VERTRAGSMANAGEMENT mit d.3ecm. Channel Sales Meeting in Hamburg am Anke Vortmann, Product Manager

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1 VERTRAGSMANAGEMENT mit d.3ecm Channel Sales Meeting in Hamburg am Anke Vortmann, Product Manager

2 Agenda 1. In neuen Dimensionen Ganzheitliches Vertragsmanagement mit d.3ecm 2. Vorhang auf Das neue Vertragsmanagement live. 3. dbs case manager contract Was hat Vertrags- mit Vorgangsmanagement zu tun? 4. Aus alt mach neu Wie sehen Upgradepfade aus? 5. Siebenmeilenstiefel die letzten Meilensteine bis zum Release 1.0.0

3 Kennen Sie das Vertragsmanagement mit

4 Ganzheitliches Vertragsmanagement mit d.3ecm Dokumenterstellung Verwalten Sie Ihre Dokumentvorlagen für Verträge oder sonstige Unterlagen und greifen Sie bei der Bearbeitung auf alle Funktionen eines professionellen Dokumentenmanagementsystems zurück. Vertragsverwaltung Erfassen Sie Ihren gesamten Vertragsbestand transparent anhand allgemeingültiger sowie in Ihrem Unternehmenskontext wichtiger Eigenschaften. Vertragsablage Sammeln Sie Vertragsdokumente sowie rund um den Vertragsvorgang entstehende Dokumente in einer elektronischen Vertragsakte und stellen Sie diese allen berechtigten Mitarbeitern schnell und zentral zur Verfügung. Kündigung / Verlängerung Anbahnung Integration Integrieren Sie das Vertragsmanagement in Ihre führenden Anwendungen wie z.b. Ihrem Client oder Ihrem finanzbuchhalterischen System. Erfüllung Erstellung Fristen- und Erinnerungsmanagement Lassen Sie sich proaktiv an bevorstehende Fristen erinnern, behalten Sie den Überblick über Ihre Aufgaben und sofern erforderlich wird die Bearbeitung über definierte Eskalationen sichergestellt. Unterzeichnung Prüfung und Freigabe Stammdaten Definieren Sie Ihre Vertragstypen, pflegen Sie Detaillinformationen zu Ihren Vertragspartnern, deren Rollen und Ansprechpartner. Vorgangsmanagement Bündeln Sie Dokumente, Informationen, Aufgaben und sogar Konversationen in einem Vertragsvorgangs und standardisieren Sie gleichzeitig Prozesse und Methoden entlang des gesamten Vertragslebenszyklus Vertragsübersicht Komfortable Filter- und Auswertungsfunktionen schaffen Transparenz über den gesamten Vertragsbestand und unterstützen Sie u.a. beim Vertragscontrolling.

5 Problemstellung mangelnde Standardisierung von Prozessen und Methoden rund um das Vertragsmanagement Selbstorganisation in den Fachabteilungen, kein zentrales Repository mangelnde ganzheitliche Betrachtung des gesamten Vertragslebenszyklus mangelnde Konsolidierung von Vertragsablage, -verwaltung und Fristenregelung umständliches Reporting und Controlling mangelnde Transparenz manuelles (häufig Excel-basiertes) Fristenmanagement Geringe Prozesssicherheit Hohe Recherchezeiten aufwändige Erstellung von Vertragsdokumenten

6 Vorhang auf DAS NEUE VERTRAGSMANAGEMENT LIVE!

7 Vorlagenverwaltung

8 Vertragsverwaltung Einstieg Prozessportal

9 Vertragsverwaltung - Stammdaten

10 Vertragsverwaltung spezifische Stammdaten

11 Vertragsverwaltung - Laufzeit

12 Sonstige Fristen / Wiedervorlagen

13 Aktivitätenstrom

14 Vertragsverwaltung Eingeschränkter Zugriff

15 Vertragsverwaltung Deckblatt generieren

16 Digitale Vertragsakte

17 Vorgangsmanagement - Ansicht zum Vertrag

18 Vorgangsmanagement Aufgabe erstellen

19 Vorgangsmanagement - Definition von Vorlagen

20 Vertragscontrolling - Zahlungsströme

21 Vertragsreporting - Ansicht Aufgaben / Fristen

22 Vertragsreporting - Ansicht Verträge

23 dbs case manager contract - Was hat Vertrags- mit Vorgangsmanagement zu tun?

24 Workflowmanagement u. Vorgangsmanagement Eine Fachanwendung als Workflow verstehen: Lösung für strukturierte Geschäftsprozesse Eine Fachanwendung als Vorgang verstehen: Lösung für semistrukturierte Geschäftsprozesse z.b. Urlaubsantrag, Eingangsrechnungsverarbeitung, Der Prozess definiert die Aktivitäten des Benutzers. z.b. Kundenanfrage, Vertragsmanagement, Angebotsprozess, Der Benutzer wählt anhand seiner Erfahrung die Teilaktivitäten aus, die nötig sind um den Vorgang optimal abzuwickeln.

25 Was leistet Vorgangsmanagement A B! es gibt einen Vorgangsverantwortlichen dieser steuert den gesamten Vorgang in unterschiedlichen Phasen eines Vorgangs stehen alternative Aufgaben zur Auswahl, die eingeplant und zugeteilt werden können auch ad hoc Aufgaben können eingeplant werden Aufgaben können obligatorisch sein Aufgaben können einen Vorgänger oder einen Nachfolger manche Aufgaben werden nur unter bestimmten Bedingungen relevant Aufgaben können unterschiedlichen Mitarbeitern zugewiesen werden Aufgaben können mit Terminen versehen werden hinter manchen Aufgaben können sich ganze Workflows verbergen eine Aufgabe kann auch eine interne oder externe Kommunikation beinhalten (per Mail, per Chat ) manche Aufgaben werden automatisch als Service ausgeführt bzw. stoßen mit Ihrem Abschluss automatisierte Prozesse an

26 Vorgangsmanagement mit d.3 Vom allgemeinen zum speziellen Vorgangsmanagement mit d.3 Mit dem dbs case manager steuern Sie beliebiger Vorgänge. Für spezielle Vorgänge wie das Vertragsmanagement liefern wir angepasste Ausprägungen des Vorgangsmanagements zur Abbildung des konkrete Fachverfahren aus. spezielles Vorgangsmanagement mit d.3 Vertragsmanagement dbs case manager contract weiter Fachverfahren dbs case manager allgemeines Vorgangsmanagement mit d.3 dbs case manager

27 VIELEN DANK

28 Disclaimer Alle Angaben dieser Präsentation sind freibleibend. Inhalte sind nach aktuellem Planungs- und Entwicklungsstand erstellt worden und können sich jederzeit ändern. Insbesondere Zeitangaben beziehen sich auf die aktuellen Planungen, Anforderungen und Ressourcenverfügbarkeit. Sollten sich die genannten Parameter ändern, behalten wir uns vor, die Termine entsprechend anzupassen. Die Überlassung der Präsentation erfolgt nur für den internen Gebrauch des Empfängers. d.3ecm, ecspand und foxdox sind eingetragene Warenzeichen der d.velop AG, d.velop international GmbH oder der d.velop business services GmbH.

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