im Listenfeld die benötigte Kategorie auswählen Im Listenfeld werden die verfügbaren Felder in alphabetischer Reihenfolge angezeigt Im Listenfeld den gewünschten Feldnamen auswählen In den Bereichen und weitere notwendige Einstellungen vornehmen und die Einstellungen mit OK bestätigen Felder manuell einfügen Den Cursor an der Stelle im Dokument platzieren, an der das Feld eingefügt werden soll Über die Tastenkombination S ) ein Paar geschweifte Klammern einfügen Anschließend Feldname und Schalter über die Tastatur eingeben Felder und Feldergebnisse anzeigen Wechseln zwischen der Anzeige des Feldergebnisses und der Feldfunktion wechseln Für ALLE FELDER im Dokument die Ansicht wechseln: Tastenkombination A ) Für EIN FELD die Ansicht wechseln: in das Feld klicken und die Tastenkombination H ) betätigen alternativ mit der rechten Maustaste in das Feld klicken und im Kontextmenü den Eintrag FELDFUNKTIONEN EIN/AUS auswählen Seite 3 / 9

4 Felder im Dokument kennzeichnen Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird Auf die OFFICE-SCHALTFLÄCHE klicken Im Dialogfenster auf die Schaltfläche WORD-OPTIONEN klicken Die Kategorie ERWEITERT aktivieren Im Listenfeld FELDSCHATTIERUNGEN den Eintrag IMMER oder WENN AUSGEWÄHLT Aktivieren Die Eingaben mit OK bestätigen Feldfunktionen drucken Das Dialogfenster WORD-OPTIONEN öffnen und die Kategorie ERWEITERT aktivieren Im Bereich DRUCKEN das Kontrollfeld aktivieren und mit OK bestätigen Feldergebnisse aktualisieren Felder manuell / automatisch aktualisieren Felder werden in Word nicht permanent aktualisiert, sondern zeigen zunächst nur das Ergebnis zum Zeitpunkt des Einfügens des Feldes an Bei einigen Feldern erfolgt aber eine automatische Aktualisierung der Feldwerte beim Öffnen des Dokumentes (z.b. die Felder DATE, TIME) und/oder beim Wechsel in die Seitenansicht (z.b. die Felder DATE, TIME, PAGE, NUMPAGES) Felder vor dem Ausdruck automatisch aktualisieren Das Dialogfenster WORD-OPTIONEN, Kategorie ANZEIGEN öffnen Im Bereich DRUCKOPTIONEN das Kontrollfeld aktivieren Felder manuell aktualisieren Den Cursor im Feld positionieren oder Den Bereich markieren in dem sich die gewünschten Felder befinden Die Taste ) betätigen Seite 4 / 9

5 Felder gegen Aktualisierung sperren Den Cursor im Feld positionieren oder Den Bereich markieren in dem sich die gewünschten Felder befinden Die Tastenkombination S? betätigen Mit der Tastenkombination S H? kann die Sperrung wieder aufgehoben werden Dokument- und Benutzerinformationen einfügen Initialen des Benutzers einfügen Im Register EINFÜGEN, Gruppe TEXT auf die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE klicken Im Listenfeld den Eintrag FELD aktivieren Im geöffneten Dialogfenster FELD, Listenfeld FELDNAMEN den Eintrag USERINITIALS markieren Im Listenfeld FORMAT das gewünschte Format einstellen Die Eingaben mit OK bestätigen Autor und Benutzer Word unterscheidet zwischen dem Autor und Benutzer Basis für die Angaben sind die Eintragungen im Dialogfenster WORD-OPTIONEN Öffnen Sie den Pfad OFFICE-SCHALTFLÄCHE - WORD OPTIONEN - Kategorie HÄUFIG VERWENDET Seite 5 / 9

6 Feld für den Autorennamen/Benutzernamen, Dateinamen und Dokumentvorlagennamen Autorenname/Benutzername Das Dialogfenster FELD öffnen Im Listenfeld KATEGORIEN den Eintrag DOKUMENTINFOR- MATIONEN a einstellen Im Listenfeld FELDNAMEN den Eintrag AUTHOR auswählen Im Bereich FORMAT eine Formatierung auswählen alternativ Zum Einfügen des Benutzernamens den Eintrag BENUTZERINFORMATIONEN im Listenfeld und den Eintrag USERNAME im Listenfeld einstellen Dateiname Im Dialogfenster FELD im Listenfeld KATEGORIE den Eintrag DOKUMENTINFORMATIONEN einstellen Im Listenfeld FELDNAMEN den Eintrag FILENAME einstellen Um auch den gesamten Pfad anzeigen zu lassen, dass Kontrollkästchen PFAD ZUM DATEINAMEN HINZUFÜGEN aktivieren Dokumentvorlagenname Im Dialogfenster FELD im Listenfeld KATEGORIE den Eintrag DOKUMENTINFORMATIONEN einstellen Im Listenfeld FELDNAMEN den Eintrag TEMPLATE einstellen Um auch den gesamten Pfad anzeigen zu lassen, dass Kontrollkästchen PFAD ZUM DATEINAMEN HINZUFÜGEN aktivieren Seite 6 / 9

7 Eine Eingabeaufforderung mit dem Feld FILE-IN erstellen Text in ein Dokument einfügen Die Eingabe des aktuellen Umsatzsteuersatzes in ein Dokument soll über ein Eingabefeld realisiert werden! Platzieren Sie den Cursor an der Eingabeposition im Text und öffnen Sie das Dialogfenster FELD Im Listenfeld KATEGORIEN den Eintrag SERIENDRUCK auswählen Im Listenfeld FELDNAMEN den Eintrag FILE-IN auswählen und mit OK bestätigen Im geöffneten Dialogfenster den aktuellen Umsatzsteuersatz (19%) eintragen und mit OK bestätigen Um den Eingabetext zu aktualisieren, den Cursor in dem Feld positionieren und die Taste ) betätigen In das geöffnete Eingabefenster den neuen Steuersatz eintragen und mit OK bestätigen Seite 7 / 9

8 Bedingungen mit dem Feld IF definieren Sie sollen als Mitarbeiter eines Großhandels den Kunden mitteilen, dass Sie ab einem Umsatz von einen Sonderrabatt von 5% erhalten. Die Briefe mit dieser Information werden als Serienbriefe verschickt. Die Datenquelle existiert bereits. Im Register SENDUNGEN, Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN auf die Pfeilschaltfläche der Schaltfläche REGELN klicken Im Listenfeld den Eintrag WENN DANN SONST aktivieren Im Dialogfenster BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN WENN Im Listenfeld FELDNAME den Eintrag UMSATZ aktivieren Im Listenfeld VERGLEICH den Eintrag GRÖßER ODER GLEICH aktivieren In das Eingabefeld VERGLEICHEN MIT den Wert eintragen In das Eingabefeld DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN wird der Text eingetragen, der im Brief erscheinen soll, wenn die Bedingung zutrifft (WAHR IST). In unserem Fall: Sie einen Sonderrabatt von 5% erhalten In das Eingabefeld SONST DIESEN TEXT EINFÜGEN wird der Text eingetragen, der im Brief erscheinen soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft (FALSCH IST). In unserem Fall: Sie bei einem Umsatz ab einen Sonderrabatt von 5% erhalten Mit der Tastenkombination A ) blenden Sie die Feldfunktion ein Argument WENN Argument DANN Argument SONST Vergleichsoperatoren Operator Bedeutung = Gleich <> Ungleich > Größer als < Kleiner als >= Größer oder gleich <= Kleiner oder gleich Seite 8 / 9

9 Inhalt Feldfunktionen... 1 Einsatzmöglichkeiten von Feldern... 1 Felder nutzen... 1 Darstellungsweise von Feldern... 1 Elemente von Feldfunktionen... 1 Felder einfügen... 2 Felder mittels Schaltfläche bzw. Tastenkombinationen einfügen... 2 Oft verwendete Felder über Tastenkombinationen einfügen... 2 Das Dialogfenster FELD... 3 Felder manuell einfügen... 3 Felder und Feldergebnisse anzeigen... 3 Wechseln zwischen der Anzeige des Feldergebnisses und der Feldfunktion wechseln... 3 Felder im Dokument kennzeichnen... 4 Feldfunktionen drucken... 4 Feldergebnisse aktualisieren... 4 Felder manuell / automatisch aktualisieren... 4 Felder vor dem Ausdruck automatisch aktualisieren... 4 Felder manuell aktualisieren... 4 Felder gegen Aktualisierung sperren... 5 Dokument- und Benutzerinformationen einfügen... 5 Initialen des Benutzers einfügen... 5 Autor und Benutzer... 5 Eine Eingabeaufforderung mit dem Feld FILE-IN erstellen... 7 Text in ein Dokument einfügen... 7 Bedingungen mit dem Feld IF definieren... 8 Vergleichsoperatoren... 8 Seite 9 / 9

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