Effizient & informativ Modernes, digitales Rechnungswesen in mittelständischen Unternehmen

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1 Effizient & informativ Modernes, digitales Rechnungswesen in mittelständischen Unternehmen

2 ROTTHEGE WASSERMANN

3 1 Inhalt: 1. Modernes Rechnungswesen 2 2. Schritt für Schritt zum Erfolg 4 3. Effizienz-Check 8 4. Unser Vorgehen 9 5. Unser Leistungsangebot Unser Optimierungsprozess Unser Zusatzangebot Ihre Anprechpartner 14

4 2 Ihre Anforderung an modernes Rechnungswesen Anspruchsvolle mittelständische Unternehmen und ihre Unternehmer benötigen für ihr Rechnungswesen von Ihrem Steuerberater schon lange mehr als Buchführung, Lohnbuchhaltung, Steuerberechnung und Jahresabschluss. Mittelständische Unternehmen stehen damit vot großen Herausforderungen, um in einem wettbewerbsintensiven Umfeld zu bestehen. In punkto Administration gilt es für sie, die Kosten zu senken, effizient und modern zu agieren und Rationalisierungspotenziale auszuschöpfen. Zugleich erweist sich der Aufbau leistungsfähiger Strukturen für administrative Prozesse als wichtiger Faktor für Ihren Unternehmenserfolg. Unsere Lösung In diesem Marktumfeld bieten wir den Unternehmen mit unseren ganzheitlichen betriebswirtschaftlichen Beratungslösungen und arbeitsteilige Prozessen im Rechnungswesen eine signifikante Verbesserung ihrer Abläufe, die sich zudem schnell für das Unternehmen rechnet. Hohe Ansprüche an die Aufgabenerfüllung garantieren unseren Mandanten eine zielgerichtete und zügige Beratung, maßgeschneidert für ihre individuelle Situation. Mit DATEV-Unternehmen online ermitteln wir bedarfsgerechte In- und Out-Sourcing-Lösungen im Rechnungswesen für Ihr Unternehmen. Gemeinsam mit Ihnen gestalten wir arbeitsteilige en für eine optimale Zusammenarbeit. Alle en werden über das Internet genutzt, dabei sichert der DATEV midentity USB-Stick den Zugriff auf das Programm ab. Unser Angebot Unser Leistungsangebot umfasst insbesondere die Konzeptionierung und Umsetzung individueller Beratungslösungen für ein modernes, digitales Rechnungswesen unter Einsatz von DATEV-Programmen laufende Beratung und Betreuung bei Prozessoptimierungen und -veränderungen von Finanz- und Lohnbuchhaltungslösungen unter Einbeziehung vorhandener DATEV-Programme ROTTHEGE WASSERMANN

5 3 Sehen Sie in der folgenden Grafik, wie ein moderner Bearbeitungsprozess im Rechnungswesen mit digitalen Belegen und elektronischem Datenaustausch aussieht. Mandant DATEV Bank Ausgangs- und Eingangsrechnungen erstellen; Lohn vorerfassen; Kasse: Kassenführung vorerfassen Erfassung in Schnittstelle / Belegverwaltung Automatische Datenübertragung Einlesen der Daten Bearbeitung der Finanz- und Lohnbuchhaltung Zahlungseingang Debitor Abgleich der offenen Posten Elektronische Übermittlung der Kontoauszüge Einsicht in die Auswertung Elektronische Auswertung Zur Verfügungstellung der notwendigen Auswertung Überprüfung Elektronische Zahlungsverkehr Erstellung einer Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsausgang Kreditor Zahlungsfreigabe in Übermittlung Ausführung der Lohn- und Gehaltszahlungen

6 4 Schritt für Schritt zum Erfolg 1. Digitale Belege erzeugen Mandant DATEV RW Bank Ausgangs- und Eingangsrechnungen erstellen; Lohn vorerfassen; Kasse: Kassenführung vorerfassen Automatische Datenübertragung Schnittstelle / Einlesen der Daten Erfassung in Zahlungseingang Belegverwaltung Debitor Bearbeitung der Finanz- und Lohnbuchhaltung Abgleich der offenen Posten Elektronische Übermittlung der Kontoauszüge Modernes Rechnungswesen und eine Finanz- und Lohnbuchführung mit Zukunft für anspruchsvolle Unternehmen im Mittelstand basieren auf elektronischem Datenaustausch und digitalen Belegen. Einsicht in die Auswertung Überprüfung Zahlungsfreigabe in Elektron. Auswertung Elektron. Zahlungsverkehr Übermittlung Zur Verfügungstellung der notwendigen Auswertung Erstellung einer Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsausgang Kreditor Ausführung der Lohn- und Gehaltszahlungen Dazu senden uns unsere Mandanten zunächst ihre Papierbelege per Fax oder per Scanner an das DATEV-Rechenzentrum. Im Rechenzentrum werden die Belege automatisch digitalisiert und in der Belegverwaltung online gespeichert. In Vorsystemen (wie z.b. ERP-Systemen oder branchenspezifischer Warenwirtschaftssysteme) erfasste Daten werden mittels Standard-Schnittstellen oder Datentransfer direkt in die Systemumgebung der DATEV eingelesen. Auch für die monatlichen Lohnabrechnungen Ihres Unternehmens kann die Zusammenarbeit mit Hilfe von DATEV-Unternehmen online verbessert werden. Unsere Mandanten erhalten parallel die von uns elektronisch erstellten Abrechnungen und Auswertungen. Unsere Mandanten können damit auf eine gemeinsame Datenplattform zugreifen, die mit geschütztem Zugang über das Internet genutzt wird. Mandant Ausgangs- und Eingangsrechnungen erstellen; Lohn vorerfassen; Kasse: Kassenführung vorerfassen Erfassung in DATEV Schnittstelle / Belegverwaltung ROTTHEGE WASSERMANN

7 35 2. Elektronische Daten übermitteln Mandant DATEV RW Bank Unsere Mitarbeiter in unserer Kanzlei bearbeiten in dem DATEV-Programm Kanzlei-Rechnungswesen die Buchhaltung und erhalten mittels Belegverwaltung online Zugang zu den digitalen Belegen. Ausgangs- und Eingangsrechnungen erstellen; Lohn vorerfassen; Kasse: Kassenführung vorerfassen Erfassung in Einsicht in die Auswertung Schnittstelle / Belegverwaltung Elektron. Auswertung Automatische Datenübertragung Einlesen der Daten Bearbeitung der Finanz- und Lohnbuchhaltung Abgleich der offenen Posten Zur Verfügungstellung der notwendigen Auswertung Zahlungseingang Debitor Elektronische Übermittlung der Kontoauszüge Die gespeicherten Belege werden am Bildschirm der Mitarbeiter in der Kanzlei angezeigt, beim Buchen automatisch mit dem Buchungssatz verbunden und in der Belegverwaltung online abgelegt. Durch das Herstellen einer Verbindung zwischen Buchungssatz und Beleg kann auch noch später und ohne großen Aufwand - per Mausklick - der Beleg zum Buchungssatz angezeigt werden. Überprüfung Zahlungsfreigabe in Elektron. Zahlungsverkehr Übermittlung Erstellung einer Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsausgang Kreditor Ausführung der Lohn- und Gehaltszahlungen Die Informationen für die Lohnabrechnung können ebenfalls schnell und sicher ausgetauscht werden. Unsere Mandanten erfassen die Daten für die Lohnabrechnung und wir werten diese direkt über das Lohnabrechnungs-Programm aus. Automatische Datenübertragung Einlesen der Daten Bearbeitung der Finanz- und Lohnbuchhaltung Abgleich der offenen Posten

8 6 3. Elektronische Auswertungen bereitstellen Mandant DATEV RW Bank Mit DATEV-Unternehmen online tauschen wir Daten und Belege mit unseren Mandanten elektronisch aus, optimieren vor- und nachbereitende Tätigkeiten und können so die Buchführung zeitnah erstellen. Ferner unterstützen wir unsere Mandanten mit zeitnahen betriebswirtschaftlichen Informationen bei der erfolgreichen Steuerung ihres Unternehmens, so etwa beim Forderungsmanagement und der Liquiditätsplanung. Ausgangs- und Eingangsrechnungen erstellen; Lohn vorerfassen; Kasse: Kassenführung vorerfassen Erfassung in Einsicht in die Auswertung Überprüfung Schnittstelle / Belegverwaltung Elektron. Auswertung Elektron. Zahlungsverkehr Automatische Datenübertragung Einlesen der Daten Bearbeitung der Finanz- und Lohnbuchhaltung Abgleich der offenen Posten Zur Verfügungstellung der notwendigen Auswertung Erstellung einer Zahlungsvorschlagsliste Zahlungseingang Debitor Elektronische Übermittlung der Kontoauszüge Zahlungsausgang Kreditor Zahlungsfreigabe in Übermittlung Ausführung der Lohn- und Gehaltszahlungen Mandant DATEV Einsicht in die Auswertung Elektronische Auswertung Zur Verfügungstellung der notwendigen Auswertung Bank Überprüfung Elektronische Zahlungsverkehr Erstellung einer Zahlungsvorschlagsliste Zahlungseingang Debitor Zahlungsfreigabe in Übermittlung Elektronische Übermittlung der Kontoauszüge 4. Moderne Zahlungsabwicklung einsetzen ROTTHEGE WASSERMANN Mit den aktuellen Auswertungen aus der Buchführung und zeitnahen Ergebnissen aus den Buchungsdaten erstellen wir eine Liste mit Zahlungsvorschlägen, die unsere Mandanten online freigeben und an ihre Bank elektronisch übermitteln. Gleiches gilt auch für Zahlungsvorschläge aus der Lohnabrechnung, die unsere Mandanten auf diese Weise papierlos online freigeben können. Nützlich ist dabei die Information und Erinnerung über den Bewertungsstatus via . Zahlungsausgang Kreditor Ausführung der Lohn- und Gehaltszahlungen

9 7

10 8 Effizienz-Check In der heutigen Zeit und den gegebenen technischen Möglichkeiten stehen Ihnen und auch uns, effiziente Werkzeuge zur Verfügung, um die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten und Informationen ohne Umwege, zeitnah und ohne Reibungsverluste, mit höchstmöglicher Effizienz, durchführen zu können. Dieser Austausch erfolgt mit den meisten unserer Mandanten auf elektronischem Wege. Über eine gemeinsame Plattform können Informationen, die Belege der Finanzbuchhaltung und die Ihnen zur Verfügung gestellten Auswertungen ausgetauscht, bearbeitet und eingesehen werden. Dazu untersuchen wir unter Einsatz unserer praxiserprobten Checkliste die Rechnungswesen-Prozesse und üblichen Abläufe und berücksichtigen Ihre individuellen Erfordernisse in Ihrer Unternehmung. Als Ergebnis stellen wir Ihnen in einem Kurz-Bericht unsere Analyse sowie eine Konzeptskizze vor, die Verbesserungspotentiale für Ihr Unternehmen konkret benennt. ROTTHEGE WASSERMANN

11 9 Unser Vorgehen Ist-Aufnahme Checkliste für die Optimierung des Rechnungswesens Beschreibung des vorhandenen Workflows Soll-Prozess Definition Bedarfe ermitteln und Lösungswege aufzeigen Analyse des Workflows und Bestimmung des optimalen Prozesses Unser arbeitsteiliges Vorgehen sichert wirtschaftlichste Lösung! Controlling und Verbesserung Regelmäßiges Controlling der Prozessabläufe Ermitteln von Optimierungsbedarf Umsetzung des neuen Prozesses Beschreibung des optimierten Soll-Prozesses Unterstützung bei der Umsetzung im Unternehmen

12 10 Unser Leistungsangebot Unser Leistungsangebot für Ihr Unternehmen umfasst folgende Tätigkeiten: Übernahme und Implementierung der Daten der bestehenden Finanzbuchhaltung in die DATEV- Programme Einrichtung und Schulung der DATEV - Unternehmen online Erstellung der laufenden Finanzbuchhaltung. Dies umfasst im Einzelnen: Zeitnahe Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle anhand der zur Verfügung und elektronisch bereitgestellten Belege und Unterlagen Führung der offenen-posten- Buchhaltung Führung der Anlagenbuchhaltung Aufbereitung des Zahlungsverkehrs Erstellung von Zahlungsvorschlaglisten anhand der offenen- Posten-Buchhaltung, unter Berücksichtigung der Fälligkeiten und individueller Zahlungsvereinbarungen (z. B. Skonti) Bereitstellung der Zahlungsanweisungen auf elektronischem Wege Übersendung Mahnungsvorschlagslisten Führung der Kostenrechnung Übermittlung der notwendigen Meldungen an das Finanzamt und ggf. zuständigen Stellen, Z. B. Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung Lohnsteueranmeldungen Sozialversicherungsmeldungen Erstellung und Übermittlung von Jahresabschlüssen Erstellung und Übermittlung der E- Bilanz sowie der notwendigen Steuererklärungen Bereitstellung der gewünschten Auswertungen im Rahmen der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung, z. B.: Betriebswirtschaftliche Auswertungen Controlling-Report Summen- und Saldenliste Betriebsabrechnungsbogen / Gesamtkalkulationsauswertung der Kostenrechnung Fälligkeitsliste der offenen-posten- Buchhaltung Finanz- und Liquiditätsanalyse / Finanzstatistik Liquiditätsvorschau über 90 Tage Digitale Personalakte ROTTHEGE WASSERMANN

13 11 Unser Optimierungsprozess I Anforderungsprofil definieren Kriterien: Erstellungsort, Belegfluss, Verarbeitung, Mehrwert II IST-Prozessaufnahme durchführen Rechnungseingang / -ausgang, Finanzverkehr, Mahnwesen, Belegtransfer, Belegverwaltung, Lohnbuchhaltung, Auswertungen III SOLL-Prozessaufnahme durchführen Digitales Rechnungswesen einsetzen! Neuen Ablauf festlegen / Workflow beschreiben Lösungsvorschlag abstimmen IV Kostenstruktur abstimmen einmalige Einrichtungskosten ermitteln Schulung, Einrichtung, Umsetzung: Budget festlegen laufende monatliche Entgelte ermitteln V Konkreten Prozess umsetzen Einführung des digitalen Rechnungswesens vor Ort begleiten Mitarbeiter/innen bzw. Anwender / innen schulen

14 12 Unser Zusatzangebot: Ein Online Info-System mit Archivfunktion Wir organisieren für Sie Ihre beleglose Ablage und stellen Ihnen unser Informations-System mit Archivfunktion zusätzlich zur Verfügung. Effizient und informativ, so haben Sie stets via PC einen Online-Zugriff auf wichtige Dokumente des Rechnungswesens und der Steuern. Einen zusätzlichen Nutzen stellt für Sie zugleich die Archivfunktion dar, die eine sichere Ablage ermöglicht. Das Programm ermöglicht es Ihnen, zusätzlich eigene Unterlagen, wichtige Verträge, Personalangelegenheiten etc. in digitaler Form in das Archiv aufzunehmen. Dadurch haben Sie jederzeit überall (im Internet) Zugriff auf Ihre Dokumente. Mit wenigen Mausklicks stehen Ihnen sämtliche Informationen über Rechnungswesen und Steuern in Ihrem Unternehmen bereit. Im Programm DATEV Unternehmen Online unter dem Reiter Belegübersicht richten wir für Sie dazu folgende Ordner ein: ROTTHEGE WASSERMANN

15 13 Schriftverkehr Finanzbuchhaltung Lohnbuchhaltung Rechnungswesen Jahresabschluss Schriftverkehr Steuerbescheide Steuererklärungen Steuern Wichtige Dokumente Info Ordner Schriftverkehr Wichtige Verträge Recht Newsletter sonst. Info Aktuelles

16 14 Ihre Ansprechpartner Christian Nagel Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Tätigkeitsschwerpunkte Steuergestaltung und Strukturierung von Unternehmen und Konzernen Internationales Steuerrecht Betriebswirtschaftliche Beratung Steuerliche Due Diligence, Unternehmenskauf und -verkauf Unternehmensnachfolge Arnd Schulte-Umberg Steuerberater Tätigkeitsschwerpunkte Steuerliche Gestaltung Nachfolgeberatung Jahresabschlusserstellung Sanierungsberatung Betriebswirtschaftliche Beratung ROTTHEGE WASSERMANN

17

18 Herausgeber: ROTTHEGE WASSERMANN Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern

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