Thema: Excel-Grundlagen

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1 Editieren von Zelleninhalten Die Eingabezeile Unmittelbar oberhalb des Tabellen-Arbeitsbereichs befindet sich eine Zeile, die im linken Feld die Adresse der momentan selektierten Zelle anzeigt und rechts davon deren Inhalt. Dies ist besonders wichtig bei Zellen, die Formeln enthalten, da in der jeweiligen Zelle selbst eine Zahl steht, die das Rechenergebnis repräsentiert, während in der Eingabezeile oberhalb der Tabelle die Formel dargestellt wird. Sie kann dort eingegeben sowie jederzeit verändert werden. Editieren ist im übrigen der Fachbegriff für die Vornahme von Eingaben und Veränderungen in und an Zellen. Abbildung 1.0: Eingabezeile: Zellenadresse und Zelleninhalt V Die Eingabezeile ist auch der einfachste Weg, um einzelne Ziffern einer eingegebenen Zahl nachträglich zu ändern. Nachdem die gewünschte Zelle durch Anklicken oder über die Pfeiltasten angewählt wurde (der rechteckige Zellencursor umrahmt die Zelle), kann die zu ändernde Ziffer in der Eingabezeile angeklickt und dann korrigiert werden. Mit der Return-Taste wird die Eingabe abgeschlossen. Alternativ hierzu kann auch die F2-Taste gedrückt werden: Danach wechselt das Programm ebenfalls in den Editier-Modus und die Zahl (bzw. Formel oder Text) kann direkt an der Zellenposition korrigiert werden. Dasselbe kann durch Doppelklicken auf die zu ändernde Zelle erreicht werden. Mit ESC kann gegebenenfalls die Änderung wieder rückgängig gemacht werden. V Wie bereits erwähnt, bestimmt der Zelleninhalt, welche Funktion die jeweilige Zelle hat. Excel muß also zwischen Zahlen, Text und Formeln unterscheiden. Beginnt der Zelleneintrag mit einer Ziffer, wird er als Zahl gewertet; bei einem = als erstem Zeichen wird der Inhalt als Formel interpretiert. In allen anderen Fällen wird von einem Text ausgegangen.. Eingabe von Text Normaler Text, also keine Zahlen oder Texte, die mit»=«beginnen, kann ohne weiteres direkt in die Zelle eingegeben werden. Wenn man Zahlen als Text eingeben möchte, so kann dies durch ein vorangestelltes»' «-Zeichen erfolgen. Abbildung 1.1: Zelleninhalt'. Zahl als Text mit vorangestelltem»' «-Zeichen (darüber dieselbe Zahl als Eingabewert) Alternativ dazu kann die Zahl in Anführungszeichen gesetzt werden, mit einem vorangestellten Gleichheitszeichen, also z.b.»="5678"«. 1

2 Normaler Text kann direkt in die Zelle eingegeben werden. Falls ein Text nicht in eine Spalte paßt, so werden einfach die rechts davon befindlichen Zellen mit dem restlichen Text überschrieben. Abbildung 1.2.: Zelleninhalt: Langer Text Bewegt man den Cursor um eine Zelle nach rechts, kann man erkennen, dass Excel die benachbarte Zelle nicht belegt hat, da die Eingabezeile über der Tabelle leer ist. Abbildung 1.3.: Zelleninhalt: Langer Text (Cursor eine Zelle weiter rechts) Falls die rechts von dem langen Text stehende Zelle gefüllt wird, so wird der Text in der Bildschirmdarstellung zwar abgeschnitten, ist aber in der Eingabezeile noch in voller Länge vorhanden. Abbildung 1.3.: Zelleninhalt: Langer Text (Zelle C2 mit Inhalt) 2

3 Eingabe von Formeln Es wurde schon erwähnt, Formeln durch ein vorangestelltes Gleichheitszeichen in eine Zelle einzugeben. V Eine Zelle, in der eine Formel eingegeben wurde, besteht eigentlich aus zwei Inhalten, der Berechnungsvorschrift und dem Ergebnis der Berechnung. Im Arbeitsblatt sehen Sie fast immer die obere Ebene, während Sie mit Hilfe der Eingabezeile wie durch ein Loch auf die zweite Ebene sehen können. Nach dem Gleichheitszeichen kann eingegeben werden: Konstanten: Dies sind beliebige Zahlenwerte, wie z.b. 1 oder -20,5 oder 5,3E-2 Zellverweise: Dies sind Platzhalter für einzelne Zellen, z.b. A1 oder BA23. In den Zellen, auf die Bezug genommen wird, können Konstanten, also direkt eingegebene Zahlen, oder aber wieder Formeln stehen. Rechen-Operatoren: Dies sind folgende Rechenzeichen: + Addition - Subtraktion * Multiplikation / Division ^ Potenzierung (z.b.: 2^4 = 2 hoch 4 = 16) % Prozent (z.b. 97,5% = 97,5 geteilt durch 100 = 0,975) V Die genannten Rechenzeichen unterliegen den in der Mathematik üblichen Rechenregeln (Auslösung von links nach rechts, Punktrechnung vor Strichrechnung, Klammer vor ohne Klammer..) Funktionen: Dies sind im Prinzip vordefinierte Formeln, die nur mit ihren Namen aufgerufen werden müssen, z.b. SUMME( ), GANZZAHL( ), aber auch GROSS( ). Letztere Funktion ist auf Texte anwendbar und wandelt beliebige Zeichenfolgen in Großbuchstaben um. Variablen-Namen: Dies sind, ähnlich wie Zellverweise, Platzhalter für Zahlenwerte. Sie können aber beliebigen Ursprungs sein, also konstante Zahlenwerte, Zellverweise oder Rechenergebnisse von anderen Formeln. Aus diesen Elementen können beliebig lange kombinierte Ausdrücke gebildet werden, z.b.: =1,5*3+7^2-150/22,5+50,7% Die etwas einfachere Formel =2+24,5+5000*5^2 soll nun ein wenig näher betrachtet werden. 3

4 Abbildung 1.4.: Einfache Formel mit Konstanten In der Formel wurden die Werte ausschließlich als direkte Zahlenwerte, also als Konstanten, eingegeben. Excel berechnet die Werte in der üblichen Reihenfolge: also zuerst die Potenzierung: 5^2 = 5 hoch 2 = 25 Dann das Produkt 5000 * 25 = Dann die Addition 2+24, = ,5 Durch Einfügung von Klammern kann eine andere Reihenfolge der Berechnung erzwungen werden: Abbildung 1.5.: Formel mit Klammer Zuerst die Werte in der Klammer: 2+24, = 5026,5 Dann die Potenzierung: 5^2 = 5 hoch 2 = 25 Dann das Produkt 5026,5 * 25 = ,5 V Bei der Verschachtelung von Klammern wird von Innen nach Außen berechnet, also zuerst die innerste Klammer, dann die nächste, usw. 4

5 Üblicherweise verwendet man in den Formeln Zellverweise: Abbildung 1.6.: Formel mit Zellverweisen Hier setzt Excel zuerst die Werte der Zellen A1, A2, A3 in die Formel ein und berechnet dann das Ergebnis wie im vorherigen Beispiel. Hier wird der entscheidende Vorteil eines Tabellenkalkulationsprogrammes offensichtlich: Bei Änderung eines Zahlenwertes in den Zellen A1 bis A3 wird jedes mal die Formel in A4 neu berechnet, ohne weiteres Zutun des Anwenders. Es brauchen keine wiederholten schrittweisen manuellen Berechnungen mehr durchgeführt zu werden, eine enorme Zeitersparnis und Verringerung von Fehlermöglichkeiten. Der Zeigemodus: Auffinden der an einer Formel beteiligten Zellen Eine sehr nützliche Excel-Funktion, die durch Doppelklick auf die Zelle, in der die Formel steht, aktiviert wird (im Beispiel: Zelle A5). Abbildung 1.7.: Anzeige von Zellreferenzen Diese Hervorheben der Zellen, die an einer Formel beteiligt sind, ist sehr hilfreich, wenn man z.b. überprüfen möchte, ob alle gewünschten Zellen aufsummiert wurden. Insbesondere beim Einfügen oder Verschieben von Zellen kann es vorkommen das aufsummierende Zellen abgehängt werden. 5

6 Relative und absolute Bezüge Relative Bezüge werden beim Kopieren/Ausfüllen relativ zur ursprünglichen Position angepasst Absolute Bezüge werden beim Kopieren/Ausfüllen nicht angepasst Zell-Koordinaten sind in Formeln standardmäßig relativ 6

7 Kennzeichnung als absolut durch $-Zeichen Einstellung der Varianten mit der [F4]-Taste A1 Spalte = relativ / Zeile = relativ $A1 Spalte = absolut / Zeile = relativ A$1 Spalte = relativ / Zeile = absolut $A$1 Spalte = absolut / Zeile = absolut 7

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