Transparenz und Steuerung mit RE-Port

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1 Immobilien-Portfoliomanagement Transparenz und Steuerung mit RE-Port Das Real Estate-Portfolio System von Synapplix

2 Ziele und Instrumente des Portfoliomanagements Große Immobilienportfolios benötigen professionelles Portfoliomanagement Der verschärfte Wettbewerb am Immobilienmarkt und die zunehmende Konkurrenz durch andere Kapitalanlagen haben die Professionalisierung des Immobilien-Portfoliomanagements vorangetrieben. Bei den führenden Immobiliengesellschaften, Fonds und Versicherungen hat daher aktives Management die klassische»buyand-hold-praxis«abgelöst. Dies geht nicht ohne klare Strategie, ausgefeilte Instrumente und optimale EDV-Unterstützung. Das oberste Ziel des Portfoliomanagements ist die Optimierung von Rendite und Risiko. Dies wird auf der Immobilienebene durch drei zusammenwirkende Maßnahmenbündel erreicht: Marktorientierte Maßnahmen: Da sich Immobilienmärkte international relativ unabhängig voneinander bewegen, kann durch eine gezielte Mischung der Immobilien der Ertrag gesteigert und gleichzeitig das Risiko gesenkt werden. Voraussetzungen dafür sind eine passende Portfoliostrategie und eine prognosengetriebene Immobilienmarktanalyse. Bestandsorientierte Maßnahmen: Der eigene Immobilienbestand ist laufend zu analysieren, um ihn auf das aus dem Marktportfolio abgeleitete Zielportfolio ausrichten zu können. Schon ab einer relativ geringen Portfoliogröße ist diese Analyse nur mithilfe eines Systems möglich, das das Portfolio nach verschiedenen Aspekten durchleuchtet und Wege zur Bestandsoptimierung zeigt. Transaktionsorientierte Maßnahmen: Schließlich ist der mittels Markt- und Bestandsanalyse erarbeitete Handlungsbedarf in konkrete Transaktionen umzusetzen, also in den Kauf oder Verkauf von Immobilien bzw. anderen Assets. Dazu zählt ein systematisch entwickeltes Timing. Von der Unternehmensebene aus beeinflussen strategische Vorgaben, Finanzstrukturen und andere Rahmenbedingungen die Risiko-Rendite-Optimierung. Daher sollten beide Ebenen miteinander verknüpft sein. Von der Datenebene sind umfangreiche Informationen zu Objekten, Verträgen und Märkten einzuholen und idealerweise über automatische Schnittstellen in ein Portfoliomanagementsystem zu übernehmen. Dort werden sie zu Kennzahlen verdichtet und entscheidungsreif aufbereitet. Die damit geschaffene Transparenz bildet die Grundlage für Handlungsalternativen, Strategien und Steuerungsziele, um sie anschließend im Portfolio umzusetzen. Transparenz schaffen und Steuerung ermöglichen Rahmenbedingungen (z.b. Finanzierungsstruktur, Liquiditätssteuerung) Entscheidungen Auswertungen (z.b. zu Portfolio, Objekten, Standorten, Nutzungsarten) Transparenz vorhandene Datenbasis Berechnung der Kennzahlen bzw. Umsetzung der Steuerungsinstrumente (z.b. DCF, Ertragswert, Rendite, Risiko, Sanierungskosten pro qm) Bereitstellung der benötigten Datenbasis ggf. Nacherhebung Immobilienbestand Marktdaten Steuerung Objektverwaltungssystem, ERP-System u.a. Erhebungen z.b. RIWIS (BulwienGesa AG)

3 Arbeitsweise von RE-Port 1 Das Immobilien-Portfoliomanagement-System RE-Port RE-Port steht für Real Estate-Portfolio System und zeichnet sich durch vielfältige Berechnungs- und Auswertungsarten, einfache Integration in bestehende Systeme, Bedienungskomfort und hohe Flexibilität aus. Mit RE-Port steht dem Portfoliomanager ein strategisches Instrument zur Verfügung, das ihm eine weitreichende Vorausschau der zu erwartenden Entwicklung von Rendite und Risiko in Portfolio und Einzelobjekt ermöglicht. Daneben sind selbstverständlich auch der aktuelle Stand und die historische Entwicklung abrufbar: Stärken und Schwächen im Bestand können durch vergleichende tabellarische und grafische Darstellungen sichtbar gemacht werden; Szenarien und Simulationen verschaffen neue Erkenntnisse. Und trotz seiner Multifunktionalität ist das System durch eine anwenderfreundliche Oberfläche besonders leicht zu bedienen. Schematische Portfoliodarstellung Beispiele für Steuerungsgrößen Beispiele für Einflussfaktoren und Input-Daten Die prognoserelevanten Basisdaten werden dem System über drei Schnittstellen bereitgestellt: Daten in regionalisierter Form nach Märkten (z.b. Büro, Handel, Wohnen) aus Marktdatenbanken Veränderliche Daten wie Mietverträge (Laufzeit, Miethöhe, Staffeln, Indexierung, Optionen, Sonderkündigungsrechte etc.) und Kosten aus Objektdatenbanken Daten zur Objekt-/Mikrostandortqualität (z.b. Vermietbarkeit und Marktgängigkeit) werden anhand eines Beurteilungsrasters durch den Objektverwalter eingegeben 2 Die Vertragsdaten werden in Verbindung mit der Marktprognose und den Qualitätsangaben umgesetzt in gesicherte Mieterträge aus dem Vertrag ungesicherte Mieterträge aus der Anschlussvermietung zu erwartende Leerstandskosten Gesamtportfolio Portfoliorendite Portfoliorisiko Total Return Teilportfolios Sensitivitäten 3 Teilportfolio Objekt Investitionen Mieterträge Wert und Wertänderungen Leerstandsquote Instandshaltungsaufwendungen Gesicherte und ungesicherte Mieten Cash Flows aus Mieteinheiten Leerstand aus Mieteinheiten Die Bewertung und die Prognose der Wertentwicklung erfolgen nach gängigen internationalen und deutschen Methoden (Discounted Cash Flow-Methode (DCF) und Makler-Methode). Mieteinheit Laufende Mieterträge Mietausfallrisiko Vertragsdaten Historische Mietausfallraten Als Management-Informationssystem setzt RE-Port dort an, wo herkömmliche Immobilien- oder Mieterverwaltungssysteme aufhören. Dort vorhandene operative Daten werden über Schnittstellen bezogen, mit Markt-, Prognose-, Analyse- und Finanzdaten verknüpft und zu aussagekräftigen, strategischen Kennzahlen verarbeitet. Aber RE-Port hat nicht nur das Immobilienportfolio im Blick. Durch optionale Erweiterungen um Liquiditätsplanung, Finanzierung, Gesellschaftsstrukturen u.ä. wird das Portfoliomanagementsystem zu einem umfassenden Instrument, z.b. für das Fondsmanagement. RE-Port lässt sich problemlos in die gängigen EDV-Umgebungen (Microsoft Office, SAP, Datenbanken, Großrechner etc.) einpassen. Auch inhaltlich sind der Flexibilität kaum Grenzen gesetzt: Das System lässt sich für Portfolios von institutionellen Investoren oder Industrieunternehmen ebenso gut einsetzen wie für Immobilienkreditportfolios von Banken. 4 Unterschiedliche Objekte werden über die Performance (z.b. Total Return) und das Risiko (z.b. Rating) vergleichbar gemacht. Diese Größen werden für alle möglichen Haltedauern des Objektes von heute bis zu einem gleitend angenommenen Verkaufszeitpunkt berechnet. Aus der Entwicklung von Performance und Risiko lassen sich Rückschlüsse auf den optimalen Veräußerungszeitpunkt ableiten. Sven Scherbetitsch, Realis I.S. AG Meine Meinung»Wir haben uns nach einem umfangreichen Vergleich von international verfügbaren Portfoliomanagementsystemen für RE-Port von Synapplix entschieden. Das System konnte in einer Projektlaufzeit von 4 Monaten an die speziellen Bedürfnisse der Real I.S. und diverse Datenschnittstellen angepasst werden. Durch die flexible und umfassende Prognose- und Reporting-Funktionalität kann das Portfolio-, Risiko-, und Assetmanagement optimal unterstützt werden.«

4 Reporting und Entscheidungsunterstützung Hohe Produktivität durch vielfältige Report- und Analysemöglichkeiten Intuitive Benutzeroberfläche Die benutzerfreundliche Oberfläche von RE-Port ermöglicht produktives Arbeiten mit geringem Einarbeitungsaufwand. Durch das vertraute Microsoft Office»Look & Feel«können Sie sich von Anfang an auf den fachlichen Teil Ihrer Arbeit konzentrieren. Berichte und Charts RE-Port bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Datenvisualisierung. Ad-Hoc-Reporting: Durch einfaches Zusammenstellen mittels»drag and Drop«können Sie beliebige Kennzahlen gegenüberstellen und in einer Vielzahl integrierter Berichte und Charts visualisieren. Hierzu zählen: Kuchen-, Säulen-, Balkenund Liniendiagramme, Bubble-Charts und Kreuztabellen. Excel Integration: Die Gestaltung komplexer Berichte, wie beispielsweise eines Quartalsberichts, kann mit Hilfe des mitgelieferten RE-Port Excel Add-Ins ohne spezielles IT-Know-How erfolgen. Crystal Reports: Durch die Einbindung des weltmarktführenden Reporting Tools in RE-Port sind Ihren Berichtsanforderungen keine Grenzen gesetzt. Daten-Export: Für weitere Auswertungen stehen Ihnen umfangreiche Exportmöglichkeiten zur Verfügung, beispielsweise in Microsoft Excel oder in Microsoft Access.

5 Zuverlässige Entscheidungsgrundlagen Simulationen und Szenarien RE-Port ermöglicht Ihnen, mittels Simulationen und Szenarien die Auswirkung von Maßnahmen und äußeren Einflüssen auf Rendite, Risiko und andere Kennzahlen zu prognostizieren. In umfangreichen Eingabemasken können Sie diese Maßnahmen festlegen und sich die Ergebnisse in Bild- und Tabellenform ausgeben lassen. Aus Ihren Eingaben berechnet RE-Port die Werte für die einzelnen Objekte und das gesamte Portfolio. Dadurch stehen Ihnen die Prognosedaten zur Verfügung, die Sie für strategische Entscheidungen benötigen. Beispiel - Szenario A: Sanierung des Objektes»Bahnhofstrasse 31«mit Sanierungskosten und anschließender Mieterhöhung - Szenario B: Verkauf des Objektes»Bahnhofstrasse 31«und Ankauf eines anderen Objektes Bei Entscheidungen über das Gesamtportfolio oder über Einzelobjekte liefert Ihnen RE-Port die Grundlagen, indem es Ihre»Was-wäre-wenn-Fragen«zuverlässig beantwortet. Gesamtportfolio - In welchen Objekten verbergen sich welche Risiken? - Welche Objekte sollen wann (optimaler Zeitpunkt) und wie (z.b. nach vorheriger Instandsetzung/Modernisierung) veräußert werden? - Wie sieht das optimale Zielportfolio unter bestimmten Marktszenarien aus? - Wie verändern neue Investitionen die Portfoliostruktur? - Welche Mindestanforderungen sind an neue Objekte zu stellen, damit diese das Portfolioergebnis mittel- und langfristig verbessern? Einzelobjekt - Wo liegen die Stärken und Schwächen des Objekts? - Wie wird bei im Bau befindlichen Projekten die Verhandlungsposition zum Markteintrittszeitpunkt aussehen? - Wie ist ein zum Ankauf stehendes Objekt im Wettbewerb und bezüglich seiner weiteren Entwicklung zu beurteilen? - Welche Potenziale haben Vorratsgrundstücke bei unterschiedlichen Nutzungskonzepten und Realisierungszeitpunkten? - Wie sind Objekte unter Berücksichtigung zukünftiger gesicherter und ungesicherter Cash Flows zu bewerten?

6 Aufbau und Implementierung Durch Flexibilität und Modularität allen Anforderungen gewachsen Alois T. Pröbstl, Bayerische Versorgungskammer Meine Meinung»Synapplix hat sein Portfoliomanagementsystem ideal an die Bedürfnisse der Bayerischen Versorgungskammer angepasst. Dazu gehörte die Erarbeitung spezieller Kennzahlen und die Möglichkeit der Auswertung von Teilportfolios.«Flexible Anpassung an Ihr Unternehmen Bei der Entwicklung von RE-Port wurde der Flexibilität und Modularität ein besonders hoher Stellenwert beigemessen. Denn jedes Unternehmen verfolgt bei der Verwaltung seines Immobilienportfolios unterschiedliche Zielsetzungen, die ein EDV-gestütztes Portfoliomanagement individuell umsetzen können muss. Der modulare Aufbau von RE-Port garantiert die Erweiterbarkeit und Skalierbarkeit Ihrer Lösung für zukünftige Anforderungen: Basisprodukt: Das umfangreiche Grundmodul beinhaltet alle elementaren Funktionen zur Analyse, Bewertung und Prognose eines Immobilienportfolios. Allgemeine Zusatzmodule: Diese optionalen Module erweitern das RE-Port Basisprodukt um weitere Auswertungs- und Prognosemöglichkeiten. Hierbei wird insbesondere der Risikoaspekt durch die Module Simulationen, Szenarien und Sensitivitätsanalysen genauer durchleuchtet. Fondsmanagement: Erweitern Sie RE-Port zum vollständigen Steuerungs- und Prognosinstrument von offenen und geschlossenen Immobilienfonds. Web-basierte Module: Erheben Sie fehlende Daten über Intra-/Internet, stellen Sie Ihre Ergebnisse Ihren Mitarbeitern online zur Verfügung oder nutzen Sie RE-Port zur Steuerung von Paketverkäufen. Damit das System jederzeit Ihren Anforderungen gerecht wird, ergänzen wir RE-Port bei Bedarf um weitere Module. Module von RE-Port Allgemein Fondsmanagement Web-basiert Simulationen Finanzierung Dezentrale Erfassung Szenarien Steuern Dezentrales Reporting Zusatzmodule Sensitivitäsanalye Gesellschaftsstrukturen Verkaufsmanagement Nebenkostenanalyse Ausschüttungen Cockpit Liquiditätsplanung bei Bedarf neue Module Geographische Informationen Monte-Carlo-Simulationen Standard Stammdaten Mietertragsprognose Historien Basisprodukt Bilder Teilportfoliobildung Kostenprognose Kennzahlen Auswertungen Charts/Reproting Standortmodell Bewertung OLAP Objektscoring Performance Protokolle

7 Flexible Schnittstellen RE-Port stellt alle Schnittstellen bereit, um eine maßgeschneiderte Integration in Ihr betriebliches Umfeld zu ermöglichen. Schnelle Implementierung Arbeitspakete 1 Erhebung Anforderungen Monate Bestehende Systeme RE-Port nutzt Ihre Daten aus bestehenden Systemen, wie beispielsweise SAP, GES, WohnData oder IX-Haus. Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 2 Erstellung Fachkonzept anhand Musterportfolio 3 Erstellung Pflichtenheft 4 Programmierung Fachkonzept und Schnittstellen 5 Tests 6 Systemübergabe und Einweisung 7 Abbildung Gesamtbestand im System 8 Technische Abnahme 9 Ableitung einer optimalen Portfoliostrategie Abstimmungsgespräche und Präsentation A Zwischenpräsentation des Fachkonzeptes B Vorstellung des Systems C Abschlusspräsentation A B B C Datenbanken RE-Port unterstützt eine Vielzahl von Datenbanksystemen wie Oracle, IBM DB2 oder Microsoft SQL Server. Somit ist eine einfache Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft gewährleistet. Microsoft Office Die Integration der Microsoft Office-Produkte ermöglicht die Anbindung Ihrer bestehenden Arbeitsabläufe an RE-Port. Durch die umfangreichen Export-Möglichkeiten können Sie Ihre Daten in Microsoft Excel, Microsoft Word oder Microsoft Access weiterverarbeiten. Durch unsere langjährige Erfahrung mit RE-Port und ähnlichen Systemen können wir ein individuelles Portfoliomanagementsystem gemeinsam mit Ihnen in vergleichsweise kurzer Zeit konzipieren, entwickeln und implementieren. Zusammen mit der Erhebung Ihrer Anforderungen und der Erarbeitung einer Portfoliostrategie kann das System in fünf Monaten lauffähig sein. Mittels regelmäßiger Präsentationen und der Vorstellung von Prototypen wird sichergestellt, dass das Resultat genau Ihre Anforderungen erfüllt. Ein maßgeschneiderter Roll-Out-Plan ist hierbei die Voraussetzung für sofortiges produktives Arbeiten. Sie erhalten von uns eine umfangreiche Projektdokumentation und Handbücher und selbstverständlich hört unser Service nach der Projektübergabe nicht auf. Wir bieten Ihnen: - Schulungen Ihrer Mitarbeiter in fachlichen und technischen Fragen - Telefonische Hotline - Wartungsvertrag - Regelmäßige Updates Intra-/Internet Durch die Module RE-Port -esurvey und e-re-port haben Sie umfangreiche Möglichkeiten, Daten über das Intra-/Internet zu erfassen und Auswertungen zur Verfügung zu stellen. Hardware-Anforderungen (Client) Microsoft Windows NT/2000/XP/Vista Pentium 1 GHz-Prozessor, 512 MB Hauptspeicher Enno Braune, CFA Leiter Portfoliomanagement Bayerische Bau und Immobilien GmbH & Co. KG Meine Meinung»Die Immobilienmärkte werden immer schnelllebiger. Für erfolgreiche Entscheidungen werden damit neben der Informations- und Analysequalität die zeitliche Verfügbarkeit von Informationen immer erfolgskritischer. RE-Port ist für uns in diesem Marktumfeld unersetzlich. Es stellt uns die entscheidungsrelevanten Informationen und Analysen in der erforderlichen Qualität und jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung. Nur durch ein EDV-gestütztes Portfolio-Managementsystem wie RE-Port können wir unser Immobilienportfolio optimal managen.«

8 Bitte kontaktieren Sie... Florian Pahl Tel Fax fpahl@synapplix.de Interesse? Synapplix Business Solutions Synapplix ist als Softwarehaus und Beratungsunternehmen seit 1994 für namhafte Kunden tätig. Während dieser Zeit konnten wir für Unternehmen verschiedener Branchen erfolgreiche Softwarelösungen realisieren. Zu unseren Kunden in der Immobilienbranche gehören sowohl Banken, Versicherungen und Immobilienfonds, als auch Corporates, Makler und Behörden. Neben der Einführung von Immobilien-Portfoliomanagementsystemen bei diesen Kunden haben wir beispielsweise Lösungen für die Steuerung des Verkaufs großer Immobilienportfolios oder zur Ermittlung des Risikos von Immobilienkrediten implementiert. SYNAPPLIX GmbH Türkenstrasse München Tel Fax info@synapplix.de Weitere Informationen über unser Leistungsangebot finden Sie im Internet unter Die langjährige Erfahrung unserer Mitarbeiter in der Immobilienbranche garantiert Ihnen eine optimale Umsetzung Ihrer fachlichen Ziele und Wünsche in der Realisierung der Software. Durch diese fachliche Expertise und die umfangreiche Erfahrung im Management von Softwareprojekten können wir unsere Projekte termin- und kostengerecht abschließen. Zu den weiteren Leistungen von Synapplix gehören die Realisierung von ERP-Systemen (Verwaltungssoftware für mittelständische Unternehmen) und E-Business Solutions (individuelle Anwendungen für das Intra-/Internet).