Vorschlag zur Anmietung des Gebäudes 8inOne in München/Haar, Richard-Reitzner-Allee 8, für die Beschwerdekammern

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Juliane Hafner
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1 CA/82/16 Orig.: en München, den BETRIFFT: VORGELEGT VON: EMPFÄNGER: Vorschlag zur Anmietung des Gebäudes 8inOne in München/Haar, Richard-Reitzner-Allee 8, für die Beschwerdekammern Präsident des Europäischen Patentamts 1. Haushalts- und Finanzausschuss (zur Stellungnahme) 2. Verwaltungsrat (zur Beschlussfassung) ZUSAMMENFASSUNG Die Strukturreform der Beschwerdekammern zielt darauf ab, die organisatorische und managementbezogene Autonomie der Kammern zu stärken sowie die Wahrnehmung ihrer Unabhängigkeit und gleichzeitig ihre Effizienz zu erhöhen, um dem Grundsatz eines effektiven Rechtsschutzes im geltenden rechtlichen Rahmen des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ) Rechnung zu tragen. Der Verwaltungsrat hat auf seiner Tagung im Juni 2016 die vom Amt vorgelegten Vorschläge zur Reform der Beschwerdekammern genehmigt. Ein Hauptmerkmal der genehmigten Reform war der Umzug der Beschwerdekammern in ein separates Gebäude, wobei angekündigt wurde, dem Haushalts- und Finanzausschuss einen konkreten Vorschlag zur Anmietung eines Gebäudes im Raum München vorzulegen. Der Präsident des Amts schlägt nun vor, einen Teil des Gebäudes 8inOne in München/Haar, Richard-Reitzner-Allee 8, anzumieten. Vorgesehen ist der Abschluss eines Mietvertrags mit einer Laufzeit von 15 Jahren und einem jährlichen Mietzins von EUR sowie geschätzten Nebenkosten in Höhe von EUR. Zusätzliche Mittel in Höhe von 6,7 Mio. EUR sind für Anpassungen des Gebäudes an die Bedürfnisse der Beschwerdekammern erforderlich, die vom Vermieter für das EPA vorgenommen werden. Dieser Vorschlag umfasst zwei Teile: Der Haushalts- und Finanzausschuss wird gebeten, eine positive Stellungnahme zur Anmietung des Gebäudes 8inOne in München/Haar, Richard-Reitzner-Allee 8, für die Beschwerdekammern abzugeben. CA/82/16 d

2 - a - Gestützt auf die Stellungnahme des Haushalts- und Finanzausschusses zu den finanziellen Aspekten des Mietvertrags, wird der Verwaltungsrat gebeten, den Präsidenten des Amts zu ermächtigen, den Mietvertrag zu gegebener Zeit zu unterzeichnen. CA/82/16 d

3 - I - INHALTSVERZEICHNIS Gegenstand Seite I. STRATEGISCH/OPERATIV 1 II. EMPFEHLUNG 1 III. ERFORDERLICHE MEHRHEIT 1 IV. KONTEXT 1 V. BEGRÜNDUNG 1 VI. ALTERNATIVEN 3 VII. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN 3 VIII. RECHTSGRUNDLAGE 4 IX. REFERENZDOKUMENTE 4 X. VERÖFFENTLICHUNG EMPFOHLEN 4 ANLAGE 1 MIETERBEZOGENE INVESTITIONEN 5 CA/82/16 d

4 I. STRATEGISCH/OPERATIV 1. Strategisch II. EMPFEHLUNG 2. Der Haushalts- und Finanzausschuss wird gebeten, eine positive Stellungnahme zur Anmietung des Gebäudes 8inOne in München/Haar, Richard-Reitzner-Allee 8, für die Beschwerdekammern abzugeben. Gestützt auf die Stellungnahme des Haushalts- und Finanzausschusses zu den finanziellen Aspekten des Mietvertrags, wird der Verwaltungsrat gebeten, den Präsidenten des Amts zu ermächtigen, den Mietvertrag zu gegebener Zeit zu unterzeichnen. III. ERFORDERLICHE MEHRHEIT 3. Einfache Mehrheit IV. KONTEXT 4. Auf der Ratstagung im Juni 2016 legte der Präsident des Amts mit Dokument CA/43/16 ein umfassendes Paket zur Reform der Beschwerdekammern des EPA vor, das verschiedene Elemente enthielt. Diese Reform wurde vom Verwaltungsrat einstimmig genehmigt und auf der Website des EPA veröffentlicht. 5. Teil dieser Reform ist der Umzug der Beschwerdekammern in ein separates Gebäude. Nach eingehender Konsultation der internen und externen Interessenvertreter schien ein Umzug der Kammern im Raum München die am besten geeignete Lösung zu sein. Mit der Genehmigung von CA/43/16 wurde das Amt gebeten, dem Haushalts- und Finanzausschuss einen konkreten Vorschlag für die Anmietung eines Gebäudes in München vorzulegen. V. BEGRÜNDUNG 6. Obwohl die Lage auf dem Mietmarkt für Bürogebäude im Raum München sehr angespannt ist und sich die Büromieten in einer sehr breiten Spanne bewegen, ist aus einem umfassenden Auswahlprozess ein Angebot für das Gebäude 8inOne in München/Haar, Richard-Reitzner-Allee 8 hervorgegangen. Dieses Gebäude bietet verglichen mit dem teuersten vorgelegten Angebot (das mehr als doppelt so hoch war) das beste Verhältnis zwischen professionellem Bürostandard, sehr guter Kosteneffizienz, Erreichbarkeit für Bedienstete und Kunden und Repräsentationswert für die Funktion der Beschwerdekammern. CA/82/16 d 1/5

5 7. Vermieter des 8inOne-Gebäudes ist die Versicherungskammer Bayern, eine Versicherungsanstalt des öffentlichen Rechts. Sie gehört zu den 10 besten Direktversicherern in Deutschland und erhielt 2015 ein A-Rating von Standard&Poors. 8. Im Juli 2016 wurde in enger Konsultation mit den Beschwerdekammern mit einer detaillierten Raumplanung begonnen. Verschiedene spezielle Anforderungen, die daraufhin von den Beschwerdekammern eingebracht wurden, konnten in dem Angebot noch berücksichtigt werden. Diese Erweiterungen gegenüber dem ursprünglichen Angebot lauten wie folgt: Professionelle Ausstattung der großen Räume für mündliche Verhandlungen als Gerichtssäle mit erhöhtem Podium, separatem Zugang für die Richter, Holzvertäfelung und eigenen Beratungszimmern Zwei Gerichtssäle mehr als ursprünglich geplant Ausreichende Anzahl von Vertreterräumen Größerer Empfangsbereich durch Nutzung des Hauptfoyers innerhalb des Gebäudekomplexes als Zugang zum Beschwerdekammerflügel Zusätzlicher Raum für die Bibliothek Zusätzliche Parkplätze Durch diese Erweiterungen erhöhen sich die jährlichen Mietkosten um ca. 0,1 Mio. EUR und die Investitionskosten um ca. 1,0 Mio. EUR. 9. Im endgültigen Angebot sind nunmehr Arbeitsplätze für die Gesamtzahl der im Budget für die Beschwerdekammern eingestellten Posten vorgesehen (237). Dies ergibt eine Arbeitsplatzreserve in Höhe von mehr als 10 % gegenüber dem aktuellen Personalbestand. Darüber hinaus sind die 10 Verhandlungsräume für eine rechnerische Kapazität von Verhandlungstagen pro Jahr ausgelegt. Verglichen mit den Verhandlungstagen pro Jahr, mit denen 2014 und 2015 durchschnittlich geplant wurde, bildet dies einen vernünftigen Spielraum für eine potenzielle Zunahme der Arbeitslast. 10. Parallel dazu wurden im August und September Vertrags- und Preisverhandlungen geführt. Die Ergebnisse lauten wie folgt: Mietflächen und Einheitspreise: m 2 Büroflächen: 12,20 EUR/m 2 /Monat CA/82/16 d 2/5

6 665 m 2 Lagerraum: 6,00 EUR/m 2 /Monat 130 Parkplätze: 45 EUR/Parkplatz/Monat Nebenkosten werden am Jahresende anhand des tatsächlichen Verbrauchs und der tatsächlichen Kosten in Rechnung gestellt. Der Beginn der Anmietung ist für den vorgesehen. Dieser Termin hängt ab von der Erteilung der Baugenehmigung, die der Vermieter bei den örtlichen Behörden im Hinblick auf die baulichen Anpassungen beantragen muss. VI. ALTERNATIVEN 11. Zuvor wurden bereits alternative Optionen für die Ansiedlung außerhalb und innerhalb Münchens bzw. Deutschlands geprüft, letztendlich wurde aber München aus verschiedenen Gründen als die bessere Lösung erachtet. VII. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN 12. Der vorgeschlagene Mietvertrag mit einer Laufzeit von 15 Jahren sieht einen jährlichen Mietzins in Höhe von EUR und Nebenkosten von EUR vor, was sich über die Gesamtlaufzeit des Vertrags mit 34 Mio. EUR im Budget niederschlägt. 13. Im Zuge der Vorbereitung des Gebäudes und in Absprache mit den Beschwerdekammern wird der Vermieter einige mieterbezogene, auf das EPA zugeschnittene Umbaumaßnahmen durchführen. Diese mieterseitigen Investitionen umfassen EPA-spezifische Gebäudeanpassungen, besondere Sicherheitsanlagen, Räume für mündliche Verhandlungen mit Dolmetscherkabinen, Klimatisierung und IT- Anlagen. Die Kosten dafür werden auf 6,7 Mio. EUR veranschlagt (detaillierte Aufschlüsselung in Anlage 1). Die mieterbezogenen Arbeiten können nur im Rahmen der Gesamtbauarbeiten des Vermieters durchgeführt werden. 14. Der im Isargebäude frei werdende Büroraum stellt eine einmalige Gelegenheit dar, einige Abteilungen, die derzeit auf das Isargebäude und die PschorrHöfe verteilt sind, physisch zu reorganisieren und zu zentralisieren. Damit werden Räume für die GD 1 frei, die in den nächsten Jahren mit der Rekrutierung von Patentprüfern fortfahren wird. 15. Zudem bietet der PschorrHöfe-Komplex mehrere Möglichkeiten der Aufteilung einschließlich separater Eingänge, die dem EPA jährliche Mieteinnahmen ermöglichen würden. Bedenkt man, welche Miete das EPA für das Capitellum gezahlt hat (3,8 Mio. EUR jährlich bis 2015) und wie die derzeitige Marktlage in München aussieht, so scheint es realistisch, in naher Zukunft einen Großteil des für das neue Gebäude in München/Haar gezahlten Mietzinses wieder einzunehmen. CA/82/16 d 3/5

7 16. Die Auswirkungen des Mietvertrags einschließlich Umbaukosten auf das Budget belaufen sich somit für die Gesamtlaufzeit des Vertrags (15 Jahre) auf 40,7 Mio. EUR. VIII. RECHTSGRUNDLAGE 17. Artikel 58 (2) FinO IX. REFERENZDOKUMENTE 18. CA/43/16 X. VERÖFFENTLICHUNG EMPFOHLEN 19. Ja CA/82/16 d 4/5

8 ANLAGE 1 MIETERBEZOGENE INVESTITIONEN A. IT-bezogene Investitionen EUR B. Kühldecken in den Büros und Kühlung für die Konferenzräume EUR C. Dolmetscherkabinen und Ausrüstung EUR D. Physische Sicherheit EUR E. Zusätzliche Installationen (Sonnenschutz, Teeküchen usw.) EUR INSGESAMT EUR CA/82/16 d 5/5

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