Inventur Stand Version 8.41sp3400

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1 Inventur Stand Version 8.41sp3400

2 INHALTSVERZEICHNIS Neues Merkblatt für die Inventurbewertung im Buchhandel...3 Alle Neuerungen im Überblick...3 Vorarbeiten...4 Reservierungslager bearbeiten... 4 Inventur starten...4 Erstinventur... 8 Bezugsjahre... 8 Wahl der Bewertungsmethode... 9 Stationsparameter... 9 Konfiguration Erfassung...10 Titelstämme einrichten...10 Arbeitsunterbrechung...10 Statusfenster...11 Glossar...12 Artikel aufnehmen Etikettendruck veranlassen...16 Mobile Datenerfassung (MDE)...16 Artikel ändern...17 Artikel verarbeiten Inventur verbuchen Nachgelagerte Inventur...22 Ablauf der nachgelagerten Inventur Auswertungen für die Nachgelagerte Inventur Auswertung...24 KNV 2 von 25

3 Neues Merkblatt für die Inventurbewertung im Buchhandel Der Börsenverein hat im November 2012 ein neues Merkblatt für die Inventurbewertung im Buchhandel veröffentlicht (nur gültig in Deutschland): Sie finden dieses auf der Website des Börsenvereins (boersenverein.de) im Menü Buchhandel und dort unter Betriebswirtschaft / Inventur im Buchhandel. Danach ist eine Paulschalbewertung mit 60% Abschlag nur noch für Bücher und Hörbücher zulässig. Für alle anderen Produkte gilt Einzelbewertung, wie auch für den sonstigen Non-Book Bestand. Um eine zulässige Bewertung der Artikel zu ermöglichen, müssen die Artikel als Bücher oder Non- Book gekennzeichnet werden. Mit dieser euro-bis Version haben Sie die Möglichkeit, Artikel während der Inventur mit einem Non-Book Kennzeichen zu versehen. Da die Änderungen nur für Deutschland relevant sind, können nach wie vor Bezugsjahre und Taschenbuchkennzeichen erfasst werden. Für die Bewertung werden die Eingaben in Deutschland jedoch nicht mehr herangezogen. Für alle Artikel, die Sie einzeln bewerten, sollte ein Abschlagssatz bei der jeweiligen Warengruppe hinterlegt werden. Dies kann auch noch nach der Inventur erfolgen. Zur Unterstützung in Bewertungsfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Alle Neuerungen im Überblick Soll ein Artikel als Non-Book erfasst und bewertet werden, wird dies im Artikelstamm im neuen Feld NonBook gespeichert. Das Non-Book Kennzeichen kann während der Inventur-Erfassung in der Liste der erfassten Artikel und über Artikel ändern gesetzt werden. Die Änderungen werden sofort in den Artikelstamm zurückgeschrieben. Hinweis für Filialsysteme: Das Non-Book Kennzeichen wird nicht repliziert, d.h. es kann pro Filiale gesetzt bzw. entfernt werden. KNV 3 von 25

4 Wir empfehlen Ihnen, die Non-Books en bloc, separat von Büchern /Hörbüchern, zu erfassen, dann kann das Kennzeichen für alle auf einmal gesetzt werden. Die Auswertungen Inventur Gesamt und Bilanzstichtag gesamt bewertet wurden den neuen Bewertungsrichtlinien entsprechend angepasst. Vorarbeiten Bevor Sie die Inventur starten, löschen Sie die Inventur vom vergangenen Jahr über Menü Inventur Inventur löschen. Nach dem Löschen stehen die Auswertungen dieser Inventur im Programm nicht mehr zur Verfügung. Stellen sie also sicher, dass die Inventur vom Vorjahr gespeichert bzw. ausgedruckt wurde. Reservierungslager bearbeiten Die neuen Non-Book Kennzeichen können im Artikelstamm oder während der Erfassung in der Inventur gesetzt werden. Da Artikel aus dem Reservierungslager automatisch in die Inventur als gezählt übernommen werden, sollten Sie evtl. Non-Book-Kennzeichen dieser Artikel vor Inventurstart im Artikelstamm manuell setzen oder das Reservierungslager löschen und die Artikel während der Inventur neu erfassen. Wurde das Reservierungslager vor Inventurstart gelöscht, beachten Sie, dass mit dem Löschen des Reservierungslagers alle belieferten Aufträge den Status fakturiert erhalten und manuell wieder zugebucht werden müssen. Bei Nachgelagerter Inventur muss das Löschen des Reservierungslagers vor dem Bilanzstichtag erfolgen, da die Warenbewegungen sonst wieder zurückgebucht werden. Inventur starten Starten Sie die Inventur zuerst nur an einem PC. Auch im Mehrplatzsystem darf der Inventurstart nur an einem PC erfolgen, z. B. am Server. KNV 4 von 25

5 Um ein Abbrechen der laufenden Inventur zu verhindern, kann diese Funktion mit einem Passwort geschützt werden. Wird in diesem Feld kein Eintrag gemacht, wird kein Passwortschutz erzeugt. Beachten Sie die eingeblendeten Hinweise: Alle offenen Warenbewegungen werden mit dem Start der Inventur gelöscht und die noch im Reservierungslager vorhandenen Positionen als gezählt in die Inventur übernommen. Noch nicht verbuchte Bons im Kassencenter bleiben stehen und werden bei der Ermittlung der Sollbestände nicht berücksichtigt. KNV 5 von 25

6 Bevor Sie mit der Aufnahme beginnen, füllen Sie die Felder im Inventurkopf aus. Für Deutschland ist nur noch ein Pauschalabschlagssatz für Bücher/Hörbücher zulässig. Ein Abschlagssatz für Taschenbücher wird vom Programm nicht mehr ausgewertet. KNV 6 von 25

7 Sollen die Preise und Artikelgruppen ihres Hausartikelstammes während der Inventur aktualisiert werden, setzen Sie hier die entsprechenden Haken. Sind diese Haken nicht gesetzt, besteht keine Möglichkeit, Preise und Artikelgruppen während der Artikelaufnahme einzugeben. Außer dem Datum für den Bilanzstichtag können die hier vorgenommenen Einträge nach dem Inventurstart nicht mehr verändert werden. Ist der Haken Artikel aktualisieren gesetzt, werden Artikel mit eingegebener oder über MDE eingelesener ISBN/EAN in jedem Fall nachbibliographiert. Dadurch verlangsamt sich die Datenaufnahme. Die Aktualisierung der Daten erfolgt anhand der in der Bibliografie eingestellten Feldaktualisierungen für Preise und Artikelgruppen (Arbeitsliste Extra Einstellungen). Voraussetzung ist, dass der Haken für die Preis-/ Artikelgruppenaktualisierung gesetzt wurde. Für das Einlesen mit MDE muss zusätzlich der Haken Inventur/MDE lesen mit Biblio. gesetzt sein. Näheres finden Sie im Kapitel Mobile Datenerfassung. Die Aktualisierungseinstellungen sind dieselben wie in der Arbeitsliste der Bibliographie, d.h. wird der Haken hier entfernt, muss er nach Inventurende wieder gesetzt werden, damit die Artikelaktualisierung über die Bibliographie wieder aktiviert ist. KNV 7 von 25

8 Erstinventur Eine Erstinventur führt zur Nullstellung aller Lagerbestände und zur Löschung sämtlicher im System gespeicherten Bezugsdaten. Der Haken für die Erstinventur darf deshalb nur bei der ersten Inventur mit euro-bis gesetzt werden. Wenn Sie bereits seit längerer Zeit mit euro-bis arbeiten, sollte dieser Haken nicht gesetzt werden. Nur so erhalten Sie in der Auswertung eine sinnvolle Liste der Differenzen, um ggf. Zählfehler nachzuvollziehen. Bezugsjahre (Relevant für Auslandssysteme, für Deutschland nicht mehr! Bitte beachten Sie die Hinweise zum Neuen Merkblatt für die Inventurbewertung!) Wenn Sie schon ein Jahr oder länger mit euro-bis arbeiten, ist es sinnvoll, die Bezugsjahre durch das System bestimmen zu lassen. Eine manuelle Eingabe jedes Bezugsjahres ist nur dann notwendig, wenn Sie noch nicht lange mit einer geschlossenen Warenwirtschaft arbeiten, bzw. eine Erstinventur machen und ein eher altes Lager haben. Aus den tatsächlichen Wareneingangsdaten, ergänzt durch die gespeicherten Bezugsjahre, werden dann bei der Inventur-Verbuchung die Angaben für die Inventurlisten komplettiert. Für Artikel, die mit Bezugsjahren erfasst wurden, aber keinen Soll-Lagerbestand im System aufweisen, wird eine Korrektur-Zugangsbuchung mit dem Datum des eingegebenen Bezugsjahres durchgeführt. Sollte die Inventurverbuchung vor dem durchgeführt werden, wird das Tagesdatum als Zugangsdatum herangezogen. Mit Start der Inventur werden vom System die vier Standard-Bezugsjahre automatisch angelegt. Diese sind sowohl für die korrekte Zuordnung aller Lagertitel als auch für eine Auswertung nach Bezugsjahren notwendig. Bitte überprüfen Sie die Richtigkeit dieser Angaben und korrigieren Sie diese bei Bedarf. Hinweis für Kunden in Österreich: In den Steuerrichtlinien wird unterschieden zwischen "laufendem", "folgendem", "zweit-", "dritt-" und "viertfolgendem" Wirtschaftsjahr. Da die Bewertungssätze für das laufende und folgende Wirtschaftsjahr identisch sind, genügt es, wenn in euro-bis 4 Bezugsjahre verwaltet werden können. Passen Sie die Bezugsjahre entsprechend an. Das erste Bezugsjahr wird dazu auf einen Zeitraum von zwei Jahren erweitert. KNV 8 von 25

9 Wird die Inventur über den Jahreswechsel ausgeführt (Start am 31.12, Ende am 1.1.) muss das Ende des 1. Bezugsjahres auf den 1.1. des Folgejahres gesetzt werden, damit, bei automatischer Zuordnung der Bezugsjahre, für die am 1.1. erfassten Artikel ein Bezugsjahr zugeordnet werden kann. (Beispiel: Bezugsjahr 1 von bis ) Wahl der Bewertungsmethode Die Wahl der Bewertungsmethode für Bücher/Hörbücher (pauschal oder nach Artikelgruppen) erfolgt erst nach der Inventurerfassung. Nach Abschluss der Inventur können Sie sich die Ergebnisse der verschiedenen Bewertungsmethoden anzeigen lassen und sich ggf. für die günstigere Variante entscheiden. Generell gilt, dass die Pauschalbewertung immer dann günstiger ist, wenn das Lager sehr jung ist. Bei einem Wechsel der Bewertungsmethode sollten Sie Rücksprache mit ihrem Steuerberater halten, da ein "willkürlicher Wechsel" nicht zulässig ist. Hinweis für Auslandskunden: Selbstverständlich kann die Bewertung nach Bezugsjahren nur entsprechende Ergebnisse ausgeben, wenn die Bezugsjahre im System vorhanden sind bzw. bei Bedarf mit erfasst wurden. Stationsparameter Für jeden PC, an dem Artikel erfasst werden, stellen Sie Stationsdaten wie kritische Menge und kritischer Preis ein. Wählen Sie dafür im Menü Parameter den Befehl Stationsdaten. Werden diese Werte bei der Aufnahme überschritten, erfolgt ein Hinweis. Ist die automatische Artikelerfassung angehakt, wird bei Eingabe einer gültigen ISBN oder EAN, die Artikelverwaltung geöffnet, sofern der Titel nicht auf den eingestellten Titelstämmen gefunden wurde. Wird ein unbekannter Titel auf den eingestellten Titelstämmen nicht gefunden, erfolgt bei gesetztem Haken sofort eine Abfrage, ob auf anderen Titelstämmen gesucht werden soll. KNV 9 von 25

10 Konfiguration Erfassung Unter Menü Parameter Konfiguration Erfassung aktivieren Sie die Bestellnummerntypen, mit denen das System die Artikelsuche durchführen soll. Die Einstellung kann auch später noch direkt im Erfassungsfenster geändert werden. Titelstämme einrichten Damit unbekannte Artikel während der Inventuraufnahme bibliographiert werden können, sollten Sie im Menü Datei - Titelstämme mindestens den KNV- Titelstamm aktivieren. Diese Einstellung muss an jeder Arbeitsstation erfolgen. Beachten Sie die Reihenfolge der Titelstämme. Von ihr hängt ab, auf welcher Datenbank zuerst gesucht wird. Es gilt die Reihenfolge von oben nach unten. Je mehr Titelstämme eingerichtet sind, desto länger dauert die Nachbibliographie. Arbeitsunterbrechung Die Inventur kann jederzeit an jedem Arbeitsplatz geschlossen werden. Verwenden Sie dafür nur den Befehl Ende oder Fenster schließen. KNV 10 von 25

11 Verwenden Sie nicht den Befehl Inventur abbrechen. Dieser bricht den gesamten Inventurvorgang ab und alle bereits erfassten Daten sind verloren und werden nicht verbucht. Der Befehl Inventur abbrechen dient nur dazu, noch einmal ganz neu anzufangen und alle bisher eingegebenen Daten bewusst zu verwerfen. Statusfenster Alle Einstellungen können Sie im Statusfenster unter Menü Datei Statusfenster nachlesen. KNV 11 von 25

12 Glossar Inventur-Stichtag Tag der Lagerbestandsaufnahme Bilanz-Stichtag Geschäftsjahresende (i. d. R ) Abschläge: Bewertung nach Bezugsjahren Taschenbuch Pauschalbewertung erm. MwSt volle MwSt Bewertung nach Artikelgruppen Erstinventur Preise Artikelgruppen für Auslandssysteme: Bezugsjahre eingeben Bezugsjahre durch System bestimmen lassen Für Deutschland nicht mehr zulässig. pauschaler Abschlagssatz für Bücher/Hörbücher (60%) Für Deutschland: Pauschaler Abschlagssatz für Bücher/Hörbücher (60%). Für Auslandssysteme: Gewünschter Abschlagssatz für Non-Books mit vollem Steuersatz und freiem bzw. empfohlenem Ladenpreis Der Abschlag für die Bewertung nach Artikelgruppen wird im Stammsatz der Artikelgruppe hinterlegt. führt zur Nullstellung aller Lagerbestände nur bei der 1. Inventur mit euro-bis anhaken erlaubt Preisaktualisierungen während der Inventur (empfohlen) ermöglicht Artikelgruppenabgleich (manuell oder per CD) während der Inventur In der Erfassungsmaske wird immer das Feld Bezugsjahr angesteuert. Das Feld Bezugsjahr in der Erfassungsmaske wird nicht angesteuert. Vorhandene Bezugsjahre werden aus den Systemdaten ermittelt. Sind im System keine Bezugsdaten gespeichert, so wird das laufende Jahr als Bezugsjahr herangezogen. KNV 12 von 25

13 Artikel aufnehmen Unter Menü Inventur Artikel aufnehmen können Artikel an verschiedenen Stationen mit unterschiedlichen Hilfsmitteln (Scanner, Tastatur, MDE) aufgenommen werden. Ist die Bestellnummer eindeutig einem Bestellnummerntyp zuzuordnen, wird der Nummerntyp automatisch vorgeblendet. Ist der Haken Artikel aktualisieren gesetzt, wird dies in der Erfassungsmaske angezeigt. Bei gesetztem Haken werden Artikel mit der eingegebenen EAN/ISBN bibliographiert und mit den in der Bibliographie eingestellten Feldaktualisierungen sofort aktualisiert. Durch die Nachbibliographie verlangsamt sich die Erfassung entsprechend. Ist ihr Hausartikelstamm aktuell, sollte der Haken deshalb nicht gesetzt werden. Da die Einstellungen sich auch in der Bibliographie (Arbeitsliste/Extra/Einstellungen) auswirken, muss der Haken vor Beenden der Inventur wieder zurückgesetzt werden. Der Nummerntyp kann bei mehreren Zuordnungsmöglichkeiten entsprechend geändert werden. KNV 13 von 25

14 Ist die eingegebene Nummer vom System nicht eindeutig zuzuordnen (z. B. KNV- Nummer = sonstige Nummer), wird ein Auswahlfenster eingeblendet. Wählen Sie hier den gewünschten Artikel aus. Sollen hintereinander mehrere Artikel desselben Nummerntyps erfasst werden, entfernen Sie vorher die Haken bei den anderen möglichen Nummerntypen unter den Konfigurationseinstellungen. Dadurch wird die eingegebene Nummer automatisch dem verbleibenden Nummerntyp zugeordnet. Die Konfigurationseinstellung kann jederzeit während der Erfassung geändert werden. Ist ein erfasster Artikel nicht im Artikelstamm vorhanden, wird er sofern der Haken bei unbekannte Titel suchen gesetzt ist auf den eingestellten Titelstämmen sofort bibliographiert und angezeigt. Ohne die Funktion Nachbibliografie ist die Artikelerfassung schneller. Sie haben daher auch die Möglichkeit, zunächst alle Artikel nur zu erfassen und sie erst vor der Verarbeitung (nächster Schritt) zu bibliografieren. KNV 14 von 25

15 Non-Books kennzeichnen Bereits während der Erfassung können Sie das Non-Book Kennzeichen setzen. Markieren Sie dazu die erfassten Titel und klicken Sie auf die Schaltfläche NonBook Ja Das Non-Book Kennzeichen wird sofort im Artikelstamm gesetzt. Über dieschaltfläche NonBook Nein kann das Non-Book Kennzeichen wieder entfernt werden. Alle aufgenommenen Artikel können sofort in der Auswertung Inventur- Erfasser/Zeit aufgelistet werden. KNV 15 von 25

16 Etikettendruck veranlassen Stellen Sie im Lauf der Inventuraufnahme fest, dass Artikel nicht korrekt etikettiert sind, so bietet die Inventur die Möglichkeit, "Buchlaufkarten erzeugen" zu lassen. Auch bei der Erfassung per MDE wird das Kennzeichen "E" (Etikett) mit übergeben. Die Etiketten werden im Druckmodul in der gewünschten Anzahl zur Verfügung gestellt. Mobile Datenerfassung (MDE) Für den Einsatz eines MDEs wählen Sie im Menü Inventur den Punkt "MDE-Gerät konfigurieren" und übernehmen unter "MDE-Gerät" den entsprechenden Eintrag aus dem Register. Die weiteren Einstellungen werden vom Programm automatisch vorgeblendet. Voraussetzung ist, dass an der Station, an welcher das Einlesegerät angeschlossen ist, die aktuelle MDE-Software installiert wurde. Um die Geschwindigkeit der MDE-Daten-Einlesung zu beeinflussen, können Sie festlegen, zu welchem Zeitpunkt die Artikel bibliographiert werden: bereits während des Einlesens oder zu einem späteren Zeitpunkt (s. Hinweis unter Artikel aufnehmen ). Für eine zeitsparende Erfassung des Non-Book-Kennzeichens empfiehlt es sich, das Lager grob vorzusortieren und Bücher /Hörbücher getrennt von den Non-Boks aufzunehmen. KNV 16 von 25

17 Zum Einlesen legen Sie das MDE-Gerät in die Docking-Station und wählen den Menüpunkt MDE-Gerät lesen aus. Es erfolgt nun eine Abfrage, ob für alle einzulesenden Artikel das Non-Book Kennzeichen gesetzt werden soll. Achtung: Das Non-Book Kennzeichen kann nur für Artikel gesetzt werden, die im Artikelstamm angelegt sind bzw. die über die Nachbibliographie beim Einlesen angelegt werden können. Für das Einlesen gelten folgende Bedingungen: Sind für eine eingelesene Bestellnummer mehrere Artikel angelegt, wird die Artikelnummer 0 zugeordnet, so dass über Artikel ändern manuell eine Zuordnung durchgeführt werden muss. Ist der Menüpunkt MDE lesen mit Biblio. nicht angehakt, werden unbekannte Artikel weder nachbibliographiert noch im Hausartikelstamm angelegt. Angelegte Artikel werden nicht aktualisiert. Ist MDE mit Biblio. angehakt, werden unbekannte Artikel im Hausartikelstamm angelegt, falls sie bibliographierbar sind; bereits vorhandene Artikel werden dann aktualisiert, wenn die Artikelaktualisierung angehakt ist. Verwenden Sie Casio-MDE-Geräte der Firma Lauer besteht die Möglichkeit, sich nach jedem Einlesevorgang ein Kurzprotokoll ausdrucken zu lassen. Setzen Sie sich für die Konfiguration direkt mit der Firma Lauer in Verbindung. Wenn Sie mehrere Docking-Stationen an unterschiedlichen Arbeitsplätzen einsetzen möchten (nur mit Casio-MDEs möglich), ändern Sie im Konfigurationsmenü von jedem Arbeitsplatz den Pfad für die KNO.dat (dieser muss individuell verschieden sein; am besten lokal auf C:\) und tragen diesen Pfad außerdem in der cas_win.ini ein. Unsere Serviceline ist Ihnen gerne behilflich. Werden bereits übertragene, aber noch nicht in die Inventur eingelesene Daten über den Menübefehl MDE-Datei einlesen übernommen, kann die eingelesene Datei danach mit einem anderen Namen zurückgesichert werden. Die Dateinamenserweiterung wird in dem Parameter MDE_BACKUPREADANDREN angegeben. Standardmäßig ist hier old vorgegeben. Artikel ändern Unter Menü Inventur Artikel ändern haben Sie die Möglichkeit, vor dem Verarbeiten der Artikel noch Korrekturen an den Daten vorzunehmen. Sie erhalten eine Liste sämtlicher, von allen Stationen aufgenommenen Artikel. Dieser Bearbeitungsschritt sollte, um Zugriffskonflikte zu vermeiden, nur von einem Arbeitsplatz aus erfolgen. Hier können die erfassten Artikel mit den eingetragenen Bestell- KNV 17 von 25

18 nummerntypen im Artikelstamm erneut gesucht und zugeordnet, sowie mit dem Non-Book Kennzeichen versehen werden. Non-Book Kennzeichen können nur für Positionen mit zugewiesener Artikelnr. gesetzt werden. Die Non-Book Spalte ist die letzte Spalte in der Ansicht. Die Anordnung der Spalten können Sie beliebig verändern. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, UPC-A Nummern, die als 13-stellige EAN erfasst wurden, als 12- stellige UPC-A Nummern suchen zu lassen. Damit können z. B. über ein MDE-Gerät eingelesene EANs, für die kein Artikel zugeordnet werden konnte, nachträglich in Ihrem Hausartikelstamm mit der entsprechenden UPC-A Nummer gesucht werden. Über die Lupe wird eine erneute Suche im Hausartikelstamm durchgeführt. Setzen Sie vorher die entsprechenden Haken bei den Bestellnummern im Inventur-Hauptmenü über den Menüpunkt Parameter Konfiguration Erfassung. Die Liste kann auf Non-Books eingegrenzt oder sortiert werden. Alle nicht zugeordneten Artikel werden hintereinander angezeigt, wenn die Liste nach Artikelnummer sortiert aufsteigend angezeigt wird. KNV 18 von 25

19 Artikel verarbeiten Im nächsten Schritt werden die aufgenommenen Artikel verarbeitet (Menü Inventur Artikel verarbeiten) Die eingegebenen Daten werden bei Bedarf nachbibliographiert und die Bestände notiert. Eine Korrektur der Eingaben ist danach nicht mehr möglich. Die Verarbeitung der Artikel sollte während der Inventur mehrmals durchgeführt werden. Damit bleibt der Bereich nicht gefundener Titel überschaubar. Vor dem Verbuchen müssen alle Artikel verarbeitet worden sein. Alle Titel, die vom System nicht gefunden wurden, werden nochmals angezeigt. Sie können mit geänderten Titelstammeinstellungen erneut gesucht werden. Werden Artikel auf keinem Titelstamm gefunden, können diese manuell in der Artikelverwaltung anlegt werden. Befinden sich unter den erfassten Inventurdaten Artikel, die in einem oder mehreren Kriterien von den Daten im Hausartikelstamm abweichen, z. B. der Artikelgruppe, erscheint folgender Dialog: Vergleichen Sie die eingegebenen Daten mit den im Hausartikelstamm gespeicherten (gelbes Feld). Markieren Sie die Artikel, für die die Abweichungen in Ordnung sind und klicken Sie auf Übernehmen. Standardmäßig sind alle Artikel markiert, so dass alle bei der Aufnahme eingegebenen Werte, durch Klick auf die Schaltfläche Übernehmen, übernommen werden können. Taschenbuchkennzeichen sind für die Bewertung nicht mehr relevant. Wurde ein Artikel während der Inventur mehrmals und mit unterschiedlichen Werten aufgenommen (z. B. Station 1 vergibt WG 26, Station 2 vergibt WG 35 und ändert gleichzeitig auch den Preis), so können Sie im folgenden Dialog auswählen, welcher Wert für die einzelnen Merkmale übernommen werden soll. Vorgeblendet zum "Übernehmen" wird stets der Wert der Zeile, in der der Cursor gerade steht. KNV 19 von 25

20 Liste der Artikel, die mit mehr als einem differierenden Merkmal erfasst wurden. Für die Merkmale Artikelgruppe, VK-Preis und Taschenbuch werden Ihnen die in der Inventur erfassten Werte vorgeblendet. Wählen Sie in der unteren Liste den Eintrag aus, dessen Wert Sie für das betreffende Merkmal übernehmen möchten. Dieser wird Ihnen dann vorgeblendet und mit Klick auf Übernehmen gespeichert. Vor dem Verbuchen der Inventur prüft das System, ob noch unverarbeitete (MDE-) Datensätze vorhanden sind. Verarbeitete Artikel sind in den Auswertungen bereits berücksichtigt. Über den Menüpunkt Auswertungen/Übersicht können Sie sich jederzeit die aktuellen Soll- und Istwerte anzeigen lassen. KNV 20 von 25

21 Inventur verbuchen Bevor Sie die Inventur verbuchen haben Sie die Möglichkeit, über Auswertungen die Stimmigkeit Ihrer Aufnahme zu prüfen. Sehen Sie sich die Differenzen in der Inventurdifferenzenliste an und nehmen Sie ggf. noch Korrekturen vor. Nach dem Verbuchen sind keine Änderungen mehr möglich. Die Inventur schließen Sie mit Inventur verbuchen ab. Die Verbuchung muss vor Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs mit euro-bis erfolgen. KNV 21 von 25

22 Nachgelagerte Inventur euro-bis bietet die Möglichkeit, die Inventur in die ruhigere Zeit nach dem Jahreswechsel zu verlegen. Laut HGB 241 ist dies u. a. zulässig innerhalb von 2 Monaten nach dem Geschäftsjahresende. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr kann die Inventur folglich bis Ende Februar verschoben werden. Voraussetzungen: In der Zeit zwischen Bilanz- und Inventurstichtag (z. B bis ) sind sämtliche Warenbewegungen lückenlos im System zu dokumentieren. Alle Artikel, die zwischen Bilanz- und Inventurstichtag verkauft werden, müssen unbedingt einen entsprechenden Systembestand haben. Verkäufe zu Artikeln ohne Lagerbestand werden nicht als Warenbewegung dokumentiert und für die Rückrechnung des Bilanzstichtagsbestands fehlen diese Bewegungsdaten, was in der Summe zu einem falschen Bilanzwert führen würde. Beste Voraussetzung ist ein geschlossener Warenkreislauf sowie eine abgeschlossene Erst-Inventur mit euro-bis! Ablauf der nachgelagerten Inventur Planung der Inventuraufnahme auf einen Termin innerhalb der 2 Folgemonate nach Geschäftsjahresende. Vor Inventurstart (neben den üblichen Vorbereitungsarbeiten): o o o Reservierungslager auf den aktuellen Stand bringen (nicht durch "Reservierungslager löschen", sondern durch Abgleich des Soll-/Ist-Bestands anhand der Reservierungslagerkontroll-Liste in der Lagerverwaltung und ergänzende Korrekturen über "Reservierungslager bearbeiten") Die Bearbeitung des Reservierungslagers sollte unbedingt vor dem Bilanzstichtag erfolgen, da sonst die im Reservierungslager vorgenommenen Korrekturbuchungen im Zuge der Bilanzierung zurückgerechnet werden. Wareneingang: Offene Warenbewegungen bearbeiten Kassencenter: fehlerhafte Bons bearbeiten Inventur starten, erfassen, ändern, verarbeiten und verbuchen Menüpunkt "Inventur bilanzieren" (nur bei Nachgelagerter Inventur notwendig!) hier erfolgt die Rückrechnung der am Inventurstichtag gezählten Bestände anhand der registrierten Lagerbewegungen auf den Lagerbestand des Bilanzstichtags: KNV 22 von 25

23 Nach der Rückrechnung ändert sich der Status der Inventur in der unteren Bildschirmleiste von "Inventur verbucht" zu "Inventur bilanziert". Auswertungen für die Nachgelagerte Inventur Die über die Bestandsrückrechnung ("Bilanzierung") ermittelten Daten werden in den Auswertungen "Bilanzstichtag Gesamt" sowie "Bilanzstichtag Warenbewegungen" dokumentiert. Diese Dokumente ergänzen Ihre aufbewahrungspflichtigen Inventur-Unterlagen. "Bilanzstichtag Gesamt" gibt für jeden Artikel den errechneten Bestand zum Bilanzstichtag auf Basis der Inventurbestände und der Gegenbuchungen aus, wahlweise pauschal bewertet oder nach Bezugsjahren. Aufsummiert ergibt sich so der Gesamtwert ihres Lagerbestands zum Geschäftsjahresende. Die einzelnen Gegenbuchungen erscheinen unter "Bilanzstichtag Warenbewegungen". Ist die Zeitdifferenz zwischen den beiden Stichtagen kleiner als 10 Tage, erscheint jede einzelne Warenbewegung als Einzelposition in der Liste. Liegt der Inventurstichtag mehr als 10 Tage nach dem Bilanzstichtag, wird je Artikel eine kumulierte Position ausgegeben. (Entsprechend HGB 241 und Zusatzbestimmungen). KNV 23 von 25

24 Auswertung Die Art der Bewertung Ihres Lagers steuern Sie über die Auswertungen (Menü Auswertung). Auswahlfenster zur Auswertung Inventur gesamt: Bücher und Hörbücher können entweder nach Artikelgruppen oder pauschal bewertet werden. Non-Books und sog. sonstige Artikel können nur noch nach Artikelgruppen bewertet werden. Die Bewertungsauswahl wurde für die Richtlinien in Deutschland angepasst. Für Auslandssysteme kann über den Parameter INV_AUSWERTUNG_NB_ALT die alte Bewertungsart (Bezugsjahre) ausgewählt werden. In der Bildschirmansicht der Auswertungen können Sie die Suchfunktion über das Fernglas nutzen und so auch nach einzelnen Titeln suchen. Alle Auswertungen lassen sich auch als PDF-Datei speichern. KNV 24 von 25

25 Der Abschlag für die Bewertung nach Artikelgruppen wird in den Stammdaten eingetragen (Menü Stammdaten Referenzdaten Artikelbezogenes Artikelgruppen). Wurden noch keine Abschläge für Artikelgruppen definiert, für die Non-Book Artikel erfasst wurden, erhalten Sie bei Start der Auswertung einen entsprechenden Hinweis und können die Daten dann entsprechend nachpflegen. Die Artikelgruppen-Abschläge können auch noch nach dem Verbuchen der Inventur eingegeben oder geändert werden. Bitte denken Sie daran, dass diese Dokumente aufbewahrungspflichtig sind. Sie können die Auswertungen auf einem Wechseldatenträger speichern und bei Bedarf ausdrucken. In den Auswertungen Bilanzstichtag gesamt und Bilanzstichtag gesamt bewertet sind die Non- Books entsprechend gekennzeichnet. KNV 25 von 25