Anleitung zu den Kalkulationsvorlagen für Auftragsforschungsprojekte

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1 Einführung S. 1 I) Vorkalkulation S Tabellenblatt: Vorkalkulation S Tabellenblatt: Angaben zum Projekt S Tabellenblatt: Personalkosten Plan S Tabellenblatt: Sachkosten Plan S. 4 II) Nachkalkulation S. 5 Einführung Die Hochschulen sind bei n aufgrund des EU-Beihilferechts zu einer Berechnung auf Vollkosten verpflichtet, damit eine Quersubventionierung durch Mittel aus dem Landeshaushalt verhindert und die Wettbewerbsfähigkeit privater Anbieter nicht beeinträchtigt wird. erfordern daher eine detaillierte Vor-und Nachkalkulation, für die die Universität Vechta jeweils eine separate Kalkulationsvorlage zur Verfügung stellt. Das Vorkalkulationsschema dient dazu, die zu erwartenden Kosten eines s einschließlich aller voraussichtlich anfallenden Personal-, Sach- und Gemeinkosten für die Ermittlung der vertraglichen Auftragssumme möglichst genau zu kalkulieren. Die Vorkalkulation ist gleichzeitig die Grundlage für die Erstellung eines entsprechenden Angebotes. Mithilfe des Nachkalkulationsschemas können die Kosten für das beendete Projekt oder ein Teil des Projektes anhand der vorliegenden Timesheets und anhand der in SAP verbuchten Kosten nachkalkuliert werden. Stabsstelle Controlling, Stand Seite 1

2 I) Vorkalkulation Das Excel-Vorkalkulationsschema enthält folgende Tabellenblätter: 1.Tabellenblatt 2. Tabellenblatt 3. Tabellenblatt 4. Tabellenblatt Vorkalkulation Angaben zum Projekt Personalkosten-Plan Sachkosten-Plan nicht ausfüllen ausfüllen Die Farbgebung der Zellen in den Tabellenblättern versteht sich wie folgt: Gelb: bitte ausfüllen mit Ihren Daten Weiß: errechnet sich von selbst Die einzelnen Blätter sind mit einem Blattschutz versehen, so dass der Cursor automatisch in die gelben Felder springt. Sollte der Bedarf bestehen, die Kalkulation anzupassen, entfernen Sie bitte den Blattschutz über den Menüpunkt Überprüfen / Blattschutz aufheben. Danach klicken Sie bitte wieder auf Blatt schützen. Ein Kennwort ist nicht eingegeben. 1. Tabellenblatt: Vorkalkulation gesamt = Deckblatt (nicht ausfüllen) Hier ist keine Eingabe erforderlich. Alle Felder füllen sich von selbst, nachdem Sie die darauf folgenden Tabellenblätter bearbeitet haben. Zum besseren Verständnis des Deckblatts lesen Sie bitte folgende Informationen: Die Projektkosten setzen sich aus direkten und indirekten Kosten zusammen und werden getrennt in zwei unterschiedlichen Spalten erfasst: In die Spalte der direkten Kosten erscheinen die Beträge, die direkt auf das Projekt gebucht werden. Dazu gehören Kosten für das Zusatzpersonal und für die Hilfskräfte, die für das Projekt eingestellt werden, sowie alle anfallenden Sachkosten. Bei den indirekten Kosten handelt es sich um die Kosten, die am Jahresende auf das Projekt umgebucht werden müssen. Dies sind zum einen die Personalkosten für die am Projekt beteiligten Uni-Mitarbeiter (Landespersonal) und zum anderen die Gemeinkosten. Die Gemeinkostenzuschlagsbeträge beinhalten die Umlage der Kosten des zentralen Dienstleistungsbereichs sowie die Sach- und Verwaltungskosten Ihres Instituts bzw. Faches. Eine Umlage der zentralen Verwaltungskosten ist notwendig, da unser Verwaltungspersonal (z.b. für die Finanz- und Personalverwaltung, die Rechtsberatung, den Wareneinkauf oder die Reisekostenabrechnung) sowie unsere Grundausstattung (Räume, Möbel, EDV, Bibliothek etc.) mit beanspruchen. Stabsstelle Controlling, Stand Seite 2

3 Gewinnzuschlag Die Summe aus Personal-, Sach- und Gemeinkosten entspricht einer kostendeckenden Kalkulation vor Gewinn. Um eventuelle Defizite auffangen zu können und um sich gegenüber der freien Wirtschaft keinen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, muss am Schluss ein Gewinn einkalkuliert werden. Dieser Gewinn, der seitens der Universitätsleitung auf 5% festgelegt wurde, wird entsprechend der Verfahrungsrichtlinie zur Verwendung von Gemeinkostenpauschalen..() der Universität Vechta aus dem Jahre 2012 verteilt. Umsatzsteuer Im Bereich Auftragsforschung und Dienstleistungen wird auf die errechneten Kosten einschließlich des Gewinns die Umsatzsteuer in Höhe von 19% erhoben. 2. Tabellenblatt : Angaben zum Projekt (bitte ausfüllen) Auf diesem Blatt werden alle grundlegenden Angaben zum Projekt wie Bezeichnung und Dauer erfasst. Die Eingabe der Projektdauer in Jahren ist unbedingt erforderlich, da die weitere Kalkulation darauf aufbaut. Hier ist auch der für Ihr Institut / Fach geltende Gemeinkostenzuschlagsbetrag einzugeben. Eine entsprechende Liste mit den Beträgen finden Sie im unteren Bereich des Tabellenblatts. 3. Tabellenblatt : Personalkosten-Plan (bitte ausfüllen) Basis für die Kalkulation der Personalkosten ist eine durchschnittliche Arbeitszeit von 222* Tagen pro Jahr und somit von Stunden für Angestellte und Stunden für Beamte. Bei einer Teilzeitbeschäftigung reduzieren sich diese Stunden entsprechend. VZÄ (Basis: 12 Monate) h/jahr Angestellte h/jahr Beamte ,5 883, ,25 441, *Die 222 Tage errechnen sich, wenn von 365 Tagen die Wochenenden (104 Tage), die festen und rollierenden Feiertage (9 Tage) sowie 30 Urlaubstage abgezogen werden. Stabsstelle Controlling, Stand Seite 3

4 Hinweis zur Ermittlung der direkten Personalkosten unter a) und b) im Tabellenblatt: Zur Berechnung der voraussichtlichen Personalkosten für das zusätzliche Projektpersonal verwenden Sie bitte folgende Durchschnittsbeträge, wenn das tatsächliche Jahresgehalt noch nicht bekannt ist (NN-Personal): Entgeltgruppe Ø Jahresgehalt TV-L TV-L 13 Ü Zu den Personalkosten der Drittmittelbeschäftigten müssen die Beträge, die an die Landesunfallkasse (LUK) und an das Niedersächsische Landesamt für Bezüge und Versorgung (LBV) für die Abwicklung der Gehaltszahlungen abgeführt werden, hinzugerechnet werden. Dies gilt auch für die Hilfskräfte. Die entsprechenden Kosten werden in dem Tabellenblatt automatisch errechnet. Hinweis zur Ermittlung der indirekten Personalkosten unter c) im Tabellenblatt: Damit die Personalkosten der am Projekt beteiligten Uni-Mitarbeiter (Landespersonal) am Ende eines Jahres auf das Projekt umgebucht werden können, ist es notwendig, den Personaleinsatz für das Projekt zu ermitteln. Dies geschieht über eine Zeitaufschreibung (Stundenzettel). Für die Vorkalkulation muss der Zeitaufwand zunächst geschätzt werden. Die Angaben zu den anfallenden Personalkosten werden vom AB Personal auf Anfrage bereitgestellt (Individuelle Kosten im Jahr). Wichtig: Für die Mitarbeiter-/innen in den Sekretariaten ist keine Zeitaufschreibung erforderlich, da diese Kosten bereits in den Gemeinkostenzuschlagsbeträgen (s. unter Punkt 3) enthalten sind. Dauert ein Projekt länger als ein Jahr, wird automatisch eine Steigerung der Personalkosten um 1,5% je Jahr einkalkuliert. 4. Tabellenblatt: Sachkosten-Plan (bitte ausfüllen) Hier tragen Sie bitte alle voraussichtlich anfallenden Material- und Sachkosten, also Kosten für Büro- und Geschäftsbedarf, Reisen, Miete, Dienstleistungen und Unteraufträge in die gelb markierten Felder ein. Das Tabellenblatt ist als Muster zu betrachten und kann bei Bedarf erweitert oder verändert werden. Zur konkreten Ermittlung der einzelnen Kosten sind ggf. separate Nebenrechnungen erforderlich. Alle Sachkosten sind als Netto-Beträge (also ohne MwSt.) anzugeben. Stabsstelle Controlling, Stand Seite 4

5 II) Nachkalkulation Im Unterschied zum Vorkalkulationsschema entfallen bei der Nachberechnung der Projektkosten der Gewinnzuschlag und die Umsatzsteuer. Es kann das gesamte Projekt oder aber auch nur ein Teil des Projektes (z.b. auf ein Jahr bezogen) nachgerechnet werden. In dem Nachkalkulationsschema finden Sie folgende Tabellenblätter: 1.Tabellenblatt 2. Tabellenblatt 3.Tabellenblatt 4.Tabellenblatt 5. Tabellenblatt 6. Tabellenblatt Nachkalkulation Angaben zum Arbeitsstunden- Personalkosten- Sachkosten-IST Gesamtergebnis Deckblatt Projekt IST IST nicht ausfüllen ausfüllen Die Bearbeitung erfolgt im Prinzip wie bei der Vorkalkulation, allerdings ist hier zu beachten, dass das neu hinzugekommene Tabellenblatt Arbeitsstunden IST vor dem Tabellenblatt Personalkosten IST ausgefüllt werden muss: Hier füllen Sie bitte die gelb markierten Felder aus und tragen die tatsächlich verrichteten Arbeitsstunden gemäß der Zeitaufschreibung der im Projekt arbeitenden Personen ein. Zur korrekten Ermittlung der Arbeitstage pro Jahr finden Sie eine kurze Erläuterung im unteren Abschnitt des Tabellenblattes. Die eingetragenen Daten werden automatisch in das Tabellenblatt Personalkosten-Ist übertragen hier tragen Sie bitte noch die tatsächlich angefallenen Personalkosten (laut SAP-Auswertung) in die gelben Felder ein. Mithilfe des ebenfalls neuen 6. Tabellenblattes Gesamtergebnis lässt sich errechnen, ob das Projekt profitabel durchgeführt wurde. Ergänzen Sie hier bitte die Einnahmen des Projektes (gelbes Feld) die übrigen Felder füllen sich von selbst. Stabsstelle Controlling, Stand Seite 5