LEITFADEN BESTANDSAUFNAHME

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1 LEITFADEN BESTANDSAUFNAHME METHODEN UND LEITFRAGEN ZUR ANALYSE VON GENDER UND DIVERSITY IM UNTERNEHMEN Arbeitsmaterial zum Praxisleitfaden: Gender und Diversity als zukunftsorientierte Unternehmensstrategie

2 Vor der Planung Ihres konkreten Gender und Diversity Vorhabens sollten Sie sich Klarheit über die aktuellen Bedarfe Ihrer MitarbeiterInnen und den Status Quo in Ihrem Unternehmens verschaffen. Auf der Grundlage einer soliden und umfassenden Datenbasis erkennen Sie, welche Themen in Bezug auf Gender und Diversity Sie mithilfe geeigneter Maßnahmen in Ihrem Unternehmen bearbeiten sollten. Dabei ist es wichtig, die Sichtweisen Ihrer MitarbeiterInnen ernst zu nehmen und eng mit ihnen zusammenzuarbeiten. Sie sind ExpertInnen für Ihre eigenen Arbeitsbereiche und erkennen zumeist am besten eventuelle Schieflagen im Arbeitsalltag. Mit einer Bestandsaufnahme lernen Sie die Bedürfnisse Ihrer MitarbeiterInnen und die Ursachen für Problemstellen kennen, die einen optimalen Arbeitsablauf verhindern und schöpfen Entwicklungspotenziale vollständig aus. Sie decken Strukturen und Prozesse auf, die zu Benachteiligungen am Arbeitsplatz führen und geben Ihren MitarbeiterInnen die Möglichkeit, Veränderungen in Ihrem Unternehmen mitzugestalten. Sie machen Betroffene zu Beteiligten. Wer von Beginn an das Gefühl bekommt, aktiv an Veränderungen mitzuwirken, unterstützt die Umsetzung anstehender Veränderungen und nimmt KollegInnen auf den neuen Weg mit. Bei der Bestandsaufnahme sollten Sie schrittweise folgende Fragen beantworten: 1. Welche aktuellen Herausforderungen sehen Sie in Ihrem Unternehmen? Inwiefern hängen diese mit Gender- und Diversityaspekten zusammen? Vielleicht haben Sie schon erste Vermutungen oder sehen Anzeichen, die auf Problemlagen deuten, welche Sie näher untersuchen möchten. Gibt es vielleicht eine hohe Fehlquote oder Fluktuation im Unternehmen? Woran kann das liegen? Hat dies wohlmöglich etwas mit der Unvereinbarkeit von Familie und Beruf und daraus resultierenden Überforderungen Ihrer MitarbeiterInnen zu tun? Oder liegen vielleicht diskriminierende Strukturen vor, die MitarbeiterInnen zusätzlich zu ihren alltäglichen Arbeitsanforderungen belasten? Erste Überlegungen dieser Art helfen Ihnen dabei herauszufinden, in welche Richtung Sie für die Bestandsaufnahmen schauen können. 2. Welche Informationen brauchen Sie und welche Daten können Sie hierfür nutzen? Für einen ersten, noch groben Überblick über den Status Quo in Ihrem Unternehmen müssen Sie noch nicht unbedingt aufwendig Daten erheben. Was liegt Ihnen an entsprechenden Daten bereits vor? Möchten Sie zum Beispiel wissen, wieviel Frauen und Männer in welchem Verhältnis in den verschiedenen Arbeitsbereichen Ihres Unternehmens beschäftigt sind, dann nutzen Sie die Personalstatistiken, die in Ihrer Personalabteilung vorliegen. Oder schauen Sie sich die Arbeitsverträge Ihrer MitarbeiterInnen an, um nachzuvollziehen, wie die Gehälter im Unternehmen verteilt sind. Verdienen Frauen und Männer in den gleichen Positionen auch das gleiche Gehalt? Gibt es in einem bestimmten Unternehmensbereich auffällig viele Krankschreibungen? Womit kann das zusammenhängen? 2

3 3. Wie komme ich an weitere relevante Daten an? Auch wenn Ihnen bereits einige Daten vorliegen, die Sie für den ersten groben Überblick bei Ihrer Bestandsaufnahme verwenden können, erheben Sie jetzt weitere Daten, um ein ausgeprägteres Bild von dem aktuellen Zustand in Ihrem Unternehmen zu bekommen. Die Ergebnisse und Vermutungen, die sich aus der ersten groben Informationssammlung bei der Beantwortung der zweiten Frage ergeben haben, helfen Ihnen dabei, die Sie interessierenden Fragen zu formulieren. Mit diesen Fragen wenden Sie sich jetzt explizit an Ihre MitarbeiterInnen, die Ihnen als ExpertInnen in eigener Sache bei der Bestandsaufnahme am besten helfen können. Die Befragung von MitarbeiterInnen kann mit verschiedenen Methoden erfolgen, die sich je nach Zweck der Befragung, unterschiedlich eignen und in der folgenden Tabelle zusammengefasst sind: Methode Dokumentanalysen Fragebögen Telefonische Befragung mit Leitfaden/Fragebogen Persönliche Interviews mit Leitfaden Gruppenbefragungen mit Interviewleitfäden Beobachtung mit Beobachtungsraster Eignung Rückgriff auf vorhandene Dokumente (Berichte, Konzepte, Bilder, ) für einzelne Fragestellungen, ohne zusätzlich Daten erheben zu müssen Informationserhebung von mittleren oder größeren Gruppen mit hoher Vergleichbarkeit und effizienter Auswertung Möglichkeit geschlossener Fragen (mit vorgegebenen Antwortkategorien) und offener Fragen Online-Fragebögen ersparen nachträgliche elektronische Datenerfassung, vorausgesetzt, sie sind für alle zugänglich Möglichkeit, bei Unklarheiten und für Vertiefungszwecke nachzufragen Kombination quantitativer und qualitativer Methoden möglich Größere Vertrautheit als telefonische Interviews Tiefere Einblicke in den Kontext Im Gespräch auftauchende Aspekte können gemeinsam bearbeitet werden Individuelle Perspektiven können nicht auf gleiche Weise vertieft werden, wie im Einzelinterview Beurteilungen des Geschehens vor Ort ohne Filterung durch Befragte Erfasst auch Unterschwelliges, Unbewusstes, nicht Explizites Auf das Beobachtbare begrenzt 3

4 Um die Daten, die Sie für Ihren ersten Überblick verwendet haben, weiter zu unterfüttern, bietet es sich an mithilfe dieser Methoden zunächst quantitative Daten zu erfassen. Hierzu zählen alle Daten, die sich in messbaren Werten ausdrücken lassen. Diese Daten können Sie nach der Erhebung auch für die Begründung Ihres Gender und Diversity Projektes nutzen, denn Zahlen überzeugen als Argumentation für die Handlungsnotwendigkeit in einem bestimmten Bereich Ihres Unternehmens. Einige Beispiele für quantitative Daten Angaben zur Person Alter Qualifikation Familiensituation Position im Unternehmen Angaben zur Beschäftigungssituation Arbeitszeiten Anforderungen Gehalt Personalentwicklung Anzahl der TeilnehmerInnen an Aus- und Weiterbildungsangeboten Anzahl der Neueinstellungen/Austritte Nehmen wir an, dass Sie in einem groben Überblick Ihrer verfügbaren Daten in der Personalabteilung festgestellt haben, dass die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein Thema in Ihrem Unternehmen sein könnte. Ob dieses Thema für Ihre Unternehmen tatsächlich eine Rolle spielt, überprüfen Sie jetzt durch eine quantitative Erhebung, die Ihnen Auskunft darüber gibt, in welcher Situation sich Ihre MitarbeiterInnen befinden. Ein Ausschnitt eines entsprechenden Fragebogens könnte so aussehen: Angaben zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf Haben sie minderjährige Kinder (inklusive Pflege/Adoptivkinder)? Nein Ja, eins Ja, zwei Ja, drei Ja, mehr als drei Wie viele zu betreuende Personen (Kinder bis 12 Jahre, zu pflegende Angehörige) leben in ihrem Haushalt? Keine Person Eine Person Zwei Personen 4

5 Drei Personen Mehr als drei Personen Zu welchen Arbeitszeiten/Schichten sind die zu betreuenden Angehörigen durch Dritte versorgt? Tragen Sie ein: Gibt es Angebote zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung? Ja, ich nehme dieses Angebot in Anspruch. Ja, aber ich nehme dieses Angebot nicht in Anspruch. Weiß ich nicht. Nein, aber ich würde dieses Angebot in Anspruch nehmen. Nein. Gibt es Unterstützung bei der (Organisation der) Kinderbetreuung seitens des Unternehmens? Ja, ich nehme diese Angebote in Anspruch. Ja, aber ich nehme diese Angebote nicht in Anspruch. Weiß ich nicht. Nein, aber ich würde diese Angebote in Anspruch nehmen. Nein. Eine einfache Auszählung der Ergebnisse eines solchen Fragebogens zeigt Ihnen, wie viele MitarbeiterInnen Kinder zu betreuen haben und ob ein diesem Betreuungsbedarf entsprechendes Kinderbetreuungsangebot zur Verfügung steht (Vgl. Schritt 5: Vereinbarkeit von Beruf und Familie). Achtung: Bei allen Befragungen, die Sie in Ihrem Unternehmen durchführen, sollten die Grundsätze des Datenschutzes berücksichtigt werden! Nachdem Sie quantitative Daten erhoben haben, die Ihnen einen Überblick über die allgemeinen Bedarfe Ihrer MitarbeiterInnen geben, können Sie nun zur Erhebung qualitativer Daten übergehen. Das sind Daten, die nicht zählbar sind. Mit diesen können Sie individuelle und subjektive Erfahrungen besser verstehen, die über quantitative Daten oftmals nicht zugänglich sind. Dabei steht das Verständnis der konkreten Sichtweisen und Erfahrungen Ihrer MitarbeiterInnen im Vordergrund. 5

6 Nehmen wir an, Sie haben durch die quantitative Erhebung herausgefunden, dass die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein relevantes Thema in Ihrem Unternehmen ist. Ein persönliches Gespräch mit Ihren MitarbeiterInnen hilft Ihnen in einem nächsten Schritt dabei herauszufinden, welche konkreten Bedarfe, Wünsche und Anregungen Ihre MitarbeiterInnen diesbezüglich haben. Der Ausschnitt eines entsprechenden Interviewleitfadens könnte so aussehen: Exemplarischer Interviewleitfaden zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf Können Sie Ihre Arbeitsziele mit Ihren privaten Zielen vereinbaren? Wenn nein, warum nicht? Welche Rahmenbedingungen brauchen Sie, um Familie und Beruf miteinander zu vereinbaren? Haben Sie das Gefühl, dass alle Kollegen und Kolleginnen unter Rahmenbedingungen arbeiten, die ihren Bedürfnissen nach Arbeitszeit- und Ortorganisation entsprechen? Wie stellen Sie sich optimale Rahmenbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf vor? Wie können wir Sie als Unternehmen dabei unterstützen? Es bietet sich an, die Vorteile quantitativer und qualitativer Datenerhebung miteinander zu kombinieren. Nutzen Sie zuerst quantitative Daten, um sich einen allgemeinen Überblick über die Bedarfe in Ihrem Unternehmen zu verschaffen. Ergänzen Sie diese Daten mit qualitativen Erhebungen, die Sie verstehen lassen, weshalb die Situation im Unternehmen so ist, wie sie ist. Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden in moderierten Arbeitsgruppen vorgestellt und diskutiert. Dabei soll herausgearbeitet werden, welche Rolle Gender- und Diversity-Aspekte aktuell am Arbeitsplatz spielen und wie diese besser in den Unternehmensalltag integriert werden können. Auf der Grundlage der erhobenen Daten und Informationen können Sie die Ziele für Ihr Gender- und Diversity-Projekt formulieren. 6

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