Herzlich willkommen! ERASMUS Intensivprogramme 2013/14 Informationsseminar für Vertragsnehmer

Transkript

1 Herzlich willkommen! ERASMUS Intensivprogramme 2013/14 Informationsseminar für Vertragsnehmer Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit Referat Juli 2013 in Bonn

2 Vertragsabwicklung, Förderbedingungen, Administration und Finanzmanagement eines ERASMUS Intensivprogramms Britta Schmidt Referat Juli 2013 in Bonn

3 Der IP-Vertragszyklus (Antrag 2013/14)... - Vertragsabwicklung 2013/ Projektdurchführung 2013/14 - Veröffentlichungen im Rahmen des IP - Qualitätsanforderungen an einen Projektzyklus - - Abschlussbericht für 2013/14 an den DAAD 3

4 Vertragsabwicklung 2013/14 Woraus besteht ein IP-Zuwendungsvertrag? - 2 Exemplare des Zuwendungsvertrags (Besondere Bestimmungen) - Allgemeine Bestimmungen der EU zum Zuwendungsvertrag - tabellarische Übersicht der Bewilligungsberechnung - Anlage I (Bestätigung des IP-Veranstaltungstermins durch IP-Koordinator) - Anlage II (Bestätigung der Projektpartnerschaften durch IP-Koordinator) - Anlage III (Formular Abschlussbericht) - Anlage IV (DAAD-Leitfaden zur Organisation und Durchführung eines ERASMUS Intensivprogramms) - Anlage V (Evaluierungsbogen für Studierende) Anlage III nur im Internet herunterzuladen unter: 4

5 Vertragsabwicklung 2013/14 Was ist vor der Vertragsrücksendung zu beachten? - Angaben zu Ihrer Hochschule (S.1) in beiden Originalexemplaren vollständig ergänzen - die Bankangaben (S. 6) in beiden Originalexemplaren vollständig ergänzen - Kontaktangaben (S. 6) in beiden Originalexemplaren vollständig ergänzen - Zugangsdaten zur Internetseite (S. 8), auf der Ihre Projektergebnisse veröffentlicht werden, korrekt ergänzen (Internetseite zugänglich machen) - beide Originalexemplare des Vertrags mit Datum- und Ortsangabe versehen und von einem rechtlichen Vertreter der Hochschule unterschreiben lassen - Anlage I vollständig ausgefüllt und vom IP-Koordinator unterschrieben - Anlage II vom IP-Koordinator unterschrieben - Berechnung der Bewilligungssumme überprüfen 5

6 Vertragsabwicklung 2013/14 Bis wann muss der Vertrag an den DAAD zurückgeschickt werden? - beide Exemplare des unterzeichneten Vertrags + je 1 Exemplar der ausgefüllten und unterzeichneten Anlagen I und II müssen umgehend, jedoch spätestens bis zum bis zum (Datum des Poststempels) an den DAAD zurückgeschickt werden (dies gilt nur für alle am in Bonn ausgehändigten Verträge) Bitte halten Sie die Rücksendefrist unbedingt ein, da wir verspätet eingehende Verträge nach den Bestimmungen der EU nicht mehr annehmen dürfen! 6

7 Vertragsabwicklung 2013/14 Wann tritt der Zuwendungsvertrag in Kraft? - der Vertrag tritt nach Gegenzeichnung durch den DAAD in Kraft. - Erstzeichnung durch den rechtlichen Vertreter der Hochschule, dann - Gegenzeichnung durch die NA-DAAD. Wann zahlt der DAAD die Zuwendung? Die Mittelüberweisung erfolgt in 2 Raten: a) 1. Rate (80% der Bewilligungssumme) innerhalb von 30 Tagen nach Inkrafttreten des Zuwendungsvertrags b) die Schlussrate (max. 20% der Bewilligungssumme) nach Prüfung des Abschlussberichts durch den DAAD und einen externen Gutachter 7

8 Projektdurchführung 2013/14 Der IP-Vertragszyklus 2013/14 Aktueller Vertragszeitraum: Erweiterung: Projekte mit Beginn spätestens am dürfen bis spätestens 15. Oktober 2014 beendet werden (dabei gilt weiterhin die maximale Förderdauer für IPs von 6 Wochen). 8

9 Projektdurchführung 2013/14 Ein IP-Projekt soll grundsätzlich wie im Antrag beschrieben und von der NA bewilligt durchgeführt werden. Änderungen: - Nicht vertragsrelevante Änderungen (Verwaltungstechnische Änderungen, die keiner Genehmigung durch die NA bedürfen) - Wechsel des rechtlichen Vertreters/ - Änderung der Kontaktdaten - Vertragsrelevante Änderungen (Genehmigung der NA erforderlich!) - Wechsel des Projektkoordinators - Änderungen in den Projektpartnerschaften - Änderung des Arbeitsplans, Veranstaltungsortes, Durchführungstermins - Änderung der Bankangaben Mitteilung an den DAAD mit entsprechendem Formular (Anhang zum Leitfaden) u. ggf. weiteren Nachweisen / Erläuterungen 9

10 Veröffentlichungen im Rahmen des Intensivprogramms WICHTIG: Bitte platzieren Sie in allen Publikationen (Broschüren, Flyer, Plakate o.ä.) einschließlich bei Konferenzen oder Seminaren sichtbar den Hinweis, dass das Intensivprogramm aus Mitteln der Europäischen Union gefördert wurde. Entsprechende Logos auf der Internetseite der EU: de.html Hinweis zum HAFTUNGSAUSSCHLUSS im Leitfaden Punkt

11 Qualitätsanforderungen an einen IP-Projektzyklus aus Sicht des DAAD Für den Aufbau eines erfolgreichen IP-Projektmanagements sind folgende Kriterien Grundvoraussetzung I: Festlegung von Zielen für das Projekt was soll wann wie erreicht werden? Planung der konkreten Umsetzung der einzelnen Schritte des Projektantrages & des Arbeitsplans Zeitplanung eigenen Projektzyklus vorbereiten Abstimmung mit Partnern (Treffen etc.) Vorbereitung Info- & Arbeitsmaterialien für Teilnehmer und Partner update/ Vorbereitung der Webseite Vertrags- und Finanzmanagement sorgfältige Lektüre der EU-Vorgaben, Vertragsunterlagen, Leitfaden, etc. Aufbereitung der Vertragsunterlagen für Partner Abstimmung mit anderen Akteuren der Hochschule, z. B. Haushaltsabteilung Erstellung einer Finanzdatenbank/Kostenkalkulation Überlegung eines Auszahlungsmodus für Partner & Teilnehmer am IP 11

12 Qualitätsanforderungen an einen IP-Projektzyklus aus Sicht des DAAD Für den Aufbau eines erfolgreichen IP-Projektmanagements sind folgende Kriterien Grundvoraussetzung II: Qualitätssicherung Festlegung administrativer & inhaltlicher Qualitätsstandards transparentes Auswahlprozedere (eigene HS & Partner) Festlegung und rechtzeitiger Einsatz der Monitoring- und Evaluierungsinstrumente verlässliches Partnernetzwerk umfängliche Information d. Partner über Vertragsinhalte & finanzielle Details falls noch nicht geschehen: vertragliche Grundlage mit Partnern schaffen falls noch nicht geschehen: Festlegung der jeweiligen Aufgaben der Partner und Erstellung eines Zeitplans 12

13 Fragen und Diskussion zum Finanz- und Projektmanagement Haben Sie Fragen??? 13

14 Der Abschlussbericht Sandra Eiringhaus, Britta Schmidt IP-Vertragsnehmerseminar 15. Juli 2013 in Bonn

15 Der IP-Abschlussbericht 2013/14 Abschlussbericht an den DAAD Immer 4 Monate nach Projektende, spätestens jedoch am Rechtzeitige Erinnerung durch die NA-DAAD per - Bitte verwenden Sie für den Bericht das aktuelle Formular 15

16 Der IP-Abschlussbericht 2013/14 Berichtskomponenten: - Abschlussbericht mit Sachbericht (Word-Format) inkl. Auswertung der Evaluationsbögen der Studierenden - Alle Fragen im Formular beantworten - Kopien der unterschriebenen Teilnehmerlisten - Alle Produkte und Outputs (z.b. Broschüren, Plakate, Lernmaterialien) in der ursprünglich vorgesehenen Form - Jeweils 1 Original und 1 Kopie des Berichts in Papierform und in elektronischem Format, jeweils 2 Exemplare der Outputs - Genaue Hinweise finden Sie im Abschlussberichtsformular 16

17 IP-Abschlussbericht 2013/14 Notwendige Unterschriften: - Abschlussbericht mit Sachbericht (Word-Format): - Unterschrift des rechtlichen Vertreters der Hochschule erforderlich - die einer anderen unterschriftsberechtigten Person ggf. im Anschreiben muss erläutert werden oder entsprechende Bescheinigung beifügen! - die Unterschrift des IP-Koordinators ist nicht zulässig! Grundsätzlich gilt: Unterzeichnung des Berichts erfolgt durch andere Person als den IP-Koordinator (4-Augen-Prinzip!) 17

18 Der IP-Abschlussbericht 2013/14 - Eingangsprüfung des Berichts - Versand einer Eingangsbestätigung (Formular vorab ausfüllen nicht vergessen!) - Prüfung des Berichts auf formale Vollständigkeit - ggf. Nachfragen / Nachforderungen 18

19 IP-Abschlussbericht 2013/14 Formalien worauf Sie beim Verfassen des Berichts achten sollten.. - Das richtige Formular verwenden! - Evaluationsbögen der Studierenden (Basis: Anlage V) selbst auswerten, wesentliche Ergebnisse im Abschlussbericht zusammenfassen (Bögen aufbewahren!) - Teilnehmerliste beifügen (vor dem IP vorbereiten und alle TN vor Ort unterschreiben lassen) - Einzelnachweise, Atteste, Bestätigungen, falls erforderlich, nicht vergessen 19

20 IP-Abschlussbericht 2013/14 Formalien worauf Sie beim Verfassen des Berichts achten sollten.. - Im Arbeitsplan alle Tage, auch An- und Abreisetage /Wochenenden einzeln auflisten und die Aktivitäten konkret mit groben Zeitangaben beschreiben, ggf. vorhandenen Programmplan für die Teilnehmer beifügen (Mindestdauer eines Arbeitstages sollte grundsätzlich ca. 6-8 Stunden betragen) - Ergebnisse / Auswirkungen fachbezogen und konkret beschreiben (keine Allgemeinplätze ) Vorhersehbare Änderungen dem DAAD vor dem IP zeitnah mitteilen (ggf. Änderungsantrag vor Beginn des IP stellen!) - Unvorhergesehene Änderungen während des IP im Abschlussbericht beschreiben (z.b. Partnerausfälle (wg. Erkrankung o.ä.), im Bericht nicht unkommentiert lassen, neue Aufgabenverteilung nennen, Notfallplan zur Erreichung der Zielsetzungen beschreiben, notwendige Anpassungen des Arbeitsplans während des IP begründen - Auch vorherige genehmigte Änderungsanträge und deren Auswirkungen inhaltlich erläutern; dies erleichtert dem externen Gutachter die Beurteilung 20

21 IP-Abschlussbericht 2013/14 - Outputs vollständig zusenden - Hardcopies nur von Produkten, die als Papierversion veröffentlicht werden, elektronische Materialien elektronisch, z.b. auf CD-ROM oder USB-Stick, senden; bitte möglichst lesbare Standard-Formate verwenden! - angegebene Internetlinks vorab auf Funktionalität prüfen, dem DAAD ist zu Prüfungszwecken ein neutraler und unbeschränkter Zugang zu den Unterrichtsmaterialien und Arbeitsergebnissen zu ermöglichen! Persönliche Daten von TN müssen ggf. in gesonderten geschützten Bereichen untergebracht werden. ->Struktur der Seite überprüfen! - Die Internetseite sollte auch ohne Direktlink problemlos auffindbar sein! - Erläuterung, wenn laut Antrag vorgesehene Produkte später erstellt werden bzw. von der beantragten Form ausweichen) 21

22 IP-Abschlussbericht 2013/14 Finanzabrechnung - in der Einzelabrechnung werden nur ERASMUS-geförderte Studierende und Dozenten aufgelistet! - Angaben der Studierenden- und Dozentenzahlen im Abschlussbericht auf Übereinstimmung mit den übermittelten Teilnehmerdaten und Unterschriftenlisten prüfen! - Pauschalen für Aufenthalt von förderfähigen Studierenden und Dozenten abrechnen - Pauschale für Organisation abrechnen (kein detaillierter Nachweis der Einzelausgaben gegenüber dem DAAD erforderlich) 22

23 IP-Abschlussbericht 2013/14 - Fahrtkosten werden nach tatsächlich entstandenen Kosten berechnet - Angabe der Gesamtkosten - Angabe des 90%-Anteils - Abweichungen bitte erläutern - Originale der Fahrtkosten- und sonstigen Belege verbleiben grundsätzlich an der koordinierenden Hochschule (werden ggf. im Rahmen eines Audits geprüft) Belege an den DAAD bitte nur nach gesonderter Aufforderung schicken! 23

24 Informationsseminar für ERASMUS IP-Vertragsnehmer 2013/14 Haben Sie Fragen zum Abschlussbericht? 24

25 IP-Vertragsnehmerseminar 2013/14 Bei Fragen : Bitte Beratung frühzeitig in Anspruch nehmen! - NA-DAAD (intensivprogramme@daad.de) oder - ERASMUS Experten (Kontaktdaten im Internet) unter: 26

26 IP-Vertragsnehmerseminar 2013/14 Vielen Dank und viel Erfolg für Ihr Intensivprogramm Haben Sie noch Fragen? 27