Erhebungshandbuch für den BIX für wissenschaftliche Bibliotheken 2015 (Berichtsjahr 2014)

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1 Erhebungshandbuch für den BIX für wissenschaftliche Bibliotheken 2015 (Berichtsjahr 2014) Allgemeine Hinweise - S.2 Teil 1: Übersicht Basiszahlen alle notwendigen Daten auf einer Seite - S. 3 Teil 2: Übersicht Indikatoren alle Indikatoren mit Berechnungsweg auf zwei Seiten - S. 4-5 Teil 3: Definitionen und Erläuterungen Details zur Erhebung der Basiszahlen in DBS und BIX - S Anlagen: Anleitung zur Berechnung von Vollzeitäquivalenten - S. 17 Informationen zum Indikator "Sofortige Medienverfügbarkeit" - S. 18 Alle benötigten DBS-/ÖBS-Daten auf einen Blick - S. 19 1

2 Allgemeine Hinweise Dateneingabe Die Dateneingabe erfolgt online über das DBS-Erfassungsmodul des Hochschulbibliothekszentrums hbz. Mit Ihren DBS-Zugangsdaten (DBS-ID und Passwort) können Sie ab Januar die Daten direkt unter eingeben. Alle BIX-Basisdaten, die sich aus DBS-Daten ergeben, sind im Handbuch gelb markiert. Sie werden von der BIX-Redaktion für Sie berechnet. Sie müssen sie nicht selbst ausrechnen und eintragen. Sie müssen jedoch alle zugrundeliegenden DBS-Zahlen vollständig angeben. Virtuelle Nutzungsmessung Die virtuellen Besuche werden von der Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) zentral erhoben. Das Feld 182 wird durch die HdM an die DBS-Redaktion gemeldet und ist daher für die manuelle Eingabe gesperrt. Bei Fragen zur Erhebung der virtuellen Besuche wenden Sie sich bitte an die HdM. Bitte geben Sie immer Ihre DBS-ID an. stuttgart.de. Ihre Ansprechpartnerinnen im Kompetenznetzwerk für Bibliotheken: BIX-Redaktion im dbv: 0049/(0) DBS-Redaktion im hbz: 0049/(0) , -185, 2

3 Teil 1: Übersicht Basiszahlen grün = Zahl aus der DBS: BIX-Zahl ist mit DBS-Zahl identisch gelb = wird von der BIX-Redaktion für Sie aus DBS-Zahlen berechnet rot = nicht in der DBS enthalten: zusätzliche Erhebung für BIX notwendig! BIX DBS / ÖBS Zieldimension Angebote 1 = 16 Benutzerarbeitsplätze 2 = 2+3 Mitglieder der primären Nutzergruppe 3 = Personalkapazität gesamt in VZÄ 4 =149 Ausgaben Medienerwerb (elektr. und konventionell und mit Einband) 5 =151 Ausgaben für den Erwerb digitaler / elektronischer Medien 6 = Ausgaben Medienerwerb (elektr. und konventionell ohne Einband) 7 =7 Regelöffnungsstunden pro Woche (nur Zentralbibliothek) Zieldimension Nutzung 8 =176 physische Bibliotheksbesuche 9 =182 virtuelle Bibliotheksbesuche (ermittelt durch Zählpixel) 10 =178 Teilnehmer an Benutzerschulungen 11 = Ausleihen (ohne Verlängerungen sowie ohne Vormerkungen) 12 = Ausleihen (ohne Verlängerungen) plus Zahl der Fernleihbestellungen (passiv) 13 Nutzerzufriedenheitsquote wird derzeit nicht erhoben 14 Zieldimension Effizienz = laufende Ausgaben der Bibliothek (ohne investive Ausgaben) 15 =4-5 Aktive Entleiher (hochschulintern) 16 =159 Ausgaben für Personal 17 BIX Zahl der beschafften Medien 18 BIX Zahl der Mitarbeiter in der Medienbearbeitung (VZÄ) 19 BIX Zahl der Mitarbeiter in Orts- und Fernleihe sowie Dokumentlieferung (VZÄ) 20 = Ausleihen (ohne Verlängerungen) plus aktive und passive Fernleihbestellungen Zieldimension Entwicklung 21 =223 Fortbildungstage aller Mitarbeiter 22 =215 Personal finanziert vom Unterhaltsträger 23 =163 Mittel der Bibliothek vom Unterhaltsträger (ohne Drittmittel, mit Investitionen) 24 BIX Mittel der Hochschule (ohne Dritt- und Sondermittel) 25 = Erwirtschaftete Mittel, Dritt- und Sondermittel der Bibliothek 26 =166 Gesamtmittel der Bibliothek (inklusive Mittel für investive Ausgaben) 27 BIX Zahl der Mitarbeiter für elektronische Dienstleistungen (VZÄ) BIX- Kurzprofil 28 System BIX-Kategorie 29 BIX Anmerkungen 30 =1 Zahl der enthaltenen Bibliotheken 3

4 Teil 2: Übersicht Indikatoren 1. Zieldimension Angebote: Welche Infrastruktur kann die Bibliothek für die Nutzung bieten? 1.1 Benutzerarbeitsplätze pro Mitglieder der primären Nutzergruppe 1.2 Bibliotheksmitarbeiter pro Mitglieder der primären Nutzergruppe 1.3 Ausgaben für Literatur und Information pro Mitglied der primären Nutzergruppe 1.4 Anteil der Ausgaben für elektronische Bestände an den gesamten Ausgaben für Informationsversorgung 1 Benutzerarbeitsplätze 2 Mitglieder der primären Nutzergruppe mal Personalkapazität gesamt in VZÄ 2 Mitglieder der primären Nutzergruppe mal Ausgaben Medienerwerb (elektr. und konventionell und mit Einband) 2 Mitglieder der primären Nutzergruppe 5 Ausgaben für den Erwerb digitaler / elektronischer Medien 6 Ausgaben Medienerwerb (elektr. und konventionell ohne Einband) mal Öffnungsstunden pro Woche 7 Regelöffnungsstunden pro Woche (nur Zentralbibliothek) 2. Zieldimension Nutzung: Wie werden die angebotenen Dienstleistungen genutzt? 2.1 physische Bibliotheksbesuche pro Kopf der primären Nutzergruppe 2.2 Virtuelle Bibliotheksbesuche pro Kopf der primären Nutzergruppe 2.3 Schulungsteilnahmen pro Mitglieder der primären Nutzergruppe 2.4 Sofortige Medienverfügbarkeit Der Indikator sagt aus, wie viel Prozent aller Ausleihen rein rechnerisch sofort, d.h. ohne Vormerkung oder Fernleihe, getätigt wurden. Nähere Erläuterungen zum Indikator finden Sie auf S physische Bibliotheksbesuche 2 Mitglieder der primären Nutzergruppe 9 virtuelle Bibliotheksbesuche (ermittelt durch Zählpixel) 2 Mitglieder der primären Nutzergruppe 10 Teilnehmer an Benutzerschulungsstunden 2 Mitglieder der primären Nutzergruppe mal Ausleihen insgesamt minus Vormerkungen 12 Ausleihen insgesamt plus Fernleihbestellungen mal 100 4

5 3. Zieldimension Effizienz: Werden die Dienstleistungen kosteneffizient erbracht? 3.1 Bibliotheksausgaben pro Nutzer 3.2 Verhältnis der Erwerbungsausgaben zu den Personalausgaben 3.3 Prozesseffizienz Medienbearbeitung 3.4 Prozesseffizienz Entleihungen und Fernleihe 14 Ausgaben der Bibliothek (ohne investive Ausgaben) 15 Aktive Entleiher (hochschulintern) 4 Ausgaben Medienerwerb (elektr. und konventionell und mit Einband) 16 Ausgaben für Personal mal Zahl der beschafften Medien 18 Zahl der Mitarbeiter in der Medienbearbeitung (VZÄ) 20 Ausleihen, gebende und nehmende Fernleihbestellungen 19 Zahl der Mitarbeiter in Orts- und Fernleihe sowie Dokumentlieferung (ohne campusinterne Dokumentlieferung) (VZÄ) 4. Zieldimension Entwicklung: Sind ausreichende Potenziale für die notwendigen Entwicklungen vorhanden? 4.1 Fortbildungstage pro Mitarbeiter 4.2 Anteil der Bibliotheksmittel an den Mitteln der Hochschule 4.3 Anteil der Dritt- und Sondermittel an den Bibliotheksmitteln 4.4 Anteil des zur Entwicklung und Bereitstellung elektronischer Dienste eingesetzten Personals 21 Fortbildungstage aller Mitarbeiter 22 Personal finanziert vom Unterhaltsträger 23 Mittel der Bibliothek vom Unterhaltsträger 24 Mittel der Hochschule (ohne Dritt- und Sondermittel) mal Erwirtschaftete Mittel, Dritt- und Sondermittel der Bibliothek 26 Gesamtmittel der Bibliothek (inklusive Mittel für investive Ausgaben) mal Zahl der Mitarbeiter für elektronische Dienstleistungen (VZÄ) 3 Personalkapazität gesamt in VZÄ mal 100 5

6 Teil 3: Definitionen und Erläuterungen für den BIX-WB 2015 (Berichtsjahr 2014) grün = Zahl im BIX ist identisch mit einer Zahl der DBS. Sie brauchen die Zahl nur in die DBS-Maske oder in die BIX-Maske einzutragen, sie wird automatisch ins jeweils andere Modul übernommen. gelb = Zahl setzt sich aus mehreren DBS-Zahlen zusammen. Der BIX-Wert wird für Sie von der BIX-Redaktion aus den DBS-Zahlen berechnet. rot = Zahl weicht inhaltlich von der DBS ab oder ist in der DBS nicht enthalten. Diese Zahl bitte separat erheben und in die BIX-Maske eintragen. Basiszahl Erläuterung (Auf Basis der DBS-Definitionen) Benutzerarbeitsplätze (Anzahl) = DBS (16) 1 WAS? Anzahl der für Benutzer verfügbaren Arbeitsplätze am Ende des Berichtszeitraums. WIE? Es sind die Arbeitsplätze in allen Bibliotheken zu berücksichtigen, deren Erwerbungs- und Personalmittel gemeinsam mit der Zentralbibliothek ausgewiesen und verwaltet werden und für die Daten an die DBS gemeldet werden (vgl. DBS (1): Zahl der enthaltenen Bibliotheken. Mitglieder der primären Nutzergruppe DBS (2) + DBS (3) 2 WAS? DBS (2): Zahl der Studierenden, die an der Hochschule während des im Berichtsjahr beginnenden Wintersemesters eingeschrieben sind. plus WAS? DBS (3): Wissenschaftliches Personal Hier ist die Zahl der Stellen (Vollzeitäquivalente) des wissenschaftlichen und künstlerischen Personals der Hochschule zum Ende des Berichtszeitraums anzugeben. Stellen (Personal) die über Drittmittel finanziert werden, sind nicht zu erfassen. 6

7 WAS? Summe aus dem Bibliothekspersonal laut Stellenplan insgesamt und dem Personal außerhalb des Stellenplans insgesamt (z.b. studentische Hilfskräfte, Projektkräfte). Personalkapazität in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) DBS (215) aus Mitteln des Unterhaltsträgers + DBS (219) aus Drittmitteln + DBS (221) studentische Hilfskräfte. 3 Die Summe setzt sich zusammen aus: DBS (215) Bibliothekspersonal (Stellen), finanziert durch Mittel des Unterhaltsträgers, in Vollzeitäquivalenten (ohne studentische Hilfskräfte). WIE? Maßgebend ist der (Teil-) Stellenplan der Bibliothek am des Berichtsjahres. Zusätzlich ist Personal außerhalb des Stellenplans zu berücksichtigen, soweit dieses aus Mitteln des Unterhaltsträgers finanziert wird. Für Standorte deren (Teil-) Stellenpläne im Rahmen von Globalhaushalten nur noch einen Rahmen widerspiegeln, ist die Zahl der am des Berichtsjahres besetzten Stellen des (Teil-)Stellenplans maßgeblich. DBS (219) Bibliothekspersonal, finanziert durch Drittmittel (ohne stud. Hilfskräfte) (VZÄ) DBS (221) studentischen Hilfskräften (VZÄ) ehrenamtliches Personal (DBS 220) wird nicht mitgezählt. Hinweis: Azubis und Praktikanten zählen nicht mit! WIE? Teilzeitstellen bitte in Vollzeitäquivalente umrechnen, Angaben bitte mit 2 Dezimalen. Ausgaben für Medienerwerb DBS (149) Ausgaben für den Erwerb digitaler/ elektronischer Medien DBS (151) 4 5 WAS? DBS (149) Hierunter sind sämtliche Ausgaben für die Erwerbung aller Bibliotheksmaterialien (d.h. Bücher, Zeitschriften, AV-Medien, Mikromaterialien usw.), einschließlich aller Ausgaben für elektronische Medien sowie Einbandkosten zu verstehen. DBS (151) Unter Ausgaben für digitale/elektronische Medien sind die Aufwendungen für den Kauf, den Erwerb von Lizenzen, Eigenanteile an Konsortial- und/oder Pauschalverträgen sowie Aufwendungen für Digitalisierung zu verstehen DBS (153) Unter Ausgaben für Einband sind sowohl die Ausgaben für Buchbinderarbeiten außer Haus als auch die Sachausgaben für eigene Buchbinderei/Buchpflege zu verstehen WIE? Anzugeben sind die tatsächlich geleisteten Ausgaben nach den Rechnungsergebnissen des Berichtsjahres in vollen Euro. WAS? DBS (151) Hierunter sind die Aufwendungen für den Kauf, den Erwerb von Lizenzen, Eigenanteile an Konsortial- und/oder Pauschalverträgen sowie Aufwendungen für Digitalisierung zu verstehen. Digitale/elektronische Medien sind die unter DBS (110)-(121) und (131)- (139) genannten Dokumente. Enthalten sind Ausgaben für die Digitalisierung. Pay-per-view-Kosten werden seit 2007 in der DBS nicht mehr separat erfasst. Enthalten sind Kosten für Digitalisierung. Pay-per-view-Kosten werden nicht mehr separat erfasst! Die Definition verweist auf: DBS (113) DBS (134) DBS (135) 7

8 6 Ausgaben für Medienerwerb ohne Einband DBS (149) - DBS (153) WAS? DBS (149) Hierunter sind sämtliche Ausgaben für die Erwerbung aller Bibliotheksmaterialien (d.h. Bücher, Zeitschriften, AV-Medien, Mikromaterialien usw.), einschließlich aller Ausgaben für elektronische Medien sowie Einbandkosten zu verstehen. Einbandkosten sind abzuziehen. WAS? DBS (153) Unter Ausgaben für Einband sind sowohl die Ausgaben für Buchbinderarbeiten außer Haus als auch die Sachausgaben für eigene Buchbinderei/Buchpflege zu verstehen WIE? Anzugeben sind die tatsächlich geleisteten Ausgaben nach den Rechnungsergebnissen des Berichtsjahres in vollen Euro. Zahl der Regelöffnungsstunden pro Woche (Zentralbibliothek) DBS (7) 7 WAS? Unter Regelöffnungszeit wird die normale Öffnungszeit der Hauptbibliothek/Zentrale verstanden - unabhängig davon, ob es im Berichtsjahr erweiterte oder reduzierte Öffnungszeiten gegeben hat. WIE? Bei fehlender Hauptbibliothek / Zentrale ist der Standort mit der längsten Öffnungszeit maßgeblich. Bei Änderungen der Öffnungszeiten im Berichtsjahr bitte vom Stand ausgehen. physische Bibliotheksbesuche DBS (176) 8 WAS? Anzahl der Bibliotheksbesuche aller Benutzer im Jahr. WIE? Die Zahl kann an Ein- oder Ausgang mit einem der folgenden Verfahren ermittelt werden: Zählung an einem Drehkreuz, Zählung per Lichtschranke, manuelle Zählung. Die Gesamtzahl kann stichprobenweise ermittelt werden, wenn eine automatisierte Vollerhebung nicht möglich ist. Die Erhebung per Stichprobe sollte sich über mindestens zwei volle Kalenderwochen in Zeiträumen durchschnittlicher Benutzungsintensität erstrecken und auf ein Jahr hochgerechnet werden Bitte denken Sie daran, die Zahlen Ihrer Besucherzählanlage zu halbieren, falls die Anlage dies erfordert! virtuelle Besuche DBS (182) 9 Hier wird die Zahl zusammenhängender Nutzungsvorgänge ("Visits") im Webangebot der Bibliothek angegeben. Die Zahl wird durch Auswertung der Aufrufe bestimmter Einzelseiten (Homepage, Katalog und ggf. Resource Discovery System) mittels eines zentral betreuten und für alle Bibliotheken gleichen Verfahrens ermittelt. Es ist möglich, bestimmte weitere Seiten zur Zählung anzumelden. Die Zahl der Seitenaufrufe ("page views") werden zwar pro Einzelseite ausgewiesen, aber nicht für die standardisierte Ermittlung der "visits" für diese Kategorie berücksichtigt. 8

9 10 Teilnehmer an Benutzerschulungen DBS (178) WAS? Zahl der Teilnehmer an Schulungen / Führungen / Lehrveranstaltungen, die durch Bibliothekspersonal durchgeführt werden. 11 Zahl der Ausleihen (ohne Verlängerungen) abzüglich Zahl der Vormerkungen DBS (168) - DBS (172) B WAS? DBS (168) Summe aller Ausleihen (ohne Verlängerungen) WIE? Es zählen nur die protokollierten (d.h. in der Bibliothek registrierten) Entleihungen nach physischen Einheiten aller Bibliotheksmaterialien an Benutzer. Eine protokollierte Entleihung liegt vor, wenn mit Hilfe des Protokolls die Identität des Entleihers mittelbar oder unmittelbar feststellbar ist. einschließlich Lehrbuchsammlung und Lesesaal ohne Fernleihe abzüglich WAS? DBS (172) Vormerkungen Die Vormerkungen werden von den Ausleihen abgezogen, obwohl sie nicht in der Zahl der Ausleihen enthalten sind. 12 Zahl der Ausleihen insgesamt (ohne Verlängerungen) plus Zahl der Fernleihbestellungen DBS (168) + DBS (186) WAS? DBS (168) Zahl der Ausleihen insgesamt (ohne Verlängerungen), vgl. BIX 11 plus WAS? DBS (186) Zahl der abgesandten Bestellungen für die nehmende Fernleihe insgesamt. Campusinterne Lieferdienste werden hier nicht erfasst 13 Nutzerzufriedenheitsquote wird derzeit nicht erhoben Online-Nutzerbefragung 9

10 14 Ausgaben der Bibliothek ohne investive Ausgaben DBS (162) Ausgaben insgesamt - DBS (158) gebäudebezogene Ausgaben - DBS (160) Einmalige Investitionen (ohne Gebäude) - DBS (161) Einmalige Investitionen (nur Gebäude) WAS? Die Ausgaben der Bibliothek ohne gebäudebezogene Kosten und ohne Investitionen. Dies sind die Ausgaben insgesamt DBS (162), bestehend aus: Ausgaben für Erwerbung DBS (149) vgl. BIX (4) sonstigen sächliche Ausgaben DBS (154): alle Ausgaben, die sich nicht auf Medienerwerb, Einband, Personal und einmalige Investitionen beziehen (z.b. Mieten, Betrieb und Wartung von Computern und Rechnernetzen, Softwarelizenzen und Telekommunikation, Gebäudeund Geräteunterhaltung, Büro- und Arbeitsmaterialien, Portokosten usw. und Personalausgaben DBS (159). Sind die tatsächlichen Personalausgaben nicht zu ermitteln, hier bitte die Richtwerte nach den Personalkostentabellen der Haushaltsrichtlinien zu Grunde legen aber abzüglich DBS (158) gebäudebezogene Kosten: Aufwendungen für Miete, Pacht, Bewirtschaftungskosten, Bauunterhaltung aus dem Bibliotheksetat. DBS (160) einmalige Investitionen ohne gebäudebezogene Maßnahmen: einmalige Ausgaben für den Erwerb oder die Vergrößerung von Anlagen, für Bibliotheksausstattung einschließlich Erstausstattung mit Mobiliar und Geräten. DBS (161) Investitionen nur für gebäudebezogene Maßnahmen: einmalige Ausgaben für den Erwerb von Grundstücken sowie die Kosten für Neu-, Erweiterungs- und Umbauten. Hinweis: Für den BIX müssen die Mieten aus den sächlichen Ausgaben und anderen gebäudebezogenen Kosten (erfasst in DBS 158) herausgerechnet werden, da sie den Vergleich der Wirtschaftlichkeit stark verzerren! Falls Sie die gebäudebezogenen Kosten (DBS 158) nicht ermitteln können oder sonstige Fragen zur Ermittlung der Ausgaben haben, wenden Sie sich bitte an die DBS- bzw. BIX-Redaktion! 15 Zahl der aktiven Entleiher (hochschulintern) DBS (4) - DBS (5) WAS? DBS (4) Jede eingetragene Person / Institution ist nur einmal zu zählen und nur dann, wenn sie aus der Bibliothek tatsächlich im Berichtsjahr entliehen hat abzüglich DBS (5): diejenigen aktiven Entleiher, die keine Angehörigen der eigenen Hochschule sind 10

11 16 Ausgaben für Personal DBS (159) WAS? DBS (159): Personalausgaben insgesamt, auch für Drittmittelstellen, stud. Hilfskräfte usw. WIE? Sind die tatsächlichen Personalausgaben nicht zu ermitteln, hier bitte die Richtwerte nach den Personalkostentabellen der Haushaltsrichtlinien zu Grunde legen. Hier sind die Personalkosten für das gesamte Personal zu ermitteln (innerhalb und außerhalb des Stellenplans) 17 Zahl der beschafften Medien - nicht aus der DBS zu entnehmen! - Grundlage der Zählung sind: DBS (147) Zugang konventionell + DBS (111) Zugang digitale Bestände (ohne elektr. Zeitschriften / Zeitungen) + DBS (133) laufend gehaltene elektronische Kaufzeitschriften (= ohne Nationallizenzen, ohne Aggregatordatenbanken, ohne grüne EZB-Titel) wobei digitale Einzeldokumente hier nur zu zählen sind, wenn sie nicht automatisiert sondern durch gezielte Bearbeitung einzeln in lokale Nachweisinstrumente eingepflegt wurden. Diese Zahl ist damit NICHT identisch mit dem Zugang aus den DBS-Feldern 147, 111 und 133! Ziel ist, nur den Zugang in diesen Feldern zu zählen, der in der Bibliothek Arbeit macht. Definitionen der zugrundeliegenden DBS-Fragen: DBS (147) Zugang konventionell DBS (111) Zugang digitale Bestände (ohne elektronische Zeitschriften) Hier sind sämtliche Datenbanken und digitalen Einzeldokumente anzugeben, die für das lokale Angebot erworben wurden und in lokale Nachweisinstrumente (vorzugsweise den Katalog) eingebunden sind. Die Erwerbung elektronischer Medien kann im Sinne dieser Statistik durch a) Kauf von Daten, b) Erwerb von Zugangsrechten im Rahmen eines lokalen, regionalen oder nationalen Lizenzvertrages, c) Erwerb von Zugangsrechten im Rahmen einer gesetzlichen Bestimmung (Pflichtexemplargesetz), d) Digitalisieren oder e) gezieltes lokales Abspeichern unter Beachtung des Urheberrechts erfolgen. DBS (133) Anzahl der im BJ laufend gehaltenen elektronischen Kaufzeitschriften Bei elektronischen Zeitschriften und Zeitungen zählt das Jahresabonnement aller laufend gehaltenen elektronischer Kaufzeitschriften als ein Zugang/Medium (mit dieser Regelung soll erreicht werden, dass auch der für elektronische Zeitschriften notwendige Arbeitsaufwand durch eine Zahl aus der DBS repräsentiert wird). Die Beschaffung und Einarbeitung von Aggregatordatenbanken und vergleichbaren Sammlungen zählt als "ein Medium", die enthaltenen Titel werden nicht einzeln gezählt, selbst wenn sie einzeln im lokalen Katalog erfasst werden. Die EZB gilt ergänzend auch als lokaler Katalog für elektronische Zeitschriften. "Grüne" EZB-Titel zählen nur, wenn die Bibliothek sie auf einem eigenen Server abgespeichert hat (= Erwerbung wie unter Punkt e)) Nationallizenzen für laufende Zeitschriften zählen nur, wenn sie vor Ort Arbeit machen. automatisch von der Verbundzentrale eingespielte Einzeltitel zählen nicht mit. 11

12 Es werden bei DBS (133) NICHT mitgezählt: die Titel aus den Nationallizenzen (soweit Bibliotheken nicht aktiv die Erwerbung durchgeführt haben) sowie kostenfreie Titel (EZB "grün"), außer sie wurden auf einem lokalen Server abgespeichert Titel aus den Aggregatordatenbanken, auch wenn der Zugriff ohne Embargozeiten möglich ist. Ein Titel wird erst dann zum Bestand der Bibliothek gerechnet, wenn er auf eine der fünf o.g. genannten Arten a) bis e) erworben und in lokale Nachweisinstrumente eingebunden wurde. Fortsetzung: Zahl der beschafften Medien Zu zählen sind auch Titel aus DFG-geförderten nationalen Konsortien, bei denen für die bei den nutzenden Bibliotheken Arbeits- und Verwaltungsaufwand entsteht (z.b. durch die Garantie vorhandener Subskriptionen/Abonnements für die Vertragslaufzeit). Als Bestand ist auch ein Titel zu zählen, der konsortial im sog. "Cross Access" (d.h. im gemeinschaftlichen Zugriff auf Titel anderer Konsortialteilnehmer) oder "Additional Access" erworben wurde. Zugangsrechte können im Rahmen von Lizenzverträgen zeitlich beschränkt werden (z.b. Zeitfenster, "moving windows" bei Elsevier). Befristet geschaltete Testzugänge sind nicht zu zählen. Ausgenommen sind außerdem Titel, auf die der Zugriff nur in Form von Pay-per-View möglich ist. 12

13 18 Zahl der Mitarbeiter (VZÄ) in der Medienbearbeitung (Beschaffung und Formalerschließung) separate Erhebung 19 Zahl der Mitarbeiter (VZÄ) in Orts- und Fernleihe sowie Dokumentlieferung separate Erhebung WAS? Summe der Stellenanteile des Bibliothekspersonals für Erwerbung und Formalerschließung Bestellung und Katalogisierung inklusive Zeitschriftenerwerbung und -katalogisierung ohne retrospektive Katalogisierung ohne Aussonderung. berücksichtigt wird festes wie befristetes Personal, auch Projektstellen WIE? Zeitanteile bitte umrechnen in Vollzeitäquivalente. Da Mitarbeiter zum Teil Tätigkeiten in unterschiedlichen Bereichen ausführen, werden die Daten am besten durch Zeitaufschreibung aller betroffenen Mitarbeiter über einen repräsentativen Stichproben-Zeitraum erhoben, notfalls auch durch Schätzung. WAS? Summe der Stellenanteile des Bibliothekspersonals. Hinweis: Es ist die gesamte Personalkapazität zu zählen, einschließlich studentischer Hilfskräfte, Honorar- und Projektkräfte, usw.) und zwar für: Ortsleihe, Fernleihe gebend und nehmend Dokumentlieferdienste gebend und nehmend, ohne Hol- und Rückstelldienste (Magazin) ohne campusinterne Lieferdienste WIE? Zeitanteile bitte umrechnen in Vollzeitäquivalente (VZÄ). Da Mitarbeiter zum Teil Tätigkeiten in unterschiedlichen Bereichen ausführen, werden die Daten am besten durch Zeitaufschreibung der betreffenden Mitarbeiter über einen repräsentativen Stichproben-Zeitraum erhoben, notfalls auch durch Schätzung. Sollten die Workflows für campusinterne Lieferungen und externe Lieferungen integriert sein, muss der campusinterne Anteil am Jahresende anhand der Fallzahlen herausgerechnet werden. WAS? DBS (168) Zahl der Ausleihen insgesamt (ohne Verlängerungen) 20 Ausleihen (ohne Verlängerungen) plus Fernleihbestellungen (aktiv) plus Fernleihbestellungen (passiv) DBS (168) + DBS (185) + DBS (186) plus WAS? DBS (185) Zahl der erhaltenen Bestellungen für die aktive/gebende Fernleihe insgesamt. Campusinterne Lieferdienste und automatisch abgewiesene Fernleihbestellungen (z.b. über Verbundsoftware) werden hier nicht erfasst. plus WAS? DBS (186) Zahl der abgesandten Bestellungen für die nehmende Fernleihe insgesamt. Campusinterne Lieferdienste werden hier nicht erfasst. 13

14 21 Fortbildungstage aller Mitarbeiter DBS (223) DBS (223): Fortbildungstage aller Mitarbeiter: Als Fortbildungen sind vorher angekündigte Gruppenveranstaltungen zu verstehen. Die Schulungen können innerhalb und außerhalb der Bibliothek stattfinden. Die Anzahl der Fortbildungstage errechnet sich aus den Stunden, in denen Mitarbeiter an Fortbildungen teilnahmen. Beispiel: Die Teilnahme von drei Mitarbeitern an einer einstündigen Fortbildung entspricht drei Stunden. Drei Stunden entsprechen (bei 39 h Wochenarbeitszeit) 3/7,8 = 0,38 Fortbildungstagen 22 Bibliothekspersonal finanziert vom Unterhaltsträger DBS (215) Personal vom Unterhaltsträger WAS? DBS (215) Bibliothekspersonal (Stellen), finanziert durch Mittel des Unterhaltsträgers, in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) (ohne studentische Hilfskräfte). Hinweis: Teilzeitstellen bitte in Vollzeitstellen umrechnen. Angaben mit 2 Dezimalen. WIE? Maßgebend ist der (Teil-) Stellenplan der Bibliothek am des Berichtsjahres. Für Standorte deren (Teil-) Stellenpläne im Rahmen von Globalhaushalten nur noch einen Rahmen widerspiegeln, ist die Zahl der am des Berichtsjahres besetzten Stellen des (Teil-) Stellenplans maßgeblich. Finanzierung durch den Unterhaltsträger DBS (163) 23 Mittel der Bibliothek vom Unterhaltsträger DBS (163) WAS? Alle Zuweisungen an die Bibliothek (Erwerbung und sonstige Sachmittel, Personalmittel, investive Mittel) vom Unterhaltsträger. Unterhaltsträger ist im Regelfall die eigene Hochschule und/oder das zuständige Ministerium. Hierzu zählen auch Zuweisungen aus Studiengebühren. WIE? Zu berücksichtigen sind laufende ebenso wie einmalige Zuweisungen. Rücklagen (Haushaltsreste) aus Vorjahren bleiben hier unberücksichtigt, selbst wenn verwaltungsintern eine erneute Zuweisung erfolgt. Umgekehrt sind Vorgriffe (Überziehungen) aus Vorjahren nicht als Reduktion zu berücksichtigen, selbst wenn verwaltungsintern ein entsprechend verringerter Betrag zugewiesen wird. Mittel für Personalausgaben sind auch dann zu berücksichtigen, wenn diese Gelder nicht der Bibliothek zugewiesen werden 24 Mittel der Hochschule abzüglich der Drittmittel separate Erhebung bei der Hochschulverwaltung WAS? Mittel der Hochschule (gesamter Hochschul-Etat) abzüglich der Drittmittel und ohne die Ausgabereste vom Vorjahr. Mittel für den Bereich der Medizin sind wg. der schwierigen Differenzierung von Forschungs- und Klinikbereich hier nicht enthalten. 14

15 Erwirtschaftete Mittel und Dritt- und Sondermittel, das sind 25 Erwirtschaftete Mittel sowie Dritt- und Sondermittel DBS (164) + DBS (165) DBS (164): WAS? Finanzierung durch Drittmittel: Alle Zuweisungen an die Bibliothek, die nicht vom Unterhaltsträger stammen, sondern durch Drittmittelgeber (DFG, BMBF, Stiftungen etc.) geleistet werden. WIE? Rücklagen (Haushaltsreste) aus Vorjahren bleiben hier unberücksichtigt, selbst wenn verwaltungsintern eine erneute Zuweisung erfolgt. Umgekehrt sind Vorgriffe (Überziehungen) aus Vorjahren nicht als Reduktion zu berücksichtigen, selbst wenn verwaltungsintern ein entsprechend verringerter Betrag zugewiesen wird. plus DBS (165): WAS? Einnahmen: Einnahmen aus Gebühren, Dokumentlieferdiensten, Verkäufen, Werbung, Sponsoring, Spenden etc., soweit sie der Bibliothek wieder zur Verfügung stehen. Finanzierung: Gesamtmittel der Bibliothek DBS (166), d.h. Summe aus 26 Gesamtmittel der Bibliothek (Finanzierung) DBS (166), bzw. BIX (23) + BIX (25) WAS? Finanzierung durch den Unterhaltsträger DBS (163), vgl. BIX (23) Finanzierung durch Drittmittel (DBS 164) vgl. BIX (25) Einnahmen DBS (165) vgl. BIX (25) WIE? Diese Zahl entspricht der Summe von BIX (23) und BIX (25). Der Wert muss nicht identisch sein mit der Angabe der Gesamtausgaben bei Frage BIX (14) bzw. DBS (162)! 27 Zahl der Mitarbeiter, die zur technischen Planung, Entwicklung, Bereitstellung und Aufrechterhaltung elektronischer Dienstleistungen eingesetzt werden separate Erhebung WAS? Summe der Stellenanteile des Bibliothekspersonals für Planung, Wartung, Bereitstellung und Entwicklung von IT-Dienstleistungen technische Entwicklung und Verbesserung von internetbasierten Dienstleistungen. Stellenanteile für Auskunfts- und Beratungsdienste, Schulungen und inhaltsbezogene Arbeiten an Internetdiensten (z.b. Einbringen von Texten, Daten, etc.) zählen nicht mit. Berücksichtigt wird festes wie befristetes Personal, auch Projektstellen. WIE? Zeitanteile bitte in Vollzeitäquivalente (VZÄ) umrechnen Da Mitarbeiter zum Teil Tätigkeiten in unterschiedlichen Bereichen ausführen, werden die Daten am besten durch Zeitaufschreibung aller betreffenden Mitarbeiter über einen repräsentativen Stichproben-Zeitraum erhoben, notfalls auch durch Schätzung bestimmt. 15

16 BIX -Kurzprofil Zur Ergänzung und Prüfung der erhobenen Daten benötigen wir folgende zusätzliche Informationen, die nicht in die Berechnung des Indexes eingehen, aber auf der Homepage veröffentlicht werden. Auch diese Daten werden im Online-Erfassungsmodul abgefragt. 28 BIX-Kategorie 29 Anmerkungen 30 Zahl der enthaltenen Bibliotheken DBS (1) UB einschichtig UB zweischichtig Fachhochschulbibliothek Besondere Aufgaben / Schwerpunkte der Bibliothek ( z.b.: überregionale Funktionen, SSG,..) Besondere Vorkommnisse, die zu hohen Schwankungen in den Zahlen führten. Hier ist die Zahl der Bibliotheksstandorte (einschließlich Hauptbibliothek/Zentrale) mit eigenem Benutzungsbereich anzugeben, deren Erwerbungs- und Personalmittel gemeinsam mit der Hauptbibliothek/Zentrale ausgewiesen und verwaltet werden (ausgenommen sind reine Magazinstandorte). und deren Daten in die BIX-Daten einfließen. Enthält dieser Fragebogen nur die Daten der Hauptbibliothek/Zentrale, so ist hier die Anzahl mit "1" anzugeben 16

17 Anlage 1: Berechnungswege für Vollzeitäquivalente Anwendbar für die Berechnung des Gesamtpersonals oder den Personalaufwand für einzelne Bereiche (Fragen BIX 18, BIX 19 & BIX 27) 1. Ganzjährig besetzte Stellen Jede ganze Stelle, die das ganze Jahr ohne Unterbrechung besetzt war, zählt 1 VZÄ. Jede halbe Stelle, die ohne Unterbrechung besetzt war, zählt 0,5 VZÄ. Hier ist keine Rechnung nötig. Beispiel: 2 ganze und eine halbe Stelle waren das ganze Jahr über besetzt: das ergibt 2,5 VZÄ. Werden sonstige ganzjährig besetzte Stellen (-anteile) in %-Anteilen angegeben, braucht man nur alle %-Angaben zu addieren. Beispiel: Drei Stellen waren mit 30%, 70% und 60% ganzjährig besetzt = 160% = 1,6 VZÄ Liegen keine %-Angaben vor, rechnet man die Stundenzahl der ganzjährig besetzten Stellen folgendermaßen um: Die Wochenarbeitsstunden der Stellen werden addiert und durch die Regelarbeitszeit geteilt. Beispiel: 1 Stelle mit 28 Wochenstunden und 3 Minijobs à 10 Wochenstunden waren ganzjährig besetzt. Summe: 58 Wochenstunden / 39 Stunden Regelarbeitszeit = 1,5 VZÄ. 2. Nicht ganzjährig besetzte Stellen Jede Stelle, die nicht durchgehend ganzjährig besetzt war (z.b. Projektbeginn in der Mitte des Jahres, Stelle ausgelaufen, Lücke bei Wiederbesetzung etc.), wird folgendermaßen in VZÄ umgerechnet: (Wochenarbeitszeit der beschäftigten Person / Regelarbeitszeit) * (Beschäftigungszeit (in Monaten)/12) = VZÄ Beispiel: 1 MA war mit 19,25 Stunden/Woche vom 1. Januar bis zum 15. August beschäftigt: (19,25 Arbeitsstunden / 39 h Regelarbeitszeit )* (7,5 Monate / 12) = 0,31 VZÄ Stichprobenerhebungen für die Indikatoren zur Prozesseffizienz - z.b. BIX 18, 19 oder 17: Beispiel: Während eines Stichprobenzeitraums wurden folgende Zeitanteile für die Medienbearbeitung erhoben. Sie gelten gleichmäßig für alle Wochen im Jahr: Mitarbeiterin 1: 7 Std. / Woche Bestellung Mitarbeiterin 2: 30 Std. / Woche Katalogisierung Mitarbeiter 3: 15 Std. / Woche Inventarisieren, Ansigeln o.ä. Umrechnung in VZÄ: 7 Std Std Std. = 52 Std. / Woche Std. / 39 Std. Regelarbeitszeit = 1,33 VZÄ für die Medienbearbeitung 17

18 Anlage 2: Erläuterung zum BIX Indikator "Sofortige Medienverfügbarkeit für die Ausleihe" (BIX 11 / BIX 12 * 100) Dieser Indikator sagt aus, wie viel Prozent aller Ausleihen *rein rechnerisch* sofort, d.h. ohne Vormerkung oder Fernleihe, getätigt wurden. Dafür nimmt man bei BIX 11 (das ist der Zähler) die Zahl der Ausleihen (DBS 168) und zieht davon die Vormerkungen (DBS 172) ab. Die Subtraktion ist nötig und richtig, *OBWOHL* die Vormerkungen (DBS 172) NICHT in den Ausleihen (DBS 168) enthalten sind. Man geht hier *theoretisch* davon aus, dass z.b Vormerkungen bedeuten: Mal musste ein/e NutzerIn eine Vormerkung machen, bevor er/sie das Medium ausleihen konnte - es war also nicht sofort verfügbar. Wenn also z.b Medien entliehen wurden (DBS 168), und in Fällen musste vorgemerkt werden (DBS 172), dann heißt das, bei = Entleihungen wurde *nicht* vorgemerkt, das Medium war sofort da. Daraus ergibt sich eine Verfügbarkeitsquote von 80%. Hinweis: Dass auf viele Vormerkungen keine Ausleihe folgt sowie andere Ungenauigkeiten werden hier nicht berücksichtigt. Damit die Aussage noch präziser wird, wird bei BIX-Frage 12 (also im Nenner) zu den Ausleihen (DBS 168) auch noch die Zahl der Fernleihbestellungen (DBS 186) dazugezählt, da auch bei Fernleihbestellungen das gewünschte Medium nicht sofort zur Verfügung steht. Die Fernleihe wird also zu den Ausleihen gezählt. Im Jahr fallen Ausleihen und Fernleihbestellungen an, insgesamt Medienwünsche Medien waren sofort verfügbar: Bei musste eine Fernleihe gemacht werden und bei eine Vormerkung, d.h. die Verfügbarkeitsquote beträgt 72%. BIX 12 = alle Medienwünsche= Ausleihen + Fernleihbestellungen = = 100% Zahl der Ausleihen (DBS 168), z.b Fernleih- Bestellung. (DBS 186), z.b BIX 11 = alle Medienwünsche, die sofort zur Verfügung standen = Ausleihen - Vormerkungen = = 72% von allen Medienwünschen Zahl der Vormerkungen (DBS 172), z.b = für diese Zahl der Ausleihen (20.000) musste theoretisch eine Vormerkung gemacht werden. Deshalb wird diese Zahl von den Ausleihen abgezogen, denn sie waren rechnerisch nicht sofort verfügbar. 18

19 Anlage 3: Alle DBS/ÖBS-Daten, die für den BIX-WB benötigt werden Nr. 1 Nr. 2 Nr. 3 Nr. 4 Nr. 5 Nr. 7 Einricht. / Standorte Studierende Wiss. Pers. Akt. Benutzer Externe Benutzer Öff.std. / Woche Nr. 12 Fl. Benutz. m² Nr. 16 Nr. 149 Nr. 151 Nr. 153 Nr. 158 Nr. 159 Nr. 160 Nr. 161 Nr. 162 Nr. 163 Nr. 164 Nr. 165 Nr. 166 Nr. 168 Nr. 172 Nr. 176 Nr. 178 Nr. 182 Nr. 185 Nr. 186 Nr. 215 Nr. 219 Nr. 221 Nr. 223 Benutzerarb.pl. Ausg. Erwerbung Ausg. Erw. Kauf elektr. Ausg. Einband Ausg. sonst Gebäude Ausg. Personal Ausg. einm. Invest. o. Geb. Ausg. einm. Invest. nur Geb. Ausg. gesamt Ausg. Fin. Uträger. Ausg. Fin. andere Ausg. Fin. erwirt. Mittel Ausg. Fin. gesamt Entl. Ausleihen Vormerkungen Bibl.- besuche Benutzerschul.Teilnehmer e.-dienstl. Zugriff Bib.website Fernl.Best. gesamt akt. Fernl.Best. gesamt pass. Stellen laut Stellenplan sonstiges Personal stud. Hilfskräfte Fortbildungstage aller Mitarb. 19

20 20

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