Mein Zeitsparschwein. Die E-POSTBUSINESS BOX erledigt Ihre Geschäftspost schneller und günstiger.

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1 Mein Zeitsparschwein Die E-POSTBUSINESS BOX erledigt Ihre Geschäftspost schneller und günstiger. Sparen Sie sich das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren leicht installiert, wird die E-POSTBUSINESS BOX zu Ihrer unverzichtbaren Sparbox, die Ihre Geschäftspost digital versendet und auch physisch zustellt.

2 Effiziente Prozesse für die Ein- und Ausgangspost Ihres Unternehmens. Briefe adressieren, frankieren, zur Post bringen: Das bindet wertvolle Ressourcen, kostet Zeit und Geld. Heute geht dies viel effizienter empfangen und versenden Sie Ihre Geschäftspost mit der E-POSTBUSINESS BOX bequem und einfach von Ihrem Computer. Sie erreichen jeden Empfänger ent weder elektronisch oder auf dem klassischen Postweg. Ihre Mitarbeiter erstellen wie gewohnt alle Anschreiben, Rechnungen und sonstige Geschäftskommunikation, wählen unter Drucken die E-POSTBUSINESS BOX aus und E-POST übernimmt für Sie alle weiteren Schritte bis zur Zustellung. Die E-POSTBUSINESS BOX ist schnell installiert und vereinfacht die Prozesse rund um Ihre Geschäftspost im Ein- und Ausgang. Mit nur wenigen Mausklicks können Sie Einzel- oder Serienbriefe versenden gesichert durch modernste Verschlüsselungstechnologien. Darüber hinaus verfügt die E-POSTBUSINESS BOX über eine flexible File-Schnittstelle zur Integration Ihrer Unternehmenssoftware. Und so funktioniert Ihr neuer Versandprozess: E-PostBusiness Box 1. Dokument erstellen 2. Digital versenden 3. Zustellung Klassischer Briefversand 1. Dokument erstellen 2. Drucken 3. Kuvertieren 4. Frankieren 5. Versenden 6. Zustellung

3 Ihre Vorteile auf einen Blick: Vereinfachung Versand Ihrer Unternehmenskorrespondenz direkt von Ihrem Arbeitsplatz aus Einfache Bedienung aus der gewohnten Software und in gewohnten Prozessen Schnelle Installation und Inbetriebnahme Unkomplizierte Abwicklung Ihrer Korrespondenz über das E-POST System Wussten Sie schon? Wenn Sie Ihre Sendungen über die Box bis 14 Uhr an uns übergeben, erfolgt die Zustellung in der Regel bereits am nächsten Tag. Kostenminimierung Digitalisierung der Ein- und Ausgangspost Günstige Druck- und Versandmöglichkeiten Weniger manuelle Prozesse durch vereinfachten, digitalen Workflow Mehr Sicherheit Sicherer physischer und digitaler Versand von Einzel- und Serienbriefen Durchgängige Datensicherheit in der Verarbeitung Sicherer Absendernachweis durch Einzel- und Gruppenpostfächer bei Bedarf mit Freigabefunktion Einsatz modernster Verschlüsselungstechnologien

4 Einfache Verwaltung Ihrer empfangenen E-POSTBRIEFE. Mit der E-POSTBUSINESS BOX können Sie digitale E-POSTBRIEFE direkt empfangen und verwalten. Alle digitalen E-POSTBRIEFE werden automatisch im Postfach des adressierten Mitarbeiters abgelegt. Von dort aus können sie ganz einfach archiviert, exportiert oder firmen intern weitergeleitet werden. Über die E-POSTBUSINESS BOX wird sichergestellt, dass jedes Schreiben korrekt zugeordnet wird. Sollte ein E-POSTBRIEF einmal keiner konkreten Adresse zugeordnet werden können, wird automatisch der Administrator benachrichtigt, um das Schreiben entsprechend zuzuweisen. Darüber hinaus steht dem Administrator eine Vielzahl weiterer Optionen zur Optimierung aller Prozesse rund um Ihre ein- und ausgehende Geschäftspost mit E-POST zur Verfügung.

5 In 3 Schritten Zeit und Geld sparen. So einfach geht s: 1. Einfache Einbindung der Box in das Netzwerk Die Box wird an Ihr Netzwerk angeschlossen und mit dem mitgelieferten USB-Stick richten Sie Ihre Arbeitsplätze ein. 2. Anpassung der Dateivorlagen Vorgaben für Ihre Dateivorlagen ermöglichen Ihnen den Versand bequem und einfach direkt aus Ihrer bestehenden Textverarbeitung. 3. Komfortable Einrichtung der Arbeitsplätze Die Installation der mitgelieferten Software ist auf den gängigen Microsoft- und Apple-Betriebssystemen möglich. So einfach versenden Sie Ihre Briefe mit der E-POSTBUSINESS BOX 1. Sie schreiben Ihren Brief und wählen dann im Druckmenü E-POSTBUSINESS BOX. 2. Per Klick wird der Brief oder mehrere gesammelt an die Deutsche Post AG übermittelt. 3. Das System sucht automatisch vorhandene E-POSTBRIEF Adressen für die digitale Zustellung. Besitzt der Empfänger keine E-POSTBRIEF Adresse, wird der Brief von uns ausgedruckt, kuvertiert und per Postbote zugestellt. TIPP: So steigern Sie Ihr Einsparpotenzial! Informieren Sie einfach Ihre Empfänger darüber, dass Sie E-POSTBRIEFE versenden und empfangen. Wenn diese dann mit Ihnen ebenfalls über E-POSTBRIEF kommunizieren, können Sie zusätzliche Kosten einsparen.

6 Deutsche Post AG Zentrale Marketing E-POST Bonn Stand: Mai 2014 Mat.-Nr.:

7 Und so einfach richten Sie die E-POSTBUSINESS BOX ein. 1. Binden Sie die E-POSTBUSINESS BOX in Ihr Netzwerk ein. Verbinden Sie die Box mit Ihrem Netzwerk. Durch den mitgelieferten USB-Stick können Sie die Konfiguration automatisch auf Ihre Arbeitsplätze übernehmen. Starten Sie das Web-Frontend zur Administration. Wenn Sie ausgehende Internetverbindungen in Ihrem Netzwerk unterbinden, richten Sie die beschriebenen notwendigen Freischaltungen zum Rechenzentrum des E-POST Systems ein. 2. Einrichtung des technischen Administrators und Ihrer Anwender Folgen Sie einfach der Installationsanleitung für Administratoren und legen Sie die gewünschten Nutzer und Postfächer an. Sie können je nach Bedarf Gruppen- oder persönliche Postfächer einrichten einzeln oder bequem über einen Datei-Upload. 3. Anpassung der Dateivorlagen Damit Sie die Geschäftspost direkt aus Ihrem gewohnten Anwenderprogramm verschicken können, müssen Sie hierfür bestimmte Vorgaben berücksichtigen. Insbesondere bei der ersten Seite sind systembedingte Freiflächen für die Empfängeradresse, Seitenränder und ein Feld für die Portofreimachung einzuhalten auf der Rückseite finden Sie hierfür eine beispielhafte Vorlagenbeschreibung. Wichtig: Alle PDF-Dokumente müssen im Format PDF/A-1b erstellt werden. Für ein optimales Druckergebnis wählen Sie den Farbmodus CMYK und eine Auflösung von 300 dpi für alle eingebundenen Bilder/Grafiken.

8 Wichtiges zur Vorlagengestaltung und Software-Installation. 1 3 Format: DIN A4 (210 x 297 mm) 4. Vorlagengestaltung Position 1: Absenderadresse Position 2: Sperrfläche für DV-Freimachung (Überprüfung nur auf erster Seite des Briefes) Position 3: Position der Falzmarke, die bei postalischer Zustellung automatisch ermittelt wird Position 4: E-POSTBRIEF Adresse Position 5: Sperrfläche für DV-Freimachung (Überprüfung nur auf erster Seite des Briefes) 45 mm 7 mm 85 mm 8 mm Feld für Postanschrift des Absenders 6 mm 13 mm 43 mm 28 mm Feld für Anschrift des Empfängers 15 mm Oben/unten: Nicht druckbarer Bereich auf allen Seiten 105 mm Wichtig: Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, sind die Positionierungen 1 5 unbedingt einzuhalten. 12 mm Links: Nicht druckbarer Bereich auf allen Seiten mm 2 4 Falzposition 2,5 mm Rechts: Nicht druckbarer Bereich auf allen Seiten 5. Einrichtung Ihrer Arbeitsplätze Um die E-POSTBUSINESS Box zu nutzen, installieren Sie die mitgelieferte Software auf den gewünschten Arbeitsplätzen und die Box wird dort als Druckertreiber eingerichtet. Alternativ können Sie zur Anbindung Ihrer Unternehmenssoftware auf eine File-Schnittstelle zugreifen. Legen Sie Ihre fertigen Briefe, unter Beachtung der Formatgestaltung, einfach als PDF- Dokumente in einem Verzeichnis ab, das Sie über SAMBA in Ihrem Netzwerk einbinden können. Unterstützte Betriebssysteme Microsoft Windows XP (32 Bit) Microsoft Windows 2003 (32 Bit) Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit) Microsoft Windows 8 (32 Bit oder 64 Bit) Microsoft Windows Server 2003 (32 Bit oder 64 Bit) Microsoft Windows Server 2008 (32 Bit oder 64 Bit) Mac OS X 10.6 oder höher

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