Projekt Einkauf/Kreditorenrechnung Lieferanten-Infoveranstaltung. Dortmund, 21. August 2012, 13:00 Uhr

Transkript

1 Projekt Einkauf/Kreditorenrechnung Dortmund, 21. August 2012, 13:00 Uhr

2 Tagesordnung Begrüßung und Vorstellung der Referenten Vorstellung Amprion Projekt Einkauf/Kreditorenrechnung Einkaufskoordination Amprion Dienstleister Accenture für Einkauf und Kreditorenrechnung Kaffeepause Zukünftige Beschaffungsabwicklung bei Amprion Diskussionsrunde 2

3 Referenten Amprion Hr. Bannach (Projektleitung) Hr. Kleinjans (Projektleitung) Hr. Dr. Richter (Leiter Einkauf + IT) Hr. Edling (Einkaufskoordination) Hr. Liesenfeld (Einkaufskoordination) Accenture Hr. Engel (Projektleitung) Hr. Meyer (Projektleitung Übernahmephase) Fr. Balsfulland (Strategische Einkaufsexpertin) Fr. Simkova (Teamleiterin Bratislava) 3

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9 Energiewirtschaftsgesetz (EnWG) Neuregelung zum 5. August a Vermögenswerte, Anlagen, Personalausstattung, Unternehmensidentität des Unabhängigen Transportnetzbetreibers (3) Das vertikal integrierte Energieversorgungsunternehmen oder eines seiner Tochterunternehmen hat die Erbringung von Dienstleistungen durch eigene oder in seinem Auftrag handelnde Personen für den Unabhängigen Transportnetzbetreiber zu unterlassen.... 9

10 Archivierung Rechnungs- Workflow BANF Anfrageunterlagen Angebotsunterlagen Bestellfreigabe Projekt Einkauf/Kreditorenrechnung Ist-Zustand Beschaffungsabwicklung. RWE Service Einkauf Lieferant 1 Amprion Verhandlung RWE Service Rechnungsprüfung Lieferant n 10

11 Archivierung Rechnungs- Workflow BANF Anfrageunterlagen Angebotsunterlagen Bestellfreigabe Projekt Einkauf/Kreditorenrechnung Soll-Zustand Beschaffungsabwicklung. Accenture Einkauf Lieferant 1 Amprion Verhandlung Accenture Rechnungsprüfung Lieferant n 11

13 . Organisation Einkauf + IT bei Amprion Einkauf und IT [Dr. Christoph Richter] Einkaufskoordination [N.N.] IT Sachbearbeiter Einkauf/Kreditoren [Stephan Edling] Sachbearbeiter Einkauf/Kreditoren [Martin Liesenfeld] 13

14 Amprion Grundsätzliche Aufgabenbereiche Accenture. Kreditorenstammdaten strategischer Einkauf aktive Steuerung des Dienstleisters Die Einkaufskoordination Accenture ist der Einkaufsdienstleister operativer Einkauf ist das Bindeglied im Namen und auf Ansprechpartner bei Eskalation zwischen Amprion und dem Dienstleister Rechnung von Amprion Kreditorenrechnung Betreuer des eprocurement Helpdesk für Amprion + Lieferanten 14

16 Accenture ist führender Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing-Dienstleister Wer ist? Kurzüberblick Allgemein: Gegründet im Jahr 1989 Mehr als Mitarbeiter In über 120 Ländern tätig Nettoumsatz von 25,5 Mrd. US-Dollar im Fiskaljahr 2011 (zum 31. August 2011) Kunden: 28 der DAX-30-Unternehmen sowie die Top- Unternehmen in Österreich und der Schweiz 94 der Fortune-Global-100-Unternehmen Mehr als drei Viertel der Fortune-Global-500- Unternehmen Über Unternehmen und Organisationen weltweit 16 Deutschland, Österreich und Schweiz: Über Mitarbeiter Hauptstandorte: Kronberg, München, Berlin, Düsseldorf, Wien, Zürich

17 Accentures Leistungsspektrum umfasst die Strategieentwicklung bis hin zur Dienstleistungserbringung Wer ist? Integriertes Leistungs- und Servicespektrum von der Strategieentwicklung bis zur Übernahme und Erbringung von Dienstleistungen (z. B. Einkauf, Kreditorenrechnung) Management von Geschäftsprozessen Strategieentwicklung IT-/Systemintegration IT Implementierung Übernahme und Erbringung von Dienstleistungen Das Leistungs- und Servicespektrum deckt den gesamten Projektlebenszyklus ab; angefangen bei der Vision und Strategie bis hin zur Übernahme und Erbringung von Dienstleistungen (z. B. Einkauf, Kreditorenrechnung) Für die Erbringung von Dienstleistungen sind weltweit Mitarbeiter in mehr als 50 Service Delivery Standorte tätig, davon sind mehr als Mitarbeiter für verschiedene Geschäftsprozesse, wie z.b. Einkauf, Kreditorenrechnung, HR oder Versicherung, verantwortlich 17

18 Zahlen, Daten und Fakten aus dem Bereich Einkaufsdienstleistung Kunden im Bereich Einkauf & Kreditorenrechnung Vertragsverlängerungen mit unseren Kunden (davon 9 mehr als einmal) Strategische Einkaufserfahrung in über Waren- und Servicegruppen Ausgewählte Referenzen >2.700 Einkaufsspezialisten weltweit 70 Mrd. US- Dollar Mehr als 70 Mrd. US-Dollar jährliches Beschaffungsvolumen > Helpdesk-Anrufe pro Jahr 50+ Über 50 weltweite Delivery Standorte 21+ Über 21 Jahre Erfahrung im Einkauf für unsere Kunden Industrieerfahrung Erfolgreich durchgeführte Einkaufsprojekte bei Energieversorgern 18

19 Die Zusammenarbeit erfolgt mit Kollegen in Dortmund und in Bratislava Wie arbeitet zukünftig mit Amprion? Standort und Aufgaben der Accenture Mitarbeiter Accenture ist als direkter Dienstleister am Amprion Standort in Dortmund Erbrachte Dienstleistungen in Dortmund o Strategischer Einkauf Erbrachte Dienstleistungen in Bratislava o Operativer Einkauf o Kreditorenrechnung WG 1 Projektmaterial und Betriebsmittel Projektleitung Amprion & Accenture Strategischer Einkauf WG 2 Nachrichtentechnik und Prozess IT WG 3 Projektdienstleistungen WG 4 Indirektes Material und Dienstl. Operativer Einkauf Unterstützung strategischer Einkauf Bestellbearbeitung Stammdaten-Mgmt. (Rahmenverträge) Bürgschaften und Bonitätsprüfungen Kreditorenrechnung Rechnungsprüfung (alle Rechnungen mit Bezug zu SAP Bestellungen sowie Verbrauchsbescheide) Gutschriften Scanning (Prag) Helpdesk Berichtswesen und Kennzahlensysteme 19

20 Accenture übernimmt für Amprion strategischen und operativer Einkauf sowie die Kreditorenrechnung Strategischer Einkauf (Dortmund) Verhandlung Beschaffungsstrategie Aus- schreibung Lieferanten- auswahl Bedarfsanalyse Vertrags- abschluss Umsetzung Vertrag Entwicklung von Beschaffungsstrategien und Erstellung von Marktanalysen Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen Identifizierung und Qualifizierung von Lieferanten Durchführung von Verhandlungen in Dortmund Operativer Einkauf (Bratislava) Wareneingang Bestellung Bestell- Genehmigung Leistungserfassung erstellen anforderung (BANF) prüfen Kreditorenrechnung (Bratislava) Rechnungsempfang Scannen und archivieren Eingabe von Belegvalidierung und Buchung Gutschriftverfahren Beleg-Information Bedarfsanforderung (BANF) $ Bezahlung Verantwortung: Unterstützung des strategischen Einkaufs SAP-Bestellabwicklung Bedarfsanforderungen und Bestellabrufe Einholen von Angeboten und Durchführung von Vergleichen Pflege von Leistungsstammdaten und Bearbeitung von Reklamationen Rechnungsempfang Archivierung und Erfassung der SAP Belege Prüfung und Buchung der Eingangsrechnungen Gutschriftsverfahren Kreditorenstammdatenverwaltung Helpdesk und Prozessunterstützung 20 Amprion Accenture

21 Ihre zukünftigen Ansprechpartner stehen Ihnen kompetent und zuverlässig zur Verfügung Wer sind die zukünftigen Ansprechpartner? Alexander Engel Projektleiter 9 Jahre Erfahrung im strategischen Einkauf, Teamleitung / Prozessimplementierung Dortmund Bratislava Homa Nassery Strat. Einkäufer Langjährige Erfahrung im Einkauf und in der Verhandlungsführung Britta Saamen Strat. Einkäufer Mehrjährige Erfahrung im Führen von Einkaufsverhandlungen Vanessa Aufmuth Strat. Einkäufer Erfahrung in Einkauf und Beschaffung verschiedener Warengruppen Alena Simkova Service Delivery Lead in Bratislava Operativer Einkauf Langjährige Erfahrung als Service Delivery Lead für multinationales Mitarbeiterteam in den Bereichen Einkauf und Kreditorenbuchhaltung Kreditorenrechnung 21

22 Das Team in Bratislava erbringt den operativen Service für Einkauf und Kreditorenrechnung Wer sind die zukünftigen Ansprechpartner in Bratislava? Operativer Einkauf Alena Simkova Service Delivery Lead in Bratislava Langjährige Erfahrung als Service Delivery Lead für multinationales Mitarbeiterteam in den Bereichen Einkauf und Kreditorenbuchhaltung Kreditorenrechnung Pavol Palat Teamleiter operativer Einkauf Andrea Rybarova Operative Einkäuferin (Spot Buy) Tomas Kysel Operativer Einkäufer (Spot Buy) Peter Kalman Rechnungsprüfer Gabriela Dimic Farago Teamleiterin Kreditorenrechnung Foto folgt Kristina Kofer Operative Einkäuferin (Spot Buy) Ivana Martisova Operative Einkäuferin (Spot Buy) Gabriela Kuricova Operative Einkäuferin Miriam Chvalna Foto folgt Lubica Poorova Rechnungsprüferin Rechnungsprüferin Maria Strizova Operative Einkäuferin 22

23 Ein Wechsel der Ansprechpartner ist kein Wechsel der bisherigen Regelungen Was können Sie von erwarten? Partnerschaftliche Zusammenarbeit unter Wahrung der Interessen von Amprion Klare Abläufe und Verantwortlichkeiten im gesamten Bestell- und Abrechnungsprozess Helpdesk als zentrale Anlaufstelle bei Fragen zu Bestellungen, Beauftragungen, Rechnungen Einladungen zur Teilnahme an großen Ausschreibungen über Amprions neue Ausschreibungsplattform Einhaltung von Amprion Vorgaben und Richtlinien (Compliance) Revisionssichere Prüfung eingehender Rechnungen 23

24 Ein Wechsel der Ansprechpartner ist kein Wechsel der bisherigen Regelungen Was bedeutet dies für Sie? Fragen zu Bestellungen, Beauftragungen, Rechnungen sind an den Helpdesk von Accenture zu adressieren Für die Gewährleistung von termingerechter Bestell- und Abrechnungsabwicklung sind wir auf möglichst kurzfristige Rückmeldungen angewiesen (Anfragen zu Bestellungen und Rechnungen sowie Beantwortung von Ausschreibungsanfragen) Weiterhin konstant hohe Liefertreue und Lieferqualität Teilnahme an Ausschreibungen (easyrfx statt MyFutura) 24

27 Archivierung Rechnungs- Workflow BANF Anfrageunterlagen Angebotsunterlagen Bestellfreigabe Projekt Einkauf/Kreditorenrechnung Soll-Zustand Beschaffungsabwicklung. Accenture Einkauf Lieferant 1 Amprion Verhandlung Accenture Rechnungsprüfung Lieferant n 27

28 Wichtige Adressen Rechnung: Amprion GmbH Zentraler Rechnungseingang Postfach XXXXX XXXXX Köln Annahmebestätigung Bestellung: Amprion GmbH FAX: +49 (0) Helpdesk Accenture: Tel.: +49 (0)

29 Übergangsphase (Stand ) Versand der Lieferantenrechnungen an die neue Rechnungsadresse ab dem 12. September 2012 Aufnahme der neuen Rechnungsanschrift in den SAP-Bestelltext ab dem 13. September 2012 Ende September / Anfang Oktober Amprion-intern keine Bearbeitung von Bestellanforderungen Ab operativer Wechsel zu Accenture (Einkauf, Rechnungsprüfung) Versand der Bestellbestätigungen an die neue Adresse Wechsel der Ausschreibungsplattform Helpdesk Accenture in Funktion 29

30 Vergleich IT-Systeme Ist - Soll Funktion IST SOLL Umstellung ERP SAP SAP Ausschreibungsplattform MyFutura easyrfx (Wallmedien) Kataloge epos WPS (Wallmedien) Leistungserfassung/ -abrechnung JDEA SPE, MDE (Wallmedien) voraussichtlich

31 Ausschreibungsplattform easyrfx easyrfx ( Wallmedien ) Accenture 31

32 Leistungserfassung/-abrechnung JDEA LEBs, die nach dem mit der falschen Startdatei erzeugt werden, werden zurückgewiesen! Abholen neuen Startdatei und Anleitung aus RWE-Portal Einspielen und Verwenden der neuen Startdatei in JDEA Export und Versandt Bestellungen und Verträge Rückversand der aktualisierten Bestellungen und Verträge Import aktualisierte Verträge und Bestellungen keine JDEA-Abnahme Umwandlung ist notwendig, da LEBs ansonsten nicht an nachgelagerten SAP-Prozess übergeben werden können. Die Umwandlung nehmen wir für Sie vor. Versand von LEBs an zentralen Aufmaßeingang möglich. Wichtig: Verwendung der richtigen Startdatei. 32

33 JDEA nächste Schritte. Kommunikation Betroffene Lieferanten werden zu gegebener Zeit durch Amprion-Einkaufskoordination informiert (Umstellung Parameter) Nachfolge- anwendung Nachfolgeanwendung in Planung (Einsatz voraussichtlich ab April 2013) (vorab Pilotphase für Nachfolgeanwendung) 33

35 Fragen, Antworten, offene Punkte? August 2012

36 Kontaktdaten. Accenture Helpdesk. Amprion Einkaufskoordination Tel.: +49 (0) FAX: +49 (0) Tel.: +49 (0) XXXX Nächste Schritte Präsentationsfolien auf der Amprion Internetseite Ab 35. KW schriftliche Information aller Amprion-Lieferanten 36

37 Einkauf/Kreditorenrechnung 37

38 Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit und hoffen auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit! Das starke Netz für Energie