Die neuen Regeln bei den Minijobs

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1 Verbesserungen für Geringverdiener Die neuen Regeln bei den Steuerlich und bei den Sozialabgaben begünstigte bis 800 Euro sollen ab dem 1. April 2003 die 325-Euro-Jobs ablösen und für mehr Beschäftigung sorgen. Nachfolgend verschaffen wir Ihnen einen Überblick über die drei verschiedenen Formen der. 1. bis 400 Euro in der gewerblichen Wirtschaft Bei einem Minijob bis 400 Euro in Ihrem Maklerbüro erhält Ihr Mitarbeiter seinen Arbeitslohn steuer- und sozialabgabenfrei. Sie zahlen eine Abgabenpauschale von 25 Prozent. Davon fließen zwölf Prozent in die Renten- und elf Prozent in die Krankenversicherung. Zwei Prozent erhält der Fiskus. Die Bundesknappschaft in Cottbus soll die Pauschale als zentrale Stelle einziehen. Durch die Beiträge zur Sozialversicherung erwirbt der Mitarbeiter geringe Ansprüche in der Rentenversicherung (Anspruch auf Altersrente und Erfüllung von Wartezeiten). Durch Aufstockung auf den vollen Beitragssatz (19,5 Prozent) kann er sich Zugang zum vollen Leistungsspektrum der Rentenversicherung verschaffen. Ansprüche aus der Krankenversicherung erwirbt er nicht. Wichtig: Sie können einen Minijobber künftig länger als 15 Stunden pro Woche beschäftigen. Der Minijob bleibt als Nebenjob steuerfrei. Mehrere geringfügige Beschäftigungen werden zusammengerechnet. 15-Stunden-Grenze aufgehoben 2. zwischen 400 Euro und 800 Euro In der Gleitzone zwischen 400,01 und 800 Euro wird der Lohn über eine Lohnsteuerkarte versteuert. Für den Sozialversicherungsbeitrag wird eine geringere Bemessungsgrundlage herangezogen, die sich wie folgt berechnet: Faktor x (2./. Faktor) x (Arbeitsentgelt./. 400). Der Faktor ermittelt sich wie folgt: 0,25 geteilt durch den durchschnittlichen Gesamtsozialversicherungsbeitragssatz, gerundet auf vier Dezimalstellen. Für 2003 wird ein durchschnittlicher Beitragssatz bei 41,7 Prozent zu Grunde gelegt. Somit ergibt sich ein Faktor von 0,5995 (0,25 : 0,417). Auf Basis der so ermittelten Bemessungsgrundlage wird der Gesamtsozialversicherungsbeitrag errechnet und zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter aufgeteilt. Sie leisten die auf das Bruttoentgelt entfallenden Beiträge zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Arbeitslosenund Pflegeversicherung). Ihr Mitarbeiter zahlt die Differenz zum ermittelten Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Ihre Mitarbeiterin M (ledig, keine Kinder) verdient 600 Euro brutto. Da sie eine Lohnsteuerkarte der Steuerklasse I vorlegt, wird keine Lohnsteuer einbehalten. Die Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherung beträgt 519,90 Euro (0,5995 x [2./. 0,5995] x [600./. 400]). Bei einem Krankenversicherungssatz von 14,5 Prozent ergeben sich Sozialabgaben in Höhe von 219,40 Euro (519,90 Euro x 0,422). Sie zahlen davon 126,60 Euro (600 Euro x 0,21). Die Differenz in Höhe von 92,80 Euro (219,40 Euro./. 126,60 Euro) zahlt M. Ersparnis: 33,80 Euro. Ersparnis bei den Sozialabgaben 1

2 Der folgenden Übersicht können Sie entnehmen, wie sich die Beiträge zur Sozialversicherung entwickeln. Sozialversicherungsbeiträge Monatlicher Verdienst Ermäßigte Bemessungsgrundlage Gesamtsozialversicherungsbeitrag * Arbeitgeberanteil Arbeitnehmeranteil Ersparnis 410 Euro 253,80 Euro 107,11 Euro 86,51 Euro 20,60 Euro 65,91 Euro 450 Euro 309,83 Euro 130,75 Euro 94,95 Euro 35,80 Euro 59,15 Euro 500 Euro 379,85 Euro 160,30 Euro 105,50 Euro 54,80 Euro 50,70 Euro 550 Euro 449,88 Euro 189,85 Euro 116,05 Euro 73,80 Euro 42,25 Euro 600 Euro 519,90 Euro 219,40 Euro 126,60 Euro 92,80 Euro 33,80 Euro 700 Euro 659,95 Euro 278,50 Euro 147,70 Euro 130,80 Euro 16,90 Euro 800 Euro 800,00 Euro 337,60 Euro 168,80 Euro 168,80 Euro 0,00 Euro *) Unterstellt wird ein Krankenversicherungssatz von 14,5 Prozent 3. bis 400 Euro im Haushalt Geringfügige Beschäftigungen im Haushaltsbereich werden ab dem 1. April 2003 ebenfalls wieder begünstigt. Darunter fallen alle Tätigkeiten, die sonst durch Haushaltsmitglieder erledigt werden (Einkaufen, Kochen, Putzen, Kinderbetreuung oder Krankenpflege). Die Haushaltshilfe erhält ihren Arbeitslohn steuer- und sozialabgabenfrei. Haushaltshilfe wieder begünstigt Privatleute, die eine Haushaltshilfe beschäftigen, müssen eine Pauschale von zwölf Prozent zahlen. Davon fließen fünf Prozent in die Renten- und fünf Prozent in die Krankenversicherung. Zwei Prozent erhält wiederum der Fiskus. Der Arbeitgeber kann seine Aufwendungen anteilig direkt von seiner Einkommensteuerschuld abziehen (neuer 35a Einkommensteuergesetz [EStG]), wenn die Zahlungen weder Betriebsausgaben noch Werbungskosten sind und soweit sie nicht als außergewöhnliche Belastung abgezogen werden können ( 33a Absatz 3 oder 33c EStG). Die Höhe der abziehbaren Beträge ermittelt sich wie folgt: Abzug der Kosten von der Einkommensteuerschuld Bei einem Monatsverdienst bis 400 Euro kann der Arbeitgeber zehn Prozent seiner Aufwendungen von der Steuer absetzen, maximal 510 Euro. Stellt ein Privathaushalt eine Haushaltshilfe sozialversicherungspflichtig an (kein 400-Euro-Minijob!), kann er zwölf Prozent der Aufwendungen, maximal Euro von der Steuer absetzen. Liegt kein Arbeitsverhältnis vor, sondern es werden nur haushaltsnahe Dienstleistungen in Anspruch genommen (zum von einem Dienstleistungsunternehmen), können 20 Prozent der Aufwendungen, maximal 600 Euro im Jahr abgezogen werden. Voraussetzung ist, dass eine entsprechende Rechnung vorgelegt und die Zahlung durch Beleg nachgewiesen wird (neuer 35a Absatz 2 EStG). Wichtig: Für jeden Monat, in dem kein Beschäftigungsverhältnis vorliegt bzw. keine Leistungen in Anspruch genommen werden, wird der Höchstbetrag um ein Zwölftel gekürzt. Kürzung des Höchstbetrags 2

3 Die Tücken stecken im Detail Das sind die neuen Regeln bei Ab dem 1. April 2003 werden die neu geregelt. In der Februar-Ausgabe (Seite 13) haben wir Ihnen einen ersten Überblick geliefert. Nachfolgend gehen wir auf die Einzelheiten ein. Unser Service: Einen Mustervertrag für bis 400 Euro finden Sie im Online-Service Musterverträge/Musterformulierungen. Wie Sie dorthin gelangen, erfahren Sie auf Seite 20 unter Online-Service. Geringfügige Beschäftigung bis 400 Euro Die Verdienstgrenze bei der geringfügigen Beschäftigung wird von 325 Euro auf 400 Euro angehoben. Die wöchentliche Arbeitszeitgrenze von 15 Stunden wird abgeschafft. Außerdem bleibt ein 400-Euro- Job künftig auch als Nebenbeschäftigung für den Mitarbeiter sozialabgaben- und steuerfrei. Damit entscheidet allein das Kriterium Arbeitsentgelt, ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt oder nicht. Auch als Nebenjob steuerfrei Maßgebend für die Einhaltung der Geringfügigkeitsgrenze ist der regelmäßige monatliche Bruttoverdienst. Gewähren Sie einmalige Leistungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, müssen die monatlichen Zahlungen anteilig gekürzt werden. Sie zahlen Ihrem Mini-Jobber im Juni 100 Euro Urlaubs- und im November 200 Euro Weihnachtsgeld. In diesem Fall dürfen die monatlichen Zahlungen maximal 375 Euro betragen (400./. 300 : 12). Wichtig: Wird die Geringfügigkeitsgrenze überschritten oder nur deshalb eingehalten, weil Sie nicht das tarifvertraglich geschuldete Entgelt zahlen ( Phantomlohn ), fallen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bis zu fünf Jahre rückwirkend an. Eine Ausnahme gilt für Einmalzahlungen (zum Weihnachts- oder Urlaubsgeld), die dem Mitarbeiter zwar tarifvertraglich zustehen, aber nicht ausbezahlt werden. Dafür müssen Sie keine Sozialabgaben nachzahlen. Pauschalabgaben des Arbeitgebers Als Arbeitgeber zahlen Sie eine Pauschalabgabe in Höhe von 25 Prozent an die Bundesknappschaft in Cottbus (August-Bebel-Straße 85, Cottbus). Davon fließen zwölf Prozent in die Rentenversicherung ( 172 Absatz 3 Sozialgesetzbuch [SGB] VI), elf Prozent in die Krankenversicherung ( 249b SGB V) und zwei Prozent gehen an den Fiskus für Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag ( 40a Absatz 2 Einkommensteuergesetz [EStG]). 25 Prozent an die Bundesknappschaft Wichtig: Dazu kommen bei Arbeitgebern mit bis zu 30 Mitarbeitern noch die U1- und U2-Umlage mit 1,2 bzw. 0,1 Prozent zur Sicherung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und bei Mutterschaft. Einzelheiten dazu finden Sie im Internet unter (Stichwort Arbeitgeber ). 3

4 Beiträge zur Renten- und Krankenversicherung Die zwölf Prozent Rentenversicherungsbeitrag müssen Sie immer leisten, auch wenn der Mitarbeiter rentenversicherungsfrei ist, zum als Rentner oder Beamter ( 172 Absatz 3 SGB VI). Manchmal kein Beitrag zur Krankenversicherung Der Beitrag zur Krankenversicherung wird fällig, wenn Ihr Mitarbeiter in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob er freiwillig, im Rahmen einer Familienversicherung oder pflichtversichert ist. Darunter fallen zum Rentner, Arbeitslose oder Arbeitnehmer, die die Jahresentgeltgrenze überschreiten. Für privat versicherte oder nicht krankenversicherte Mitarbeiter muss kein Beitrag gezahlt werden. Lohnsteuer Sie können sich die zwei Prozent Lohnsteuer sparen, wenn Ihr Mitarbeiter eine Lohnsteuerkarte vorlegt. Für den Mitarbeiter lohnt sich das nur, wenn entweder keine Lohnsteuer einbehalten wird (Steuerklasse I bis IV) oder die abgeführte Lohnsteuer bei Abgabe der Steuer-Erklärung erstattet wird. Auswirkungen in der Praxis Wechselt eine 325-Euro-Kraft, die bisher auf Grund einer Freistellungsbescheinigung ihren Lohn steuerfrei erhält, ab 1. April 2003 in einen steuerfreien Minijob mit 325 Euro, ändert sich auf Arbeitnehmerseite nichts. Als Arbeitgeber müssen Sie dagegen drei Prozent mehr als bisher abführen. Wechsel aus 325-Euro-Job Gravierender sind die Folgen, wenn ein bisher pauschal lohnversteuertes geringfügiges Arbeitsverhältnis in einen Minijob bis 400 Euro umgewandelt wird. Das zeigt das folgende : Ihre Raumpflegerin R, eine Rentnerin, hat seit einem Jahr einen 325-Euro-Job. Da sie als Rentnerin keine Freistellungbescheinigung vorlegen kann, haben Sie den Arbeitslohn pauschal lohnversteuert ( 40a Absatz 2 EStG 2002). Je nachdem, ob Sie oder R bisher die pauschale Lohnsteuer getragen haben, ergeben sich zum 1. April 2003 folgende Änderungen (Beträge in Euro): Arbeitgeber trägt pauschale Lohnsteuer Belastung Arbeitgeber Auszahlung Arbeitnehmer Arbeitnehmer trägt pauschale Lohnsteuer Belastung Arbeitgeber Auszahlung Arbeitnehmer alt neu alt neu alt neu alt neu Arbeitslohn 325,00 325,00 325,00 325,00 325,00 325,00 325,00 325,00 KV-Beitrag 32,50 1) 35,75 2) 32,50 1) 35,75 2) RV-Beitrag 3) 39,00 39,00 39,00 39,00 Pauschale Lohnsteuer 73,12 4) 6,50./. 73,12 4)./. 6,50 gesamt 469,62 406,25 325,00 325,00 396,50 399,75 251,88 318,50 1) 10 Prozent 2) 11 Prozent 3) 12 Prozent 4) inklusive Solidaritätszuschlag und 7 Prozent Kirchensteuer (Bayern) Wichtig: Rentner dürfen ab 2003 bis 340 Euro ohne Auswirkungen auf ihre Rente hinzuverdienen. Die Grenze ist damit zwar um 15 Euro höher als im Jahr 2002, bleibt aber um 60 Euro unter der Geringfügigkeitsgrenze. Hinzuverdienst bei Rentnern begrenzt 4

5 Ansprüche aus Renten- und Krankenversicherung Ihr Mitarbeiter erwirbt durch den pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung geringe Ansprüche auf Altersrente. Außerdem werden Wartezeiten berücksichtigt. Um alle Leistungen der Rentenversicherung nutzen zu können, muss er auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichten und einen Eigenbeitrag in Höhe von 7,5 Prozent zahlen. Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil müssen zusammen mindestens 30,23 Euro betragen (19,5 Prozent von 155 Euro, der Mindestbemessungsgrundlage). Das heißt: Bei einem Arbeitslohn unter 155 Euro muss der Mitarbeiter mehr als 7,5 Prozent zahlen. Wichtig: Über die Möglichkeit, eigene Ansprüche erwerben zu können, müssen Sie Ihren Mitarbeiter informieren. Eine entsprechende Passage finden Sie im Mustervertrag. Der Mitarbeiter muss zudem Ihnen gegenüber seinen (unwiderrufbaren) Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit schriftlich erklären. Arbeitnehmer kann Rentenbeitrag aufstocken Arbeitgeber muss über Aufstockung informieren In der Krankenversicherung erwirbt der Mitarbeiter keine (zusätzlichen) Ansprüche. Er kann aber als Familienangehöriger beim Ehe- oder Lebenspartner mitversichert werden. Die für die Familienversicherung geltende monatliche Einkommensgrenze von 340 Euro wird im Fall einer geringfügigen Beschäftigung auf 400 Euro erweitert. Hat er aber neben dem Arbeitsentgelt von 400 Euro weitere Einnahmen (zum Zinseinnahmen), ist die Familienversicherung ausgeschlossen. Übergangsregelungen Freistellungsbescheinigungen für 2003 laufen zum 31. März aus. Bis dahin steuerfrei erzielte Einnahmen bleiben steuerfrei, wenn aus dem 325-Euro-Job ein 400-Euro-Job wird. Bei Aufnahme einer Vollzeitbeschäftigung werden die Einnahmen nachträglich steuerpflichtig. Ihre Mitarbeiterin M arbeitet von Januar bis März auf 325-Euro-Basis mit Freistellungsbescheinigung. Ab April 2003 erhält sie monatlich 400 Euro. Sowohl die Einnahmen von Januar bis März als auch die von April bis Dezember bleiben für sie steuer- und sozialabgabenfrei. Wechselt M im Laufe des Jahres allerdings in eine Vollzeitbeschäftigung, werden die Einnahmen aus dem 325-Euro-Job nachträglich steuerpflichtig. Die Einnahmen aus dem 400-Euro-Job bleiben steuerfrei. Wichtig: Mitarbeiter, deren Tätigkeit durch die erhöhte Geringfügigkeitsgrenze ab 1. April 2003 sozialversicherungsfrei werden würde, bleiben versicherungspflichtig. Auf Antrag können sie sich von der Versicherungspflicht befreien lassen. Wichtig für bisher Versicherungspflichtige Niedrig entlohnte Beschäftigung bis 800 Euro Neu geschaffen wurde der Niedriglohnbereich bei einem monatlichen Verdienst zwischen 400,01 und 800 Euro. In dieser Gleitzone steigen die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung schrittweise an. Sie als Arbeitgeber zahlen volle Sozialbeiträge. Die Gleitzone gilt nicht, wenn die Beschäftigung neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt wird. Das Arbeitsentgelt wird über eine Lohnsteuerkarte versteuert (eine Pauschalbesteuerung ist nicht möglich). 5

6 Komplizierte Berechnung Über die Berechnung des Arbeitnehmeranteils bestehen noch Unklarheiten. Die von uns in der Februar-Ausgabe vorgestellte Methode entspricht dem Gesetzeswortlaut und wurde uns inzwischen auch von der Bundesknappschaft bestätigt. Danach errechnet sich die ermäßigte Bemessungsgrundlage für 2003 wie folgt: Bemessungsgrundlage ermitteln Formel 239,80 + [1,4005 x (Arbeitsentgelt./. 400)] Von dieser ermäßigten Bemessungsgrundlage wird der Gesamtsozialversicherungsbeitrag (abhängig vom Krankenversicherungssatz) ermittelt und zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter aufgeteilt. Dabei müssen Sie als Arbeitgeber die auf das Brutto-Entgelt entfallenden Beiträge zur Sozialversicherung leisten. Der Mitarbeiter zahlt die Differenz zum ermittelten Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Die Beiträge müssen wie bisher in der Summe an die Krankenversicherung überwiesen werden. Unser Service: Um Ihnen die komplizierte Berechnung bei den Sozialabgaben zu erleichtern, haben wir ein Berechnungsprogramm entwickelt. Sie finden es in unserem Online-Service. Wie Sie dorthin gelangen, erfahren Sie auf Seite 20 unter Online-Service. Sozialversicherungsbeiträge einfach berechnen Berechnungsprogramm Um die Sozialabgaben zu ermitteln, geben Sie nur den Krankenversicherungssatz (Zeile 2) und den monatlichen Verdienst (Zeile 3) ein. Wichtig Eine Beschäftigung knapp über 400 Euro bringt den vollen Krankenversicherungsschutz. In der Rentenversicherung kann der Mitarbeiter aufstocken, um volle Rentenversicherungsansprüche zu erwerben. Fazit: Mit den ist die Bundesregierung einen Schritt in die richtige Richtung gegangen. Der versprochene Abbau von Verwaltung und Bürokratie ist allerdings auf der Strecke geblieben. Kompliziert wird es für Arbeitgeber, wenn ein Minijobber mehrere Arbeitsverhältnisse eingeht. Mehr dazu lesen Sie in der nächsten Ausgabe. Kein großer Wurf! 6

7 Arbeitshilfe für die Praxis Mustervertrag für bis 400 Euro Neue Regeln gelten seit dem 1. April 2003 für alle Ihre geringfügigen Beschäftigungsverhältnisse. Das heißt: Sie müssen alle vertraglich neu vereinbaren. Mit den Einzelheiten der Neuregelungen haben wir Sie in der März-Ausgabe vertraut gemacht. In dieser Ausgabe liefern wir Ihnen einen kommentierten Vorschlag für einen Vertrag mit einem Minijobber. müssen ab 1. April neu vereinbart werden Unser Service: Den Mustervertrag finden Sie im Online-Service unter Musterverträge/Musterformulierungen. Wie Sie dorthin gelangen, erfahren Sie auf Seite 20 unter Online-Service. Mustervertrag für bis 400 Euro Arbeitsvertrag Zwischen... (Name, Anschrift Arbeitgeber) im Folgenden Arbeitgeber und Frau/Herrn... (Name, Anschrift, evtl. Geburtsdatum des Arbeitnehmers) wird folgender Arbeitsvertrag geschlossen: 1 Rechtlicher Rahmen und Arbeitsbereich 1) Frau/Herr... wird ab dem... im Rahmen eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses bis 400 Euro eingestellt. 2) Frau/Herr... nimmt Aufgaben... wahr. Zu ihrem/seinem Aufgabenbereich gehört beispielsweise die Erledigung folgender Arbeiten: a)... b)... (Genaue Beschreibung der Tätigkeit vornehmen) 3) Frau/Herr... kann auch zu anderen Tätigkeiten herangezogen werden. 4) Die Arbeiten werden... (Ort der Tätigkeit eintragen) verrichtet. 2 Arbeitszeit 1) Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt... Stunden. Das entspricht... Stunden im Monat. 2) Die Arbeitsleistung erfolgt an... (Zahl der Tage) Tagen in der Woche am... (Zeitraum) mit jeweils... Stunden. Der Arbeitgeber behält sich vor, im Fall erhöhten Arbeitsanfalls und urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfalls anderer Arbeitskräfte die Arbeitsleistung anderweitig festzulegen. 3 Vergütung 1) Das Arbeitsentgelt beträgt... (maximal 400) Euro pro Monat. 2) Der Arbeitgeber leistet die Pauschalabgabe in Höhe von derzeit 25 Prozent (11 Prozent Krankenversicherung, 12 Prozent Rentenversicherung und 2 Prozent Lohnsteuer) in der jeweils gesetzlich geschuldeten Höhe an folgende Adresse: Bundesknappschaft, Minijob-Zentrale, Essen. Wichtig: Der Arbeitgeber weist Frau/Herrn... darauf hin, dass sie/er eigene Ansprüche in der Rentenversicherung erwerben kann. Dazu muss sie/er mit einem eigenen Beitrag von derzeit 7,5 Prozent den Arbeitgebersatz (derzeit 12 Prozent) auf die vollen 19,5 Prozent aufstocken. Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Rentenversicherung müssen zusammen mindestens 30,23 Euro betragen. 3) Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, jede Änderung der steuerlichen bzw. versicherungsrechtlichen Verhältnisse inbesondere, wenn neben diesem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis ein weiteres geringfügiges aufgenommen wird dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen. 4) Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall bestimmt sich nach der jeweils geltenden gesetzlichen Regelung. Zurzeit beträgt sie 100 Prozent für die ersten sechs Wochen der Krankheit. 5) Die Überweisung des Arbeitsentgelts erfolgt auf das Konto Nummer... bei der... (Bank oder Sparkasse) in... (BLZ...). 4 Urlaub Frau/Herr... hat Anspruch auf... Tage Erholungsurlaub im Jahr. Der Urlaub muss vom Arbeitgeber vor Urlaubsantritt genehmigt werden. 7

8 Überschrift Kasten 5 Kündigung Das Arbeitsverhältnis kann beiderseits mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende schriftlich gekündigt werden. Maßgebend für die Fristeinhaltung ist der Zugang des Kündigungsschreibens. 6 Schlussbestimmungen 1) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags können wirksam nur in schriftlicher Form vereinbart werden. 2) Dieser Vertrag bleibt auch dann gültig, wenn einzelne Bestimmungen sich als ungültig erweisen sollten. Die betreffende Bestimmung ist dann so auszulegen, dass die mit ihr ursprünglich angestrebten wirtschaftlichen und rechtlichen Zwecke so weit wie möglich erreicht werden.... (Ort), den... (Datum) (Ort), den... (Datum)... (Arbeitgeber) (Arbeitnehmer) Erläuterungen Zu 1: Machen Sie deutlich, dass es sich um ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis bis 400 Euro handeln soll, das den seit 1. April 2003 geltenden Regeln unterliegt (Absatz 1). Legen Sie im beiderseitigen Interesse den Aufgabenbereich fest (Absatz 2). Behalten Sie sich aber als Arbeitgeber vor, den Mitarbeiter zu anderen Tätigkeiten heranzuziehen (Absätze 2 und 3) Zu 2: Die bisherige Begrenzung der Wochenarbeitszeit auf 15 Stunden entfällt. Das verschafft Ihnen größere Flexibilität. Sie sind frei in der Gestaltung der wöchentlichen Arbeitszeit, solange Sie nicht gegen geltendes Arbeitszeitrecht verstoßen (nicht mehr als durchschnittlich acht Stunden am Tag). Zu 3: Achten Sie darauf, dass das gesamte Arbeitsentgelt (monatliches Entgelt und Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) die Geringfügigkeitsgrenze von regelmäßig 400 Euro nicht überschreitet (Absatz 1). Bei der Festlegung des Stundenlohns sollten Sie außerdem im Auge behalten, dass Teilzeitkräfte (auch Geringverdiener) nicht schlechter behandelt werden dürfen als Vollzeitbeschäftigte. Das bedeutet: Als Arbeitgeber müssen Sie der 400-Euro-Kraft ein Entgelt zahlen, das dem anteiligen Entgelt eines Vollzeit-Beschäftigten entspricht ( 4 Absatz 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz). Mehr Flexibilität bei Stundenzahl Arbeitsrechtliche Vorschriften beachten Als Arbeitgeber sollten Sie informiert sein, falls sich an den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verhältnissen Ihres Mitarbeiters etwas ändert (zum, wenn er ein weiteres geringfügiges Beschäftigungsverhältnis eingeht (Absatz 3). Denn Sie müssen die Versicherungspflicht des Mitarbeiters prüfen (sehen Sie dazu auch den Beitrag auf Seite 14 dieser Ausgabe). Zu 4: Der Mitarbeiter hat Anspruch auf mindestens 24 Tage Urlaub im Jahr. Der Urlaub wird bei Minijobbern gekürzt, und zwar abhängig von der Zahl der tatsächlichen Arbeitstage in der Woche. Arbeitet Ihr Mitarbeiter zum an zwei Tagen in der Woche und gilt ansonsten die Fünf-Tage-Woche, so beträgt sein Urlaubsanspruch zwei Fünftel des regulären Anspruchs. Urlaubsanspruch richtig berechnen 8

9 Fragen aus der Praxis Was gilt bei mehreren Beschäftigungen? Seit 1. April greifen die Regeln zu den neuen. In den letzten beiden Ausgaben haben wir Sie mit den Regeln vertraut gemacht. Richtig schwierig wird es, wenn Ihr Mitarbeiter mehrere Beschäftigungen bei verschiedenen Arbeitgebern ausübt. Lesen Sie nachfolgend, was bei welcher Konstellation gilt und wie Sie sich als Arbeitgeber in punkto Haftung für Sozialversicherungsabgaben absichern. Mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen Übt ein Mitarbeiter mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen aus, werden die Entgelte zusammengerechnet ( 8 Absatz 2 Sozialgesetzbuch [SGB] IV). Überschreitet die Summe der Entgelte nicht 400 Euro, bleiben alle Jobs für den Mitarbeiter abgabenfrei. Wird die 400-Euro-Grenze überschritten, sind alle Beschäftigungen sozialversicherungspflichtig. Liegt das Entgelt in der Summe unter 800 Euro (Gleitzone), werden die Sozialabgaben nach den Regeln für niedrig entlohnte Beschäftigungen berechnet. In allen anderen Fällen muss auch der Mitarbeiter volle Beiträge zur Sozialversicherung leisten. Summe der Entgelte entscheidend Überschreitet die Summe der Entgelte 400 Euro, wird steuerlich jede Beschäftigung für sich betrachtet. Sie kann pauschal mit 20 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) oder nach Lohnsteuerkarte versteuert werden ( 40a Absatz 2a Einkommensteuergesetz). Raumpflegerin R putzt für 300 Euro monatlich im Maklerbüro A und für 200 Euro monatlich im Unternehmen B. Die Summe der Entgelte (500 Euro) übersteigt die Geringfügigkeitsgrenze, liegt aber noch innerhalb der Gleitzone. Die beiden Arbeitgeber zahlen volle Sozialversicherungsbeiträge auf 300 bzw. 200 Euro. Der Arbeitnehmeranteil beträgt 54,80 Euro (Krankenversicherungssatz 14,5 Prozent) und muss aufgeteilt werden: Aufteilung der Sozialabgaben Maklerbüro A (300 Euro) Unternehmen B (200 Euro) AG-Anteil 300 x 21,1 % 63,30 Euro 200 x 21,1 % 42,20 Euro AN-Anteil 54,80x300/500 32,88 Euro 54,80x200/500 21,92 Euro Summe 96,18 Euro 64,12 Euro Beide Arbeitgeber können das Entgelt pauschal mit 20 Prozent versteuern, zuzüglich Solidaritätszuschlag (5,5 Prozent) und Kirchensteuer (je nach Bundesland zwischen 4 und 7 Prozent). Geringfügige neben Hauptbeschäftigung Neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung kann ein abgabenfreier 400-Euro-Job ausgeübt werden. Alle weiteren Jobs werden mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet und sind sozialversicherungspflichtig ( 8 Absatz 2 SGB IV). Nur in der Arbeitslosenversicherung müssen für die weiteren Jobs keine Beiträge ge- Nur ein 400-Euro- Job abgabenfrei 9

10 zahlt werden ( 27 Absatz 2 SGB III). Für den Mitarbeiter bleibt die Nebenbeschäftigung abgabenfrei, die zeitlich zuerst begonnen wurde. Mitarbeiterin M verdient im Maklerbüro A Euro brutto monatlich. Am 1. April 2003 nimmt sie bei Arbeitgeber B einen Nebenjob an (Verdienst 200 Euro). Ab Mai 2003 arbeitet sie zusätzlich bei Arbeitgeber C für 150 Euro monatlich. Die zuerst begonnene Beschäftigung B bleibt für M abgabenfrei. Die Beschäftigungen A und C werden zusammengerechnet. Mit Ausnahme der Arbeitslosenversicherung müssen für C volle Sozialbeiträge gezahlt werden. Arbeitgeber C kann den Lohn pauschal versteuern ( 40a Absatz 2a EStG). Job / Verdienst A Euro B 200 Euro C 150 Euro Mitarbeiterin M 422 Euro Sozialabgaben *) 331,88 Euro (Lohnsteuer + Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer) Steuer- und sozialabgabenfrei 26,78 Euro Sozialabgaben *) (ohne Arbeitslosenversicherung) Arbeitgeber 422 Euro Sozialabgaben 50 Euro (25 Prozent Pauschalabgabe) 26,78 Euro Sozialabgaben *) (ohne Arbeitslosenversicherung) 33,75 Euro (20 % pauschale Lohnsteuer + Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer) *) angenommener Krankenversicherungssatz 14,5 Prozent Wichtig: Mehrere kleine Jobs neben einer Hauptbeschäftigung sind für den Mitarbeiter nachteilig. Denn ein Job bis 400 Euro monatlich bleibt abgabenfrei. Bei zwei Jobs à 200 Euro (neben einer Hauptbeschäftigung) müssen für den zweiten Job Sozialabgaben gezahlt werden. Mehrere kleine Jobs bringen Nachteile Hauptbeschäftigung und Gleitzonenjob Die Vergünstigungen einer niedrig entlohnten Beschäftigung (Gleitzonenjob) gelten nicht neben einer Hauptbeschäftigung. Mitarbeiterin M ist Angestellte im Innendienst (2.500 Euro). Für eine zweite Beschäftigung (450 Euro) gelten nicht die Regeln der Gleitzone. Geringfügige Beschäftigung und Gleitzonenjob Wird neben einem Gleitzonenjob eine geringfügige Beschäftigung bis 400 Euro ausgeübt, gelten grundsätzlich die gleichen Regeln, wie bei einer voll versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung über 800 Euro. Das heißt eine bzw. die zuerst begonnene geringfügige Beschäftigung bleibt für den Mitarbeiter abgabenfrei. Beachten Sie: Eine zweite geringfügig entlohnte Beschäftigung wird mit dem Entgelt des Gleitzonenjobs zusammengerechnet. Wird dadurch die 800-Euro-Grenze überschritten, gehen für den (ursprünglichen) Gleitzonenjob die günstigen Gleitzonenregeln verloren. Vergünstigungen der Gleitzone gehen verloren 10

11 Raumpflegerin R arbeitet im Maklerbüro A für 750 Euro und bei Unternehmen B für 300 Euro. Die Beschäftigung bei B bleibt für R als geringfügige Beschäftigung abgabenfrei. Für die Beschäftigung im Maklerbüro A gilt die Gleitzonenregelung. Nimmt R noch eine dritte Beschäftigung bei C auf (150 Euro), werden die Arbeitsentgelte aus den Beschäftigungen A und C zusammengerechnet. Die Summe (900 Euro) übersteigt 800 Euro. Daher müssen für die Beschäftigung A und C volle Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung gezahlt werden. In der Arbeitslosenversicherung gilt für Beschäftigung im Maklerbüro A weiterhin die Gleitzone. Für Beschäftigung C müssen keine Beiträge zur Arbeitslosenversicherung gezahlt werden. Die Beschäftigung bei B bleibt als erste geringfügige Beschäftigung für R abgabenfrei. Der Arbeitgeber B zahlt die pauschalen Beiträge. A Arbeitgeber Volle Beiträge in allen Zweigen der Sozialversicherung B 25 % Pauschalabgabe abgabenfrei C Volle Beiträge zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung Raumpflegerin R Volle Sozialbeiträge, Ausnahme: Beitrag Arbeitslosenversicherung nur 23,06 Euro (statt 24,38 Euro) Volle Beiträge zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung Geringfügig entlohnte und kurzfristige Beschäftigung Von der geringfügig entlohnten ist die kurzfristige Beschäftigung zu unterscheiden, die von vorneherein auf höchstens zwei Monate oder 50 Arbeitstage im Kalenderjahr beschränkt ist ( 8 Absatz 1 Nummer 2 SGB IV). Zudem darf sie bei einem Verdienst von mehr als 400 Euro monatlich nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Kurzfristige Beschäftigung wird nicht eingerechnet Für eine kurzfristige Beschäftigung müssen unabhängig vom Verdienst keine Sozialbeiträge gezahlt werden. Wird sie neben einer geringfügig oder einer niedrig entlohnten Beschäftigung ausgeübt, werden die Entgelte nicht zusammengerechnet. Mitarbeiterin M (Hausfrau) ist seit längerem im Maklerbüro für monatlich 300 Euro beschäftigt. Am 1. Mai nimmt sie eine im Voraus bis zum 30. Juni 2003 beschränkte Beschäftigung bei B auf (Monatsverdienst 700 Euro). Beide Beschäftigungen werden nicht zusammengerechnet und bleiben somit für M sozialabgabenfrei. A muss die Pauschalbeiträge in Höhe von 25 Prozent leisten. Beachten Sie: Seit 1. April 2003 ist für die zeitliche Grenze bei der kurzfristigen Beschäftigung das Kalenderjahr maßgebend (bisher zwölf Monate). Der Zwei-Monats-Zeitraum ist nur anzuwenden, wenn die Beschäftigung mindestens an fünf Tagen in der Woche erfolgt. Unser Service: Im Online-Service finden Sie unter Arbeitshilfen die neuen Geringfügigkeits-Richtlinien mit weiteren en. Wie Sie dorthin gelangen, erfahren Sie auf Seite 20 unter Online-Service. Richtlinien im Internet 11

12 Ihre Pflichten als Arbeitgeber Die Vergünstigungen für gelten nur dann uneingeschränkt, wenn es sich um die einzige (Neben)-Beschäftigung des Arbeitnehmers handelt. Positiv ist allerdings: Es sollen keine Sozialbeiträge nachgefordert werden, wenn durch die Zusammenrechnung der Entgelte nachträglich eine Sozialversicherungspflicht festgestellt wird. Wichtig: Trotzdem müssen Sie als Arbeitgeber ob in der Wirtschaft oder im Privathaushalt bei der Einstellung eines Minijobbers prüfen, ob der Arbeitnehmer noch weiteren Beschäftigungen nachgeht. Sozialversicherungspflicht erst ab Bekanntgabe Die Minijobber sind wie alle Beschäftigten nach 28o SGB IV verpflichtet, Ihnen als Arbeitgeber die Angaben zu machen, die Sie zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung brauchen. Dazu gehört auch, Sie über weitere bzw. eine Hauptbeschäftigungen zu informieren. Verschweigt der Mitarbeiter weitere Beschäftigungen bzw. macht er falsche Angaben, sind Sie künftig vor Beitragsnachzahlungen geschützt. Die Sozialversicherungspflicht tritt erst mit Bekanntgabe durch die Bundesknappschaft oder einen Rentenversicherungsträger ein. Arbeitgeber vor Nachzahlungen geschützt Frau Müller arbeitet seit Jahren für monatlich 300 Euro bei Arbeitgeber A. Am 1. August 2003 nimmt sie einen weiteren Minijob bei Arbeitgeber B auf (Verdienst monatlich 200 Euro). Frau Müller informiert keinen ihrer Arbeitgeber über die jeweils andere Beschäftigung. Beide Arbeitgeber melden Frau Müller daher bei der Bundesknappschaft als geringfügig entlohnte Beschäftigte. Am 2. April 2004 stellt die Bundesknappschaft bei einem Datenabgleich fest, dass Frau Müller zwei ausübt. Die Bundesknappschaft teilt beiden Arbeitgebern mit Bescheid vom 9. April 2004 mit, dass Frau Müller ab dem 16. April 2004 sozialversicherungspflichtig ist. Für die Zeit bis zum 15. April zahlen beide Arbeitgeber 25 Prozent Pauschalabgabe. Mitarbeiter befragen Der Eintritt der Versicherungspflicht wird nicht hinausgeschoben, wenn Sie als Arbeitgeber es vorsätzlich oder grob fahrlässig versäumt haben, den versicherungsrechtlichen Sachverhalt aufzuklären. Als Arbeitgeber sind Sie daher gut beraten, sich bei der Beschäftigung von Minijobbern genau an die gesetzlichen Vorschriften über die Führung der Lohnunterlagen und die Meldungen zu halten. Im Einzelnen sollten Sie Folgendes beachten: Gesetzliche Vorgaben einhalten 1. Fragen Sie den Minijobber bei der Einstellung nach weiteren Beschäftigungsverhältnissen ( und Hauptbeschäftigungen). Nehmen Sie die schriftliche Erklärung zu den Lohnunterlagen. 2. Melden Sie den Minijobber innerhalb von zwei Wochen nach Beginn der Beschäftigung bei der Bundesknappschaft an. Fazit: Die neuen sind einfach handhabbar und praxisgerecht, wenn Ihr Mitarbeiter nur einen Minijob ausübt. Spätestens mit einem zweiten Minijob verkehrt sich das Ganze ins Gegenteil. 12

13 gestalten So nutzen Sie die Vorteile bei Steuern und Krankenversicherung optimal Die scheinbar einfachen und Steuerzahler-freundlichen Regeln für die neuen stellen Sie als Arbeitgeber und Ihre Minijobber in der Praxis vor so manches Problem: Was steuerlich optimal erscheint, kann sozialversicherungsrechtlich im Fiasko enden. Lesen Sie daher nachfolgend, wie Sie und Ihre Mitarbeiter die beiden Aspekte vorteilhaft verknüpfen und damit bares Geld sparen. Wichtig: Was für Sie und Ihren Minijobber optimal ist, hängt entscheidend von den persönlichen Umständen des Minijobbers ab. Rechnen Sie daher genau nach. Und erkundigen Sie sich vorher bei der Krankenkasse, welche sozialversicherungsrechtlichen Folgen Sie erwarten. Unser Service: Berechnen Sie den Einzelfall! Nutzen Sie die Rechen- Tools in unserem Online-Service. Sie finden dort Programme für die Berechnung der Sozialabgaben in der Gleitzone, die Einkommen- und Lohnsteuer. Wie Sie dorthin gelangen, erfahren Sie auf der Seite 20. Nutzen Sie unsere Rechen-Tools Teilweise Befreiung von der Sozialversicherung In vielen Maklerbüros existieren Arbeitsverhältnisse mit Ehegatten. Der Verdienst liegt oftmals knapp oberhalb der 325-Euro-Grenze. Vorteil: Der Ehegatte ist gesetzlich krankenversichert. Damit diese Arbeitnehmer-Ehegatten ihren Versicherungsschutz durch die höhere Geringfügigkeitsgrenze von 400 Euro nicht verlieren, hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung geschaffen: Der Arbeitnehmer-Ehegatte bleibt auch bei einem Verdienst unter 400 Euro versicherungspflichtig. Er kann sich aber (ganz oder in einzelnen Zweigen) von der Versicherungspflicht befreien lassen. Altfälle weiter versicherungspflichtig Ihre Ehefrau war bisher in Ihrem Maklerbüro für 350 Euro monatlich als Bürokraft angestellt. Auf Grund der Übergangsregelung bleibt sie auch nach dem 1. April 2003 versicherungspflichtig. Da Ihre Ehefrau nur Wert auf die gesetzliche Krankenversicherung legt, lässt sie sich in der Renten- und Arbeitslosenversicherung befreien. Ihre Ehefrau muss ab 1. April monatlich 28,35 Euro (Krankenversicherungssatz 14,5 Prozent) für Kranken- und Pflegeversicherung zahlen. Sie übernehmen den Arbeitgeberanteil. Außerdem müssen Sie pauschale Beiträge zur Rentenversicherung in Höhe von 42 Euro zahlen (12 Prozent). Da eine Beschäftigung im Sinne des 40a Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG) vorliegt, kann der Lohn pauschal mit zwei Prozent versteuert werden. In der Summe haben Sie als Arbeitgeber monatlich Aufwendungen von rund 77 Euro. Bis zum 31. März 2003 mussten Sie einen Arbeitge- 13

14 beranteil von 74,20 Euro zahlen. Ihre Ehefrau spart durch die Befreiung monatlich rund 49 Euro an Sozialabgaben. Weiterer Vorteil: Der Lohn wird bei der Zusammenveranlagung nicht mehr versteuert. Abwandlung Ihre Ehefrau möchte weiterhin Beiträge in die Rentenversicherung einzahlen und lässt sich daher nur in der Arbeitslosenversicherung befreien. Da Sie jetzt keine pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung leisten, müssen Sie den Lohn mit zwanzig Prozent pauschal versteuern ( 40a Absatz 2a EStG). Wichtig: Will sich der Arbeitnehmer(-Ehegatte) von der Krankenversicherungspflicht befreien lassen, muss er dies bis 30. Juni 2003 schriftlich gegenüber dem Arbeitgeber erklären. Die Befreiung gilt rückwirkend vom 1. April 2003 an. Für die Rentenversicherung kann der Antrag auch später gestellt werden. Er wirkt dann ab dem Zeitpunkt des Eingangs. Für die Arbeitslosenversicherung fehlt eine Frist. Auch hier sollte der Antrag bis spätestens 30. Juni gestellt werden. oder Beschäftigung in der unteren Gleitzone? Prüfen Sie als Arbeitgeber bei jedem Minijobber, ob ein Minijob knapp innerhalb der Gleitzone (400,01 bis 800 Euro) günstiger ist als ein Minijob bis 400 Euro. Denn bei einem Verdienst knapp über 400 Euro erhält der Minijobber für geringe Beiträge vollen Krankenversicherungsschutz, während er sich sonst möglicherweise freiwillig krankenversichern muss. Lohnsteuer abhängig von Rentenbeiträgen Frist beachten Beschäftigung in der Gleitzone kann sich lohnen Ihre Mitarbeiterin M ist geschieden und lebt vom Unterhalt ihres Ex- Mannes. Die Unterhaltszahlungen muss sie bis zum Höchstbetrag von Euro als sonstige Einkünfte versteuern ( 22 Nummer 1a Einkommensteuergesetz). Den Steuernachteil bekommt sie von ihrem Ex- Mann ersetzt (Realsplitting). M war bisher für einen monatlichen Beitrag von 120 Euro freiwillig gesetzlich krankenversichert. Bei einem 400-Euro-Job, muss sich Ihre Mitarbeiterin weiter freiwillig gesetzlich krankenversichern. Bei einem Verdienst von 401 Euro zahlt sie monatlich 17,18 Euro Sozialabgaben und erhält vollen Krankenversicherungsschutz (Beitragssatz 14,5 Prozent). M spart so monatlich 102,82 Euro Sozialabgaben. Auch Sie als Arbeitgeber sparen durch den Gleitzonen-Job: Sie müssen lediglich 84,61 Euro (= 401 x 21,1 Prozent) Sozialabgaben im Monat leisten. Bei dem 400-Euro-Job wären 92 Euro (= 400 Euro x 23 Prozent) fällig. Auch Arbeitgeber sparen Sozialabgaben Lohnsteuer fällt in beiden Fällen keine an, wenn M auf Lohnsteuerkarte (Steuerklasse I) arbeitet. Arbeitet M im 400-Euro-Job ohne Lohnsteuerkarte, müssten Sie als Arbeitgeber zusätzlich zwei Prozent pauschale Lohnsteuer zahlen. Wichtig: Ehepaare müssen noch genauer rechnen. Der Vorteil Krankenversicherung durch einen Gleitzonen-Job kann durch eine zusätzliche Steuerbelastung wieder verloren gehen. 14