Inventuranleitung 2009

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1 1 Inventuranleitung 2009 Im Ablauf der Inventur haben sich gegenüber dem Vorjahr keine Änderungen ergeben. Generelle Überlegungen Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller vorhandenen Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Jeder Kaufmann ist gemäß 240 HGB und 140, 141 AO im Rahmen der ordnungsmäßigen Buchführung zur Inventur verpflichtet, und zwar wenn er ein Unternehmen gründet oder übernimmt, wenn er es schließt, sowie zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres. Mit Ihrem Warenwirtschaftsprogramm werden alle Zu- und Abgänge aufgezeichnet, so dass jederzeit der exakte Warenbestand ermittelt werden kann. Würden bei der Eingabe keine Fehler gemacht, so kann der Computer Ihnen eine Bestandsliste zu jedem beliebigen Datum rückwirkend ausdrucken. Leider ergeben sich im Laufe des Jahres jedoch Ungenauigkeiten, durch vergessenes Austragen, Wiederaufnehmen nach Umtäuschen, Diebstählen usw. Es ist also wichtig in gewissen Abständen die Lagerkartei auf Übereinstimmung mit dem wirklichen Lagerbestand zu überprüfen. Diese Überprüfung kann zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb des Jahres stattfinden. Der Prüfzeitpunkt muss nicht mit dem Inventurstichtag zusammenfallen. Es gibt also 2 Termine. 1. Das Prüfdatum. Zum diesem Termin wurde gezählt und der wirkliche Bestand mit dem Rechner abgeglichen. 2. Das Inventurdatum. Zu diesem Datum wird der Bestand errechnet und ausgedruckt. Die Prüfung sollte möglichst schnell durchgeführt werden. Während der Prüfung möglichst keine Bestandsveränderungen vornehmen. Die Fehlerkorrektur, das Ausbuchen nicht mehr vorhandener Artikel, bitte unmittelbar nach der Inventuraufnahme vornehmen. Die Aufnahme nicht über den Computer erfasster Lagerbestände muss manuell am Inventurstichtag vorgenommen werden. Dies gilt auch für bereits ausgetragene aber noch nicht vom Kunden abgeholte Ware. Inventurvorbereitung Vor dem Start der Inventur wird empfohlen eine Datenreorganisation und Fehlerprüfung vorzunehmen. Sollten hier doppelte Lagernummern ermittelt werden, muss dieser Fehler vorher beseitigt werden. Menüpunkte: Programm / Service / Reorgansisation Programm / Service / Daten prüfen

2 Wahl des Inventurverfahrens Sie starten die Inventur über den Menüpunkt Inventur und sehen den Inventurassistenten. Sollte noch nicht die unten aufgeführte Startseite erscheinen, beenden Sie die vorherige Inventur über die Schaltfläche [Fertig, weiter]. Sie können zwischen 3 verschiedenen Inventurmöglichkeiten wählen. Aufruf: Inventur / Assistent 2 1. Bestandsprüfung durch Erfassen der gefundenen Artikel mit dem Computer. Bei diesem Verfahren wird eine Computerzählliste geführt. Sie teilen dem Computer die Lagernummern der vorhandenen Artikel in beliebiger Reihenfolge mit. Der Computer vermerkt diese Eingaben und erstellt am Schluss der Erfassung eine Differenzliste. Diese kann manuell oder vollautomatisch abgeglichen werden. Nach diesem Vorgang entspricht die Computerkartei wieder der Realität. Zum Schluss erfolgt der Inventurausdruck. 2. Bestandsprüfung mit Ausdruck einer Zählliste zum Abhaken. Bei diesem klassischen Verfahren erfolgt zunächst die Ausgabe der laut Computer noch vorhandenen Ware. An Hand dieser Zählliste prüfen Sie den wirklichen Bestand und vermerken Differenzen. Diese werden anschließend manuell durch Verkaufsbuchungen korrigiert. Zum Schluss erfolgt der Inventurausdruck. 3. Ausdruck ohne Bestandsprüfung Hier wird ohne Kontrolle der Computerbestand als Inventurliste ausgegeben. Klicken Sie auf das gewünschte Inventurverfahren. Daraus ergibt sich der weitere Ablauf.

3 1. Zur Inventurdurchführung mit Computerzählliste Direkte Eingabe der gefundenen Artikel ohne schriftliche Zählliste. Dazu starten Sie das Programm WAWI für Windows und gehen wie folgt vor: 1.1 Inventurzähler zurücksetzen Einmalig vor Beginn der Inventur die Inventurzähler zurücksetzen. Dieser Menüpunkt ist mit Chefkennwort geschützt und darf während einer einer laufenden Inventur nicht wiederholt werden. 1.2 Artikel erfassen 3 Im 2. Schritt erscheint das Menü Artikel erfassen. In dem Feld Lagernummer wird die Artikelnummer der Fassung eingegeben. Danach den Punkt [Inventur zählen] bestätigen. Auf diese Weise informieren Sie den Computer über das Vorhandensein der gefundenen Artikel. Im Hintergrund sehen Sie ein fortlaufendes Erfassungsprotokoll. Dies dient nur zur Information zu Eingabereihenfolge. Die eigentliche Erfassung der Inventurbestände erfolgt beim jeweiligen Artikel im Feld AnzInv. Notieren Sie sich das Datum der Inventurerfassung. Die Eingabemaske zur Inventurerfassung kann unterschiedlich eingestellt werden. Z.B. Eingabereihenfolge Anzahl LagerNr oder LagerNr Anzahl. Die Eingabe der Verkaufspreise kann als Kontrollziffer zwingend gefordert werden. Auch die Bewertung der Artikel durch manuelles Setzen des Inventurwertes ist möglich. Die Art der Erfassung wird über Programm / Einstellungen / Programm auf der Registerkarte Sonstiges festgelegt. Zum Abschluss der Erfassung: Klicken Sie danach auf [Fertig, weiter].

4 4 1.3 Inventurdifferenzen ermitteln Nach der Erfassung folgt die Differenzermittlung. Sie werden nach dem Prüfdatum gefragt. Geben Sie den Tag ein an dem die Aufnahme erfolgt ist. Nicht das Inventurdatum! Hat die Aufnahme mehrere Tage gedauert, geben Sie den letzten Tag der Aufnahme ein. Haben Sie die Lagernummern zunächst nur aufgeschrieben und anschließend dem Computer mitgeteilt, geben Sie den letzten Tag des Aufschreibens ein. Mit Klick auf [OK] wird die Fehlerliste gebildet. Diese Liste enthält Artikel deren EDV-Bestand von der tatsächlich gefundenen Anzahl abweicht. Anzahl-Bestand ungleich Anzahl-Inventur. In der Regel werden Sie zu wenig finden, d.h. der Computer zeigt einen Bestand an der nicht mehr vorhanden ist. Evtl. stellen Sie bei Betrachten der Fehlerliste fest, dass Sie vergessen haben eine Vitrine zu erfassen. In diesem Fall schliessen Sie die Fehlertabelle und kehren zur Inventuraufnahme zurück. Nach Aufnahme der restlichen Artikel die Differenzprüfung erneut vornehmen. Ggf. drucken Sie die Differenzliste aus. Gewünschte Spalten und oder Sortierung vorher vornehmen. Mögliche Ursachen für Inventurdifferenzen: vergessene Fassungen im Schaufenster, in diversen Schubladen, Fassungen - die zur Ansicht mitgegeben wurden, Fassungen - die aus Reparaturgründen demontiert wurden usw. 1.4 Fehlerkorrektur Die Fehlerkorrektur kann durch Aufruf des Artikels mit der Lagernummer über Verkaufs- und Umtausch-Buchungen erfolgen oder direkt in der Differenzliste vorgenommen werden. Durch Doppelklick auf den markierten Artikel öffnet sich ein Fenster, mit dem man die Liste bearbeiten kann. Unten links im Fenster befinden sich Schaltflächen:

5 Nicht gefundene Artikel Anzahl-Bestand > Anzahl-Inventur. Der im Bestand geführte Artikel ist nicht mehr vorhanden. Schalter anklicken. Als Kunde wird INV für Inventur eingetragen, als Datum der Mit diesen Daten wird der Artikel aus der Fehlerliste ausgetragen. Wichtig! Um den Artikel aus der Differenz- und der Inventurliste zu entfernen muss das Verkaufsdatum kleiner als das Prüf- oder Inventurdatum sein. Beispiele: Prüfdatum= Inventurdatum= VK-Datum= Prüfdatum= Inventurdatum= VK-Datum= Nachträglich wieder gefundene Artikel Sie haben einen fehlenden Artikel doch noch in Ihrem Lager gefunden. In der Fehlerliste ist dieser Fehler dadurch zu erkennen, dass die Anzahl im Bestand höher ist als die Anzahl der bei der Inventur gefundenen. Beispiel: Anz_Bestand =1 / Anz_Inv=0 Nach dem Klicken auf [Zähler] können Sie die Anzahl der bei der Inventur gefundenen Artikel korrigieren, dass heißt die nachträglich gefundenen Artikel noch in die Computerzählliste aufnehmen.

6 1.4.3 Mehr gefunden als vorhanden 6 Beispiel: Anz_Bestand =2 / Anz_Inv=3 Sie müssen den im Computer gespeicherten Bestand an die Anzahl der gefundenen Artikel anpassen. Durch Klicken auf [Umtausch] erhöhen Sie den Bestand in dem Sie einen Verkauf rückgängig machen automatischer Abgleich Bei sehr vielen Differenzen kann auch der Computer die Arbeit übernehmen. Nicht gefundene Artikel werden automatisch als Verkauf ausgebucht und so der Karteibestand dem Inventurbestand angeglichen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche [automatischer Abgleich] oben rechts in der Differenztabelle. Vorsicht! Mit dieser Programmfunktion können Sie bei falscher Anwendung Ihre Daten verlieren!!! Unbedingt vorher eine Datensicherung durchführen! Diese Funktion möglichst nur nach telefonischer Rücksprache ausführen. Zunächst müssen Sie das Datum für die Korrekturbuchungen eingeben. Dieses Datum ist gleich dem Zähldatum oder dem Inventurdatum, je nachdem welches Datum kleiner ist. Beispiele: Zähldatum= Inventurdatum= Korrekturdatum= Zähldatum= Inventurdatum= Korrekturdatum= Das Weiterschalten zur Abwertung ist erst möglich, wenn alle Differenzen beseitigt sind.

7 7 1.5 Abwertung Abhängig von Alter und Warengruppe kann eine automatische Abwertung vorgenommen werden. Alternativ gezielt Artikel aufrufen und Inventurwert manuell verringern. Evtl. Abwertungsbegründung in das Bemerkungsfeld eintragen. Artikel mit Inventurwert = 0 erscheinen nicht auf der gedruckten Inventurliste. 1.6 Ausdruck Ermittlung des endgültigen Inventurwertes zum und Ausdruck Dabei wird der aktuelle, tatsächliche Inventurwert nochmals gebildet. In der Zwischenzeit getätigte Einkäufe bzw. Verkäufe werden automatisch berücksichtigt! Der dann ermittelte Inventurbestand wird als Liste angezeigt. Hier steht auch die Schaltfläche [Inventur ausdrucken] zur Verfügung. Damit erfolgt der Druck des Inventurbestandes einschließlich der aufaddierten Summen. 1.7 Zusätzliche Erfassung Bei fertigen und halbfertigen Brillenaufträgen müssen die Inventurwerte der Brillenfassungen, wie die Glaswerte, manuell auf Inventurlisten aufgenommen werden. Bei der Auftragseingabe wurde die Fassung dem Computer-Lager, zum Zeitpunkt des Auftragsdatums, bereits entnommen.

8 2. Zur Inventurdurchführung mit Papierzählliste 8 Bei diesem konventionellen Verfahren wird eine aktuelle Bestandsliste ausgedruckt und gefundene Artikel abgehakt. 2.1 Zählliste drucken Die Zählliste wird zunächst auf dem Monitor angezeigt. Nehmen Sie vor dem Ausdruck zunächst die gewünschte Sortierung vor. Menüpunkt Bearbeiten/Sortieren. Sortierung z.b. nach LagerNr. oder nach LF,ModellNr, Farbe, Größe. Evtl. ändern Sie die für den Ausdruck gewünschten Spalten. Menüpunkt: Einstellungen- Spalten wählen. Ausdruck duchführen. [fertig, weiter] 2.2 gefundene Artikel abhaken 2.3 Korrekturen durchführen Prüfen Sie Ihre Zählliste auf Fehler. Nicht gefundene oder überzählige Artikel. Bei Differenzen: Artikel mit Lagernummer aufrufen Artikel nicht oder zu wenig gefunden Verringern Sie die Bestandszahl über die Schaltfläche [Verkauf] Wichtig: Verkaufsdatum <= Inventurdatum (kleiner oder gleich) Als Kunde sollten Sie INV eingeben. VK-Preis unverändert bei vergessenem Austragen oder = 0 bei Diebstahl.

9 Mehr Artikel gefunden als laut Kartei vorhanden Es wurden versehentlich Artikel ausgetragen (verkauft) oder vergessen Umtäusche zu buchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Umtausch]. Der Bestand wird erhöht, der Verkauf verringert. 2.4 Abwertung Abhängig von Alter und Warengruppe kann eine automatische Abwertung vorgenommen werden. Alternativ gezielt Artikel aufrufen und Inventurwert manuell verringern. Evtl. Abwertungsbegründung in das Bemerkungsfeld eintragen. Artikel mit Inventurwert = 0 erscheinen nicht auf der gedruckten Inventurliste. 2.5 Ausdruck Ermittlung des endgültigen Inventurwertes zum und Ausdruck Dabei wird der aktuelle, tatsächliche Inventurwert nochmals gebildet. In der Zwischenzeit getätigte Einkäufe bzw. Verkäufe werden automatisch berücksichtigt! Der dann ermittelte Inventurbestand wird als Liste angezeigt. Hier steht auch die Schaltfläche [Inventur ausdrucken] zur Verfügung. Damit erfolgt der Druck des Inventurbestandes einschließlich der aufaddierten Summen. 2.6 Zusätzliche Erfassung Bei fertigen und halbfertigen Brillenaufträgen müssen die Inventurwerte der Brillenfassungen, wie die Glaswerte, manuell auf Inventurlisten aufgenommen werden. Bei der Auftragseingabe wurde die Fassung dem Computer-Lager bereits entnommen.

10 10 3. Ausdruck ohne Bestandsprüfung Nach Eingabe des Inventurdatums wird die Inventurliste zum gewünschten Datum errechnet. Es erfolgt keine Kontrolle der Warenkartei. 3.1 Abwertung Abhängig von Alter und Warengruppe kann eine automatische Abwertung vorgenommen werden. Alternativ gezielt Artikel aufrufen und Inventurwert manuell verringern. Evtl. Abwertungsbegründung in das Bemerkungsfeld eintragen. Artikel mit Inventurwert = 0 erscheinen nicht auf der gedruckten Inventurliste. 3.2 Ausdruck Ermittlung des endgültigen Inventurwertes zum und Ausdruck Dabei wird der aktuelle, tatsächliche Inventurwert nochmals gebildet. In der Zwischenzeit getätigte Einkäufe bzw. Verkäufe werden automatisch berücksichtigt! Der dann ermittelte Inventurbestand wird als Liste angezeigt. Hier steht auch die Schaltfläche [Inventur ausdrucken] zur Verfügung. Damit erfolgt der Druck des Inventurbestandes einschließlich der aufaddierten Summen. 3.3 Zusätzliche Erfassung Bei fertigen und halbfertigen Brillenaufträgen müssen die Inventurwerte der Brillenfassungen, wie die Glaswerte, manuell auf Inventurlisten aufgenommen werden. Bei der Auftragseingabe wurde die Fassung dem Computer-Lager bereits entnommen.

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