SAP - EXCEL-Integration

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1 1 Custom IS Solutions Custom IS GmbH & Co. KG Querstraße 8/10, Peine fon: +49 (0) fax: +49 (0)

2 2 Inhalt I Allgemeine Ausgangssituation Ia Situations-Analyse (Ist-Analyse) Ib Allgemeine Probleme II Lösungsmöglichkeiten IIa ALV-EXCEL Auswertungen IIb EXCEL-Integration in SAP IIc Wirkungen/Vorteile III Fallbeispiele SAP - EXCEL Integration IIIa Beispiel: Kalkulation IIIb Beispiel: Kostenstellenplanung

3 3 Ia Allgemeine Ausgangssituation Viele Unternehmen führen Prozesse, vor allem im Controlling, heute noch getrennt in SAP und EXCEL durch. Der Datenaustausch zwischen SAP und EXCEL erfolgt dabei größtenteils manuell. Die Folge ist u.a. unzureichendes, veraltetes oder schlimmstenfalls falsches Datenmaterial einhergehend mit dem enormen Zeitaufwand für doppelte Datenhaltung, Fehlersuche etc.. Custom IS bietet Lösungen: Wir integrieren EXCEL bedarfsgerecht und maßgeschneidert in SAP.

4 4 Ia Situations-Analyse (Ist-Analye) Situation ohne EXCEL-Integration: Daten werden in SAP als zentralem ERP-System gespeichert Die Übertragung von Daten erfolgt manuell oder über Schnittstellen Die Weiterverarbeitung von Daten erfolgt ebenso in EXCEL wie das Erstellen von Auswertungen 75% manuelle Datenübertragung 25% maschinelle D.-Übertragung

5 5 Ib Allgemeine Probleme Probleme ohne EXCEL-Integration: Dateneingabe muss sowohl in SAP als auch in EXCEL vorgenommen werden > Doppelte Datenhaltung > Kosten für Bereitstellung von qualifiziertem Personal Dateneingabe erfolgt größtenteils manuell > Fehler bei der Übertragung > Datenredundanz und mögliche Daten-Inkonsistenz Dateneingabe erfolgt nicht gleichzeitig in SAP und EXCEL > Fehlende Aktualität der Daten

6 6 IIa ALV-EXCEL Auswertungen ALV-EXCEL Auswertungen EXCEL-Integration in SAP für Auswertungen Auswertungen über ALV (ABAP List Viewer) Nutzung von SAP-Standardberichten Nutzung von Custom IS Berichten Entwicklung von individuellen Berichten Volle Designmöglichkeiten von EXCEL Makroprogrammierung optional Exportmöglichkeit über EXCEL

7 7 IIb EXCEL-Integration in SAP EXCEL-Integration in SAP Vollständige Integration von EXCEL in SAP Direkter Zugriff auf alle SAP-Daten aus EXCEL Verwaltung (Speichern) von EXCEL-Dateien in SAP Nutzung von Custom IS Programmen Entwicklung von individuellen Programmen Volle Designmöglichkeiten von EXCEL Makroprogrammierung möglich Exportmöglichkeit über EXCEL Weiterverarbeitung in SAP über BAPI oder FB

8 8 IIc Wirkungen/Vorteile Die Integration von EXCEL in SAP bewirkt den kompletten Wegfall der doppelten Datenhaltung und somit von Mannstunden qualifizierten Personals. Fehler durch manuellen Datenaustausch und Datenredundanz sind nicht mehr möglich, da der Vorgang der doppelten Dateneingabe durch die Integration von EXCEL in SAP nicht mehr existiert. Der Datenaustausch wird automatisch durchgeführt. Somit ist ebenfalls bestmögliche Datenaktualität gewährleistet.

9 9 III Fallbeispiele Nachfolgende Fälle, Kostenstellenplanung und Kalkulation, zeigen die Integration von EXCEL in SAP beispielhaft. Gerne zeigen wir ihnen Möglichkeiten auf, wie wir Ihr spezielles Vorhaben realisieren. Für Sie entwickeln wir eine individuell maßgeschneiderte Lösung! Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. We customise. Wir demonstrieren Ihnen die Leistungsfähigkeit unserer Entwicklung gerne bei Ihnen vor Ort oder laden Sie herzlich zu uns in den Unternehmenspark in Peine ein.

10 10 IIIa Fallbeispiele Kalkulation Im Beispiel wird eine Kalkulation mit den Bereichen: Personal (als SAP-Kostenstelle) Material (aus SAP) sonstige Kosten erstellt.

11 11 IIIa Fallbeispiele Kalkulation Eingabe einer SAP-Kostenstelle. Die Bezeichnung wird aus dem Stammsatz gelesen. Eingabe einer SAP-Leistungsart. Die Bezeichnung wird aus dem Stammsatz gelesen. Der Tarif wird aus SAP gelesen. Die Stunden werden in EXCEL eingegeben und mit dem Tarif multipliziert. Das Ergebnis:

12 12 IIIa Fallbeispiele Kalkulation In der EXCEL-Vorlage können beliebige Formeln voreingestellt werden. Hier als Beispiel eine Zuschlagsrechnung. Natürlich können diese Zellen auch überschrieben werden. Wenn dies nicht erlaubt sein soll, werden die entsprechenden Zellen im Template geschützt.

13 13 IIIa Fallbeispiele Kalkulation Ein Doppelklick auf eine mit einem SAP-Stammsatzfeld verknüpfte Zelle öffnet die entsprechende SAP-Suchhilfe. Beispiel rechts: die Suchhilfe für Kostenstellen; analog funktionieren die Suchhilfen für Leistungsart und Material. Wie im SAP gewohnt, können die Werte so in das EXCEL-Formular übernommen werden.

14 14 IIIa Fallbeispiele Kalkulation Manuell eingegebene Stammdaten werden auf ihre Gültigkeit überprüft. Fehleingaben sind dadurch ausgeschlossen. Die Überprüfung findet sofort nach dem Verlassen der Zelle statt.

15 15 IIIa Fallbeispiele Kalkulation Eingabe eines SAP-Materials, die Bezeichnung wird aus dem Stammsatz gelesen. Der Stückpreis wird entsprechend der Preissteuerung gelesen. Die Menge wird in EXCEL eingegeben und der Preis berechnet. Über den Zuschlagssatz wird der Zuschlagsbetrag in EXCEL berechnet. Das Ergebnis:

16 16 IIIa Fallbeispiele Kalkulation Eingabe von Freitext in die Bezeichnung der sonstigen Kosten Eingabe des Preises pro Stück Die Menge wird in EXCEL eingegeben und mit dem Stückpreis bewertet. Der Zuschlagssatz kann in EXCEL verändert werden. Das Ergebnis:

17 17 IIIa Fallbeispiele Kalkulation Die Gesamtkalkulation hat nun folgende Gestalt: Die Projektbezeichnung wird im Kopf vergeben und die Kalkulation kann in dieser Form in SAP gespeichert werden, wobei eine interne Projektnummer vergeben wird.

18 18 IIIa Fallbeispiele Kalkulation Anschließend können die Kalkulationen wieder aufgerufen und verändert werden.

19 19 IIIa Fallbeispiele Kalkulation Über EXCEL können die Kalkulationen selbstverständlich auch gedruckt oder wie hier in ein PDF umgewandelt werden.

20 20 IIIb Fallbeispiele Kostenstellenplanung Aufgabe: Kostenstellenplanungen werden in vielen Unternehmen in EXCEL erstellt; die Datengrundlage bilden bereits vorhandene Planversionen in SAP. Nach der Überarbeitung der neuen Planversion in EXCEL werden die Daten zurück in das SAP-System übertragen. Lösung: Wir übernehmen Ihre EXCEL-Templates in das SAP-System. Sie sparen Schnittstellen und Doppelaufwand!

21 21 IIIb Fallbeispiele Kostenstellenplanung Im SAP-Standard ist durch ein entsprechendes Planungslayout die Planung von Kostenstellen in EXCEL möglich. Das kennen Sie. Das können Sie Custom IS Lösungen bieten Ihnen jedoch mehr!

22 22 IIIb Fallbeispiele Kostenstellenplanung Selektives Kopieren von Planungen mit Vorgabe der Kostenstelle und der Kostenart

23 23 IIIb Fallbeispiele Kostenstellenplanung Selektierte Senderdaten werden informativ angezeigt. Sie bilden die Grundlage für die neue Planung.

24 24 IIIb Fallbeispiele Kostenstellenplanung Auf dem Empfängerreiter können die Daten mit EXCEL-Mitteln verändert werden. Hier am Beispiel eines Umwertungsfaktors. Die Formeln werden im EXCEL-Template hinterlegt.

25 25 IIIb Fallbeispiele Kostenstellenplanung Natürlich können die Werte auch manuell verändert werden: mit sämtlichen EXCEL-Funktionen. Auch der Verweis auf andere EXCEL-Dateien oder das Hinzufügen von beliebigen Formeln ist möglich.

26 26 IIIb Fallbeispiele Kostenstellenplanung In SAP kann die Weiterverarbeitung über entsprechende BAPIs oder FBs realisiert werden. Im Beispiel werden die Plandaten im SAP gesichert. Selbstverständlich können beliebige weitere Reiter vorgegeben werden, z.b. für einen Versionsvergleich, der auch grafisch dargestellt werden kann.

27 27 Custom IS Solutions SAP - EXCEL Integration Sprechen Sie uns an! Wir finden Ihre individuelle Lösung! Ansprechpartner: Frank Lütjering fon: Custom IS GmbH & Co. KG Querstraße 8/10, Peine fon: +49 (0) fax: +49 (0)

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