Optimieren Sie Ihre Multi-Channel- Kommunikation.

Transkript

1 Postbearbeitung und Versand Print & Mail Produktionsmanagement PlanetPress Software zur Dokumentenverwaltung Optimieren Sie Ihre Multi-Channel- Kommunikation.

2 Effizienz steigern und Integrität gewährleisten. Ein intelligenter Prozess zur Erstellung von Dokumenten und Post erhöht die Wirksamkeit und sorgt dafür, dass Ihre Ziele sogar noch übertroffen werden. Zahlreiche Unternehmen möchten die Wirksamkeit Ihrer Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern im Hinblick auf Kosteneinsparungen optimieren. Sie versuchen, den Prozess zur Erstellung von Dokumenten zu vereinfachen und zu straffen. Die Dokumente sind von unterschiedlicher Art und reichen von Rechnungen über Befragungen bis hin zu Mailings. Als wichtige Einnahmequelle sind sie von großer Bedeutung. Die Management-Software Planet- Press optimiert alle Schritte der Dokumentenverwaltung vom Entwurf bis hin zum Versand. Mit der PlanetPress-Software können Sie Ihre Produktivität und die betriebliche Effizienz steigern und dabei gleichzeitig die Integrität ihrer Dokumente gewährleisten. Die Kosten lassen sich dadurch kontrollieren und Ihre Dokumente bieten Ihrem Unternehmen somit einen wirklichen Mehrwert. 2

3 PlanetPress in 7 Schritten. Dokumente erstellen, drucken und versenden. 01 Importieren Sie die Daten aus einer beliebigen Quelle (auch aus Ihren unternehmensinternen Systemen mit z.b. XML und ODBC kompatiblen Datenbanken). 02 Entwerfen und erstellen Sie das Layout der Transaktionsdokumente, der Werbematerialien und der Transpromotionsdokumente mit unterschiedlichen Inhalten. Nutzen Sie dazu die leistungsstarken, aber einfachen Werkzeuge wie Ziehen und Ablegen oder Zeigen und Klicken. Verwenden Sie zum Hinzufügen von Bildern oder Marketingbotschaften die bedingte Formatierung. Mithilfe dieser Funktion können Sie Ihre Kommunikation personalisieren und Ihre Kunden direkt ansprechen. 03 Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Drucke und gestalten Sie Ihre Kommunikation noch wirkungsvoller mit Ihrer eigenen Multi-Channel-Kommunikation wie Druck, und Fax. 04 Fassen Sie gleichartige Dokumente in einem einzigen Druck zusammen und optimieren Sie die Verwaltung Ihres Druck-Workflows. 05 Versehen Sie Ihre Rechnungen und Aufstellungen mit einem Code für sicheres Lesen, damit die richtige Nachricht auch an den richtigen Adressaten geht. 06 Verwalten Sie Ihre Druck-Workflows und Adressen, um die Portokosten zu reduzieren. 07 Erstellen Sie ein PDF-Archiv Ihrer Dokumente, um bei Bedarf einfach danach suchen oder Kopien davon anfertigen zu können. 3

4 Funktionsweise von PlanetPress. Konventionelle Verarbeitung. Die Optimierung von Dokumentationsprozessen geht mit einem hohen finanziellen Aufwand einher und verlangt Mitarbeitern enorme Anstrengungen ab. Aus diesem Grund haben zahlreiche Druckereien und IT-Abteilungen Probleme mit der Kompatibilität von Soft- und Hardware und bringen so Dokumente von nur mittelmäßiger Qualität hervor. Häufig gelingt es ihnen so auch nicht, die erwarteten Einsparungen zu erzielen, die durch Folgendes erreicht werden können: Verwaltung der Sortierung von gedruckten Dokumenten (nach Postleitzahl, Seitenanzahl, Dokumententyp) Verwaltung von mehreren Vordrucken (Rechnungen/ Wechsel/Bons/Lieferscheine usw.) Editierung von Rechnungen mit mehreren Seiten Versand verschiedenartiger Schreiben an denselben Empfänger Ausnutzung leerer Bereiche im Dokument für Werbung Verwendung mit PlanetPress. Unsere Software-Suite PlanetPress bietet Unternehmen folgende Möglichkeiten und Vorteile: Einsparung von bis zu 30 % der Kosten für die Dokumentenverwaltung (Verbrauchsmaterialien, Portokosten usw.) Verbesserung der Arbeitsabläufe unter Wahrung der Transparenz und ohne Auswirkungen auf das Arbeitsumfeld und die IT -Umgebung des Unternehmen Optimierung der Unternehmenskommunikation und der Präsenz durch Personalisierung der Dokumente mit Werbebotschaften oder sonstigen Mitteilungen Dokumentenerstellung. Die Ausgangsdateien (in den Formaten XML, CSV, PDF, XLS usw.) aus verschiedenen Quellen ( proprietärer Software ) werden in PlanetPress konvertiert oder geändert. Somit ist es möglich, Dokumente jeder Art zu ändern oder zu erstellen und deren Aufmachung und Lesbarkeit zu verbessern. Sie können Passagen kolorieren, Text und Bilder einfügen oder einfach ein digitales Format wählen, das das Printdokument ersetzen wird. Diese Software ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitteilungen zu personalisieren und dem Profil der Empfänger entsprechend anzupassen und zu versenden. Ihre Transaktionsdokumente (z. B. Rechnungen oder Aufstellungen) werden so zu wahren Transpromotionsdokumenten, die Ihrem Unternehmenswachstum zuträglich sind. Kontrolle der Datenintegrität. Sie können Ihre Dokumente mit maschinenlesbaren Codes versehen und so das Kuvertieren Ihrer Post optimieren und dabei sicherstellen, dass das richtige Dokument an den richtigen Empfänger geschickt wird. Optimierung der Portokosten. Sie können außerdem die Druckleistung und das Kuvertieren optimieren, indem Sie verschiedenartige Dokumente für denselben Empfänger zusammenstellen oder gleichartige Dokumente in einem einzigen Druck zusammenfassen. Dokumentenversand. PlanetPress bietet Ihnen die Möglichkeit, die Empfängeradressen postkonform aufzubereiten. Die Software sortiert die Briefe nach Postleitzahl, damit Portorabatte erzielt werden. Diese Software-Suite begünstigt zudem den Aufbau einer Multi-Channel-Kommunikation (Papier, , SMS). Dokumentenverwaltung. Sie können ein PDF-Archiv all Ihrer Dokumente erstellen, um bei Bedarf einfach danach suchen oder Kopien davon anfertigen zu können. 4

5 Sparen Sie Zeit und Geld. Nutzen Sie Ihre Ressourcen für wichtigere Aufgaben. Optimieren Sie die Erstellung, den Druck und den Versand Ihrer Dokumente in erstklassigem Design. 5

6 Erika Mustermann Heidestraße Köln Seite 1 von 1 Datum: Juli 2015 Ihr Kontostand Ihre Vermögenswert am 30. August Ihre Vermögenswerte auf einen Blick 10% 31. März 1. März e aktuell 20% e Ersparnis e e Anlage e e Total e e Zinsen Zinsen in dieser Periode e aktuell Ersparnis e Total e e 0.00 Anlage 30% 40% Garantiezinses der Lebensversicherungen 3,8% Eröffnen Sie ein Sparkonto und erhalten Sie von uns... E100,00 Wenn Sie Interesse haben, besuchen Sie uns auf * Vor dem 30. August 2015 Folgende Dokumente können dank PlanetPress mehr Wirkung erzeugen: Transaktionsdokumente. Rechnungen und Aufstellungen Gehaltsabrechnungen Einladungsschreiben Finanzberichte und Aktualisierungen Richtlinien und Versicherungsformulare Auftragsbestätigungen 6 Werbematerialien. Mailings Rabattgutscheine Postkarten Informationsschreiben usw. Transpromotionsdokumente. Aufstellungen mit individuell zugeschnittenen Informationen Rechnungen mit personalisierten Angeboten Informationsschreiben usw.

7 Leistungsstarke Kuvertierlösungen. Mit PlanetPress erstellen Sie Dokumente, die direkt von Pitney Bowes-Kuvertiersystemen weiterverarbeitet werden können. Dokumentenerstellung und -versand sind somit vollkommen automatisiert, was Ihnen zahlreiche Vorteile bietet. Dank der Flexibilität unserer Maschinen und ihrer erweiterten Funktionen ist eine Anpassung an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens unabhängig von der Menge an bearbeiteter Post problemlos möglich. Unsere Kuvertiersysteme sorgen für die notwendige Produktivität, damit Ihre Sendungen vertraulich, vollständig und richtig realisiert werden. Relay 2000 Relay 4000 Relay 8000

8 Pitney Bowes Deutschland GmbH Poststraße Darmstadt Weitere Informationen erhalten Sie unter der Telefonnummer oder auf unserer Website pitneybowes.com/de Pitney Bowes und das Corporate Design sind eingetragene Warenzeichen von Pitney Bowes Inc. oder einer Tochtergesellschaft. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber Pitney Bowes Inc. Alle Rechte vorbehalten. 15SMB03627_DE