HPR-Aktuell. Veröffentlichung der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der Bundesagentur für Arbeit. Ausgabe 09/

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1 HPR-Aktuell Veröffentlichung der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der Bundesagentur für Arbeit Ausgabe 09/ September 2016 Liebe Kolleginnen und Kollegen, ihr erhaltet heute die neueste Ausgabe von ver.di-hpr-aktuell mit den Informationen aus der letzten Sitzung des Hauptpersonalrats. Fachkonzept FbW Kostenzustimmung (Version 1.1) Mit dem vorliegenden Fachkonzept zur Weiterentwicklung des Sachgebiets FbW- Kostenzustimmung werden die Erkenntnisse aus der Analyse und Bewertung der Neuorganisation des Sachgebiets für den Berichtszeitraum vom bis umgesetzt. Die Verortung der OS-übergreifenden bundesweiten Wahrnehmung des der BA übertragenen Teils des Zulassungsverfahrens der externen Fachkundigen Stellen (FKS) in einem bundesweit zuständigen Team FbW-Kostenzustimmung hat sich bewährt und wird fortgeführt. Die Aufgabe soll auch weiterhin als Sonder-Aufgabengebiet in den OS der Agentur für Arbeit Halle integriert bleiben. Der festgestellte Anpassungsbedarf bezieht sich vorrangig auf eine Anpassung der Binnenorganisation, die qualitative Weiterentwicklung der Prozesse innerhalb des Aufgabengebiets FbW-Kostenzustimmung sowie eine Veränderung der Schnittstellenorganisation zur zuständigen Organisationseinheit der Zentrale. Darüber hinaus waren der Gegenstand und die Reichweite der Fachaufsicht durch die Zentrale neu zu justieren. Des Weiteren wurden die Aufgabenbeschreibungen der Aufgabenträger auf Basis der gewonnen Erkenntnisse aktualisiert und konkretisiert. Die vorliegende Neufassung des Fachkonzeptes tritt zum in Kraft. Weiterentwicklung des Leistungs- und Entwicklungsdialogs der BA Die fachliche Weiterentwicklung der Beurteilungsrichtlinien erforderten entsprechende technische Anpassungen in den Beurteilungsformularen sowie im Geschäftsprozessmodell und in der notwendigen systemtechnischen Unterstützung des Prozesses durch Auswertungen. Der Geschäftsprozess bildet nun den Stand der aktuell vom Hauptpersonalrat mitbestimmten Beurteilungsrichtlinie ab. 1

2 Weiterentwicklung ERP-Personal und ERP-Business-Warehouse (Personal) Versionsbeschreibung P 63 (Einsatz ) Mit der Version P63 werden Anforderungen und Anpassungen umgesetzt, die aus den Internen Services Personal an SEP42 im IT-Systemhaus (Support ERP) oder die Zentrale herangetragen, über die POE-Bereiche definiert sowie im Rahmen neuer gesetzlicher Regelungen erforderlich wurden. Erhöhung und Verteilung der Einstellungsquoten von Nachwuchskräften für 2017 Im Sinne eines vorausschauenden Personalmanagements deckt die BA den mittel- bis langfristig eintretenden Personalbedarf zu einem wesentlichen Anteil mit Nachwuchskräften. Ausgehend von der mittelfristigen Betrachtung des Personalersatzbedarfes in den Regionaldirektionen zeichnet sich für das Einstellungsjahr 2017 erneut ein höherer Bedarf als in den Vorjahren ab. Mit Weisung vom Rekrutierung und Einstellung von Nachwuchskräften (Auszubildende, Studierende und Trainees) ab dem Einstellungsjahr 2017 wurde der Rahmen für die Einstellungsquoten festgelegt. Ausgehend von genannter Weisung und den Haushaltsplanungen der Regionaldirektionen im Rahmen der dezentralen Personalplanung haben die Regionaldirektionen ihre Bedarfe an Nachwuchskräften und Ausbildungszentren gemeldet. Vor diesem Hintergrund werden für einzelne Regionaldirektionsbezirke die Einstellungsquoten erhöht. Insgesamt werden bundesweit rund Ausbildungs- und Studienplätze (Fachangestellte/r für Arbeitsmarktdienstleistungen und HdBA-Bachelor-Studiengänge) im Einstellungsjahr 2017 bereitgestellt. Anonymer Text-Chat via Cloud Erprobung eines dritten Anwendungsfalls in Zusammenarbeit mit dem Projekt LBB dezentrale Erprobung in der Berufsberatung der AA Würzburg und AA Trier In seiner Sitzung im Dezember 2015 hat der Hauptpersonalrat dem Projekt Anonymer Chat via Cloud zugestimmt. Aufbauend auf den Erfahrungen der bereits genehmigten Anwendungsfälle eines Text-Chats auf dem Portal Make it in Germany (ZAV) und der Jobbörse ist nunmehr geplant, einen dritten Anwendungsfall im Rahmen des Projektes LBB (Lebensbegleitende Berufsberatung) zu erproben. Im Rahmen einer Bestandsaufnahme zur Ausgangssituation in der BB wurde im Rahmen des Vorhabens Weiterentwicklung der Berufsberatung u.a. das Handlungsfeld Digitalisierung und moderne Kanäle identifiziert. Dessen Ausgestaltung soll durch das Projekt LBB in Zukunft unter anderem zur Sicherstellung eines zeitgemäßen, attraktiven und möglichst niedrigschwelligen (einfach zu erreichenden) Zugangs zu den Angeboten der BB über Online-Kanäle beitragen. Die Erprobung des anonymen Text-Chat in kleinem Rahmen auf lokaler Ebene bietet eine Möglichkeit, erste praktische Erfahrungen vor einer möglichen Flächeneinführung zu sammeln. Die Erprobung soll in der Zeit vom 01. Oktober 2016 bis 31. Januar 2017 in den Agenturen Würzburg und Trier durchgeführt werden. 2

3 Einführung einer Wissens- und Informationsplattform von Controlling/Finanzen Ab Mitte Oktober 2016 ist geplant eine Wissens- und Informationsplattform im Bereich CF 1 (WIP CF 1) auf Microsoft-SharePoint-Basis einzurichten. Die neue WIP CF 1 ist ein wichtiger Baustein im Bereich Wissens- und Community Management im Rahmen der Weiterentwicklung des BA-Controlling. Sie soll die zentrale Informationsquelle für alle Controller/-innen, auf der alle relevanten Informationen veröffentlicht werden. Ziel ist es der Controlling-Gemeinschaft eine Möglichkeit zum überregionalen Austausch von Wissen zu geben, damit eine neue Kommunikationskultur zwischen den und innerhalb der Ebenen ermöglicht werden kann. Die Controller/-innen sollen in ihrer täglichen Arbeit davon profitieren, indem sie bestehendes Wissen nutzen und das Rad nicht ein zweites Mal erfinden müssen. Bestehende Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente, Bilder und sonstige Formate sollen in einem zentralen System von allen Nutzern abgelegt oder verlinkt und wieder aufgerufen werden können. Über den Start der WIP CF 1 (voraussichtlich ab Mitte Oktober 2016) werden alle Controller/-innen adressatenorientiert auf der Intranet Seite von CF 1 Controlling in der BA unter Aktuelles informiert. Durch die WIP CF 1 ist es nicht möglich, personenbezogene Auswertungen zu machen, die einen Rückschluss auf Verhalten und Leistung der Mitarbeiter/-innen ermöglichen. Zielvereinbarungstemplates und Glossare 2016 Änderung Glossar SGB III operativ (Messgröße Kundenzufriedenheitsindex Arbeitgeber ) Der Kundenzufriedenheitsindex spiegelt die Zufriedenheit der Arbeitgeber mit der Agentur für Arbeit wider. Der Kundenzufriedenheitsindex Arbeitgeber wird aus der halbjährlichen Befragung der Arbeitgeberkunden ermittelt, die zum Ende des 2. und 4. Quartals erfolgt. Pro Agentur und pro Halbjahr werden 100 (erfolgreiche) Telefoninterviews durch einen externen Dienstleister durchgeführt. Der Kundenzufriedenheitsindex setzt sich aus vier unterschiedlich gewichteten Teilgrößen zusammen. Die vier Teilgrößen stellen die abschließenden Zufriedenheitsfragen der Themenblöcke der Kundenbefragung dar und sind gemäß der aus Kundensicht wahrgenommenen Bedeutung gewichtet (siehe Klammerzusatz): Vermittlung (alt 40%) (neu 30%) Selbstinformation (alt 10%) (neu 15%) Mitarbeiter/innen (alt 20%) (neu 30%) Rahmenbedingungen (alt 30%) (neu 25%) Weitere Auswertungen für Anwendung Quasar Bereits in der letzten Ausgabe von HPR-Aktuell (vom 04. August 2016) wurde über die Einführung einer IT-Unterstützung für SAP ERP-Auswertungen (Tool Quasar ) berichtet. Jetzt lagen dem Hauptpersonalrat weitere Prüflisten und Auswertungsmöglichkeiten zur Beteiligung vor. 3

4 Weisung Regelung zur Gewährleistung der Kassensicherheit für das IT-Fachverfahren ALLEGRO zur Leistungsgewährung nach dem SGB II teilweise Einführung des Zwei-Augen-Prinzips Die Aufgabenerledigung im Rahmen der Leistungsgewährung nach dem SGB II sowie die Nutzung der IT-Verfahren ALLEGRO und A2LL unterliegen den haushaltsrechtlichen Bestimmungen des Bundes. Eine wesentliche Neuerung ergibt sich hinsichtlich der Einführung des abgesicherten Zwei-Augen-Prinzips im IT Verfahren ALLEGRO. Mit Wirkung ab 01. Oktober 2016 können Entscheidungen über Auszahlungs- und Annahme-Anordnungen von Einmalzahlungen bis zu einem Betrag von 500 EUR im Zwei-Augen-Prinzip mit folgender Absicherung getroffen werden: Zufallsorientierte Stichprobenprüfung ( VISA -Prüfung) in Höhe von 5 % der genannten Einmal-Kassenanordnungen und gezielte Überprüfung von im Rahmen zentraler maschineller Datenanalysen identifizierter Fälle, die im Zwei-Augen-Prinzip angeordnet wurden. Davon unberührt sind Einmalzahlungen, die in ALLEGRO anhand der manuellen Berechnung durchgeführt wurden, sowie Sonderzahlungen ohne Verrechnung und Annahmeanordnungen über 500 Euro. Übernahme der Weisungen zum elektronischen Außendienstplan (EAPL) in das Handbuch Personalrecht / Gremien (HPG) Die im HPG-Beitrag enthaltenen Regelungen entsprechen im Wesentlichen der bisherigen Weisungslage. Lediglich in einigen Passagen sind vorwiegend redaktionelle Anpassungen erfolgt. Um die Beantragung von Reisekosten für die Antragsteller/-innen und die Abrechnung für das Reisemanagement zu erleichtern, ist neu vorgesehen, die bisherigen elektronischen Vordrucke zur Beantragung von Reisekostenvergütungen für eintägige Dienstreisen durch die Antragstellung über den EAPL zu ersetzen. Ab werden daher die bisherigen elektronischen Vordrucke für die Beantragung von Reisekostenvergütung für eintägige Dienstreisen durch die erwähnte Antragsfunktionalität im EAPL ersetzt. Die Möglichkeit der Beantragung von Reisekostenvergütung mittels eigenhändig unterschriebener Papieranträge bleibt unabhängig davon weiterhin bestehen. Information zur Einführung von BA AKTUELL Die gedruckte Ausgabe der Mitarbeiter-Zeitung Dialog ist mit der letzten Ausgabe im Mai 2016 eingestellt worden. Im Sinne einer kontinuierlichen Weiterentwicklung der internen Kommunikationsmedien wird ab Oktober 2016 für die Mitarbeiter/-innen das Online-Portal BA AKTUELL im BA-Intranet zur Verfügung gestellt. Unter BA AKTUELL sollen die internen Medien (Dialog, Grundsicherung aktuell, Beckers NotizBlog, BA direkt) sowie die regionalen Newsletter der Regionaldirektionen (RDen) sukzessive zusammengeführt. Mit BA AKTUELL soll in der Gesamtverantwortung des Bereichs Presse und Marketing (PM) der BA-Zentrale eine Plattform entstehen, über die Nachrichten und Beiträge im Sinne eines Online-Nachrichtenportals innerhalb der BA sowie in den gemeinsamen Einrichtungen (ge) kommuniziert werden. In Anlehnung an verschiedene etablierte Nachrichten- 4

5 portale im Internet (z.b. Spiegel Online, Focus.de, Sueddeutsche.de u.v.a.) sollen Neuigkeiten und interessante Informationen regelmäßig und zeitnah publiziert werden. Außerdem sollen sie die Aufmerksamkeit der Leser/-innen durch eine ansprechende inhaltliche und optische Aufmachung wecken. Mit BA AKTUELL soll ein breites Spektrum an Nachrichtenthemen abgedeckt werden, so dass möglichst viele Mitarbeiter/-innen interessante Nachrichten rund um ihren Arbeitsplatz in der BA bzw. in den ge auf der Plattform finden. BA AKTUELL ist kein Medium für die Kommunikation von Weisungen, Arbeitshilfen oder sonstigen Fachinformationen, die für die Aufgabenerledigung erforderlich sind, sondern ein reines Nachrichtenportal. Flächeneinführung der eakte im Rechtskreis SGB II SharePoint Anwendung zur Unterstützung in der Aufschaltphase Im Rahmen der Flächeneinführung eakte im Rechtskreis SGB II wird in sechs Wellen die IT-Anwendung eakte in allen gemeinsamen Einrichtungen (ge) eingeführt. Das vorliegende Konzept beinhaltet die Anforderung einer IT-unterstützten Übersicht zur Administration von Fragestellungen, die im Rahmen der Aufschaltphasen der Flächeneinführung eakte im Rechtskreis SGB II durch die Regionaldirektionen (RD) übermittelt und durch die Fachbereiche der Zentrale beantwortet werden. Die Anforderung soll durch eine SharePoint-Anwendung im Stil einer einfachen Frage-/Antwortliste realisiert werden. Befragung Servicequalität der Internen Services Als Dienstleister hat der Interne Service die Aufgabe die Agenturen für Arbeit sowie die Jobcenter zu unterstützen. Ziel der Befragung ist es, die Servicequalität zu evaluieren, um mögliche Verbesserungspotentiale in den einzelnen Aufgabenbereichen aufzuzeigen und folglich Arbeitsprozesse sowie -ergebnisse zu optimieren. Zielgruppe der Untersuchung bilden alle Führungskräfte in den Agenturen (VG, GO, BL, TL), Regionaldirektionen (VG, BVA, GG, BL) und Jobcentern (GF, BL, TL), die im Rahmen ihrer fachlichen Zuständigkeit die Serviceleistungen der Internen Service der BA in Anspruch nehmen. Bei den Fragen zum IS Personal kommt jetzt erstmalig noch eine Stichprobe der Nicht- Führungskräfte beider Rechtskreise hinzu. 5

6 Übersicht der in der HPR-Sitzung behandelten Tagesordnungspunkte (beteiligungspflichtige Maßnahmen) Fachkonzept FbW Kostenzustimmung (Version 1.1) Weiterentwicklung des Leistungs- und Entwicklungsdialogs der BA: Kenntnisnahme Geschäftsprozessmodell Zustimmung neue Auswertungsmöglichkeiten im LEDi Weiterentwicklung ERP-Personal und ERP-Business-Warehouse (Personal) Versionsbeschreibung P 63 (Einsatz ) Erhöhung und Verteilung der Einstellungsquoten von Nachwuchskräften für 2017 Anonymer Text-Chat via Cloud Erprobung eines dritten Anwendungsfalls in Zusammenarbeit mit dem Projekt LBB dezentrale Erprobung in der Berufsberatung der AA Würzburg und AA Trier Einführung einer Wissens- und Informationsplattform von Controlling / Finanzen CF 1 Zielvereinbarungstemplates und Glossare 2016 Änderung Glossar SGB III operativ (Messgröße Kundenzufriedenheitsindex Arbeitgeber ) Weitere Auswertungen für Anwendung Quasar Weisung Regelung zur Gewährleistung der Kassensicherheit für das IT-Fachverfahren ALLEGRO zur Leistungsgewährung nach dem SGB II teilweise Einführung des Zwei- Augen-Prinzips Übernahme der Weisungen zum elektronischen Außendienstplan (EAPL) in das Handbuch Personalrecht / Gremien (HPG) Information zur Einführung von BA AKTUELL Flächeneinführung der eakte im Rechtskreis SGB II SharePoint Anwendung zur Unterstützung in der Aufschaltphase Modernisierung der Aufzugsanlagen im Gebäudeteil I des Verwaltungszentrums Umzug des IAB in die Regensburger Str. 100 und von Beschäftigten des IT- Systemhauses und des BA-Service-Hauses in die Weddigenstraße

7 Übersicht der in der HPR-Sitzung behandelten Kenntnisnahmen (Informationen der Zentrale zu nicht beteiligungspflichtigen Maßnahmen) Servicequalität der Internen Services, Regionalen Stützpunkte (IT, Inkasso, Einkauf) und Fachdienste (ÄD, BPS, TBD) Zeit- und Zutrittsverwaltung in der BA Information zum Rahmenvertrag und Bestellprozess Weisung/Information Austausch von Stellenangebotsdaten zwischen der BA und zugelassenen kommunalen Trägern (zkt) Auswirkungen des Dienstleistungseinkaufs durch das Jobcenter team.arbeit.hamburg auf die SGB II-Telefonie in der Region Nord Einrichtung eines WIKI Fachaufsicht Neu entwickeltes Qualifizierungsmodul Einführungsmodul für Erste Fachkräfte AQua Individuelle Lernbegleitung Zentrale Information über neue, geschäftspolitisch relevante Qualifizierungsvorhaben für eine dezentrale Qualifizierungsplanung Beitrag Wichtige Hinweise für die Familienkassen September 2016 Weisung Verschlankung der Kostenstellenstruktur auf Ebene der AA und Umstellung auf Personal-Ist-Kosten in der Gesamtorganisation in SAP-ERP-CO ab 2017 Projekt Partnerschaftliche Vereinbarkeit Information/Ergebnisse Workshops Informationen zu Planungen im Rahmen der Maßnahme Quasar Neu bzw. weiterentwickelte Qualifizierungsmodule 5 Modulinfos und 4 Strukturpläne der Qualifizierungsreihe Projektmanagement Gewährung von Leistungsprämien an Beamtinnen und Beamte im Jahr

8 Die Mitglieder der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat Vorsitzender Vorstandsmitglied Vorstandsmitglied Vorstandsmitglied Vorstandsmitglied Eberhard Einsiedler Iris Hundertmark Michael Nitsch Gertrud Eckert Robert Buhse Sprecher/-innen der Ausschüsse: Ausschuss 1: Arbeitnehmer- und Beamtenangelegenheiten, Personalhaushalt, Personalwirtschaft, Koordination ERP-Personal Ausschuss 2: Personalentwicklung- und -qualifizierung (Aus- und Fortbildung) Ausschuss 3: Markt und Integration Ausschuss 4: Operativer Service und Kundenportal Ausschuss 5: Controlling und Steuerung, Koordination ERP-Finanzen Ausschuss 6: Allgemeine IT-Angelegenheiten und Infrastruktur Ausschuss 8: Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) Ausschuss 9: Vorstandsausschuss Anton Jopp Thomas Berle Rolf-Peter Bruch Henrik Möckel Gertrud Eckert Franz Mevenkamp Petra Jungton Gerd Wolf Lisette Hörig Griseldis Lamping Petra Wagner Uwe Spieckermann Brigitte Weyers Andreas Kiehl Herausgegeben von: ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der Bundesagentur für Arbeit (BA) Regensburger Str. 104, Nürnberg, Telefon (0911) , Fax (0911) Presserechtlich verantwortlich: Eberhard Einsiedler (Vorsitzender) Redaktion: Michael Nitsch s zu ver.di-hpr-aktuell bitte an: ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der BA im Internet erreichbar unter: 8