Inventurrichtlinie für das

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1 Dezernat 4 Finanzen und Gebäudemanagement Inventurrichtlinie für das Anlagevermögen der FernUniversität in Hagen

2 Inhalt 1 Allgemeine Grundlagen Ziel der Richtlinie Rechtliche Rahmenbedingungen Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur des Anlagevermögens Grundsatz der Vollständigkeit Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit Grundsatz der Einzelerfassung und Einzelbewertung Grundsatz der Nachprüfbarkeit Grundsatz der Klarheit Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Wesentlichkeit Inventurplanung Räumliche und sachliche Abgrenzung der Inventur Personelle Zuständigkeiten Inventurdurchführung Umfang der Bestandsaufnahme Durchführung der körperlichen Inventur Besonderheiten Gegenstand abwesend Defekte Gegenstände Kunstgegenstände Nicht aktivierte Gegenstände Durchführung der Buch-/Beleginventur Erfasste Merkmale der Vermögensgegenstände während der körperlichen Aufnahme Inventurplan Aufbewahrung der Unterlagen Prüfung der Inventur Inkrafttreten... 7 Seite 2 von 7

3 1 Allgemeine Grundlagen 1.1. Ziel der Richtlinie Die Inventurrichtlinie ist die Grundlage für die Durchführung von Inventuren für das Anlagevermögen und für die Aufstellung von Inventaren. Die Inventurrichtlinie soll sicherstellen, dass das Vermögen und die Verbindlichkeiten ordnungsmäßig und vollständig erfasst, einheitlich im Inventar abgebildet und nach gleichen Bewertungskriterien bewertet werden. 1.2 Rechtliche Rahmenbedingungen Gemäß der Verwaltungsvorschriften zu 11 Hochschulwirtschaftsführungsverordnung (HWFVO) in der jeweils gültigen Fassung i. V. m. 240 ff. HGB ist die Durchführung einer Inventur und die Aufstellung eines Inventars vorgeschrieben. Basis dieser Inventurrichtlinie ist außerdem die Handlungsempfehlung zur Durchführung einer Inventur an den Hochschulen das Landes NRW in ihrer jeweils geltenden Fassung. 1.3 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur des Anlagevermögens Die Inventur ist die Tätigkeit zur körperlichen oder buchmäßigen Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert zu einem Stichtag. Die Summe aller aufgenommenen Vermögensgegenstände, ergänzt um Bewertungsangaben, bildet das Inventar, das als ein ausführliches Bestandsverzeichnis alle Vermögensteile einer Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Art, Menge und Wert nachweist Grundsatz der Vollständigkeit Als Ergebnis der Inventur muss ein Inventar vorliegen, das sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden der FernUniversität vollständig enthält. Bei der Erfassung sind alle relevanten Informationen festzuhalten Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit Alle durch die Inventur ermittelten Angaben müssen sachlich zutreffen und mit den Tatsachen übereinstimmen. Bei allen Inventurverfahren (körperliche Inventur, Buchinventur) sind Art, Menge und Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden zweifelsfrei festzustellen. Für die Inventur folgt daraus, dass die erfassten Mengen und Werte möglichst fehlerfrei erfasst werden müssen, wobei sich der Aufwand für diese Erfassung in einem wirtschaftlich vertretbaren Rahmen bewegen muss. Doppelerfassungen und Erfassungslücken sind auszuschließen. Seite 3 von 7

4 1.3.3 Grundsatz der Einzelerfassung und Einzelbewertung Alle Vermögensgegenstände und Schulden sind einzeln nach Art, Menge und Wert zu erfassen. Vereinfachungsverfahren wie Festbewertung, Gruppenbewertung und Bildung von Sachgesamtheiten können gemäß VV zu 11 HWVFO angewandt werden Grundsatz der Nachprüfbarkeit Die Inventur muss so dokumentiert sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, sich einen Überblick über die Vorgehensweise und die Ergebnisse der Inventur verschaffen zu können Die Dokumentation der Ergebnisse der Inventur erfolgt in den entsprechenden Inventurlisten Grundsatz der Klarheit Die im Inventar ausgewiesenen Positionen müssen durch eine eindeutige Bezeichnung genau definiert und von anderen Positionen klar abgrenzbar sein Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Wesentlichkeit Der Inventuraufwand muss in angemessener Relation zu den zu erwartenden Ergebnissen stehen. Zulässige Abweichungen vom Grundsatz der Einzelbewertung (z. B. Festwerte) und Einschränkungen bei der Vollständigkeit sind bereits bei der Inventurplanung zu prüfen und zu berücksichtigen; Prüfkriterium ist die Wesentlichkeit der betroffenen Bestände und den im Vergleich zur genauen Erfassung entstehenden Abweichungen. 2 Inventurplanung Zur Durchführung der körperlichen Inventur ist für den gesamten Inventurbereich der FernUniversität ein Inventurplan aufzustellen, der den Umfang der Inventur sachlich und zeitlich abgrenzt Der Inventurplan ist für insgesamt drei Jahre aufzustellen, da angestrebt wird, in einem Zeitraum von ca. drei Jahren nach dem letzten Inventurstichtag im sogenannten rollierenden Verfahren eine Inventur im gesamten Inventurbereich der FernUniversität durchzuführen. Die Anlageninventur findet als körperliche Bestandsaufnahme statt. Es werden ausschließlich materielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens körperlich aufgenommen. Die immateriellen Vermögensgegenstände werden mittels Buch-/Beleginventur erfasst. 2.1 Räumliche und sachliche Abgrenzung der Inventur Die Inventur erstreckt sich auf alle Gebäude, Räumlichkeiten oder Flächen, in denen sich erfassungspflichtige Gegenstände des Anlagevermögens der FernUniversität befinden. Die Inventur von Anlagegegenständen, die sich in Räumen der FernUniversität außerhalb Hagens befinden, wird durch Seite 4 von 7

5 die Beschäftigten vor Ort erfasst und an die zentrale Inventurperson gemeldet. Stichproben der Inventur in Räumen der FernUniversität außerhalb Hagens werden regelmäßig durchgeführt. 2.2 Personelle Zuständigkeiten Die Organisation und Durchführung der körperlichen Bestandaufnahme des Anlagevermögens wird durch die zentrale Inventurperson der FernUniversität durchgeführt. Die Buch-/Beleginventur liegt in der Zuständigkeit der Anlagenbuchhaltung. 3 Inventurdurchführung Nicht alle zum Inventurumfang gehörenden Gegenstände lassen sich wirtschaftlich mittels einer körperlichen Aufnahme erfassen. Dazu gehören u.a. mobile Systeme im Außendienst, Heimarbeitsplätze, Mobiltelefone oder Fahrzeuge. Immaterielle Vermögensgegenstände sind ebenfalls nur zum Teil körperlich zu erfassen (z. B. über den Datenträger). Deshalb werden für die Inventur mehrere Aufnahmearten angewendet. Zulässige Inventurvereinfachungsverfahren dürfen nur nach vorheriger Absprache mit der Leitung der Buchhaltung angewendet werden. 3.1 Umfang der Bestandsaufnahme Grundsätzlich sind sämtliche Vermögensgegenstände des Anlagevermögens erfassungspflichtig, das bedeutet, dass alle Vermögenswerte mit einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von mehr als 60,00 EUR netto zu inventarisieren sind. 3.2 Durchführung der körperlichen Inventur Um den Grundsatz der Vollständigkeit zu wahren, wird von der zentralen Inventurperson sichergestellt, dass alle Räumlichkeiten der FernUniversität Hagen begangen und die darin befindlichen Vermögensgegenstände erfasst werden. Hierbei werden die Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens elektronisch durch den Einsatz von mobilen Scannern erfasst und mit den Inventurlisten verglichen. Während der Inventur ist zu prüfen, ob sich die Vermögensgegenstände in einem einwandfreien Zustand befinden. Zusätzlich erfolgt eine Überprüfung, ob der Anlagegegenstand der korrekten organisatorischen Einheit zugeordnet ist. Der Fortschritt der Inventur ist von der zentralen Inventurperson festzuhalten und zu dokumentieren Besonderheiten Gegenstand abwesend Um die Existenz von verliehenen Gegenständen nachzuweisen, werden die von der FernUniversität in Hagen genutzten Leihscheine und deren Informationen entsprechend aufgenommen. Bei Gegenständen, die ohne Leihschein verliehen wurden, ist dieser nachzureichen. Seite 5 von 7

6 Defekte Gegenstände Bei defekten Gegenständen ist im Rahmen der Inventur der Zustand der Anlage auf der Inventurliste zu vermerken und der Status des Anlagegenstandes (Absetzung beantragt oder bereits deaktiviert) zu prüfen. Bei defekten Anlagegenständen, bei denen noch keine Absetzung und Entsorgung beantragt wurde und die noch aktiv sind, wird auf die Möglichkeit einer Absetzung verwiesen Kunstgegenstände Kunstgegenstände sind ebenfalls zu erfassen, allerdings erfolgt keine Kennzeichnung mittels Etikett am Gegenstand selber. Zusätzlich ist zur Dokumentation ein Foto hinzuzufügen Nicht aktivierte Gegenstände Nicht auf der Inventurliste enthaltene Gegenstände, die während einer körperlichen Inventur in den Räumlichkeiten der FernUniversität vorgefunden werden sind in einer gesonderten Liste unter Angabe der relevanten Merkmale zu erfassen. Bei Unklarheiten ist ein Foto des Gegenstandes zu erstellen. Die Herkunft der Vermögensgegenstände ist zu prüfen Die Entscheidung, ob diese Vermögensgegenstände in das Anlagevermögen aufgenommen werden, obliegt der Anlagebuchhaltung. 3.3 Durchführung der Buch-/Beleginventur Die Buchinventur wird angewendet bei den immateriellen Vermögensgegenständen, wenn eine körperliche Aufnahme nicht ohne weiteres durchführbar ist. Bei der Buch- oder Beleginventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten anhand der Buchführung ermittelt. (1) Im Rahmen der Buchinventur werden Art, Menge und Wert der nicht körperlichen Vermögenswerte und Schulden festgestellt. Für physisch nicht erfassbare Vermögensgegenstände ist die Buchinventur die einzige Aufnahmemöglichkeit. Für die Erfassung können hier zum einen Buchungsbelege, zum anderen Verträge, Urkunde u. ä. herangezogen werden. Die ermittelten Nennwerte sind in das Inventar einzutragen. (2) Liquide Mittel sind aufgrund von Kontoauszügen bzw. einer Kasseninventur feststellbar. (3) Die durch die Bibliotheken festgestellten Medienbestände (Bücher, CD, o.ä.) werden als Sachgesamtheit wertmäßig erfasst. (4) Software-/Lizenzbestände werden, soweit sie nicht der körperlichen Bestandsaufnahme unterzogen werden, nach Angabe der zuständigen Hochschuleinrichtung wertmäßig erfasst. 3.4 Erfasste Merkmale der Vermögensgegenstände während der körperlichen Aufnahme Grundsätzlich sind mindestens folgende Merkmale auf den Inventurlisten aufzuführen: Standort der Anlage (Gebäude) Seite 6 von 7

7 Raumnummer Name, Vorname - nur bei vorgelegten Leihscheinen Verantwortliche Kostenstelle Anlagennummer, ggf. Inventarnummer Anlagenunternummer Anlagenbezeichnung Modell/Typ der Anlage Hersteller Seriennummer (falls vorhanden) Kommentarfeld (z. B. Zustand beschädigt ; Vorlage eines Leihscheines, für Möbel ohne Barcode: Typ (z. B. Regal, Schrank, Tisch), Höhe, Breite, Tiefe, Dekorfarbe) Datum der körperlichen Bestandsaufnahme 4 Inventurplan Der Inventurplan wird jährlich rollierend für drei Jahre aufgestellt, wobei das erste Inventurjahr detailliert geplant wird. Für die folgenden beiden Jahre wird eine Grobplanung der aufzunehmenden Bereiche erstellt, wobei sicherzustellen ist, dass innerhalb dieser Dreijahresplanung jeder Bereich der FernUniversität einmal aufgenommen wird. Der jeweils aktualisierte Inventurplan ist als Anlage Bestandteil dieser Richtlinie. 5 Aufbewahrung der Unterlagen Die Frist für die Aufbewahrung aller in Ausführung dieser Inventurrichtlinien erforderlichen Unterlagen gemäß 257 HGB beträgt grundsätzlich zehn Jahre. 6 Prüfung der Inventur Die Prüfung der Inventur erfolgt im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses. 7 Inkrafttreten Diese Inventurrichtlinie tritt am in Kraft und ersetzt die Inventurrichtlinie vom Hagen, den gez. Regina Zdebel (Kanzlerin) Anlage Seite 7 von 7

8 --. Anlage linventurpian zur Inventur d~s Anlageverm~ge_ns Sachliche Aufteilung nach Gebäuden " ,._,.. - ' Geb~ude Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember 2"017 Januar Februar März April. Mai Juni Juli August September Oktober November November Dezember -- 20~8 ' -,, - Januar Februar -,_,~.- - 7Campusgelände /UB /UB, :: - -- _, - '- ~-,,... ' Abschluss Inventurdurchlauf LGZ LGZ LGZ LGZ ESG ESG ESG Villa März (. April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember ,, Januar Februar März April Mai Juni Mensa PRG PRG PRG PRG /UB /UB /UB, Campusgelände Bemerku_ngen In der Detailplanung sind Stichproben in den Räumlichkeiten außerhalb Hagens einzuplanen.