mgm Handbuch für Anwender

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1 mgm Handbuch für Anwender

2 mgm Warenwirtschaft für Windows (c) 2005 mgm Software Team Ges.m.b.H. von Dieses Handbuch beschreibt die grundlegenden Funktionen der mgm Warenwirtschaft in der Standardversion. Da jedoch die mgm Warenwirtschaft sehr konfigurierbar ist und aus vielen einzelnen Modulen besteht, ist es möglich daß einzelne Funktionen bei Ihnen nicht oder in anderer Weise funktionieren bzw Fenster in abgeänderter Form dargestellt werden. Dieses Handbuch wurde mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt, jedoch sind inhaltliche Fehler nicht vollständig auszuschließen. Wir können deswegen keinerlei Haftung für eventuelle Schäden die aus solchen Fehlern resultieren übernehmen. Wir sind für jeden Änderungswunsch und Verbesserungsvorschlag dankbar und bitten Sie, diese uns in geeigneter Form zu übermitteln. Dieses Handbuch mit allen dazugehörigen Unterlagen ist das geistige Eigentum der mgm Software Team Ges.m.b.H. und darf ohne schriftliche Genehmigung weder kopiert oder in sonstiger Weise verändert werden.

3 Inhaltsverzeichnis I Inhaltsverzeichnis Vorwort I Neues von der Front Version Version Version Version Version Version Version Index 0

4 Vorwort Dieses Handbuch soll Ihnen helfen mit dem mgm Programm so schnell wie möglich effizient und erfolgreich zu arbeiten. Dafür wurde dieses Handbuch in mehrere Teile geteilt um Ihnen das Arbeiten zu erleichert. Zum einen werden die Programme einzeln vorgestellt und beschrieben und zum anderen finden Sie hier auch ganze Anleitungen für den Ablauf von typischen Vorgängen unter Bezugnahme auf die einzelnen Programme. Sollten Sie noch irgendwelche Fragen oder Anregungen für dieses Handbuch haben, so teilen Sie uns diese bitte mit.

5 Abschnitt I Neues von der Front

6 3 I Neues von der Front 1.1 Version Speicherort der freien Filtereingabe In den Druckprogrammen besteht die Möglichkeit einen eigenen Filter einzugeben und zu speichern. Dieser wurde bisher je nach Programm in verschiedenen Ordnern abgespeichert. Nun wurde ein zentraler Speicherort im Verzeichnis \mgm\tabell\kudir\winkudir\filter angelegt. Im Ordner Filter gibt es die Unterordner AM, LAGER und FAKTURA. Je nachdem wo Sie den freien Filter eingeben und speichern wird dieser in den jeweiligen Ordner gespeichert (Filter auf die Namen im Ordner AM usw.). Wenn Sie nun eine neue Version erhalten, kann es passieren das Ihre gespeicherten Filter nicht mehr gefunden werden. Dazu müssen die gespeicherten Filter in die jeweiligen Ordner im neuen Verzeichnis kopiert werden. Selektionsblatt mitdrucken Bei den Druckprogrammen können Sie nun ein Selektionsblatt drucken. Wird dieser Schalter aktiviert, wird Ihnen vor dem eigentlichen Ausdruck ein Deckblatt mit sämtlichen durchgeführten Selektionen ausgedruckt. Wann wird das Selektionsblatt nicht gedruckt? 1. Das Deckblatt wird dann nicht gedruckt, wenn der Titel im Report nicht zur Verfügung steht (wenn z. B. im Titel Felder hinterlegt sind). 2. Wenn der Report Selektion.rtm nicht hinterlegt ist, kann man diesen Schalter auch nicht auswählen.

7 Neues von der Front 4 Freie Sortierungen in den Druckprogrammen In den einzelnen Druckprogrammen können eigene Sortierungen zur Auswahl bei der Selektion hinterlegt werden. Dazu muss für das jeweilige Druckprogramm in der mgmwws.ini nachfolgender Eintrag gemacht werden. Sortierung für Adresslisten Bei diesem Beispiel soll am Ende nach der Zahlungsbedingung sortiert werden können. [Nadruck-Sortierung] ZB=NZ->NZ_ZB Sortierung für Lagerlisten Im nachfolgenden Beispiel wird die Sortiermöglichkeit nach der Artikelbezeichnung 1 ermöglicht. [Artdruck-Sortierung] Bezeichnung=ART_BEZ1 Wichtig: Die Datenbankbezeichnung (NZ, ART) und die Feldnamen müssen immer groß geschrieben werden.

8 5 1.2 Version Dokumente aus der Artikeldokumentenverwaltung anhängen Beim Versand eines Geschäftsfalles per haben Sie die Möglichkeit Dokumente (z. B. Qualitätszeugnisse, Bilder von einem Artikel) aus der Artikeldokumentenverwaltung dem zuzufügen. Wählen Sie beim Drucken die Funktion ' als PDF-Anhang' und drücken Sie den Button 'Ausführen'. Es öffent sich nun folgendes Fenster:

9 Neues von der Front 6 Wenn Sie nun den Button 'Dokumente aus der Artikeldokumentenverwaltung anhängen' drücken, öffnet sich folgendes Fenster: Durch markieren bzw. demarkieren der einzelnen Datensätze können Sie die Dokumente auswählen. Wenn Sie mit dem Sicherheitssystem arbeiten werden Ihnen je nach Berechtigung die jeweiligen Dokumente angezeigt. Klicke Sie nun nach Ihrer Auswahl auf 'OK'. Haben Sie all Ihre Einstellungen vorgenommen klicken Sie auf 'Mailen'. Im sehen Sie nun die hinzugefügten Dokumente als Anlage. Hinweis: Wenn Sie das Dokumentenauswahlfenster vorzeitig geschlossen haben, aber das 'Auswahl Adresse'-Fenster ist noch geöffnet bleibt die Selektion gespeichert. Achtung: Beim Hinzufügen der Anhänge wird nicht auf die Dateigröße geachtet, diese müssen Sie nach der Erstellung des s selbst kontrollieren.

10 7 1.3 Version Dokumente bei Geschäftsfällen hinterlegen Ab sofort ist im 'Geschäftsfälle warten' F2-Fenster sichtbar, ob bei dem jeweiligen Geschäftsfall ein Dokument in der Dokumentenverwaltung (DVW) hinterlegt ist. Die Hinterlegung ist durch einen grünen Haken im Feld 'DVW' sichtbar. Selbstverständlich kann die DVW für den jeweils markierten Geschäftsfall auch aus dem F2-Fenster heraus geöffnet werden (entweder durch die Tastenkombination Strg+F9 oder durch Drücken des folgenden Symbol ). Dokumente per versenden Hängen Sie bei jedem Geschäftsfall, den Sie mit versenden Ihre AGB s an und müssen danach immer lange suchen? Ab sofort können sämtliche Dokumente und Dateien automatisch an das angehängt werden. Das spart Zeit und gewährleistet dass z. B. Ihre AGB s immer mitgeschickt werden. Achtung diese Konfiguraion muss extra vom Support-Team eingestellt werden. Provisionen für Vertreter hinterlegen In der mgm Warenwirtschaft können nun pro Vertreter für bestimmte Artikel, Warengruppe, Rabattgruppe, Kunde, Kundenzuordnung sowie für alle Kunden und Artikel Provisionen in % hinterlegt werden. Diese werden dann im Geschäftsfall bei der Position automatisch eingetragen und können über eine Liste ausgewertet werden. Wenden Sie sich bitte bei Interesse an diesem Modul an das mgm Support-Team. Was gibt es sonst noch für Änderungen? Viele der hier aufgezählten Änderungen müssen durch das mgm Support-Team konfiguriert werden. - Bestellvorschläge können automatisiert über ein externes Programm erstellt werden - bei der Inventurerfassung werden Sie nun nach dem Datum der Inventur gefragt (dies ist vor allem dann sinnvoll wenn die Lagerstände zum ermittelt wurden, aber die Inventur erst drei Monate später eingebucht werden kann) - bevor ein Auftrag abgerechnet wird kann mittels Script kontrolliert werden, ob dieser Auftrag abgerechnet werden darf (z. B. kann auf Grund einer Lagerstandskontrolle ein Auftrag freigegeben werden, erst wenn diese Freigabe erfolgt ist kann der Auftrag abgerechnet werden) - bei den Auswertungen der Tagesabschlüsse vom mgm Kassensystem können die Daten auch mit dem Vorjahr verglichen werden - außerdem gibt es die Funktion das Gutschriften immer sofort fällig sind, d. h. die Gutschriften werden beim Mahnlauf immer sofort abgezogen und nicht erst dann wenn die Gutschrift fällig wäre

11 Neues von der Front Version Warenzugang buchen Beim Warenzugang buchen können nun kundenspezifische Felder (z. B. Farbcode usw.) in die Position übertragen werden. Dies muss vom mgm Support Team konfiguriert werden. Lagerbuchen Beim Lagerbuchen können Felder aus der Position, aus dem Artikelstamm und aus dem Geschäftsfallkopf in das Lagerprotokoll übertragen werden. Dies muss vom mgm Support Team konfiguriert werden.

12 9 1.5 Version Verhinderung von Minuslagerbuchungen Ab sofort kann vor dem Speichern einer Position kontrolliert werden, ob dieser Artikel ausreichend lagernd ist. Diese Konfiguration muss durch das mgm Support Team eingestellt werden.

13 Neues von der Front Version GF-Statistikfelder Auf Wunsch können folgende Werte in Datenbankfelder eingetragen werden: EK, VK, DB. Diese Werte beziehen sich immer auf die jeweils offenen Positionen einer Auftragsbestätigung und Bestellung und werden gerechnet sobald sich an dem jeweiligen Geschäftsfall etwas ändert. Es können diese Werte dann auf Umsatzlisten angedruckt werden oder für Onlineauswertungen genutzt werden. Diese Änderung muss vom mgm Support Team durchgeführt werden.

14 Version Passwort: 1733 Nachkomma pro Kunde hinterlegen Ab sofort kann pro Kunde die Anzahl der Nachkomma hinterlegt werden, welche am Geschäftsfallausdruck angedruckt werden sollen. Diese Konfiguration muss vom mgm Support Team durchgeführt werden. Zahlungen über CREMUL importieren Die Funktion Zahlungen vom CREMUL zu importieren wurde integriert. Auch hier Bedarf es einer Konfiguration durch das mgm Support Team. Bestellvorschlag erstellen Beim Bestellvorschlag erstellen kann man sich nun über ein Event den aktuellen Lagerstand anzeigen lassen. Diese Änderung muss vom mgm Support Team durchgeführt werden. Geschäftsfallausdruck Steht eine Position mit Menge gleich Null zwischen zwei Textbausteinen, so wird diese Position nicht angedruckt. Diese Änderung muss vom mgm Support Team durchgeführt werden. kundenspezifischer Index in der Protokoll-Tabelle Es können nun kundenspezifische Indexe über die Protokol-Tabelle eingestellt werden (z. B. Buchungsdatum). Diese Änderung muss vom mgm Support Team durchgeführt werden.

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