Braucht die digitale Verwaltung digitale Bürger?

Transkript

1 :::Zusammenhänge verstehen :::Lösungen erarbeiten :::Umsetzung garantieren Braucht die digitale Verwaltung digitale Bürger? Peter A. Vorgel

2 Die Digitalisierung verändert alles Unternehmen, Verwaltungen und Menschen Prozesse werden schneller, digitaler alles wird miteinander vernetzt. Bürger kommunizieren mit Unternehmen, Verwaltungen und untereinander digital von jedem Ort der Welt und über jedes mobile Endgerät und stellen dabei ganz neue Ansprüche Intelligente Vernetzung Digitale Transformation Internet of Things Social Media für Verwaltungen Digitale Agenda 2020.

3 Die Verwaltung wird zum Dienstleistungsunternehmen Die Stadtverwaltung bietet eine Aufgabenvielfalt, mit der ein normales Unternehmen nur schwer mithalten kann. Die Aufgaben müssen kompetent, schnell und serviceorientiert umgesetzt werden Arbeitsabläufe sind stets zu optimieren und die Qualität der Arbeit zu verbessern Die Zufriedenheit der Bürger steht im Vordergrund 3

4 Wie sehen die Ansprüche der Bürger heute aus? Der Bürger möchte selbstbestimmt und flexibel entscheiden, wann und über welchen Kanal er mit seiner Verwaltung kommunizieren möchte. Sei es per , Brief, Fax, Online-Portal, E-Post, D oder über soziale Medien. 4

5 Die Verwaltung tritt in ein neues, digitales Zeitalter ein 5

6 Der Posteingang der Zukunft Jeglicher Posteingang egal ob physisch oder digital landet gebündelt in der intelligenten Posteingangsstelle und wird automatisch dem earchiv und dem zuständigen Fachverfahren zugeführt Alle vorhandenen und auch zukünftigen Kanäle sind integriert Erhöhte Effizienz durch geradlinige, medienbruchfreie Prozesse Direkter und rollenbasierter Zugriff auf gespeicherte Dokumente, Berichte und Informationen Einfache Integration in bestehende Verwaltungsprozesse ohne zusätzlichen Programmierungsaufwand Erhaltung von Aufbewahrungs- und Löschpflichten Verbesserung der Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Bürger Verringerung der Laufzeiten Kostenreduzierung 6

7 Der Postausgang der Zukunft :::(bit)kasten Die Verwaltung versendet ihre Post wie gehabt anhand der Postadresse des Bürgers nur auf digitalem Weg Der Bürger hat zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf seine Post Login mit dem neuen Personalausweis ein kompliziertes Post-Identverfahren und Benutzername/Kennwort Zugänge entfallen Der Bürger hat nur noch EINEN digitalen Briefkasten, in den alle Versender ihre Post einwerfen MultiMessenger Die Verwaltung versendet ihre Dokumente an die bekannten elektronischen Adressen 7

8 So sieht die Verwaltung der Zukunft aus alles integriert in einem Workflow Schnittstelle zum Bürgerserviceportal Fachverfahren Scan von physischer Post (z. B. EMC Captiva) Elektronischer Posteingang (z.b. MultiMessenger) Mobile Messenger, Social Media (z.b. NOVO Mobile) Klassifikation Datenextraktion Erzeugung Metadaten Konvertierung Kompression Digitale Signatur Response Export (z.b. NOVO Mail) Workflow eakte (z.b. Codia, MACH AG) Workflow Langzeitarchiv (z.b. Governikus) Abholung im elektronischen Briefkasten im Wunschformat durch den Bürger Zustellung durch die Verwaltung an die bekannte elektronische Adresse (z.b. MultiMessenger) 8

9 Der 100%ig digitale Bürger wäre ideal, die digitale Verwaltung braucht ihn aber nicht. 9

10 Beispiele bereits digitalisierter Prozesse 10

11 Beispiele bereits digitalisierter Prozesse Die sichere elektronische Post muss her einheitlich, in ganz Deutschland, sicher von Anfang bis Ende und kostenfrei für alle Bürger. Der :::(bit)kasten erfüllt all diese Anforderungen und ist schon jetzt im Netz für jeden Bürger in Deutschland verfügbar. :::(bit)kasten Der Versender erstellt seine Druckdatei wie gehabt und stellt sie dem Bürger elektronisch in seinem :::(bit)kasten bereit Binnen weniger Sekunden kann der Bürger auf seine Sendung zugreifen Der Bürger erhält wenn gewünscht eine Benachrichtigung neue Sendung eingetroffen Er loggt sich mit seinem neuen Personalausweis im :::(bit)kasten ein und holt sich seine Post ab wie, das entscheidet der Bürger selbst. Beispiele: Elektronische Zustellung von Gehaltsdokumenten Sperrmüll (Abholtermin) Mülltonnenbestellung (Liefertermin) Genehmigung für Verkauf auf dem Gemüsemarkt 11

12 Beispiele bereits digitalisierter Prozesse Online-Terminvereinbarung Über eine App oder die Website der Verwaltung kann der Bürger online einen Termin vereinbaren (zum Beispiel zum Antrag eines neuen Personalausweises) Der Bürger erhält eine Übersicht über verfügbare Termine Nach Buchung erhält der Bürger eine Terminbestätigung mit Angabe des Sachbearbeiters und der Zimmernummer Der gebuchte Termin wird automatisch im Kalender des Sachbearbeiters verbucht Chat- und Videoberatung Mit dieser Funktion spart sich der Bürger den Weg in seine Verwaltung Der Bürger kann auf moderne und bequeme Art mittels Chatbzw. Videotelefonie am PC, Tablet oder Smartphone mit seiner Verwaltung in Kontakt treten und sein Anliegen vortragen 12

13 Beispiele bereits digitalisierter Prozesse Mobiler Schadenmelder Über die App Schadenmelder kann der Bürger zum Beispiel ein Foto einer kaputten Parkbank, welches mit den genauen GPS- Daten versehen ist, an die Verwaltung übermitteln Es wird nach Eingang automatisch ein Auftrag an die zuständige Stelle generiert, um den Schaden zu beheben Nacherfassung im Personenstandsregister (Familienbücher, Geburtenregister) Die Altdaten (Urkunden) werden im Standesamt der Verwaltung gescannt Die Inhalte werden automatisch erkannt, den relevanten Datenfeldern zugeordnet und automatisch befüllt Die Daten werden signiert an das elektronische Personenstandsregister übergeben Der manuelle Aufwand wird drastisch reduziert und die Kosten für die Verwaltung gesenkt 13

14 Zukunft gemeinsam gestalten Besuchen Sie unseren Stand und lassen sich die Verwaltung von Morgen präsentieren! 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ansprechpartner und Kontaktdaten Peter A. Vorgel :::tsm total-sourcing-management 15