GroupWise. Einführung

Transkript

1 GroupWise Einführung

2 1 Die Arbeitsoberfläche Die Menüleiste Die Navigationsleiste Die Symbolleiste Die Ordnerliste Nachrichtenoptionen Kategorie Signatur Das "Schweizer Messer" Notify Der Basisordner Der Nachrichtenversand Adressbücher Hinzufügen von Einträgen Hinzufügen von Einträgen aus einer Verteilerlisten erstellen Erstellen von Mails Drucken von Listen aus dem Adressbuch Datei anhängen Versenden von einem Fax Drucken aus einer Datei Rechtschreibkorrektur Der Kalender Einstellungen / Ansichten Hinzufügen eines neuen Kalenders Erstellen und Ändern von Terminen Benachrichtigung über bevorstehende Termine - Alarme... 24

3 1 Die Arbeitsoberfläche Menüleiste: Alle Funktionen können über die Menüs aufgerufen werden. Symbolleiste: Verknüpfungen mit den häufig verwendeten Funktionen Ordner: Die Ordnerliste dient der Verwaltung der Nachrichten. Hier können im Aktenschrank neue Ordner angelegt werden. Ordnerinhalte: Hier wird der Inhalt des ausgewählten Ordners angezeigt. Blitzvorschau: Über diese Einstellung kann der Inhalt der Nachricht sofort angezeigt werden. Allerdings stellt die Blitzvorschau bei HTML- s theoretisch ein Sicherheitsrisiko da. 1.1 Die Menüleiste Über die Menüleiste können Sie alle GroupWise Funktionen aufrufen. Die vermutlich am meisten benötigten Funktionen finden Sie unter "Werkzeuge Optionen". 1.2 Die Navigationsleiste Durch klicken auf das schwarze Dreieck neben "Anfang" können Sie die Navigationsleiste auf Ihre Wünsche hin anpassen. Des Weiteren ist es hier auch möglich, das Farbschema umzustellen

4 1.3 Die Symbolleiste Mit Hilfe der Symbolleiste können Sie auf viele Funktionen und Optionen von GroupWise zugreifen. Die Symbolleiste kann individuell angepasst werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste. Klicken Sie anschließend auf "Symbolleiste anpassen". Zum Hinzufügen einer neuen Schaltfläche klicken Sie auf "Anpassen" und ziehen aus dem Karteireiter "Anpassen" die gewünschte Funktion einfach in die Symbolleiste. Um eine neue Trennlinie zu erzeugen, ziehen Sie die eine Schaltfläche von der benachbarten Schaltfläche weg. 1.4 Die Ordnerliste Im Ordnerfenster finden Sie zunächst die Standardordner "Mailbox" mit den eingegangenen s, "Ausgangsnachrichten", "Aktenschrank" (hier sollen später die Ordner für bestimmte Themen eingefügt werden), "Kalender", "Dokumente" (zur Verwaltung und Bearbeitung von Dateien, z.b. Word-Dokumenten), "Checkliste", "Jobliste", "in Arbeit" (hier werden angefangene und dann abgebrochene s gespeichert) und schließlich den "Papierkorb" und den "Junkmail" Ordner. Ein kleines weißes Umschlagsymbol neben einem Ordner signalisiert, dass sich in diesem Ordner eine neue, ungeöffnete Nachricht befindet. Die Zahl in der eckigen Klammer gibt an, wie viele neue und damit ungeöffnete Nachrichten vorliegen

5 1.5 Nachrichtenoptionen Über das Register "Sendeoptionen" in der Mail haben Sie Zugriff auf mehrere Optionen, die es Ihnen erlauben, die betreffende Nachricht zu senden, sie mit einer Kategorie zu versehen oder ihren Status zu verfolgen

6 1.6 Kategorie Kategorien bieten Ihnen eine Möglichkeit, Ihre Nachrichten zu organisieren. Sie können jeder Nachricht und sogar den Kontakten eine Kategorie zuweisen. Sie können Kategorien erstellen und hinzufügen sowie jeder Kategorie eine kennzeichnende Farbe zuordnen. Die Farben werden in der Nachrichtenliste und im Kalender angezeigt Vorgehensweise 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht. Rechte Maus-Taste "Kategorien" und anschließend auf "Optionen". 2. Geben Sie den Kategorienamen im Feld <Hier neue Kategorie eingeben> ein. 3. Klicken Sie auf "Hinzufügen". 4. Um einer Kategorie eine Farbe zuzuordnen, wählen Sie den Kategorienamen in der Liste aus; klicken Sie auf "Farbe bearbeiten", klicken Sie auf eine Farbe und anschließend auf "OK". 5. Um diese Kategorie der ausgewählten Nachricht zuzuordnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben dem Kategorienamen und klicken Sie anschließend auf "OK"

7 1.7 Signatur Eine Signatur ist für s das, was bei normalen Briefen der Briefkopf ist: der Platz für die Kontaktinformationen oder das persönliche Statement / den Werbespruch. Unter "Werkzeuge Optionen Umgebung" können Sie eine eigene Signatur bzw. Elektronische Visitenkarte (vcard) definieren. vcards sind elektronische Visitenkarten. Diese enthält Ihre Kontaktinformationen aus dem Systemadressbuch. Wenn Sie Ihre vcard mit GroupWise erstellen, werden die Informationen der Felder in Ihrem Adressbuch verwendet, d.h. Sie müssen sich selber in ihrem Adressbuch eintragen. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Signatur hinzuzufügen. Sie wird Automatisch eingefügt oder es geschieht nur nach Bestätigung. Wenn Sie mehrere Signaturen angelegt haben, können Sie eine Signatur als Standard festlegen Vorgehensweise 1. Klicken Sie auf "Werkzeuge Optionen - Umgebung Signatur" anschliesend auf "Neu " 2. Vergeben Sie für die Signatur einen Namen. 3. Füllen Sie das Signaturfeld mit ihren gewünschten Informationen aus

8 1.8 Das "Schweizer Messer" Unter "Werkzeug Optionen" gelangen Sie zu diesem Fenster. Hier haben Sie die Möglichkeit, etwas zu verändern oder Einstellungen vorzunehmen. Unter "Umgebung" können Sie in der Regel das Layout Ihrer verändern. Hier können Sie z.b. Signaturen erstellen, entscheiden wann Sie die Rechtschreibprüfung starten wollen, die Schrift in der ändern oder die Sprache festlegen. "Senden" legt Sendeoptionen Global für , Termine, Jobs und Notizen fest. Sie können z.b. festlegen ob Sie Statusinformation über den Zustand der erhalten wollen. Unter "Sicherheit" können Sie z.b. einstellen das Sie kein Passwort für edirectory benötigen oder Vertretungszugriffe einrichten. Bei "Zertifikate" sehen Sie Ihre Zertifikate ein. Die Option "Datum/Uhrzeit" ermöglicht Ihnen z.b. die Einstellung des Datum- und Uhrzeitformates

9 1.9 Notify Bei der Installation des GroupWise-Clients können Sie auch Notify mit installieren. Dabei handelt es sich um ein kleines Programm, das ständig im Hintergrund läuft (zu sehen ist nur das GroupWise Weltkugelsymbol neben der Windows-Uhr, in der Symbolleiste Ihres Betriebssystems) und überprüft, ob Sie neue Post bekommen haben oder ob ein Termin vorliegt. Standardmäßig wird Notify beim Start von Windows mitgestartet (über die Autostart- Funktion), Sie müssen sich bei GroupWise mit Ihrem Novell Passwort anmelden. Das hat drei Konsequenzen: Da Sie schon über Notify angemeldet sind, müssen Sie sich beim Start von GroupWise selbst nicht mehr erneut einloggen. Solange Ihr Notify läuft, können Sie sich nicht mit einem anderen NDS- Account anmelden. Wenn Sie Ihren Rechner unbeaufsichtigt stehen lassen, kann jeder andere Ihre s lesen, weil er Zugriff auf Ihren Rechner hat. Unbedingt einen Bildschirmschoner mit "Kennworteingabe bei Reaktivierung" verwenden!!! - 8 -

10 1.10 Der Basisordner Über den Punkt "Basisordner" in der Ordnerliste erhalten Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Informationen. Der "Basisordner" verwendet Felder, um die Informationen in Abschnitten anzuzeigen. Standardmäßig zeigt die Ansicht "Basisordner" Ihren Tageskalender, Ihre Checklisteneinträge, Ihre ungelesenen Nachrichten an. Die Felder sind in einer zweispaltigen Ansicht angeordnet. Die Ansicht "Basisordner" kann jedoch vollständig angepasst werden. Sie können zusätzliche Felder erstellen, in denen die erforderlichen Informationen angezeigt werden. Außerdem können Sie auswählen, ob Sie z.b. lediglich eine einspaltige Ansicht wünschen. Dadurch werden die Fenster in einer Spalte statt den standardmäßigen zwei Spalten gestapelt. Neben Feldern können Sie Ihre Ordnerliste und die Blitzvorschau anzeigen

11 Einstellungen 1) Rechte Maustaste "Basisordner/Eigenschaften". 2) Den Karteireiter "Anzeigen" auswählen. 3) "Anzeigen nach" "Felder". 4) Klicken Sie auf "Felder anpassen". 5) Layout wählen "2 Spalten" 6) Die gewünschten Einträge in Spalte Eins und Spalte Zwei verschieben. Die jeweiligen Spalteneinträge können auch noch individuell verändert werden. Hier sehen Sie die Einstellmöglichkeiten am Beispiel "Kalenderübersicht"

12 Vorgehensweise 1. Wählen Sie im "Basisordner" die "Kalenderübersicht" aus. 2. In der Kalenderübersicht Leiste klicken Sie auf das kleine schwarze Dreieck am rechten Rand. Wählen Sie "Bearbeiten" aus. Hier können Sie unter "Ordner wechseln" einen anderen Kalender auswählen. Unter "Anzeigen" können Sie z.b. festlegen, wie viele Tage im Voraus die Kalendervorschau angezeigt werden soll. Sie können festlegen, welcher Nachrichtentyp angezeigt werden soll

13 2 Der Nachrichtenversand 2.1 Adressbücher GroupWise stellt Ihnen vier Arten von Adressbüchern zu Verfügung. Das "Novell GroupWise Adressbuch" ist ein öffentliches Buch, in dem alle GroupWise Benutzer gespeichert sind (auch aus Erlangen, Hamburg, Würzburg und der Klinik). Das "Novell LDAP-Adressbuch" enthält alle User der Uni und der FH. Diese zwei Bücher werden zentral geführt und können von den einzelnen Benutzern nicht geändert werden. Im "Primärbuch" können Sie auf die am Häufigsten verwendeten Einträge zugreifen. ACHTUNG: Auch falsch geschriebene Adressen werden im Primärbuch gespeichert. Als vierte Möglichkeit gibt es noch das persönliche Adressbuch (hier "Angela Kellner"). Dieses Adressbuch können Sie selbst verwalten und verändern. 2.2 Hinzufügen von Einträgen Vorgehensweise: 1. Wählen Sie in der Symbolleiste über die Schaltfläche das "Adressbuch" aus. 2. Klicken Sie auf "Bearbeiten - Hinzufügen" ODER 3. Wählen Sie die Art des Eintrages aus z.b. "Kontakt" und füllen Sie die betreffenden Felder aus Einen existierenden Eintrag können Sie bearbeiten, indem Sie den User im Adressbuch markieren und "Anzeigen Details" auswählen oder einen Doppelklick ausführen

14 2.3 Hinzufügen von Einträgen aus einer 1. Öffnen Sie die betreffende Klicken Sie mit der rechten Maus-Taste auf die -Adresse. 3. Wählen Sie "Zum Adressbuch hinzufügen" 4. In dem sich öffnenden Menü können Sie das Adressbuch bestimmen, in dem die Adresse abgespeichert werden soll. 5. Füllen Sie die betreffenden Felder aus. 6. Klicken Sie auf "OK" 2.4 Verteilerlisten erstellen Vorgehensweise 1. Adressbuch auswählen. 2. "Bearbeiten Hinzufügen" auswählen ODER 3. Gruppe auswählen 4. Namen für den Verteiler (Gruppe) vergeben 5. Mit " können Sie Kontakte der Verteilerliste hinzufügen

15 2.5 Erstellen von Mails Vorgehensweise 1. Wählen Sie das Symbol in der Symbolleiste. 2. Geben Sie im Feld "An" den Namen des Empfängers aus dem ein oder geben Sie den Vor- und Nachnamen ein. Wenn die Nachricht an mehrere Personen geschickt werden soll, ist zwischen den Namen ein Komma oder ein Strichpunkt zu setzen. CC: (Carbon Copy) Bedeutet die ausgewählten Empfänger erhalten jeweils eine Kopie der . Jeder Empfänger sieht aber auch, an wen die Nachricht außer ihm noch gesendet wurde. BK: (BlindKopie) Benutzer in der Liste bekommen eine Kopie der Nachricht, ohne zu sehen, wer außer ihnen noch diese Nachricht empfängt. Dabei darf das Feld "An" nicht leer sein. Tipp: Tippen sie einfach die eigene Adresse ein. Dann sehen die Empfänger zwar, dass sie sich die Nachricht selbst geschickt haben, aber sie sehen nicht, an wen die Nachricht noch versendet wurde. 2.6 Drucken von Listen aus dem Adressbuch 1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste an. 2. Klicken Sie auf das Adressbuch, das die Einträge enthält, die Sie drucken möchten. 3. Klicken Sie bei gedrückter Strg- (markiert einzelne Einträge) oder Umschalttaste (markiert zwischen zwei Aktivierungen) auf die einzelnen Einträge, um sie auszuwählen. Wenn Sie keine Auswahl vornehmen, wird das gesamte Adressbuch gedruckt. 4. Klicken Sie auf "Datei" und anschließend auf "Drucken". 5. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf "Markierte Einträge" oder klicken Sie auf "Ganzes Adressbuch"

16 6. Stellen Sie sicher, dass das Register "Formular" aktiviert ist. 7. Klicken Sie im Gruppenfeld "Format" auf "Liste". 8. Klicken Sie im Listenfeld "Verfügbare Formulare" auf die gewünschte Option. Sie können nur Informationen ausdrucken, die zuvor in die Adressbuchfelder eingegeben wurden. Wenn ein bestimmtes Feld keine Informationen enthält, wird aus diesem Feld nichts gedruckt. 9. Klicken Sie auf eine Papiergröße im Gruppenfeld "Formulargröße". 10. Klicken Sie auf "Hochformat" oder "Querformat" im Gruppenfeld "Formular- Druckrichtung". 11. Klicken Sie auf das Register "Inhalt". 12. Je nach den Einstellungen, die Sie in Schritt 7 vorgenommen haben, können Sie unter Umständen die gewünschten Felder aktivieren bzw. deaktivieren. 13. Klicken Sie auf "Schrift" und anschließend auf "OK". 14. Klicken Sie auf das Register "Optionen" und treffen Sie eine Auswahl. Um Informationen zu einer Option zu erhalten, klicken Sie auf anschließend auf eine Option. und

17 15. Wenn Sie in dem Fenster "Adressbuch drucken" auf "Vorschau" klicken, sehen Sie, wie die Liste aussehen wird. 16. Abschließend klicken Sie auf "Drucken". 2.7 Datei anhängen Jeder Nachricht ( , Termin oder Job) kann eine Datei begefügt werden Vorgehensweise 1. Klicken Sie in einer geöffneten auf das Symbol. 2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen können. 3. Mit Doppelklick auf den Dateinamen wird die Datei automatisch ihrer Nachricht beigefügt. Die angehängte Datei erscheint nun im unteren Teil der zu sendenden Nachricht. Sie können Dateien auch ganz einfach per Drag and Drop aus dem Windows- Explorer o. ä. in das Anlagenfenster ziehen

18 2.8 Versenden von einem Fax Sie haben die Möglichkeit (ohne zusätzliche Software), über GroupWise Faxe zu senden und zu empfangen. Wenn Sie eine Zusatzsoftware (HiPath Expressions Erweiterungen, im RZSetup - GroupWise Setup enthalten) installieren, dann können Sie auch über einen virtuellen Drucker Faxe versenden (z.b. aus MS-Word) Vorgehensweise: Adressiert wird das FaxGate wie folgt: Faxnummer@fax (01 oder 09 für private oder dienstliche Faxe nicht vergessen). Bei den Anlagen sollten Sie aber bedenken, dass es sich um druckbare Dateien (Word-Datei, Bilder, Präsentationen ) handeln muss. Die Berechtigung (Stichwort UMS Berechtigung) erhalten Sie von der Technischen Zentrale, Frau Nusser. Voraussetzung ist, dass Sie ein eigenes dienstliches Telefon besitzen. Bei der Technischen Zentrale erhalten Sie auch eine Beschreibung über die ganzen Funktionen des UMS Servers. GroupWise-Fax an die Klinik GroupWise-Fax Uni intern GroupWise-Fax nach "außen"

19 2.9 Drucken aus einer Datei Sie haben die Möglichkeit, jedes beliebige Dokument als Fax zu verschicken. Es sollte sich allerdings um eine "druckbare" Datei handeln (z.b. Word-Datei, PDF-Datei). Wenn Sie ein Fax aus einer Anwendung (z.b. Microsoft Word) versenden wollen, benutzen Sie bitte den Druckdialog "Datei - Drucken" und wählen den Faxdrucker aus. Den Faxdrucker (Tiff Fax G3 TurboBits Printer) können sie über "RZ-Setup GroupWise 7.0 Client HiPath XPressions Communications." installieren. Nun müssen Sie nur noch die gewünschte Faxnummer angeben und evtl. eine Betreffzeile. Anschließend klicken Sie auf "Versenden"

20 2.10 Rechtschreibkorrektur Über "Werkzeuge Rechtschreibprüfung" können Sie s auf Rechtschreibfehler überprüfen. HINWEIS: Es werden nur die Felder überprüft, in denen sich der Cursor befindet. 1. "Neue " 2. Inhaltsfeld aktivieren (siehe text ) 3. "Werkzeuge Rechtschreibprüfung" Durch Klicken der Schaltfläche "Individuell" können Sie z.b. die Sprache umstellen oder Benutzerdef. Wörterlisten erstellen. In der Benutzerdef. Wörterliste können Sie Abkürzungen einfügen, die dann automatisch eingefügt werden (z.b. mfg = Mit freundlichen Grüßen)

21 3 Der Kalender Der GroupWise Kalender ermöglicht es Ihnen nicht nur, eigene Termine einzutragen, Sie können sich auch Termine von anderen GroupWise-Nutzern zusenden lassen. Der GroupWise-Kalender enthält natürlich vor allem Termine, aber Sie können auch Jobs und Notizen hier einsehen. Interessant ist vor allem die Möglichkeit, Termine mit anderen GroupWise-Nutzern abzustimmen. 3.1 Einstellungen / Ansichten Sie können den Kalender in einer Tages-, Monats- und Jahresansicht betrachten; die Jahresansicht zeigt allerdings keine Nachrichtentypen an, nur die belegten Tage werden dunkler dargestellt. Wenn Sie mehrere Kalender verwalten, gibt es auch die Mehrfachbenutzeransicht, die parallel mehrere Kalender anzeigt (nur sinnvoll bei entsprechenden Zugriffsrechten). Unter "Werkzeuge - Optionen - Datum/Uhrzeit" können Sie viele Einstellungen treffen, z.b. Standard-Dauer von Terminen, Standard-Alarme etc

22 Das Datumsformat können Sie recht detailliert einstellen bzw. mit den Windows- Einstellungen synchronisieren. Klicken Sie dazu einfach auf den Knopf "GroupWise auf System einstellen" - das ist in der Regel die richtige Einstellung

23 3.2 Hinzufügen eines neuen Kalenders Durch Hinzufügen eines neuen Kalenders haben Sie die Möglichkeit, z.b. einen dienstlichen und privaten Kalender getrennt von einander zu verwalten. Einen neu angelegten Kalender können Sie auch für andere Personen freigeben Arbeitsschritte: 1. In der Ordnerliste "Kalender" rechte Maustaste "neuer Kalender" 2. Vergeben Sie einen Kalendernamen 3. Durch Setzen des Häkchens erscheinen die Kalendereinträge im "richtigen" Kalender. So wird der neue Kalender (Test) angezeigt. Die Einträge in "Test" werden im "richtigen" Kalender auch angezeigt. Über "Test / Eigenschaften" ist es auch möglich, die Kalenderfarbe zu ändern (hier rosa). In diesem Beispiel sehen Sie den ganz normalen Kalender (grün markiert). Der Eintrag "Neuer Kalender Test" wurde im Kalender "Test" erstellt. Wird aber auch im "richtigen" Kalender angezeigt. Standard-Kalender Diese Einstellung können Sie unter "Test"-Kalender / Eigenschaften verändern

24 3.2.2 Kalendereinträge zwischen den Kalendern verschieben 1. Im Original-Kalender Termin anklicken. 2. Per Drag and Drop in den neuen Kalender ziehen. 3.3 Erstellen und Ändern von Terminen Sie können Termine entweder nur für sich selbst erstellen (persönlicher oder empfängerloser Termin) oder andere Benutzer oder Ressourcen zu diesem Termin einladen. Sie könnten zwar auch zu einem Termin nur sich selbst einladen, aber das wäre unnötig kompliziert Sie müssten dann den Termin, den Sie eben eingetragen haben, gleich darauf noch einmal bestätigen. Verwenden Sie für solche Fälle stattdessen besser einen empfängerlosen Termin. Die empfängerlosen Varianten gibt es auch für Notizen und Jobs Empfängerlose Termine Zunächst soll hier die Erstellung von Terminen anhand der empfängerlosen Variante erläutert werden. Zur Erstellung eines Termins gibt es mehrere Möglichkeiten. 1. Sie klicken das kleine schwarze Dreieck neben dem Termin-Symbol an und wählen den persönlichen / empfängerlosen Termin. 2. Sie Doppelklicken im Kalender an dem Zeitpunkt, zu dem der Termin stattfinden soll

25 3.3.2 Termine mit anderen Nutzern Wie bei empfängerlosen Terminen funktioniert es auch bei den Terminen, zu denen andere Nutzer eingeladen wurden. Aber es gibt natürlich Mechanismen, die die Abstimmung der Terminänderung mit den anderen Teilnehmern am Termin erleichtern. Einen Termin, den Sie nicht erstellt haben, können Sie auch nicht ändern. Das kann nur der, der auch zum Termin eingeladen hat. Sie können jederzeit die Termine, zu denen Sie selbst eingeladen haben, wieder löschen. Es wird dann eine Abfrage erscheinen, ob Sie den Termin auch aus den boxen der anderen Teilnehmer löschen lassen wollen. Je nach Lage der Dinge können Sie dem zustimmen. Wenn Sie einen (eigenen) Termin ändern, wird GroupWise Sie zunächst fragen, ob Sie einen Suche nach freien Terminen vornehmen wollen. Wenn Sie dann den neuen Termin so beibehalten wollen und absenden, wird einfach der alte Termin gelöscht und der neue (=geänderte) Termin wieder wie üblich behandelt: Alle Empfänger müssen ihn wieder (als quasi neuen Termin) akzeptieren. 3.4 Benachrichtigung über bevorstehende Termine - Alarme Mit Hilfe des kleinen Tools Notify oder eines anderen Hilfsprogramms können Sie sich immer eine bestimmte Zeit vor einem Termin alarmieren lassen. Notify muss (logischerweise) gestartet sein, wenn Sie eine Alarmbenachrichtigung erhalten wollen und der Termin muss mit der Alarmoption erzeugt werden