Machen Sie sich krisenfest!

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1 Machen Sie sich krisenfest! Gezieltes Lösungsmanagement: Wie Sie Krisen erfassen, meistern und vorbeugen Ein Leben ohne Krisen gibt es nicht. Auch der Arbeitsalltag bringt immer wieder Problemsituationen. Manche sind vermeidbar, andere nicht. Mit der Krisenbewältigung ist es wie mit dem Wetter: Krisenoder wetterfest ist nicht derjenige, der sich verschanzt und den Kopf in den Sand steckt, sondern derjenige, der sich gut vorbereitet und sich dann passend ausstaffiert der Situation stellt. Krisen haben viele Gesichter. Manchmal brechen sie aus heiterem Himmel auf uns nieder. Oder sie brauen sich langsam zusammen, grollen von Ferne und verfinstern allmählich die Situation. Dann heißt es: Vorbeugen und zupacken, bevor der Blitz einschlägt und nichts mehr geht. Ist das Unwetter bereits hereingebrochen? Dann behalten Sie einen klaren Kopf und überlegen Sie gezielt, was zu tun ist. Es hilft nicht weiter, Krisen schön zu reden. Gewitterschäden können verhängnisvoll sein, aber vergessen Sie auch nicht den Blick auf den Regenbogen. Gehen Sie der Krise auf den Grund, entwickeln Sie ein Frühwarnsystem und entdecken Sie gleichzeitig die Chance in der Krise. Denn jeder Rückschlag kann Ihnen Lösungswege für die Zukunft aufzeigen. Sind Sie ein Krisen-Magnet? Der häufigste Grund für Krisen ist eine falsche Planung. Haben Sie das Gefühl, Krisen magisch anzuziehen? Bei Ihren Kollegen herrscht strahlender Sonnenschein, und auf Ihrem Schreibtisch türmen sich Berge von Projekten und Problemen auf und versperren Ihnen die Sicht auf eine klare Ausrichtung? Das muss nicht Ihr unabwendbares Schicksal sein. Denn häufig sind Krisen hausgemacht. Was Sie dann in der eigenen Gewitterküche zusammenbrauen, ist Ihnen selbst nicht geheuer. Dennoch brauen Sie weiter und verdunkeln gleichzeitig auch noch den Horizont Ihrer Kollegen und Mitarbeiter. Denn mangelnde oder falsche Planung kann sich negativ auf die gesamte Belegschaft auswirken. Was sich da langsam verfinstert hat, bricht plötzlich mit Macht los. Hadern Sie jetzt nicht mit sich, denn Sie wissen ja: Nur wer nichts macht, macht auch keine Fehler. Entscheidend ist, dass Sie die Warnsignale einer Krise rechtzeitig erkennen. Liegen sie in Ihrem Verhalten? Dann können Sie etwas dagegen tun. Entdecken und entkräften Sie Ihre persönlichen Alarmzeichen! Prüfen und überdenken Sie jedes der folgenden 7 Signale! Trifft es auf Sie zu? 1. Ihr Terminkalender ist ständig überfüllt. In Ihrer Planung gibt es keine Lücken für Außergewöhnliches und Unvorhergesehenes. 2. Fristen werden nicht ernst genug genommen. Sie haben Termine gesetzt, aber ihre Wichtigkeit nicht verinnerlicht, so dass die Planung leicht aus dem Ruder laufen kann. 3. Eine mittel- und langfristige Planung kennen Sie nicht. Sie denken nur in kurzen Abschnitten und planen nur wenige Tage in die Zukunft. 4. Sie lieben die spontane Herausforderung mehr als die gezielte Projektplanung und nehmen damit ein höheres Krisenpotenzial in Kauf. 1

2 5. Sie ertappen sich immer wieder dabei, sich ausgiebig mit Nebensächlichkeiten zu beschäftigen und dabei das Wesentliche links liegen zu lassen. 6. Sie glauben, unter Zeitdruck bessere Ergebnisse zu erzielen. 7. Ihnen ist es gar nicht bewusst, Krisen anzuziehen. Doch Sie tun es immer wieder, um Ihre Kräfte zu erproben und das Selbstwertgefühl herauszufordern. Keine Panik! So meistern Sie die Krise! Haben Sie sich in einem der 7 Warnsignale wieder erkannt? Oder sogar in allen? Dann können Sie mit einer gezielten Zeitplanung krisenfest werden. Das Ende aller Krisen ist das leider nicht, denn Sie können sich nicht auf alles Zukünftige vorbereiten. Vielleicht wird ein Projektkollege plötzlich krank, und alle Arbeit bleibt an Ihnen hängen. Oder ein neuer Auftraggeber fordert Sie zusätzlich. Dann stecken Sie plötzlich mitten in der Krise. Jetzt gilt es, nicht nur einen klaren Kopf zu bewahren, sondern auch andere in das Lösungsmanagement mit einzubinden. Informieren Sie Ihren Vorgesetzten, damit er Ihre Situation richtig einschätzen kann. Vor allem dann, wenn Sie Fristen ändern und Termine verschieben müssen. Die neue Zeitplanung will gut überlegt sein. Erstellen Sie eine Liste der zu bewältigenden Aufgaben nach dem Grad ihrer Wichtigkeit. Mitarbeiter und Kollegen können einige Ihrer operativen Aufgaben übernehmen, während Sie das Krisenmanagement leiten. Haben Sie keine Scheu, auch externe Berater hinzuzuziehen, wenn eine Krise im Anzug ist. Strukturieren Sie Ihren Zeitplan neu und überlegen Sie, wo jetzt die wirklichen Prioritäten liegen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Ruhe, um die Situation zu überdenken und Lösungsmöglichkeiten zu finden. Der folgende Fragenkatalog hilft Ihnen dabei. Schreiben Sie die Antworten direkt auf. Denn was Sie vom Kopf durch die Hand zu Papier bringen, können Sie anschließend handfest umsetzen. Zunächst geht es darum, die Krisensituation zu erfassen: Was man kennt, macht weniger Angst. 1. Worin liegt die Problematik dieser Situation? 2. Warum ist das Problem wichtig? 2

3 3. Was macht mir daran Angst? 4. Welche Risiken erwarten mich, wenn ich das Problem angehe? 5. Was kann passieren, wenn ich mich dem Problem nicht stelle? Greifen Sie auf Ihren Erfahrungsschatz zurück! Aus vergangenen Problemsituationen können Sie wertvolle Erkenntnisse ziehen. Fragen Sie sich konkret: 6. Wann habe ich Ähnliches schon einmal erlebt? Wie habe ich damals die Situation gemeistert? 7. Welche Rückschlüsse kann ich daraus für die gegenwärtige Problematik ziehen? 8. Welche Lösungsalternativen gibt es für das aktuelle Problem? Berücksichtigen Sie dabei auch die bisher nicht bedachten Lösungsmöglichkeiten und bewerten Sie alle nach Qualität. 3

4 Fristen planen, Mitstreiter einbeziehen! Mit Ihrem Zeitplaner können Sie jetzt Konkretes neu festlegen und eine Prioritätenliste erstellen. Fragen Sie sich dabei: 9. Welche Endtermine können verschoben werden, um Planungsfreiräume zu schaffen? 10. Wie lässt sich die Mehrarbeit am besten auf verschiedene Tage verteilen? 11. Wer muss über Änderungen informiert werden (Vorgesetzte, Mitarbeiter, Kunden, Zulieferer)? 12. Wer kann welche Aufgaben übernehmen (Kollegen, Mitarbeiter, externe Berater)? Besser vorbeugen! Wer nicht vorbeugt, hat das Nachsehen. Wenn Sie Ihre eigene Krisenanfälligkeit kennen, jede Krise gezielt auswerten und Ihre Aufgaben konsequent planen und strukturieren, wächst Ihre Krisenfestigkeit nachhaltig. Wo aber Gefahr ist, wächst das Rettende auch, heißt es schon beim großen Dichter der Romantik, Friedrich Hölderlin. Und die Ursprungsbedeutung des griechischen Worts krisis schließt die Chance auf Rettung bereits ein, denn es kennzeichnet den Wendepunkt einer gefährlichen Lage. 13. Schalten Sie also die Ursachen der gerade überwundenen Krise aus und notieren Sie die erfolgreichen Lösungen für die Überwindung zukünftiger Problemsituationen. 4

5 14. Berücksichtigen Sie auch: Welche Verbesserungen haben sich ungewollt zusätzlich aus dem Krisenmanagement ergeben, die sonst nur verzögert oder gar nicht eingetreten wären? Aus allen Lösungserfolgen lassen sich dann wiederum direkt Sofortmaßnahmen in einer Liste zusammenstellen, zum Beispiel: a) Einsatzplanung an Frau Meyer delegieren b) Prioritäten im Zeitplan festlegen c) Herrn Schreiber informieren d) Nach der Krise können Sie sich damit gleich auf den nächsten Ansturm vorbereiten. Nehmen Sie sich immer ausreichend Zeit für die wesentlichen Aufgaben, und kontrollieren Sie regelmäßig die Entwicklungsphasen Ihrer Aufgaben. Fragen Sie sich darum, schon bevor ein Krisengewitter aufzieht: 15. Welche Probleme könnten aus der gegenwärtigen Situation erwachsen? 16. Wie könnte man diese Probleme entschärfen? Gehen Sie auch hilfreich auf andere zu, die sich in einer schwierigen Situation befinden. Umso eher wird man Ihnen in der nächsten Krise beistehen. Und behalten Sie mit gezielter Planung den Überblick damit Sie nicht aus heiterem Himmel überrascht werden. 5