Zet 5 Der Paketdienst

Transkript

1 Zet 5 Der Paketdienst - - Zet5 CIPS

2 Inhaltsverzeichnis Einführung... 3 Aufträge erfassen... 4 Pakete hinzufügen... 5 Lieferschein hinzufügen... 6 Lieferschein als PDF-Datei... 7 Lieferscheine erfassen... 8 Lieferschein extern versenden... 9 Auftrag vollständig... 0 Menu Liste Versandaufträge... Unvollständige Aufträge... Noch nicht abholbereite Aufträge... 3 Noch nicht abgeholte Aufträge... 4 Abgeholte Aufträge... 5 Menu Liste Anlieferungen... 7 Menu Konditionen... 8 Benutzerrechte Zet5 CIPS

3 CIPS Einführung Die Zet5-Anwendung CIPS stellt Übungsfirmen die Dienstleistung eines Paketservices (ähnlich wie DHL, UPS oder FedEx) zur Verfügung. CIPS ist eine Dienstleistung der Zentralstelle des Deutschen ÜbungsFirmenRings. Waren, die die bei Paketdiensten zugelassenen Maße und Gewichte nicht überschreiten, können mit Hilfe von CIPS zu anderen Übungsfirmen transportiert werden. Die dabei anfallenden Transportgebühren werden dem Konto der Übungsfirma automatisch belastet. Ein Auftrag an den Paketdienst CIPS umfasst folgende Schritte: In der Zet5-Anwendung CIPS wird ein neuer Auftrag angelegt. In dem Auftrag werden die zu versendenden Transportgüter beschrieben (Anzahl, Maße, Gewicht, Versicherung) und die Anschrift des Empfängers erfasst. Empfänger kann jede in der Datenbank von PEN International (EUROPEN) registrierte Übungsfirma weltweit sein. Dem Auftrag werden ein oder mehrere Lieferscheine hinzugefügt. Lieferscheine können direkt in CIPS erfasst oder als von anderen Programmen erstellte druckbare Datei (PDF) hinzugefügt werden. Die Übungsfirma kann den Lieferschein auch selbst, zum Beispiel per Fax, zum Empfänger schicken. Im CIPS-Auftrag muss dann die Nummer des Lieferscheins zur eigenen Information notiert werden. Mit der Übertragung des Auftrags und der Lieferscheine an den Paketdienst übernimmt dieser die zu transportierenden Waren. Die Waren werden, wie im Übungsfirmenring üblich, durch den Lieferschein repräsentiert. Der Lieferschein wird zum Empfänger übertragen. Dafür gibt es mehrere Verfahren: Hat sich der Empfänger nicht beim Paketdienst für die elektronische Übertragung der Lieferscheine registriert oder befindet sich der Empfänger im Ausland, wird der Lieferschein in der Zentralstelle ausgedruckt und per ZÜF-Post zum Empfänger geschickt. Hat sich der Empfänger beim Paketdienst für die elektronische Übertragung der Lieferscheine registriert, wird dieser elektronisch übertragen und kann vom Empfänger in der CIPS-Anwendung abgerufen und ausgedruckt werden. Der Auftraggeber wählt einen eigenen Versandweg (s.o.) Zet5 CIPS

4 Aufträge erfassen Der erste Schritt beim Erfassen eines neuen Auftrags besteht in der Auswahl des Empfängers. Der Empfänger kann mit einer komfortablen Suchfunktion in der Datenbank gesucht werden. Kunden, an die bereits Waren mit CIPS verschickt wurden, werden in der Kundenliste angezeigt. 3 3 Ist der Empfänger ausgewählt, werden im nächsten Schritt die zu versendenden Pakete dem Auftrag hinzugefügt Zet5 CIPS

5 Pakete hinzufügen 3 4 Das Gewicht des Pakets muss angegeben werden. Das Standardpaket bezeichnet ein in seinen Maßen nicht genauer festgelegtes Paket. Das Standardpaket wurde auf Wunsch vieler Übungsfirmen eingeführt, um die sich ständig wiederholende Eingabe von Paketmaßen zu umgehen. Werden Maße angegeben, dürfen diese bestimmte Grenzen nicht überschreiten. Nähere Angaben findet man im Tarifrechner. 3 Pakete sind bis zu einem Warenwert von 50 versichert. Ist der Wert höher, kann eine zusätzliche Versicherung abgeschlossen werden. 4 Die Kosten für den Paketversand mit CIPS werden automatisch aus den gemachten Angaben berechnet. Der Tarifrechner dient dazu, mögliche Versandkosten zu ermitteln. Außerdem werden die maximal zulässigen Werte für Maße und Gewicht angegeben. Die Werte entsprechen denen realer Paketdienste wie DHL oder UPS Zet5 CIPS

6 Lieferschein hinzufügen 3 Nach dem Erfassen der Pakete werden ein oder mehrere Lieferscheine beigefügt. Dafür sind drei Varianten möglich: 3 Eine Lieferscheindatei im PDF-Format, die mit einem anderen Programm erzeugt wurde, wird dem Auftrag hinzugefügt. Der Lieferschein wird mit der CIPS-Anwendung erstellt. Der Lieferschein wird unabhängig von CIPS erstellt und von der Übungsfirma auch verschickt, zum Beispiel als Fax, per Post oder . In CIPS wird zu Dokumentationszwecken eine Identifikationsnummer des Lieferscheins erfasst. Die drei Möglichkeiten werden nachfolgend beschrieben Zet5 CIPS

7 Lieferschein als PDF-Datei Viele Übungsfirmen verwenden eine Warenwirtschaftssoftware zur Abwicklung der Geschäftsprozesse. Diese Software erstellt in der Regel auch entsprechende Lieferscheine zum Versand mit der Ware. Die Lieferscheine werden in der Regel im PDF-Format ausgegeben. Damit diese Lieferscheine in CIPS nicht neu erfasst werden müssen, können die Lieferscheindateien importiert und dem Auftrag beigefügt werden. Die weitere Verarbeitung ist identisch mit den in CIPS erfassten Lieferscheinen. Die Nummer dient lediglich dazu, das Lieferscheindokument dem in CIPS erfassten Auftrag zuzuordnen. Lieferscheindateien können nur importiert werden, wenn sie im PDF-Format vorliegen. Ist das nicht der Fall, ist es Sache der Übungsfirma, die Lieferscheindatei in das PDF-Format umzuwandeln Zet5 CIPS

8 Lieferschein in CIPS erfassen Lieferung hat sich wegen fehlender Teile verzögert. Lieferscheine können direkt in CIPS erfasst werden. Die Daten werden mit dem Auftrag gespeichert. Die in die Datenfelder voreingesetzten Daten können überschrieben werden. Hat sich die Empfänger-Übungsfirma bei CIPS registriert und im Administrationsbereich die Option Lieferschein elektronisch übermitteln gewählt, wird der Lieferschein direkt in CIPS im Menu Liste Anlieferungen angezeigt und kann dort auch ausgedruckt werden. Andernfalls wird der Lieferschein in der Zentralstelle ausgedruckt und mit der ZÜF-Post zugesandt. Im Administrationsbereich (Menu Extras --> Paketdienst) kann eine Datei mit dem eigenen Firmenlogo übertragen werden, das dann auf den Lieferscheinen erscheint Zet5 CIPS

9 Lieferschein extern versenden Statt einen Lieferschein - online erfasst oder als PDF-Datei importiert - an einen CIPS-Auftrag anzuhängen und zu versenden, kann eine Übungsfirma Lieferscheine auch getrennt auf anderem Weg erfassen und versenden. Um eine Verbindung dieses Lieferscheins zu dem CIPS-Auftrag zu Dokumentationszwecken zu ermöglichen, muss in diesem Formular die Nummer des Lieferscheins erfasst werden Zet5 CIPS

10 Auftrag vollständig Solange ein Auftrag nicht als vollständig erklärt wurde, können Pakete und Lieferscheine geändert werden. Die Reihenfolge, in der Pakete und Lieferscheine einem Auftrag hinzugefügt werden, ist beliebig. Die Auftragsnummer wird von CIPS vergeben, dient unter anderem der internen Steuerung des Auftrags und kann nicht geändert werden. Ist ein Auftrag als vollständig markiert worden, werden die Auftragsdaten im Auftragskopf aktualisiert Zet5 CIPS

11 Menu Liste Versandaufträge Das Menu Liste Versandaufträge gibt einen Überblick über alle Aufträge der Übungsfirma. Auf den Registerkarten werden folgende Auftragsarten aufgelistet: Unvollständige Aufträge sind noch in Bearbeitung. Sie können noch jederzeit geändert werden (siehe Rechte). Noch nicht abholbereite Aufträge sind vollständig. Sie wurden aber noch nicht zum Abtransport freigegeben. Noch nicht abgeholte Aufträge wurden zum Transport freigegeben, wurden aber vom Paketdienst noch nicht abgeholt. Abgeholte Aufträge wurden vom Paketdienst abgeholt. - - Zet5 CIPS

12 Unvollständige Aufträge Auf dieser Registerkarte wird eine Liste der Aufträge angezeigt, die noch unvollständig sind, weil zum Beispiel der Lieferschein fehlt oder noch weitere Pakete hinzugefügt werden sollen. Durch Anklicken des Symbols Bearbeiten Auftrag geöffnet und kann bearbeitet werden. in der Liste wird der entsprechende Wird danach der Schaltknopf betätigt, wird der Auftrag in die Liste der Noch nicht abholbereiten Aufträge übernommen. Mit dem Symbol können unvollständige Aufträge gelöscht werden. Ein unvollständiger Auftrag kann von der Erfasserin oder dem Erfasser selbst oder von einer Lehrkraft bearbeitet werden. - - Zet5 CIPS

13 Noch nicht abholbereite Aufträge Die Registerkarte Noch nicht abholbereite Aufträge zeigt in einer Liste Aufträge an, die als vollständig markiert wurden, aber vom Paketdienst noch nicht abgeholt werden sollen. Mit sollen. werden diejenigen Aufträge markiert, die zur Abholung bereitgestellt werden Mit dem Schaltknopf können die Pakete an die Rampe gestellt werden und sind damit zur Abholung durch den Paketdienst bereit. Ist der Auftrag als vollständig erklärt worden und wird in dieser Liste angezeigt, kann nur eine Benutzerin oder ein Benutzer mit dem Recht Ausliefern oder eine Lehrkraft den Auftrag nachträglich ändern oder löschen Zet5 CIPS

14 Noch nicht abgeholte Aufträge Zur Abholung bereitgestellte Aufträge werden vom Paketdienst in der Regel nicht sofort anschließend abgeholt. Der Transporter kommt sozusagen nur zu bestimmten Zeiten vorbei. Mit können noch nicht abgeholte Aufträge angesehen, aber nicht mehr verändert werden. Nur eine Lehrkraft kann mit rückgängig machen. die Bereitstellung zur Abholung wieder Zet5 CIPS

15 Abgeholte Aufträge In dieser Liste werden alle vom Paketdienst entgegengenommenen Aufträge angezeigt. Da im Laufe der Zeit diese Liste sehr lang werden kann, ermöglicht eine Filter- und Suchfunktion eine gezielte Auswahl der anzuzeigenden Aufträge. Mit können Aufträge angesehen werden. Sehr selten kann es vorkommen, dass Aufträge, zum Beispiel wegen Unstimmigkeiten in der Berechnung, automatisch korrigiert wurden. Der Grund wird dann im Auftrag selbst genannt. Mit können die Rechnungen gedruckt werden. Dabei werden alle Aufträge, die gleichzeitig abgeholt wurden, in einer Rechnung zusammengefasst. Das geschieht in der Regel einmal pro Tag Zet5 CIPS

16 Beispiel für eine Rechnung von CIPS Rechnung Anlage Anlage Zet5 CIPS

17 Menu Liste Anlieferungen Wenn Waren vom Paketdienst CIPS oder der Spedition RuhrTrans* angeliefert wurden, werden die zugehörigen Lieferscheine hier angezeigt. Da die Liste mit der Zeit sehr lang werden kann, ermöglicht eine komfortable Such- und Filterfunktion die Auswahl bestimmter Lieferscheine. Der Standardfilter ist auf alle ungelesenen - also neue - Lieferscheine gesetzt. Der blinkende News-Pin weist daraufhin, dass neue Liefescheine vorliegen könnten - übrigens in allen Zet5-Anwendungen. Damit ein Lieferschein für die Software nicht mehr als neu betrachtet wird und um ungewolltes Mehrfachdrucken zu verhindern, sollten die Lieferscheine nach dem Ausdrucken als gedruckt gekennzeichnet werden. Dies geschieht nicht automatisch, wenn ein Lieferschein Häkchen explizit markiert und bestätigt werden. gedruckt wird, sondern muss mit * Die Spedition RuhrTrans kann nicht von einer Übungsfirma beauftragt werden. Sie fährt ausschließlich für die Korrespondenzfirmen. Als Spedition kann sie auch größere Gegenstände transportieren Zet5 CIPS

18 Menu Konditionen Im Menu Konditionen werden Registerkarten angezeigt, die Auskunft über die Konditionen und Geschäftsbedingungen des Paketdienstes geben: Versandpreise: Eine Tabelle zeigt die Gebühren des Paketdienstes in Abhängigkeit von Gewicht und Entfernung (Tarifzonen) an. Die Gebühren entsprechen denen kommerzieller Paketdienste, werden aber nicht laufend aktualisiert. Tarifzonen: Die Tabelle zeigt für jedes Land die Tarifzone an, die bei der Berechnung der Gebühren angewendet wird. Versicherung: Die Gebühren für die gewünschte Versicherung der Pakete werden genannt. Paket-Beschränkungen: Paketdienste transportieren nur Pakete, die bestimmte Abmessungen und Gewichte nicht überschreiten dürfen. Die Grenzwerte und die Formeln zur Berechnung werden aufgelistet. Speditionsbedingungen: Die Geschäftsbedingungen des Paketdienstes werden in Form eines PDF-Dokuments gezeigt Zet5 CIPS

19 Benutzerrechte Einstellungen für CIPS im Menu Benutzerverwaltung im Administrationsbereich: Im Administrationsbereich können für CIPS zwei Arten von Rechten vergeben werden: Erfassen von CIPS-Aufträgen Erfassen und Senden von CIPS-Aufträgen Eine Lehrkraft hat zusätzliche Rechte. Die Rechte wirken sich auf die Verarbeitung in folgender Form aus: Solange ein Auftrag nicht als vollständig erklärt wurde, kann nur die Erfasserin oder der Erfasser selbst oder eine Lehrkraft diesen Auftrag bearbeiten. Ist der Auftrag als vollständig erklärt worden, kann nur ein Benutzer mit dem Recht Ausliefern oder eine Lehrkraft den Auftrag nachträglich ändern Zet5 CIPS