Abschlussbericht AG Inventarisierung

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1 c~åüüçåüëåüìäé açêíãìåç University of Applied Sciences Abschlussbericht AG Inventarisierung Dezernat I-Organisation, Planung, Steuerung, Verwaltungs-DV Dortmund, Januar 2006

2 Ausgangssituation An der Fachhochschule Dortmund wurde seit den 80er Jahren dezentral inventarisiert. Jeder Bereich, der eigene Mittel verwaltete, war auch für die Inventarisierung seiner beschafften Gegenstände und Software zuständig. Die Organisation der Inventarisierung lag ebenfalls in der Verantwortlichkeit des jeweiligen Bereichs. Hierdurch waren hochschulweit verschiedene Erfassungssysteme im Einsatz: von manuellen Karteikarten bis zu selbst gestrickten DV-Programmen. Diebstähle, Verluste oder die Unbrauchbarkeit von inventarisierten Gegenständen und Software waren an eine zentrale Stelle innerhalb der Verwaltung zu melden. Erst nach der schriftlichen Genehmigung durch die zentrale Stelle durften in den jeweiligen Bereichen diese Gegenstände und Software aus dem Gegenstandsverzeichnis gelöscht werden. Aufgabenstellung Das Ministerium für Innovation, Wissenschaft, Forschung und Technologie (MIWFT) des Landes Nordrhein-Westfalen forderte ab dem den Ausweis von Abschreibungen auf Neuanschaffungen in den jährlichen Kostenrechnungsauswertungen. Mit dem damaligen Inventarisierungssystem war es nicht möglich, die Anforderungen des MIWFT zu erfüllen. Alle vorhandenen Erfassungssysteme an der Fachhochschule Dortmund hatten eins gemeinsam: Sie waren nicht auf die Berechnung von Abschreibungen ausgerichtet. Durch die teilweise noch manuelle Erfassung konnten die Daten dv-technisch nicht für die Berechnung von Abschreibungen zusammengeführt werden. Um den Vorgaben des MIWFT trotzdem nachzukommen, wurden im Rahmen der Kostenrechnung die notwendigen Daten durch zusätzliches Personal ein zweites Mal erfasst. Für die Erstellung eines Reorganisationskonzeptes wurde das Projekt Inventarisierung - als Teilprojekt des Qualitätsmanagements in der Verwaltung (QMV) - ins Leben gerufen. Arbeitsgruppe Inventarisierung Es wurde eine Arbeitsgruppe (AG) eingerichtet, welche die Zielvorstellungen des Projektes formulierte, eine Konzeption der Reorganisation erstellte und deren erste Schritte begleitete. Damit die AG eine arbeitsfähige Größe nicht überschritt, musste die Gruppengröße begrenzt werden. Bei ihrer Zusammensetzung wurde Wert darauf gelegt, dass die Mitwirkenden aus den verschiedenen Bereichen der Fachhochschule kamen. Folgende Bereiche waren vertreten: Dezernat I-Organisation, Planung, Steuerung und Verwaltungs-DV/Bereich: u. a. Inventarisierung Controlling/Leitung DV-Verwaltung Leitung Dezernat V Haushalt und Beschaffung Fachbereich Architektur Fachbereich Informations- und Elektrotechnik Fachbereich Maschinenbau Fachbereich Wirtschaft Evaluation Gleichstellungsbeauftragte 1

3 Personalrat Personalrat für die wiss. und künstl. Beschäftigten Kostenrechnung (Projektleitung) Kanzlervertretung Mitglieder der Initiativgruppe QMV Ziele Im Rahmen des Auf- bzw. Ausbaus der Kostenrechnung an der Fachhochschule Dortmund wurde in den vorhergehenden Jahren die Schwachstelle der Abschreibungsermittlung aufgedeckt und nach einer Lösung gesucht. Im Mittelpunkt stand hierbei die Suche nach einer für die Hochschule akzeptablen Software-Lösung. Aufgrund der Nutzung verschiedener Software-Module der Firma HIS innerhalb der Fachhochschule wurde der Einsatz eines weiteren HIS-Moduls präferiert. Dieses Inventarisierungsmodul bedingte eine einheitliche Inventarisierung in allen Bereichen der Fachhochschule. Entsprechend dieser Vorgaben formulierte die AG folgende Ziele: Entwicklung eines Konzeptes für eine einheitliche Inventarisierung unter der Berücksichtigung von gesetzlichen Vorgaben, verstärktem Einsatz von DV und der Eindämmung des Papierflusses, hochschulweiter Einsatz des Inventarisierungs-Software-Moduls IVS aus dem HISFSV-GX-Verbund, Erarbeitung eines Leitfadens (als Teil eines Informationsnetzes über die Handhabung des neuen Inventarisierungssystems). Zeitrahmen, Arbeitsschritte Die AG wurde am konstituiert. Die Mitglieder beschlossen, dass mit der Zustimmung beider Personalräte zum neuen Inventarisierungssystem die Arbeit offiziell enden sollte, welche am erfolgte. Die AG begann mit der konzeptionellen Gestaltung des neuen Inventarisierungssystems. Hierzu wurden Analysen des Prozessablaufs einzelner Bereiche vorgenommen, um einheitliche bzw. abweichende Arbeitsabläufe festzustellen und diese ggf. in die Neugestaltung mit einfließen zu lassen. Um Vergleichsmaßstäbe und Anregungen zur Gestaltung zu erhalten, erkundigte sich die AG bei anderen Hochschulen (FH Aachen, FH Köln, FH Bochum, Uni Bochum und Uni Bielefeld), wie dort die Inventarisierung gehandhabt wird. Es wurde ein "Zentrales Inventarisierungssystem mit dezentralen Komponenten" erarbeitet, welche die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Bereiche der Fachhochschule berücksichtigen kann. Parallel hierzu erfolgte die Vorstellung der Inventarisierungssoftware IVS-GX vor den Mitgliedern der AG und die Ermittlung zusätzlicher Anforderungen an die neue Software. Am stimmte das Rektorat der Einführung des neuen Inventarisierungssystems zu. 2

4 Vom bis wurde der Testbetrieb der Software von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus den Bereichen FB Architektur, FB Maschinenbau, FB Informations- und Elektrotechnik, FB Wirtschaft und Dezernat I-ORG (Abteilung Verwaltungs-DV) der Fachhochschule Dortmund mit Zustimmung beider Personalräte durchgeführt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter prüften die aktuelle IVS-Version auf Benutzerfreundlichkeit und Praktikabilität. Parallel zu den o. g. Arbeitsschritten erfolgte die Gestaltung des Leitfadens und einer eigenen Seite im Intranet. Ergebnisse Neues Inventarisierungssystem Zentrale Inventarisierung mit dezentralen Komponenten Die AG erarbeitete das Konzept einer Zentralen Inventarisierung mit dezentralen Komponenten. Hiernach werden alle Gegenstände und Software mit einem Wert größer 250 EURO (ab dem : 410 EURO netto) und einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr mit der Inventarisierungssoftware IVS-GX zentral erfasst. Für die Fachbereiche und anderen organisatorischen Einheiten wird der DV-Zugriff von definierten Arbeitsplätzen vor Ort auf die jeweiligen Bereichsdaten in IVS-GX ermöglicht: Leserecht für die eigenen Bereichsdaten und Schreibrecht für bestimmte Maskenfelder zur Eingabe weiterer, individueller Informationen zu den einzelnen inventarisierten Gegenständen/Software, die dezentral benötigt werden. Die bzw. der Beschaffungsbeauftragte vor Ort wird per durch die Zentrale Inventarisierungsstelle von der Inventarisierung informiert, erstellt ein Inventarschild und kennzeichnet damit den Gegenstand/die Software. Gegenstände und Software mit einem Wert bis 250 EURO (ab dem : 410 EURO netto) und einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr werden in der Zentralen Inventarisierungsstelle nicht mehr explizit erfasst. Informationen zu diesen Anschaffungen können jedoch von der Kostenrechnung geliefert werden, da sie durch spezielle Kostenarten gekennzeichnet und somit auswertbar sind. Die Zentrale Inventarisierungsstelle ist organisatorisch dem Dezernat Haushalt und Beschaffung, Forschung und Entwicklung zugeordnet. Die Inventarisierung bildet das letzte Glied in der Beschaffungskette und findet erst nach Beendigung des Zahlungsvorgangs statt. In der Zentralen Inventarisierungsstelle werden zukünftig neben der Inventarisierung von Gegenständen und Software alle weiteren Inventarisierungsaufgaben durchgeführt: Erfassung der Reparaturen von inventarisierten Gegenständen (sofern von externen Unternehmen gegen Entgelt durchgeführt), 3

5 Bearbeitung von Aussonderungen, Vorbereitung der Vermögensaufnahme (Inventur) und Bereitstellung von Abschreibungsdaten für die Kostenrechnung. Die Einführung des neuen Inventarisierungssystems erfolgt sukzessive. Erst nach der Erfassung der Altdaten eines Bereiches wird dieser an das neue System angeschlossen und die betroffenen Beschäftigten geschult. Altdatenaufbereitung Der in den alten, dezentralen Systemen existierende Bestand an Gegenständen und Software wird in das neue System übernommen, um auf ein einheitliches Inventarisierungssystem umzustellen. Hierbei ist die gesetzliche Wertgrenze von 250 EURO (ab dem : 410 EURO netto) pro Gegenstand/Software zu berücksichtigen. Überlegungen, die Inventarisierungswertgrenze für den Altbestand abweichend von den gesetzlichen Vorgaben - zu erhöhen, wurden verworfen, da ansonsten der Überblick über die tatsächlich nutzbaren Gegenstände/Software in den organisatorischen Einheiten verloren ginge bzw. in den organisatorischen Einheiten eine zweite zusätzliche Inventarisierung erfolgen würde. Die Altdatenübernahme begann nach Abschluss der Projektarbeit. Überarbeitete Formulare und Inventarschilder Die vorhandenen Formulare wurden auf ihre Notwendigkeit überprüft und auf nur noch zwei reduziert: Die Buchungsvorgabe: Sie wurde um für die Inventarisierung notwendige Felder erweitert. Das Aussonderungsformular Absetzung vom Bestand : Es wurde aktualisiert und an das Corporate Design der Fachhochschule Dortmund angepasst. Die Vorlage für das Inventarschild wurde ebenfalls neu gestaltet. Hochschuleinheitliche Inventarisierungssoftware HISIVS-GX Die Inventarisierungssoftware HISIVS-GX wird einheitlich in allen Bereichen der Hochschule eingesetzt. Während die Zentrale Inventarisierungsstelle den uneingeschränkten Zugang zu IVS-GX hat, sind die Rechte der dezentralen Bereiche eingeschränkt. Die Bereiche haben ein Leserecht für ihre Bereichsdaten, die von ihnen nach unterschiedlichen Kriterien ausgewertet und ausgedruckt werden können. Das Schreibrecht beschränkt sich jedoch auf einige wenige Maskenfelder, die im Rahmen des Testbetriebs von den testenden Kolleginnen und Kollegen festgelegt wurden. Die HIS GmbH hat diese 4

6 dezentrale Eingabemaske für die Fachhochschule Dortmund programmiert. Es wurden Auswertungs- und Formularanforderungen an die Inventarisierungssoftware definiert und bereits z. T. umgesetzt (z.b. Stammdatenblatt, Auswertung nach Inventarnummern). Die Auswertungsanforderungen wurden hausintern von der Verwaltungs-DV realisiert. Das Aussonderungsformular kann mit den entsprechenden Daten direkt in IVS-GX erzeugt und ausgedruckt werden. Ein weiterer den Teilnehmerinnen und Teilnehmern wichtiger Punkt war die Eindämmung des Papierflusses. Hier konnte die Datenverarbeitung für den Informationsfluss eingesetzt werden, so dass auf eine Papier -Info verzichtet werden kann: Die bzw. der Beschaffungsbeauftragte vor Ort wird per durch die Zentrale Inventarisierungsstelle von der Inventarisierung informiert und zur Kennzeichnung des Gegenstandes/der Software mit einem Inventarschild aufgefordert. Die bzw. der Beschaffungsbeauftragte vor Ort wird von der Aussonderung eines Gegenstandes vom Bestand per informiert. Leitfaden Während der Projektlaufzeit wurde sukzessive ein Leitfaden erstellt, der einer steten Aktualisierung unterliegt. Es sind dort alle für die Inventarisierung von Gegenständen und Software wichtigen Regelungen erklärt und teilweise anhand von Beispielen erläutert (Anlage 1). Intranet-Seite Inventarisierung Für eine umfassende Information der Beschäftigten steht eine eigene Intranetseite zum Thema Inventarisierung zur Verfügung. Sie ist im Intranet der Fachhochschule Dortmund in den Unterverzeichnissen: Startseite / Servicebereiche / Verwaltung / Dezernat I-Org / Organisation, Innerer Dienst, Verwaltungsmodernisierung, Datenschutz / Qualitätsmanagement / Prozessoptimierung / Inventarisierung zu finden und enthält: - Informationen zur Reorganisation der Inventarisierung, - Informationen zur Vermögensaufnahme (Inventur), - Informationen zur Bedienung von IVS-GX, - Informationen zu den Ansprechpersonen und zu Schulungsterminen, - den Leitfaden, - die Tabelle mit den Klassifikationen (DFG-Schlüsseln), - die AfA-Tabelle für Hochschulen in NRW sowie - Formulare. 5

7 Weiterentwicklungen Während des Projektes entstanden bereits Ideen zur Weiterentwicklung des neuen Inventarisierungssystems, z.b. der Einsatz der Scann- Technik zur Vereinfachung von Inventuren oder die Integration von kaufmännischer und technischer Inventarisierung in IVS-GX. Diese Ideen sollen nach der Umsetzung der Ergebnisse des ersten Projektes geprüft und ggf. in einem Folgeprojekt oder mehreren Folgeprojekten realisiert werden. 6