ModernOffice - Benutzerverwaltung

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1 ModernOffice - Benutzerverwaltung Beschreibung In ModernOffice können beliebig viele Benutzer angelegt werden und deren Rechte individuell angepasst werden. Die Anzahl der Benutzer ist unabhängig von der Anzahl der ModernOffice Lizenzen. Die Berechtigungen können dem jeweiligen Benutzer einzeln zugeteilt werden oder in Gruppen organisiert werden. Wechseln in die Verwaltungsebene Um in die ModernOffice Benutzerverwaltung zu gelangen gehen Sie wie folgt vor: Starten Sie ModernOffice mit einem Benutzer welcher über das Recht Supervisor verfügt. Nur mit diesem Recht können die Benutzer verwaltet werden. Wechseln Sie in die Verwaltungsebene indem Sie im Menü [Datei Applikation schließen] bzw. das zweite Icon in der Toolleiste klicken. Benutzerverwaltung Im Verwaltungsmenü wählen Sie folgenden Menüpunkt [Optionen Parameter Benutzerverwalt.]. In der folgenden Tabelle werden Ihnen die Benutzer angezeigt: User ID: Benutzerkurz des Benutzers Dieser wird für den Einstieg in ModernOFfice verwendet (Beachten Sie dass dieser immer in GROSSBUCHSTABEN und ohne Sonderzeichen bzw. Leerzeichen angelegt werden muss!) Name: Der vollständige Benutzername Passwort: Das Passwort des Benutzers - Dieses wird nicht im Klartext angezeigt. Drücken Sie [F5] um das Passwort zu setzen. Rights: In der Spalte Rights wird Ihnen die Anzahl der dem Benutzer zugeordneten Rechte angezeigt. Drücken Sie auf dem Feld [F5] um die Rechte zu öffnen. Groups: In der Spalte Groups wird Ihnen die Anzahl der dem Benutzer zugeordneten Gruppen angezeigt. Drücken Sie auf dem Feld [F5] um die Gruppen zu öffnen. Neue Benutzer können Sie mit [F4] anlegen. Bestehende Benutzer löschen Sie mit [F3]. 1

2 Rechte des Benutzers verwalten Öffnen Sie die dem Benutzer zugeordneten Rechte indem Sie [F5] auf der Spalte Rights drücken. In der folgenden Tabelle werden Ihnen die dem Benutzer zugeordneten Rechte angezeigt. Um die Beschreibung der einzelnen Rechte und die verfügbaren Rechte anzuzeigen klicken Sie auf den Button [Applikation] und wählen Sie aus dem Datenordner die Datei ModernOffice.ecf aus. Um Rechte hinzuzufügen drücken Sie F4. Wählen Sie mit [F5] anschließen ein Recht aus der Liste aus: Übernehmen Sie ein Recht mit [Enter]. Gruppen des Benutzers verwalten Öffnen Sie die dem Benutzer zugeordneten Gruppen indem Sie [F5] auf der Spalte Groups drücken. In der folgenden Tabelle werden Ihnen die dem Benutzer zugeordneten Gruppen angezeigt. Um dem Benutzer eine weitere Gruppe zuzuordnen drücken Sie [F4] um eine neue Zeile zu erstellen. Um eine Gruppe auszuwählen drücken Sie [F5] und wählen Sie eine Gruppe aus der Liste aus. Übernehmen Sie diese mit [Enter]. 2

3 Benutzergruppen Im Verwaltungsmenü wählen Sie folgenden Menüpunkt [Optionen Parameter Benutzergruppen]. In der folgenden Tabelle werden Ihnen die Benutzergruppen angezeigt: Name: Name der Gruppe Dieser sollte den Inhalt der enthaltenen Rechte beschreiben bzw. die Art der Verwendung. Rechte: Die Anzahl der enthaltenen Rechte. Um eine neue Gruppe anzulegen drücken Sie [F4]. Rechte einer Gruppe verwalten Per [F5] auf der Spalte Rechte können Sie die Tabelle, der in der Gruppe enthaltenen Rechte, öffnen. Die Bearbeitung der Rechte in dieser Tabelle entspricht dem Punkt Rechte des Benutzers verwalten. 3

4 Übersicht der Modern Office Rechte Stand, V21B59 RECHT Beschreibung Bereich MOOFFICE ModernOffice starten (Wird benötigt damit die Allgemein Anwendung grundsätzlich gestartet werden kann) ALLGSTAMMD Allgemeine Stammdaten bearb. Stammdaten ADRESSE Adressen bearbeiten Stammdaten ADRESSEAUS Adressen ausgeben Stammdaten ADR_FULL Alle Adressen und Vertreter Stammdaten/Belege ARTIKEL Artikel bearbeiten Stammdaten ARTIKELAUS Artikel ausgeben Stammdaten ARTIKELNEU Artikel anlegen Stammdaten PREISE Artikel Preise warten Stammdaten ALLEARTGRP Alle Artikelgruppen Stammdaten STÜCKLISTE Stückliste anlegen/ändern Stammdaten STKLANZ Stückliste anzeigen Stammdaten UMSATZ Umsätze anzeigen Stammdaten SNPOOLKALK Seriennummernpool EK Details Stammdaten SNPAKET SN-Paketverwaltung Stammdaten FIBU Finanzbuchhaltung Diverse Module/Funktionen ZAHLAUSGL Zahlungsausgleich Diverse Module/Funktionen MAHNUNG Mahnung Diverse Module/Funktionen PPS Produktionsplanung Diverse Module/Funktionen AUSWERTUNG Auswertungen Diverse Module/Funktionen HELPDESK Zeiterfassung / Helpdesk Diverse Module/Funktionen HDZANWERF Anwesenheitszeit erfassen Diverse Module/Funktionen DATENAUS Datenaustausch Diverse Module/Funktionen NACHKALK Nachkalkulation anzeigen Diverse Module/Funktionen NACHKALKBE Nachkalkulation bearbeiten Diverse Module/Funktionen NACHKALKDR Nachkalkulation drucken Diverse Module/Funktionen PLDRUCKVOR Preisliste Vorlagen bearbeiten Diverse Module/Funktionen PLDRUCK Preisliste drucken Diverse Module/Funktionen NOTIZ Aktivitäten bearbeiten Diverse Module/Funktionen TEXT Texteditor Diverse Module/Funktionen SYSADMIN Systemadministrator System SUPERADMIN Superadministrator System AF_FULL Anfrage Vollzugriff Belege AF_READ Anfrage Lesen Belege AF_WRITE Anfrage Bearbeiten Belege AF_CREATE Anfrage Erstellen Belege AF_APPROVE Anfrage Freigabe Belege AF_PRINT Anfrage Drucken Belege AF_CANCEL Anfrage Löschen Belege 4

5 AF_LPRINT Anfrage Liste Drucken Belege BESTELL Bestellung Vollzugriff Belege BESTELL_RO Bestellung Lesen Belege BE_WRITE Bestellung Bearbeiten Belege BE_CREATE Bestellung Erstellen Belege BE_APPROVE Bestellung Freigabe Belege BE_PRINT Bestellung Drucken Belege BE_CANCEL Bestellung Löschen Belege BE_LPRINT Bestellung Liste Drucken Belege WARENEING Wareneingang Vollzugriff Belege WE_READ Wareneingang Lesen Belege WE_WRITE Wareneingang Bearbeiten Belege WE_CREATE Wareneingang Erstellen Belege WE_APPROVE Wareneingang Freigabe Belege WE_PRINT Wareneingang Drucken Belege WE_CANCEL Wareneingang Storno Belege WE_LPRINT Wareneingang Liste Drucken Belege EINKAUF Eingangsrechnung Vollzugriff Belege ER_READ Eingangsrechnung Lesen Belege ER_WRITE Eingangsrechnung Bearbeiten Belege ER_CREATE Eingangsrechnung Erstellen Belege ER_APPROVE Eingangsrechnung Freigabe Belege ER_PRINT Eingangsrechnung Drucken Belege ER_CANCEL Eingangsrechnung Storno Belege ER_LPRINT Eingangsrechnung Liste Drucken Belege EG_FULL Eingangsgutschrift Vollzugriff Belege EG_READ Eingangsgutschrift Lesen Belege EG_WRITE Eingangsgutschrift Bearbeiten Belege EG_CREATE Eingangsgutschrift Erstellen Belege EG_APPROVE Eingangsgutschrift Freigabe Belege EG_PRINT Eingangsgutschrift Drucken Belege EG_CANCEL Eingangsgutschrift Storno Belege EG_LPRINT Eingangsgutschrift Liste Druck Belege MANLAGER Man. Lagerbuchung Vollzugriff Belege ML_READ Man. Lagerbuchung Lesen Belege ML_WRITE Man. Lagerbuchung Bearbeiten Belege ML_CREATE Man. Lagerbuchung Erstellen Belege ML_APPROVE Man. Lagerbuchung Freigabe Belege ML_PRINT Man. Lagerbuchung Drucken Belege ML_LPRINT Man. Lagerbuchung Liste Drucke Belege LAGERUMB Lagerumbuchung Vollzugriff Belege LU_READ Lagerumbuchung Lesen Belege LU_WRITE Lagerumbuchung Bearbeiten Belege LU_CREATE Lagerumbuchung Erstellen Belege 5

6 LU_APPROVE Lagerumbuchung Freigabe Belege LU_PRINT Lagerumbuchung Drucken Belege LU_CANCEL Lagerumbuchung Storno Belege LU_LPRINT Lagerumbuchung Liste Drucken Belege ANGEBOT Angebot Vollzugriff Belege AN_READ Angebot Lesen Belege AN_WRITE Angebot Bearbeiten Belege AN_CREATE Angebot Erstellen Belege AN_APPROVE Angebot Freigabe Belege AN_PRINT Angebot Drucken Belege AN_CANCEL Angebot Löschen Belege AN_LPRINT Angebot Liste Drucken Belege AUFTRAG Auftrag Vollzugriff Belege AB_READ Auftrag Lesen Belege AB_WRITE Auftrag Bearbeiten Belege AB_CREATE Auftrag Erstellen Belege AB_APPROVE Auftrag Freigabe Belege AB_PRINT Auftrag Drucken Belege AB_CANCEL Auftrag Storno Belege AB_LPRINT Auftrag Liste Drucken Belege LIEFERS Lieferschein Vollzugriff Belege LS_READ Lieferschein Lesen Belege LS_WRITE Lieferschein Bearbeiten Belege LS_CREATE Lieferschein Erstellen Belege LS_APPROVE Lieferschein Freigabe Belege LS_PRINT Lieferschein Drucken Belege LS_CANCEL Lieferschein Storno Belege LS_LPRINT Lieferschein Liste Drucken Belege PROFORMA Proformarechnung Vollzugriff Belege PR_READ Proformarechnung Lesen Belege PR_WRITE Proformarechnung Bearbeiten Belege PR_CREATE Proformarechnung Erstellen Belege PR_APPROVE Proformarechnung Freigabe Belege PR_PRINT Proformarechnung Drucken Belege PR_CANCEL Proformarechnung Löschen Belege PR_LPRINT Proformarechnung Liste Drucken Belege VERKAUF Ausgangsrechnung Vollzugriff Belege AR_READ Ausgangsrechnung Lesen Belege AR_WRITE Ausgangsrechnung Bearbeiten Belege AR_CREATE Ausgangsrechnung Erstellen Belege AR_APPROVE Ausgangsrechnung Freigabe Belege AR_PRINT Ausgangsrechnung Drucken Belege AR_CANCEL Ausgangsrechnung Storno Belege AR_LPRINT Ausgangsrechnung Liste Drucken Belege 6

7 AG_FULL Ausgangsgutschrift Vollzugriff Belege AG_READ Ausgangsgutschrift Lesen Belege AG_WRITE Ausgangsgutschrift Bearbeiten Belege AG_CREATE Ausgangsgutschrift Erstellen Belege AG_APPROVE Ausgangsgutschrift Freigabe Belege AG_PRINT Ausgangsgutschrift Drucken Belege AG_CANCEL Ausgangsgutschrift Storno Belege AG_LPRINT Ausgangsgutschrift Liste Druck Belege BELRE_FULL Alle Belegreferenzen Belege BUKR_FULL Alle Buchungskreise Belege KALK Beleg Kalkulation VK/EK/DB Belege AR_EXPORT Ausgangsrechnungen Exportieren Belege Speziell AG_EXPORT Ausgangsgutschrift Exportieren Belege Speziell INVENTUR Inventur öffnen Inventur INVBESTAND Inventur Bestand bearbeiten Inventur INVWERT Inventur Werte bearbeiten Inventur INVBEWERT Inventur Bewertung Inventur INVVERWALT Inventur verwalten Inventur REPARATUR Reparatur Vollzugriff Reparatur RE_READ Reparatur Lesen Reparatur RE_WRITE Reparatur Bearbeiten Reparatur RE_CREATE Reparatur Erstellen Reparatur RE_APPROVE Reparatur Freigabe Reparatur RE_PRINT Reparatur Drucken Reparatur RE_LPRINT Reparatur Liste Drucken Reparatur RE_ABTBUCH Reparatur Abteilung buchen Reparatur PROVSTAMM Provision Stammdaten bearb. Provisionierung PROVKUNDE Provision Kundenstamm bearb. Provisionierung PROVBELEG Provision Beleg bearbeiten Provisionierung PROVABRANZ Provision Abrechnung anzeigen Provisionierung PROVABRECH Provision Abrechnung erstellen Provisionierung PROVABRBEA Provision Abrechnung bearbeite Provisionierung PROVABRDRU Provision Abrechnung drucken Provisionierung MAGENTO Magento-Schnittstelle Schnittstellen OUTLOOK Outlook-Sync einrichten Schnittstellen ADRESSEIGE Nur eigene Adressen (Negativ Rechte) Negativ Rechte KUNDEIGENE Nur eigene Kunden und Adressen (Negativ Rechte) Negativ Rechte LIEFEIGENE Nur eigene Lieferanten (Negativ Rechte) Negativ Rechte PREIS_SPER Preiseingabe sperren (Negativ Rechte) Negativ Rechte PREISAUSBL Preise unterdrücken (Negativ Rechte) Negativ Rechte 7

8 Hinweise zu den Rechten: Beleg Vollzugriff: o Ersetzt die alten Belegrechte (das bedeutet wenn man z.b. früher das Recht Auftrag hatte, hat man ab V21B59 automatisch das Recht Auftrag Vollzugriff ) o beinhaltet Lesen, Ändern, Erstellen, Freigeben, Drucken, Storno/Löschen, Liste drucken Beleg Freigabe: Belege werden standardmäßig automatisch vom System freigegeben. Sie können dies je Belegart einstellen. Die Einstellung finden Sie unter [System Nummernkreise Nummernkreise Bewegungen]. Hier können Sie je Belegart die Autofreigabe definieren: Bestellung: o Zeilen mit Status Druck können mit Recht Bearbeiten gelöscht werden. o Zeilen mit Status Offen können nur mit dem Recht Löschen gelöscht werden (insofern dies noch zulässig ist). o Zeilen mit Status Druck können nur mit dem Recht Freigabe gedruckt (also in Status Offen übernommen werden). 8

9 Zugriffsfilter Sie können je Benutzer Zugriffsfilter auf 3 Ebenen definieren. Dem Benutzer werden dann in den Übersichtsmasken nur mehr diese Daten angezeigt. Die Einschränkung wird auch beim Erstellen von Datensätzen (z.b. Belegen) berücksichtigt. Folgende Filter stehen zur Auswahl: - Buchungskreise (Steuerart) Die Daten werden aufgrund der in den Steuerarten definierten Buchungskreise gefiltert. - Referenz Prüfung erfolgt nur wenn die Referenzprüfung in Verkaufsbelegen auf Eingabepflicht inkl. Wert prüfen eingestellt ist (Parameter 5009). - Vertreter Es wird jeweils der Hauptvertreter des Belegs bzw. der Adresse geprüft. Die Filter können Sie in der Benutzerverwaltung definieren [Stammdaten Allgemeine Stammdaten Benutzer]: Die Datenfilter sind nur aktiv, wenn der jeweilige Benutzer folgende Rechte NICHT besitzt: Recht Beschreibung Bereich ADR_FULL Alle Adressen und Vertreter Stammdaten/Belege BELRE_FULL Alle Belegreferenzen Belege BUKR_FULL Alle Buchungskreise Belege Hinweis: Zugriffsbeschränkungen auf Referenzen, Buchungskreise und Vertreter haben keine Auswirkung in folgenden Bereichen: FIBU, Provisionsabrechnung, Manuelle Lagerbuchung, 9

10 Zahlungsimport, Auftrags-Nachkalkulation, ARA Abrechnung, Intrastat Meldung, Tourenplanung, Helpdesk, Datenim-/export sowie in Systemprogrammen wie Datendirektwartung, Korrekturprogrammen, Neuberechnungsläufen usw. 10

11 Rechtematrix drucken Es gibt außerdem die Möglichkeit, eine Übersicht über alle Benutzer mit den jeweiligen Berechtigungen zu drucken bzw. auszugeben. Den Menüpunkt finden Sie unter [System] -> [Systemwartung] -> [Rechtematrix drucken] Für die Ausgabe wird das SUPERVISOR Kennwort benötigt, welches bei Bedarf für Sie entsprechend gesetzt werden kann (wenden Sie sich dazu bitte an unseren Support). 11

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