Handbuch i3 System Inventur

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1 i3 Software GmbH Handbuch i3 System Inventur Anwenderhandbuch Elisabeth Holzmann 03. Jänner 2010

2 Vorwort Herzlich willkommen im i3 System 1 Benutzerhandbuch. Sie haben sich mit i3 System 1 für ein integriertes Softwarepaket für alle Bereiche der Büroorganisation und Warenwirtschaft entschieden. Einfache Handhabung und vielseitige Verwendbarkeit machen i3 System 1 zum Allroundtalent unter den kaufmännischen Gesamtlösungen und wird durch die einfachen Benutzung der verschiedenen Orientierungsmasken auch Sie überzeugen. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder das Benutzerhandbuch noch Auszüge daraus mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder auf irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. In Beispielen verwendete Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten wären daher rein zufällig. Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Die in diesem Benutzerhandbuch verwendete Soft- und Hardwarebezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Die i3 System 1 Benutzerhandbuchredaktion ist bei der Erstellung dieses Handbuches mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Die i3 Software GmbH haftet nicht für technische oder drucktechnische Fehler in diesem Benutzerhandbuch. Die Beschreibungen in diesem Benutzerhandbuch stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Benutzerhandbuch haben, schicken Sie uns diese bitte an die -Adresse: helpdesk@i3software.biz. Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mitarbeit. Weitere Informationen über die Produkte von i3 Software GmbH finden Sie im Internet unter Für allgemeine Fragen rund um unsere Produkte und Dienstleistungen steht Ihnen unsere Kundenbetreuung unter folgenden Kontaktmöglichkeiten gerne zur Verfügung: Telefon: 0662/ Fax: 0662/ Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 2 von 27

3 Inhaltsverzeichnis Inventur Erstellung einer neuen Inventur im i3 System Allgemeines:... 4 Ablauf: ) Durchführen einer globalen Lageranlage: ) Ausdrucken einer Inventurliste: ) Eröffnen einer neuen Inventur im i3 System 1: ) Übertragung der ermittelten Lagerstände in die neue Inventur: ) Ausdrucken der Differenzenliste: ) Prüfen der Artikelpositionen: ) Durchführung einer Datensicherung: ) Inventur buchen bzw. Sammelartikel und Seriennummern verbuchen: ) Inventurgesamtliste bzw. Inventurbewertung: Arbeiten mit einer Inventur im i3 System Suchen nach einer Inventur: Die Multifunktionsleiste der Inventur: Befehlsabschnitt Inventur: Befehlsabschnitt Buchen & Bewerten: Befehlsabschnitt Bearbeiten: Befehlsabschnitt MDE/Scanner: Infozeile: Das Datenfenster der Inventur mit seinen 3 Registerkarten: Registerkarte Allgemeiner Artikel: Registerkarte Sammelartikel: Registerkarte Seriennummern: Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 3 von 27

4 4.13. Inventur Erstellung einer neuen Inventur im i3 System 1 Allgemeines: Bevor Sie mit der Inventur beginnen, sollten sämtliche Vorgänge wie Lieferscheine und Kommissionierungen bearbeitet und abgeschlossen sein. Leihbestände gehören zur Inventur und müssen beim Inventur-Iststand dazugezählt werden. Bevor Sie Ihre Inventur, Sammelartikel oder Seriennummern verbuchen, ist es wichtig, dass Sie sich vergewissern, dass eine tagesaktuelle Sicherung Ihrer Daten vorhanden ist. Wir empfehlen, kurz vor dem Verbuchen eine Datensicherung durchzuführen. Durch das Verbuchen wird das Lager unwiderruflich korrigiert. Ablauf: 1.) Durchführen einer globalen Lageranlage: Führen Sie die globale Lageranlage durch, damit Ihre ausgewählten Artikel über alle Lager verfügen. Wir empfehlen, alle Artikel und alle Lager, die Sie inventieren wollen, auszuwählen. Der Vorteil dieser globalen Lageranlage ist, dass Artikel, die durch Lagerbereinigung nicht mehr im Lager vorhanden sein dürften, aber möglicherweise doch bei der Inventur auftauchen, trotzdem beim Inventurvorgang im Lager ergänzt und gegebenenfalls bebucht werden können. Wenn Sie einen Monatsabschluss durchführen, können die leeren Lager bereinigt werden Sie gehen in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Artikel & Lager, dort auf den Befehlsabschnitt Lager und klicken auf das Befehlssymbol Verwaltung. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 4 von 27

5 Nun öffnet sich eine Auswahlliste, aus welcher Sie den Befehl Globale Lageranlage auswählen. Globale Lageranlage Wenn Sie auf diesen Befehl gehen, kommen Sie in das Fenster Artikel suchen, in welchem Sie auf verschiedene Wege nach Ihren Artikeln suchen können (über Warengruppen, Artikelstatus usw.) Sie können auch mehrere Suchkriterien miteinander verbinden, oder Sie gehen gleich auf den Button Suchen, wenn sie alle Artikel in Ihre globale Lageranlage übergeben wollen. Wenn Sie Ihre Eingabe beendet haben, gehen Sie auf den Button Suchen. Nun gelangen Sie in ein Fenster, in welchem Sie die Lager auswählen, in welchen Ihre Artikel mit den Artikeln des globalen Lagers ergänzt werden sollen. Es empfiehl sich, alle Lager, die Sie inventieren wollen, auszuwählen. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 5 von 27

6 Sie bestätigen Ihre Eingabe mit Weiter und es erscheint eine Info, dass die Verarbeitung beendet worden ist. 2.) Ausdrucken einer Inventurliste: Die Inventurliste ist im Grunde nichts anderes als eine Lagerliste, nur dass andere Listenparameter bzw. Spalten zur Verfügung stehen. Sie gehen in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Artikel & Lager, dort auf den Befehlsabschnitt Lager und klicken auf das Befehlssymbol Verwaltung. Nun öffnet sich eine Auswahlliste, aus welcher Sie den Befehl Inventurliste auswählen. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 6 von 27

7 Inventurliste Wenn Sie auf diesen Button klicken, kommen Sie in das Fenster Inventur, in welchem Sie die Auswahlkriterien für Ihre Inventurliste erfassen können. Sie können mehrere Kriterien miteinander kombinieren oder, wenn Sie alle Lager und Artikel gemeinsam auf einer Liste haben wollen, gehen Sie gleich auf den Button Suchen. Sie bestätigen Ihre Eingabe mit Suchen und kommen in die Liste Inventur in welchem Sie die Artikel, auf welche die Auswahlkriterien zutreffen, aufgelistet finden. Sie können nun diese Liste ausdrucken bzw. bearbeiten, indem Sie noch für Sie relevante Listenparameter der Liste hinzufügen. Sie können auch mittels Doppelklick auf die gewünschte Artikelposition diese öffnen und gelangen in das Fenster Kartei Artikel. Dort können Sie die Eingaben zu Ihrem Artikel überprüfen und bearbeiten. Nun können Sie anhand Ihrer Inventurliste manuell Ihren Lagerbestand durchzählen und entweder auf Ihrer Liste den korrekten Lagerstand vermerken oder mittels mobiler Scanner die Daten erfassen, um Sie dann in die neue eröffnete Inventur im i3 System 1 zu übertragen. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 7 von 27

8 3.) Eröffnen einer neuen Inventur im i3 System 1: Sie gehen in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Artikel & Lager, dort auf den Befehlsabschnitt Lager und klicken auf das Befehlssymbol Verwaltung. Nun öffnet sich eine Auswahlliste, aus welcher Sie den Befehl Inventur auswählen. Inventur Sie sind nun in dem Arbeitsfenster Inventur. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 8 von 27

9 Nun gegen Sie in der Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt Inventur auf das Befehlssymbol Neu. Nun erscheint ein Fenster, in welchem Sie den Namen der neuen Inventur eingeben können. Inventur am und das aktuelle Datum sind automatisch vorgegeben, was Sie aber verändern können, indem Sie die Vorlage einfach überschreiben. Sie bestätigen Ihre Eingabe mit Weiter und gelangen nun in das Fenster Artikel suchen, in welchem Sie mittels der Suchkriterien die Artikel und Warengruppen, die Sie inventieren wollen, auswählen (oder Sie gehen gleich auf den Button Suchen, wenn Sie alle Artikel inventieren wollen). Mit einem Klick auf den Button Suchen bestätigen Sie Ihre Eingabe und gelangen in das Fenster Lagerauswahl, in welchem Sie die gewünschten Lager auswählen und mit Weiter bestätigen. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 9 von 27

10 Nun kommt ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, ob die Ist-Werte automatisch auf Lagerwerte gesetzt werden sollen, die Sie mit Ja oder Nein beantworten. Achtung: Dieses Frage nur mit Ja beantworten, wenn Sie Ihre Inventurliste manuell in die Inventur eingeben und wenn diese mit dem gezählten Lagerstand fast 100%ig übereinstimmt, da alle Lagerwerte und IST-Werte gleich gesetzt werden und die Liste somit sehr unübersichtlich wird. Haben Sie eine mobile Datenerfassung dürfen Sie diese Funktion nicht verwenden, da ansonsten keine Daten von Ihren Scannern ins i3 System 1 importiert werden können. Nun werden Sie in einem neuen Fenster gefragt, ob die Inventur auf ein bestimmtes Datum zurückgerechnet werden sollte oder nicht, die Sie mit Ja oder Nein beantworten. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 10 von 27

11 Wichtig: Sie sollten Ihre Inventur wenn möglich immer mit dem aktuellen Datum durchführen und diese Notfunktion wirklich nur im Ausnahmefall anwenden, da es beim Rückrechnen auf ein bestimmtes Inventurdatum erfahrungsgemäß vermehrt zu Anwenderfehler und zu Auswertungschwierigkeiten kommt. Nun werden in Ihrem Inventurfenster in der Registerkarte Allgemeiner Artikel alle jene Artikel und Lager, auf die Ihre Suchkriterien passen, angezeigt. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 11 von 27

12 4.) Übertragung der ermittelten Lagerstände in die neue Inventur: Sie haben zwei Möglichkeiten um Ihre gezählten Lagerstände in die Inventur einzutragen: a.) Manuelle Übertragung der ermittelten Lagerstände in die neue Inventur: Sie tragen manuell bei jeder Artikelposition im Feld Inv. IST den aktuellen Lagerwert, den Sie auf Ihrer Inventurliste erfasst haben, ein. Haben Sie den Befehl Ist-Werte automatisch auf Lagerwerte setzten verwendet, müssen Sie nun die Artikelpositionen suchen, bei denen der IST von dem Inv. IST abweicht, und das Feld Inv. IST manuell auf den gezählten Lagerstand korrigieren. Sie können auch die Daten via Schnellerfassung eingeben (siehe Seite 27 in diesem Handbuch) b.) Übertragung der ermittelten Lagerstände mittels MDE bzw. Scanner in die neue Inventur: Haben Sie Ihre Lagerinventur mittels mobiler Dateneinheiten oder Scanner durchgeführt, können Sie alle gesammelten Daten ins i3 System 1 übertragen, indem Sie in der Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt MDE/Scanner auf das Befehlssymbol MDE/Scanner importieren gehen und die ausgewählten Dateien ins i3 System 1 importieren. 5.) Ausdrucken der Differenzenliste: Wenn die eingegebenen / importieren Werte nicht mit dem aktuellen Lagerstand im i3 System 1 übereinstimmen, wird die Differenz zwischen IST (Lager Ist im i3 System1) und Inv. IST (Lager Ist Ihres inventierten Lagers) von jedem Artikel im Feld Inv. Diff. (Inventur Differenz) des jeweiligen Artikels angezeigt. Um sämtliche Inventur Differenzen auf einen Blick zu bekommen, können Sie sich eine Differenzenliste ausdrucken. Sie gehen in der Multifunktionsleiste auf den Befehlsabschnitt Inventur und dort auf das Befehlssymbol Liste. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 12 von 27

13 Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, welche Daten Sie für Ihre Liste verwenden wollen. Sie treffen Ihre Auswahl und bestätigen mit Weiter. Im nächsten Fenster werden Sie nach einer weiteren Datendifferenzierung für Ihre Liste gefragt, die Sie durchführen und mit Weiter bestätigen. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 13 von 27

14 Nun wählen Sie im neuen Fenster den Begriff Differenzenliste aus und gehen auf den Button Weiter. Jetzt bekommen Sie Ihre Differenzenliste mit allen abweichenden Artikeln angezeigt. Sie können sich diese Liste ausdrucken bzw. bearbeiten, indem Sie noch für Sie relevante Listenparameter der Liste hinzufügen. Sie können mit Ihrer Liste nochmals das Lager prüfen und gegebenenfalls die differierende Ware, die nun doch gefunden wurde, in der Allgemeinen Artikelliste der Inventur im Feld Inv. IST korrigieren. Dieser Vorgang ist beliebig oft wiederholbar. 6.) Prüfen der Artikelpositionen: Wenn nun alle Artikel im i3 System 1 mit dem aktuellen Lagerstand abgeglichen wurden und Sie Ihre Inventur beenden bzw. verbuchen wollen, müssen Sie Ihre Artikel auf geprüft setzten, da nur jene Artikel verbucht werden, die auch auf geprüft gesetzt wurden. Wann Sie diesen Vorgang durchführen (ob bei der Eingabe eines jeden einzelnen Lagerstandes oder direkt vorm Verbuchen) bleibt Ihnen überlassen. Sie können jede Artikelposition einzeln auf geprüft setzten, indem Sie bei jeder Artikelposition das Feld aktivieren oder Sie setzten alle Artikelpositionen auf einmal auf geprüft. Dazu gehen Sie in der Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt Bearbeiten auf das Befehlssymbol Frage, ob Sie alle Inventurpositionen auf geprüft setzten wollen mit Ja. und beantworten die Sie haben die Möglichkeit, wenn Sie an einem Artikel noch was ändern wollen, die Prüfung bei der jeweiligen Artikelpositionen wieder zu inaktivieren. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 14 von 27

15 7.) Durchführung einer Datensicherung: Wir empfehlen, vor dem Verbuchen eine Datensicherung durchzuführen. Durch das Verbuchen der Inventur, der Sammelartikel oder der Seriennummern wird das Lager unwiderruflich korrigiert. Wenn im Nachhinein, aus welchen Gründen auch immer, eine Korrektur erforderlich wäre, würde sich der Arbeitsaufwand bei Vorhandensein einer aktuellen Datensicherung erheblich verkürzen. 8.) Inventur buchen bzw. Sammelartikel und Seriennummern verbuchen: Mit diesen Befehlen beenden bzw. speichern Sie Ihre Inventur. Änderungen sind nach diesem Schritt nicht mehr möglich! Achtung: es gibt eine Reihenfolge beim Verbuchen! Immer zuerst die Seriennummern, dann die Inventur und zuletzt die Sammelartikel verbuchen. a.) Inventur buchen: Sie gehen in der Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt Buchen & Bewerten auf das Befehlssymbol Inventur Buchen und beantworten die Frage, ob Sie die Inventur verbuchen wollen mit Ja. Nach dem Verbuchen erhalten Sie eine Auflistung der Artikel, bei denen eine Lagerkorrektur durchgeführt wurde und im Inventurfenster sind die Daten in der Registerkarte Allgemeiner Artikel nun grau hinterlegt. b.) Sammelartikel verbuchen: Wenn Sie mit Sammelartikel arbeiten und diese inventieren wollen, müssen Sie zuerst in der Registerkarte Allgemeine Artikel die Artikelposition des Sammelartikels markieren und dann auf die Registerkarte Sammelartikel wechseln. Hier können Sie nun die Daten des Artikels überprüfen und gegebenenfalls verändern. Wenn Sie alle Ihre Sammelartikel kontrolliert und überprüft haben, können Sie diese verbuchen. Sie gehen in der Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt Buchen & Bewerten auf das Befehlssymbol Sammelartikel verbuchen und beantworten die Frage, ob Sie die Sammelartikel verbuchen wollen mit Ja. Sie erhalten einen Hinweis, wenn die Buchung abgeschlossen wurde. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 15 von 27

16 c.) Seriennummern verbuchen: Wenn Sie mit Seriennummern arbeiten und diese inventieren wollen, müssen Sie zuerst in der Registerkarte Allgemeine Artikel die Artikelposition mit Seriennummer markieren und dann auf die Registerkarte Seriennummern wechseln. Hier können Sie nun die Daten der Seriennummern dieser Artikelposition überprüfen und gegebenenfalls verändern (z.b. den Status verändern, eine neue Seriennummer hinzufügen usw.). Im Normalfall dürfen nur so viele offene bzw. vorhandene Seriennummern vorhanden sein, wie die angeführte Lagermenge des Artikels ist. Wenn Sie alle Ihre Seriennummernartikel kontrolliert und überprüft haben, können Sie diese verbuchen. Sie gehen in der Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt Buchen & Bewerten auf das Befehlssymbol Seriennummern verbuchen und beantworten die Frage, ob Sie die Seriennummern verbuchen wollen mit Ja. Sie erhalten einen Hinweis, wenn die Buchung abgeschlossen wurde. 9.) Inventurgesamtliste bzw. Inventurbewertung: Wenn Sie Ihre Inventur verbucht haben, können Sie eine Inventurbewertung erstellen bzw. eine Gesamtliste Ihrer inventierten Artikel ausdrucken. Inventurgesamtliste: Sie gehen in der Multifunktionsleiste auf den Befehlsabschnitt Inventur und dort auf das Befehlssymbol Liste. Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, welche Daten Sie für Ihre Liste verwenden wollen. Sie treffen Ihre Auswahl und bestätigen mit Weiter. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 16 von 27

17 Im nächsten Fenster werden Sie nach einer weiteren Datendifferenzierung für Ihre Liste gefragt, die Sie durchführen und mit Weiter bestätigen. Nun wählen Sie im neuen Fenster den Begriff Gesamtliste aus und gehen auf den Button Weiter. Jetzt bekommen Sie Ihre Inventurgesamtliste mit allen Artikeln angezeigt. Sie können sich diese Liste ausdrucken, exportieren bzw. bearbeiten, indem Sie noch für Sie relevante Listenparameter der Liste hinzufügen. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 17 von 27

18 Inventurbewertung: Sie gehen in der Multifunktionsleiste auf den Befehlsabschnitt Buchen & Bewerten und dort auf das Befehlssymbol Bewertung. Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie eine Bewertung erstellen wollen, oder die bereits erstellte Bewertungsliste zu dieser Inventur angezeigt haben wollen. Sie treffen Ihre Auswahl und bestätigen mit Weiter. Wenn Sie den Befehl Bewertung erstellen auswählen, werden Sie in einem neuen Fenster informiert, dass die Bewertung erstellt wurde. Wenn Sie auf den Befehl Bewertungsliste anzeigen gehen, kommen Sie in ein neues Fenster, in welchem Sie die Auswahlmöglichkeit haben, wie Ihre Bewertungsliste auszusehen hat. Sie treffen Ihre Auswahl und bestätigen mit Weiter. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 18 von 27

19 Arbeiten mit einer Inventur im i3 System 1 Sie können mit Ihren erstellten Inventuren arbeiten bzw. eine Artikelsuche, verschiedene Listen, Bewertungen, Abwertungen usw. durchführen. In der Multifunktionsleiste der Inventur finden Sie die jeweiligen Befehlssymbole dazu. Sie gehen in der Hauptmultifunktionsleiste auf die Registerkarte Artikel & Lager, dort auf den Befehlsabschnitt Lager und klicken auf das Befehlssymbol Verwaltung. Nun öffnet sich eine Auswahlliste, aus welcher Sie den Befehl Inventur auswählen. Inventur Sie sind nun in dem Arbeitsfenster Inventur. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 19 von 27

20 Wenn Sie in das Arbeitsfenster Inventur kommen, haben Sie zwei Möglichkeiten: entweder Sie legen eine neue Inventur an (siehe Erstellen einer neuen Inventur im i3 System 1) oder Sie suchen sich eine bereits bestehende Inventur aus und öffnen diese. Suchen nach einer Inventur: Sie gehen in der Multifunktionsleiste auf den Befehlsabschnitt Inventur und suchen sich die gewünschte Inventur aus, indem Sie auf den schwarzen Pfeil im Feld unter dem Befehl Wählen Sie eine Inventur klicken, und aus der Auswahlliste Ihre Inventur auswählen, indem Sie diese markieren. Nun gehen Sie in der Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt Inventur auf das Befehlssymbol Öffnen und Ihre ausgewählten Inventurdaten erscheinen im Datenfenster und die Befehlssymbole der Multifunktionsleiste werden aktiviert. Die Multifunktionsleiste der Inventur: Befehlsabschnitt Inventur: Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 20 von 27

21 Befehlssymbol Neu: Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie bei einer bestehenden Inventur noch Artikel bzw. Lager hinzufügen und diese nachinventieren. z.b. Sie haben vom Lager Salzburg eine Inventur durchgeführt und haben nun die Daten der Inventur des Lagers Wien bekommen und möchten diese Daten Ihrer bestehenden Inventur hinzufügen. Die Vorgehensweise ist wie bei der Erstellung einer neuen Inventur (siehe Erstellen einer neuen Inventur im i3 System 1), nur dass Sie zuerst eine Inventur auswählen, diese Öffnen und dann auf das Befehlssymbol Neu gehen. Befehlssymbol Öffnen: Mit diesem Befehlssymbol können Sie Ihre ausgewählte Inventur öffnen und die Daten der Inventur werden im darunterliegenden Datenfenster eingefügt. Befehlssymbol Schließen: Gehen Sie auf dieses Symbol, können Sie Ihre geöffnete Inventur schließen und eine andere Inventur auswählen bzw. eine neue Inventur anlegen. Befehlssymbol Inventur löschen: Mit diesem Befehlssymbol können Sie Inventuren löschen, die verbuchten Lagerwerte bleiben aber bestehen. Diese Funktion verwenden Sie, wenn Sie z.b. monatlich oder noch öfter im Jahr eine Inventur machen und Inventurdaten, die Sie nicht mehr brauchen, löschen wollen (z.b. wenn Ihre Inventurdatenliste schon sehr lang ist). Befehlssymbol Liste: Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, haben Sie die Möglichkeit, sich entweder eine Differenzenliste oder eine Gesamtliste Ihrer Inventur zu erstellen. Befehlssymbol Drucken: Gehen Sie auf dieses Befehlssymbol und Sie können Ihre Differenzenliste bzw. Inventurgesamtliste direkt mit einem Druckformular Ihrer Wahl ausdrucken. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 21 von 27

22 Befehlssymbol Wählen Sie eine Inventur: Mit diesem Befehl können Sie, wenn keine Inventur geöffnet ist, sich eine Inventur Ihrer Wahl zum Bearbeiten aussuchen und öffnen. Sie gehen auf den schwarzen Pfeil am Ende des Feldes unter dem Befehl und wählen aus der Auswahlliste Ihre gewünschte Inventur aus, indem Sie sie markieren. Nun gehen Sie auf das Befehlssymbol Öffnen und die Daten Ihrer Inventur werden in das darunterliegende Fenster eingetragen. Befehlsabschnitt Buchen & Bewerten: Befehlssymbol Inventur buchen: Gehen Sie auf dieses Befehlssymbol um alle geprüften Artikel Ihrer Inventur zur verbuchen. Achtung: Ihr Lagerstand wird durch das Verbuchen unwiderruflich korrigiert! Wir empfehlen zuvor eine Sicherung der Daten durchzuführen. Befehlssymbol Sammelartikel verbuchen: Gehen Sie auf dieses Befehlssymbol um alle geprüften Sammelartikel Ihrer Inventur zur verbuchen. Achtung: Ihr Lagerstand wird durch das Verbuchen unwiderruflich korrigiert! Wir empfehlen zuvor eine Sicherung der Daten durchzuführen. Befehlssymbol Seriennummern verbuchen: Gehen Sie auf dieses Befehlssymbol um alle geprüften Artikel mit Seriennummern Ihrer Inventur zur verbuchen. Achtung: Ihr Lagerstand wird durch das Verbuchen unwiderruflich korrigiert! Wir empfehlen zuvor eine Sicherung der Daten durchzuführen. Befehlssymbol Bewertung: Wenn Sie auf dieses Symbol gehen, können Sie eine Bewertung Ihrer Inventur erstellen bzw. eine bereits erfolgte Bewertung abrufen. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 22 von 27

23 Befehlsabschnitt Bearbeiten: Diese Befehle betreffen das Datenfenster und die Artikelpositionen. Befehlssymbol Geprüft setzten: Klicken Sie auf diesen Befehl und alle Inventurpositionen werden auf geprüft gesetzt, wenn Sie die Frage, ob alle Inventurpositionen auf geprüft gesetzt werden sollten mit Ja beantworten. Befehlssymbol Position löschen: Gehen Sie auf dieses Befehlssymbol und Sie können eine Artikelposition, die Sie zuvor markiert haben, aus der Inventur löschen. Der Artikel und der aktuelle Lagerbestand bleiben aber erhalten. Befehlssymbol Liste aktualisieren: Wenn Sie auf diesen Befehl gehen, werden die Daten der Liste aktualisiert. Wenn Sie auf den Pfeil des Befehlssymbols Bearbeiten gehen, öffnet sich eine Auswahlliste. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 23 von 27

24 Befehlssymbol Abwertung berechnen: Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie zu der blau markierten Artikelposition einen neuen Einzelwert erfassen. Wenn Sie mit Weiter den neuen Wert bestätigen, werden die Felder Abw. Mge (abgewertete Menge) Abw.% (Abwertung in %) und. Abw. Wert (insgesamter abgewerteter Wert) automatisch errechnet und mit den neuen Daten befüllt. Befehlssymbol Daten aktualisieren: Wenn Sie auf diesen Befehl gehen, können Sie die Daten im Datenfenster der Inventur aktualisieren (wenn Sie z.b. über Schnellerfassung Ihre Inventurdaten eingegeben haben) Befehlssymbol Bestand in Historie übertragen: Mit diesem Befehl können Sie Ihren aktuellen Lagerbestand in die Historie (welche mit dem Monatsabschluss erstellt wurde) übernehmen. Befehlsabschnitt MDE/Scanner: Befehlssymbol MDE/Scanner importieren: Wenn Sie auf dieses Befehlssymbol klicken, können Sie alle erfassten Daten, die Sie auf Ihre Mobilen Dateneinheiten bzw. Scanner gesammelt haben, in die Inventur des i3 System 1 importieren (egal, ob es sich um eine bestehende oder neu erstellte Inventur handelt). Achtung: Diese Funktion können Sie nur verwenden, wenn Sie beim Anlegen der neuen Inventur die Frage, ob die Ist-Werte automatisch auf Lagerwerte gesetzt werden sollen, mit Nein beantwortet haben. Befehlssymbol Erfassungsliste drucken: Gehen Sie auf diesen Befehl und Sie können die die erfassten Daten Ihres Scanners bzw. MDE als Liste ausdrucken. Wir empfehlen die Funktion vor dem Verbuchen durchzuführen. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 24 von 27

25 Befehlssymbol Scannerdaten verbuchen: Mit diesem Befehl können Sie Ihre Scannerdaten direkt von der Erfassungsliste in die aktuelle Inventur verbuchen. Befehlssymbol Nur Seriennummern verbuchen: Wenn Sie auf dieses Befehlssymbol gehen, haben Sie die Möglichkeit, nur die mobil erfassten Seriennummern zu verbuchen, ohne die IST-Werte zu verändern (Sonderfunktion). Infozeile: Zwischen der Multifunktionsleiste und dem Datenfenster der Inventur befindet sich die Infozeile. Wenn Sie im Datenfenster eine Artikelposition markieren, können Sie mit Hilfe dieser Funktionstasten Informationen über den Artikel erhalten bzw. diese Artikelposition für die Inventur auf geprüft setzten. Wenn Sie auf F9 gehen, können Sie Ihre Artikelposition auf geprüft setzten. Drücken Sie F10, gelangen Sie in die Artikelkartei der jeweiligen Artikelposition und mit F11 kommen Sie in die Lagerkartei der ausgewählten Artikelposition. Das Datenfenster der Inventur mit seinen 3 Registerkarten: Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 25 von 27

26 Registerkarte Allgemeiner Artikel: Dies ist das Hauptdatenfenster der Inventur und beim Öffnen einer Inventur immer aufgeschlagen. Hier finden Sie die Daten aller von Ihnen ausgewählten Artikelpositionen mit den dazugehörenden Warengruppen /Lagern/ event. Seriennummern/ Lagerständen usw. angeführt. Artikelpositionen suchen: Sie können nach einzelnen Artikeln in Ihrer Datenliste suchen, indem Sie im Feld Suchen die Bezeichnung oder die Artikelnummer Ihres Artikels eingeben und dann auf den Button Suchen oder auf Enter gehen, um die Suche zu starten. Schnellerfassung: Sie können Ihre Inventurdaten auch über die Schnellerfassung eingeben, indem Sie zuerst das Lager auswählen (oder alle Lager auswählen mit dem Befehl Keine Einschränkung), dann die Artikelnummer erfassen und schließlich den korrekten Lagerwert im Feld Menge eingeben. Diese Funktion können Sie auch verwenden, wenn Sie bei Ihrer Inventurerstellung den Befehl Ist-Wert sind gleich Lagerwert verwendet haben, aber Achtung: in diesem Fall müssen Sie bei der Menge den zu korrigierenden Wert eingeben! z.b. im Lager des i3 System 1 sind 17 Stück, gezählt wurden aber nur 16 Stück, also geben Sie im Feld Menge -1 ein. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 26 von 27

27 Datenanzeigefeld: Sie können Ihre Artikelpositionen sortieren, wie Sie gerne wollen, indem Sie auf die Überschrift klicken, nach welcher sortiert werden sollte z.b. Sie wollen nach Lager sortieren, dann gehen Sie auf den Begriff Lager. Wenn Sie eine Artikelposition markieren möchten, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Eintrag, und dieser wird blau unterlegt. Registerkarte Sammelartikel: Sie wählen aus dem Datenanzeigefeld den gewünschten Sammelartikel aus und gehen nun auf die Registerkarte Sammelartikel und können die Daten zu Ihrem Sammelartikel bearbeiten. Registerkarte Seriennummern: Sie wählen aus dem Datenanzeigefeld die Artikelposition aus, die eine Seriennummer hat (bei dem Begriff Serienn. Ist ein Häkchen gesetzt ) und gehen nun auf die Registerkarte Sammelartikel und können die Seriennummern zu Ihrem Artikel überprüfen und bearbeiten. Durch das Verändern des Status der Seriennummer (Sie klicken in das Feld Status bei der gewünschten Nummer und können aus der Auswahlliste den entsprechenden Staus auswählen), können Sie eine Seriennummer löschen (indem Sie den Status auf gelöscht setzten), den Status von offen auf vorhanden setzten, oder auch einen neue Seriennummer hinzufügen. Wenn Sie im ersten Feld den Status Neu, vorhanden auswählen und die neue Seriennummer in das Feld Seriennummer einschreiben, können Sie die neue Nummer hinzufügen. Sonntag, 03. Jänner 2010 Seite 27 von 27

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