Aussonderung aus einem Dokumentenmanagementsystem Erarbeitung eines Metadatenkonzepts für das DMS Domea im Erzbischöflichen Ordinariat München

Transkript

1 Fachhochschule Potsdam Fachbereich Informationswissenschaften - Masterstudiengang Archivwissenschaften - Sommersemester 2012 Aussonderung aus einem Dokumentenmanagementsystem Erarbeitung eines Metadatenkonzepts für das DMS Domea im Erzbischöflichen Ordinariat München Masterarbeit zur Erlangung des Grades eines Master of Arts Erstgutachterin: Zweitgutachter: Prof. Dr. Karin Schwarz, FH Potsdam Dr. Christian Keitel, Landesarchiv Baden-Württemberg vorgelegt von Michael Volpert M.A. Archiv des Erzbistums München und Freising Matrikelnr

2 Danksagung Mein Dank geht an Herrn Archivdirektor Dr. Peter Pfister, der mir das Fernstudium ermöglicht hat, sowie an meine Kollegen Dr. Roland Götz und Guido Treffler M.A. für Anregungen und Kritik bei der Abfassung der Arbeit. Für Informationen zur elektronischen Schriftgutverwaltung im EOM möchte ich mich bei Herrn Volker Laube M.A., für Auskünfte zum System und seinen Funktionen bei Herrn Thomas Anderle und v.a. Herrn Rolf Wiedemann, allesamt Hauptabteilung Schriftgutverwaltung und Dokumentation, bedanken. Für Informationen zur Definition der XDOMEA-Schnittstelle geht mein Dank an Frau Dr. Sigrid Schieber vom Hessischen Hauptstaatsarchiv. Und nicht zuletzt möchte ich meiner Frau Andrea Volpert M.A. für ihr Verständnis und ihre ständige Unterstützung während des Studiums herzlichst danken. Vorbemerkung Alle angegebenen Links wurden letztmals am 5. August 2012 auf ihre Korrektheit überprüft. Um zwischen dem Domea-Konzept einerseits und dem Produkt Domea der Firma Open Text andererseits zu unterscheiden, wird grundsätzlich das Konzept DOMEA und das Produkt Domea geschrieben. 2

3 Inhalt 1. Einleitung Allgemein Ausgangslage im Erzbischöflichen Ordinariat München Ziel der Arbeit Literatur Der Einsatz von Domea im EOM DMS und Domea Elektronische Schriftgutverwaltung im EOM Anforderungen an die Bewertung und Aussonderung nach dem DOMEA-Konzept Metadaten in Domea Metadaten, Dokumente und Objekte Akten, Vorgänge und Ablagen in Domea Kommentierte Übersicht über die Domea -Metadaten Bewertung in Domea Bewertung elektronischer Unterlagen Signifikante Eigenschaften Aktenkunde elektronischer Akten Anforderungen an die Bewertung und Aussonderung aus Domea Überlegungen zum Bewertungsprozess Möglichkeiten, Probleme und Herausforderungen Metadatenschema XDOMEA als Austauschformat Fachliche Beschreibung einer Aussonderungsdatei Anmerkungen zum Metadatenschema Zusammenfassung und Ausblick

4 7. Anhang XML-Aussonderungsdatei Domea -Metadaten Akten und Vorgänge Dokumente Literaturverzeichnis Eidesstattliche Versicherung

5 1. Einleitung 1.1. Allgemein Heute arbeiten Verwaltungen im öffentlich-rechtlichen Bereich, aber auch in der Wirtschaft zunehmend elektronisch. 1 Seit den 1980er Jahren fanden Computer und EDV-Anwendungen verstärkt Eingang in den Büroalltag. War dies anfangs mehr Ersatz für die Schreibmaschine in Form einfacher Textverarbeitung, kamen im Lauf der Zeit auch komplexere elektronische Hilfsmittel wie Tabellenkalkulationen oder Datenbanken zum Einsatz. Während diese Systeme die klassische (analoge) Verwaltungsarbeit primär unterstützten, forderten und förderten die e-government-offensiven der Bundesregierung sowie der verschiedenen deutschen Landesregierungen seit den 1990er Jahren eine weitgehende elektronische Verwaltungsarbeit. Ausgehend vom DOMEA-Konzept 2 fanden anfangs fast ausschließlich Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Vorgangsbearbeitungssysteme (VBS) Verwendung, die entsprechend zertifiziert worden waren. Da die starren Vorgaben des DOMEA-Konzeptes jedoch in den letzten Jahren zunehmend zu dessen Nichtbeachtung führten, wird es noch 2012 durch das neue Organisationskonzept e-verwaltung abgelöst werden. 3 Hat dieser Medienbruch nicht nur für die alltägliche Verwaltungsarbeit Folgen, auch die der jeweiligen Verwaltung nachgeordneten Archive bleiben hiervon nicht verschont. Konnten 1 Einen ersten Überblick hierzu bietet Keitel: Digitale Archivierung in Deutschland. 2 DOMEA steht für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung. Wesentliches Ziel war die Einführung des elektronischen Akts, für den die gleichen Gesetze, Geschäftsordnungen und Vorschriften wie für Papierakten gelten. Entsprechend müssen behördliche Geschäftsprozesse und Vorgangsbearbeitung vollständig in konforme IT-Prozesse überführt werden, wozu DOMEA Richtlinien vorgab. Vgl. hierzu: KBSt: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung, v.a. S Vgl. auch Engel / Kern: Elektronische Akte; Engel: Abschlussbericht. S.a. Das DOMEA-Konzept sowie seine Erweiterungsmodule sind abrufbar konz ept/domea konzept inhalt.html? nnn=true. Ähnliche Initiativen gab es auch im deutschsprachigen Ausland, so in Österreich (ELAK Elektronischer Akt, vgl. und der Schweiz (GEVER elektronische Geschäftsverteilung, vgl. und 3 Vgl. verwaltung/ e verwaltung node.html? nnn=true. S.a. Schwalm: Nachfolger. 5

6 Datenbanken (bzw. ihre Inhalte), Sachbearbeiter- oder auch Referatsablagen in Form von eigenkomponierten File-Ablagen 4 aufgrund ihres das analoge Schriftgut oft nur ergänzenden Charakters noch als nicht archivwürdig eingestuft und die Archivierung somit auf die herkömmlichen Papierakten beschränkt werden, 5 so ist dies spätestens bei genuin elektronischem Schriftgut, sog. digital borns, nicht mehr möglich. Dieses gilt es seiner Form entsprechend auch digital zu archivieren. Aufgrund unklarer Begrifflichkeiten wird hierbei zwischen Langzeitspeicherung (für die Zeit der Aufbewahrungsfrist bei der Verwaltung) einerseits und Langzeitarchivierung (für die Zeit der dauerhaften, zeitlich unbeschränkten Archivierung) unterschieden. Der Bedeutungsinhalt von Archivierung müsste hier nicht näher präzisiert werden, wäre er nicht im allgemeinen Sprachgebrauch mit der fortschreitenden Anwendung der Informationstechnik seines Sinnes nahezu entleert worden. Archivieren bedeutet zumindest für Archive, Museen und Bibliotheken mehr als nur die dauerhafte Speicherung digitaler Informationen auf einem Datenträger. Vielmehr schließt es die Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit und damit eine Nachnutzung und Interpretierbarkeit der digitalen Ressourcen mit ein. 6 Gerade aufgrund des letzten Punktes, der archivischen Sorge um die dauerhafte Lesbarkeit und Interpretierbarkeit, wurde von archivischer Seite bereits früh eine Einbindung des jeweiligen Archivs bei der Einführung (bzw. bereits bei der Planung) eines DMS/VBS gefordert, um einen nahtlosen Übergang von der Verwaltung in das zuständige Archiv und damit die langfristige Integrität und Authentizität der elektronischen Akten zu gewährleisten. 7 Heute gilt dieser Anspruch nicht nur bei der Einführung von DMS/VBS, auch 4 Bei den File-Ablagen stellt sich zusätzlich das Problem meist fehlender Kontext- und Strukturinformationen, wenngleich die Einschätzung von Bischoff, noch zu Beginn der archivfachlichen Diskussion, digitale Dokumente, die ihre Entstehungs- und Bearbeitungszusammenhänge nicht erkennen lassen, können nicht als archivwürdig gelten (Bischoff: Archivierung digitaler Unterlagen, S. 2 (Anm. 3), s.a. S. 10) heute sicher anders ausfallen würde, da inzwischen auch unstrukturierten Datenablagen durchaus eine Archivwürdigkeit zuerkannt wird und etwa vom Bundesarchiv fallweise auch schon übernommen werden (z.b. Reiß: Praktische Erfahrungen). 5 Vgl. etwa Bischoff: Archivierung digitaler Unterlagen, S Liegmann / Neuroth: Einführung (S. 17, gezählt). Auf die verschiedenen Ansätze, Konzepte und Strategien im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung soll hier nicht näher eingegangen werden, vgl. hierzu einführend Neuroth: nestor-handbuch. 7 Praktisch jede Literatur zur Einführung von DMS/VBS aus archivischer Sicht hebt darauf ab, z.b. Bischoff: Archivierung digitaler Unterlagen, S. 11; Brosin: Dokumentenmanagement; Gussek-Revermann: Mitwirkung; Stahlberg: Archivische Anforderungen; Stahlberg: Archivierung von Daten, S. 5f.; Hänger / Wettmann: DOMEA- Konzept, S. 25; Hänger: Stand der Einführung; Hoen: Überlieferungsbildung, S. 106f.; Knoblich: Übernahme, S. 64f.; Ksoll-Marcon: Standards; Sandner: Akten auf Abruf. 6

7 bei der Einführung von Datenbanken wird inzwischen auf eine frühzeitige Einbindung des jeweiligen Archivs gedrungen, um rechtzeitig eine Bewertung und Archivierung bedenken zu können. 8 Dabei bestehen bei den verschiedenen digitalen Objektarten durchaus gravierende zeitliche Abweichungen zwischen dem Entstehungszeitpunkt, der Beteiligung des Archivs (die auch eine erste Bewertungsentscheidung beinhalten kann) und dem tatsächlichen Abgabezeitpunkt. Denn während Webseiten aufgrund ihrer Schnelllebigkeit teilweise tagesaktuell nach ihrer Entstehung und Bewertung gespiegelt werden (müssen) und auch Datenbank-Schnitte regelmäßig und zeitnah zum Entstehungszeitpunkt übernommen werden (müssen), um Verluste archivwürdiger Daten zu vermeiden, 9 können elektronische Akten aufgrund rechtlicher Aufbewahrungsfristen erst Jahre, oftmals auch Jahrzehnte nach ihrer Entstehung archiviert werden analog zu den Papierakten. Gleichzeitig ist das Archiv dadurch gefordert, einerseits frühzeitig zu bewerten, um eine weitgehend automatisierte Aussonderung und Übernahme zu ermöglichen, andererseits seine Bewertungsentscheidung regelmäßig zu überprüfen. Auch die Schnittstellendefinition gilt es hierbei zu bedenken und an u.u. gewandelte Anforderungen anzupassen. Parallel ist der DMS-Betreiber ebenfalls gefordert, bereits während der Aufbewahrungsfrist eine Migration in stabile Dateiformate durchzuführen, um die Lesbarkeit schon für diesen Zeitraum gewährleisten zu können. 8 Stellvertretend seien hier genannt Popp: Fachverfahrensermittlung und Naumann: Übernahme von Daten. 9 Zur Webarchivierung vgl. stellvertretend Schmitz: Handreichungen; VdW: Übernahme von Webseiten; Naumann: Gemeinsam stark. Zur Übername von Fachanwendungen vgl. stellvertretend Keitel / Lang / Naumann: Handlungsfähige Archive; Naumann: Übernahme von Daten; Däßler / Schwarz: Archivierung. 7

8 1.2. Ausgangslage im Erzbischöflichen Ordinariat München Im kirchlichen Bereich, speziell im Bereich der katholischen Kirche, bestehen zur Frage digitale Langzeitarchivierung bisher nur erste Vorüberlegungen, 10 mit dem Erzbischöflichen Ordinariat München (EOM) setzt bisher aber auch nur eine Bistumsverwaltung auf eine rein elektronische Schriftgutverwaltung allerdings befinden sich inzwischen weitere im Planungsstadium oder stehen kurz vor der Einführung. 11 Seit 2007 wird in München das Produkt Domea der Firma Open Text 12 in ausgewählten Organisationseinheiten (OE) im Produktivbetrieb eingesetzt, zunächst im Generalvikariat als Verwaltungsspitze, 13 im Referat Kirchenrecht, (bedingt) in den 16 Referatsleitungen sowie im Sekretariat des Erzbischofs. Der weitaus größte Teil der etwa 900 Mitarbeiter hingegen war vorerst noch nicht in die elektronische Schriftgutverwaltung einbezogen wurde im EOM jedoch mit einer umfassenden Verwaltungsreform begonnen, die zum 1. Januar 2012 in Kraft gesetzt wurde. Die bisherigen 16 Referate wurden aufgelöst und das EOM in sieben Ressorts neu strukturiert. 14 Im Rahmen dieser Neugliederung wurde auch die Schriftgutverwaltung institutionalisiert: Aus dem im Jahr 2010 zur Professionalisierung der Schriftgutverwaltung gestarteten Projekt wurde zum 1. Januar 2012 eine eigene Hauptabteilung Schriftgutverwaltung und Dokumentation. Eine Zielsetzung des Projekts (und der nunmehrigen Hauptabteilung) ist die flächendeckende Einführung von Domea und die damit einhergehende Einführung der elektronischen Akte als führender Akte im EOM. 10 Keitel: Digitale Archivierung in Deutschland, S. 118; Laube: Langzeitarchivierung. Die Deutsche Bischofskonferenz hat eine Rahmenempfehlung für die Regelung der elektronischen Schriftgutverwaltung in den einzelnen (Erz-)Diözesen veröffentlicht, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen ( Leitlinien zur elektronischen Schriftgutverwaltung, Amtsblatt für die Erzdiözese München und Freising Nr. 10 vom 28. Juni 2011, S Das Erzbischöfliche Generalvikariat in Köln führt derzeit ein DMS ein, ebenso arbeitet das Bischöfliche Ordinariat Würzburg an der Einführung. Weitere Bistumsverwaltungen (u.a. Freiburg und Bamberg) sind in der Planungsphase (freundliche Auskunft von Herrn Wetter/Köln, Prof. Merz/Würzburg, Herrn Stetter/Freiburg und Dr. Hölscher/Bamberg). 12 vgl. Kap Dies betraf das Sekretariat des Generalvikars und die Registratur des Generalvikariats. Auch die Rechtsabteilung sowie das Archiv des Erzbistums (AEM) waren aufgrund ihrer damaligen Zuordnung zum Generalvikariat in die Pilotphase eingebunden. 14 Die Erzbischöfliche Finanzkammer, bisher ein Referat innerhalb des EOM, wurde dabei als nunmehr eigenständige Einrichtung ausgegliedert. 8

9 Beim Start von Domea wurden auch Daten aus älteren Journalprogrammen, v.a. des Generalvikariats und des Erzbischöflichen Sekretariats, in das System migriert. Hierdurch liegen im System nach nur wenigen Jahren Betrieb bereits Daten vor, die in ihrem Ursprung teilweise über 20 Jahre alt sind und über deren Archivwürdigkeit (und gegebenenfalls Aussonderung) in Kürze zu entscheiden sein wird, denn die gültige kirchliche Archivordnung (KAO) von 1989 definiert in 3 auch Dateien und sonstige Informationsträger als Schriftund Dokumentationsgut, das spätestens 30 Jahre nach Entstehung oder Schließung der Akte dem Diözesanarchiv anzubieten ist. 15 Ein internes (kirchen-)rechtliches Gutachten aus dem Jahr 2007 unterstrich dabei die Auffassung, dass die Archivordnung auch für digitale Daten anwendbar ist, wenn das jeweilige Archiv die digitale Repräsentation in dieser Form als archivwürdig einstuft. 16 Die enge An- und Einbindung von Archiv des Erzbistums München und Freising (AEM) und Registratur des Generalvikariats, die zum damaligen Zeitpunkt in Personalunion geführt wurden, in das Dokumentenmanagement-Projekt führte bereits 2007 zur Errichtung einer Arbeitsgruppe digitale Langzeitarchivierung, doch erst die gegenwärtige Entwicklung intensivierte diese Überlegungen wurde vom Verfasser in Zusammenarbeit mit einem externen Berater ein Antrag für ein Projekt zur Etablierung eines Digitalen Archivs erarbeitet, der zum 1. Januar 2012 genehmigt wurde. In einer ersten Phase wird nun ein Fachkonzept erstellt werden, um in der anschließenden Realisierungsphase zu einer digitalen Archivlösung zu kommen. War der elektronische Akt in Domea gleichsam der Katalysator für die Bemühungen um ein Digitales Archiv, so werden im Rahmen des Projektes auch die weiteren im EOM derzeit vorliegenden digitalen Unterlagen in die Überlegungen einbezogen (Fachanwendungen, Webseiten, File-Ablagen, Schutzdigitalisate (z.b. AV-Medien)) und nach Möglichkeit der vollständige Archivierungszyklus umgesetzt, d.h. von der Übernahme 15 Die katholische Kirche ordnet und verwaltet ihre internen Angelegenheiten gem. Art. 140 Grundgesetz (und hieraus ableitend Art 137 der Weimarer Reichsverfassung) selbst, wozu auch das Archivwesen zählt. Das Kirchenrecht (CIC) gibt hierbei einen allgemeinen Rahmen vor, den jeder Diözesanbischof für seinen Sprengel näher beschreiben kann hat die Deutsche Bischofskonferenz die Vorarbeiten zu einer kirchlichen Archivordnung der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive in Deutschland angenommen; in der Folge wurde diese Anordnung in jeder Diözese in Kraft gesetzt, vgl. Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Amtsblatt für das Erzbistum München und Freising Nr. 6 vom 13. Februar 1989, S ). Derzeit erarbeitet die Bundeskonferenz eine Novellierung der kirchlichen Archivordnung, die auch die Bedürfnisse elektronischer Schriftgutverwaltung bzw. allgemein digitaler Daten in den Bistumsverwaltungen angemessen berücksichtigen. Einen ersten Schritt bildete die Rahmenempfehlung der Deutschen Bischofskonferenz zur elektronischen Schriftgutverwaltung (vgl. Anm. 10). 16 Laube: Langzeitarchivierung, S

10 (Ingest) bis zur Nutzung (Access). Die hier vorgelegten Überlegungen bilden dabei den Baustein zur Realisierung zur Aussonderung und Übernahme von elektronischen Akten in das künftige Digitale Archiv. 10

11 1.3. Ziel der Arbeit Aktuell existiert für Domea noch keine funktionierende Aussonderungsschnittstelle. Eine geregelte Aussonderung von Daten und deren Übernahme in ein Digitales Archiv ist somit im Moment nicht möglich. Dieses Problem betrifft allerdings nicht nur das EOM, sondern alle Domea -Anwender. Auf Initiative der Länder, in denen Domea flächendeckend in der Landesverwaltung zum Einsatz kommt, d.h. Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland und Mecklenburg-Vorpommern, wird deshalb gegenwärtig ein Aussonderungsclient gemeinsam mit dem Hersteller entwickelt. Hierfür ist ein Metadatenschema nötig, um die Dokumente mit ihren relevanten Metadaten aussondern zu können. In den genannten Anwenderländern bestehen zur Aussonderung aus Domea bereits klare Vorstellungen, die ab 2012 zu einer Realisierung des Aussonderungsclients führen sollen. Ziel der Masterarbeit soll deshalb ein entsprechendes Metadatenschema für das EOM als Grundlage für künftige Aussonderungen aus Domea sein. Eine der Leitfragen wird hierbei sein, ob das vorgeschlagene Konzept der Anwenderländer für das EOM nutzbar ist oder ob individuelle Anpassungen nötig sind. Der Fokus soll hierbei auf dem gegenwärtigen Standardvorgang liegen, der die Hauptmasse der künftigen Aussonderungen bilden wird. Infolge der Weiterentwicklung von Domea durch den bereits langjährigen Einsatz existieren inzwischen im EOM jedoch auch verschiedene ältere Akten- und Vorgangsarten sowie Ablagen. Zur Aussonderung dieser älteren Akten und Vorgänge muss das Metadatenschema einmalig angepasst werden, was jedoch nicht mehr im Rahmen der vorliegenden Arbeit geschehen kann. Verbunden mit dem reinen Metadatenkonzept werden der Bewertungsprozess selbst sowie die Anforderungen an die Bewertung und Aussonderung aus Domea diskutiert werden, da sich hieraus erst das Metadatenkonzept ergeben kann. Ob dabei nur die Bewertungspraxis aus der analogen Welt übernommen werden muss oder ob sich vielmehr auch neue Möglichkeiten der Überlieferungsbildung ergeben, wird hierbei zu diskutieren sein. Auch gilt es in diesem Zusammenhang die Frage zu diskutieren, was das eigentliche digitale Objekt und was dessen Metadaten sind. 11

12 1.4. Literatur Handelt es sich bei der Thematik digitale Langzeitarchivierung auch um ein junges Gebiet archivischer Arbeit, das im Wesentlichen erst seit den 1990er Jahren in das Bewusstsein der deutschen Archivwelt trat, erscheint die Literaturlage dennoch bereits vielfältig. 17 Dies gilt insbesondere für den Bereich DMS/VBS. Sowohl zum DOMEA-Konzept als auch zur Aussonderung elektronischer Akten sowie zur Einführung von DMS/VBS unter Verweis auf die Bedeutung der frühzeitigen archivischen Beteiligung findet sich ausreichend Lektüre. 18 Die Überlegungen zur Aussonderung elektronischer Akten sind dabei aufgrund noch fehlender praktischer Erfahrungen auf diesem Gebiet im Wesentlichen rein theoretischer Natur. Ausgehend vom DOMEA-Konzept wurde zudem ein XML-Schema (XDOMEA) definiert, das sowohl den zwischenbehördlichen Austausch von elektronischen Akten erlaubt, als auch Grundlage der Aussonderung sein kann und entsprechend in den ersten konkreten Aussonderungsüberlegungen angewendet wird. 19 Fragen der Bewertung digitaler Unterlagen, speziell im Hinblick auf DMS/VBS, beschränken sich vielfach auf technisch-organisatorische Überlegungen zur Aussonderung; Bewertung meint hierbei meistens nur die Prüfung der Archivfähigkeit digitaler Unterlagen. 20 Bewertungsfragen, zumal elektronischer Akten, hingegen werden oftmals unter Hinweis auf die Bewertung analoger Akten beantwortet. Elektronische Akten wurden und werden offensichtlich noch zu oft nur als digitale Repräsentation der klassischen Papierakte gesehen, weshalb auch keine neuen Bewertungsmaßstäbe diskutiert und die Möglichkeiten und Herausforderungen der digitalen Welt hierbei noch zu wenig beachtet werden. 17 Vgl. etwa die vierteljährlichen Übersichten der Digital Preservation Coalition (DPC) unter 18 DOMEA-Konzept: KBSt: Dokumentenmanagement; KBSt: Erweiterungsmodul. Zur Literatur vgl. u.a. Brosin: Dokumentenmanagement; Engel: Abschlußbericht; Engel: Konzept; Engel / Kern: Elektronische Akte; Gussek- Revermann: Mitwirkung; Hänger / Lupprian: Archivierung; Hänger: Archivische Anforderungen; Hänger / Hoen, u.a.: Aussonderung; Hänger / Wettmann: DOMEA-Konzept; Ksoll-Marcon: Standards; Manke: Elektronische Vorgangsbearbeitung; Schäfer: Anforderungen; Stahlberg: Archivische Anforderungen; Wettengel: Aussonderung; Wettengel: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung. 19 KoopA ADV: xdomea; Schieber: Entwicklung. 20 Vgl. u.a. Ernst: Einleitende Bemerkungen; Lang / Naumann: Bei Umzug Übernahme; Manke / Wiese: Aktenbewertung; Sandner: Bewertung; Wettmann: Bewertung. 12

13 Im Gegensatz zur elektronischen Akte musste die Archivwürdigkeit der übrigen digitalen Unterlagen, etwa von Fachanwendungen, in Ergänzung, teilweise auch als Ersatz von analogen Schriftgut zunächst erst fachlich begründet werden, was entsprechend neue Denkansätze förderte, die auch Anhaltspunkte für die Bewertung elektronischer Akten liefern können. Neben der Möglichkeit, Internetquellen für die Bewertung von Personalunterlagen zu nutzen, seien in diesem Zusammenhang die Überlegungen zur komplementären Bewertung analoger und digitaler Unterlagen genannt. 21 Die Forderung, Archivierung nicht zum Selbstzweck zu betreiben, sondern vielmehr die Interessen künftiger Nutzer der (digitalen) Archive konsequent in den Mittelpunkt aller Überlegungen zu stellen, 22 haben dabei ebenso Auswirkungen auf die Bewertung wie die Anforderungen an die Wahrung der Authentizität digitaler Archivalien durch die Festlegung signifikanter Eigenschaften Vgl. Anm. 20. Vgl. u.a. Ziwes: Wikipedia; Ernst / Keitel, u.a.: Überlieferungsbildung; Keitel: Benutzerinteressen; Keitel / Lang / Naumann: Handlungsfähige Archive; Treffeisen: Komplementäre Bewertung. 22 Vgl. Ernst / Keitel, u.a.: Überlieferungsbildung ; Keitel: Benutzerinteressen. 23 Vgl. v.a. nestor: Leitfaden. 13

14 2. Der Einsatz von Domea im EOM 2.1. DMS und Domea Als DMS wird die aus Hard- und Software bestehende datenbankgestützte Verwaltung elektronischer (oder auch digitalisierter) Dokumente bezeichnet. Ein DMS erlaubt somit die Umsetzung der elektronischen Schriftgutverwaltung, denn es organisiert und kontrolliert den gesamten Lebenszyklus eines elektronischen Dokuments von dessen Entstehung bis hin zur Aussonderung. Das DMS gewährleistet dabei eine transparente und nachvollziehbare Sachbearbeitung. Hierzu zählt neben der Arbeit nach Aktenplan zum einen die Versionierung von Dokumenten, um die Bearbeitungsschritte unterschiedlicher Sachbearbeiter erkennen zu können, zum anderen die Erstellung einer Historie, d.h. die Protokollierung von Aktivität, Akteur und Aktionszeit, oder anders formuliert: Was wurde von wem wann im System gemacht? 24 Die Einführung eines DMS ist dabei weniger eine technische denn eine organisatorische Herausforderung, da das System eine prozessorientierte Arbeitsstruktur erfordert, was oftmals zur Neuordnung von Organisationsabläufen, u.u. sogar erstmals zu deren Definition führt. Viele DMS-Projekte scheitern deshalb auch weniger an der technischen Umsetzung, sondern an den organisatorischen Voraussetzungen. 25 Der Übergang von einem prozessorientieren DMS hin zu einem VBS ist fließend, weshalb die Begrifflichkeiten auch synonym verwendet werden. Bei einem VBS (oder Workflowsystem) sind jedoch die Prozesse im Gegensatz zum DMS klar definiert und das System steuert sie aktiv, d.h. Weiterleitungen von einem Bearbeitungsschritt zum nächsten werden vorab definiert und durch das VBS automatisch organisiert. Erhöht dies einerseits auch die Transparenz und kann die Bearbeitungszeit verkürzen, kann andererseits auf seltene oder 24 Vgl. hierzu allgemein (mit weiterführender Literatur) S.a So beendete das Bayerische Kultusministerium zum die Einführung der digitalen Akte aus Akzeptanzproblemen bei den Mitarbeitern, die jedoch primär auf organisatorische Schwächen zurückzuführen sind, die in der Papierwelt leichter zu kaschieren sind. Deshalb wurde den Mitarbeitern zunächst auch eine Pflichtfortbildung über Aktenführung verordnet, vgl. digitale-akten-millionen-flop html. 14

15 unvorhergesehene Ereignisse kaum reagiert werden. Auch ein Verlust von Eigenverantwortung der Mitarbeiter wurde bereits im Zusammenhang mit der VBS- Einführung gesehen. 26 Für den Einsatz von DMS oder VBS in öffentlichen Behörden wurde mit dem DOMEA- Konzept die Grundlage geschaffen, um anstelle der Papierakten das Verwaltungshandeln künftig vollständig elektronisch umsetzen und den elektronischen Akt zum führenden Akt machen zu können. Dabei muss auch elektronisches Schriftgut den Kriterien der Vollständigkeit, der Integrität und Authentizität, der Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen sowie eine transparente und nachvollziehbare Struktur aufweisen und sich in seinen Kontext einordnen lassen. Realisiert wird dies in den Systemen wie oben bereits erwähnt durch eine Versionierung der Dokumente und die Protokollierung aller Aktivitäten in Form der Historie. Auch die Ablage nach Aktenplan, die klare Strukturierung in Akten, Vorgänge und Dokumente sowie die Beachtung der Geschäftsordnung gewährleisten diese Forderungen 27 die im Digitalen weit eindeutiger nachweisbar sind als in den Papierakten. Das Produkt Domea der Firma Open Text ist mit über 200 Kunden in Deutschland und Österreich eines der marktführenden Produkte im Bereich der deutschsprachigen öffentlichen Verwaltung. Domea ist dabei nicht nur DMS mit Workflow-Unterstützung, sondern kann auch als VBS eingesetzt werden. Aktuelll wird es auch als Government Content Management (GCM)-System beworben. 28 GCM steht dabei in Analogie zu Enterprise Content Management (ECM)-Systemen als umfassende Lösung für die öffentliche Verwaltung, die alle nötigen Informationen (Inhalt/Content und Dokumente) innerhalb einer Behörde erfassen, verwalten, speichern, bewahren und bereitstellen kann Vgl. hierzu allgemein (mit weiterführender Literatur) S.a. 27 Vgl. Anm Vgl Vgl. hierzu allgemein Im archivischen Kontext vgl. Däßler: Archive, S. 133f. 15

16 Domea selbst ist nach dem DOMEA-Konzept zertifiziert, d.h. das Produkt erfüllt mindestens 60% der geforderten Funktionalitäten nach dem DOMEA-Konzept. 30 Stellt die Zertifizierung auch einen nicht unerheblichen Faktor bei der Auswahl eines DMS dar, so bestätigen doch die bisherigen Erfahrungen mit der Einführung von DMS die Vermutung, dass DOMEA ein Quasi-Standard ist, der eine gewisse Bandbreite von untereinander abweichenden Lösungen toleriert und sogar fördert. 31 Denn trotz Zertifizierung bleibt genügend Spielraum für unterschiedliche Entwicklungen, sowohl zwischen den verschiedenen angebotenen Systeme als auch durch organisationsspezifische Anpassungen wie sich auch beim Einsatz von Domea im EOM zeigt. 30 Vgl. konzept pruefbericht open tex t.html; KBSt: Zertifizierung. 31 Brinkhus: Erschließung, S

17 2.2. Elektronische Schriftgutverwaltung im EOM Die Organisation und die Arbeitsweise des EOM wurden in den 1990er Jahren mehrfach untersucht, wobei als Ergebnis immer wieder festgestellt werden musste, dass sich die Behörde nicht als Einheit versteht. Um dies künftig mit zeitgemäßen Mitteln zu verbessern, wurde das Projekt ZentrIS (Zentrales Informationssystem) ins Leben gerufen. Ein Teilprojekt widmete sich ab 1999 der Einführung eines DMS entschied man sich hierbei für Domea von Open Text. Erklärtes Ziel von ZentrIS (und damit auch der Domea -Einführung) war, durch die Nutzung moderner Informationstechniken eine Verbesserung der Zusammenarbeit und des Informationsflusses zwischen den einzelnen OE s, eine Verkürzung der Bearbeitungszeit und letztlich eine Steigerung der Effektivität und Kundenfreundlichkeit des EOM zu erreichen. 32 Durch die langjährige Zugehörigkeit des AEM zum Generalvikariat sowie die Personalunion von Archivleitung und Leitung der Registratur des Generalvikars die bis dato die Richtlinienkompetenz in Bezug auf die Schriftgutverwaltung im EOM hatte 33 war das Archiv frühzeitig an den DMS-Bemühungen in den entscheidenden Gremien beteiligt 34 und wurde selbst Anwender beim Start des Systems Um den Übergang reibungsloser zu gestalten, wurden bei Systemstart Daten bestehender Journalprogramme, in erster Linie des Generalvikariats und des Erzbischöflichen Stuhls, nach Domea migriert, d.h. das System enthält auch Metadaten seit ca zu den Papierakten dieser Stellen. 36 Darüber hinaus wird Domea gegenwärtig von der Erzbischöflichen Finanzkammer, die selbst noch nicht elektronisch arbeitet, als Registraturprogramm genutzt. Hierzu wurde eine zusätzliche Metadatenmaske definiert, in der der Laufweg manuell erstellt wird, so dass die Akten vollständig über Domea verwaltet werden können. 32 Pfister: Vorarbeiten, v.a. S. 221f., Allgemeine Geschäftsordnung des EOM (Stand 2007), Abschnitt IV, Art. 14: Die ordinariatsweit einheitlichen und verbindlichen Grundsätze des Registrierens regelt die Registratur des Generalvikars. Im EOM bestehende Teilregistraturen unterliegen der fachlichen Weisung des Leiters der Registratur des Generalvikars. 34 Pfister: Vorarbeiten, S Die Einbeziehung des Archivs in den DMS-Rollout wurde auch im Land Hessen als unschätzbarer Vorteil gesehen (Sandner: Bewertung digitaler Aufzeichnungen, S. 6). 36 Teilweise liegen auch die Dokumente selbst, da im Journalprogramm erstellt, im System vor. 17

18 Beim Start von Domea wurde dem System ein Aktenplan zugrunde gelegt, mit dem zuvor im Wesentlichen die Registratur des Generalvikars gearbeitet hatte. Um allerdings auch für alle übrigen beteiligten OE s anwendbar zu sein, wurde die sachthematische Struktur teilweise um organisationsbezogene Elemente erweitert, 37 wodurch ein umfangreicher, bis zu sechsstufiger Aktenplan entstand (vgl. Auszug, Abbildung links). Domea wird im EOM als DMS eingesetzt, denn die Arbeitsprozesse wurden als zu unstrukturiert gesehen, um eine verbindliche Prozesskette definieren zu können. 38 Der jeweils nächste Bearbeitungsschritt muss somit vom jeweiligen Sachbearbeiter individuell angestoßen werden. Eingangsschreiben wurden zunächst wie bisher der zuständigen OE weitergeleitet und erst dort von der OE bzw. vom jeweiligen Mitarbeiter gescannt und einem Vorgang zugeordnet; s wurden vom Sachbearbeiter direkt in den Vorgang importiert. Die Anlage von Akten und Vorgängen oblag dabei der jeweiligen OE innerhalb der für sie freigegebenen Aktenplanzeichen. Verfasste Ausgangsschreiben lagen in ihrem ursprünglichen Dateiformat (vor Unterschrift) vor, d.h. der Versand war im System nicht dokumentiert. Deshalb wurde zusätzlich ein doppeltes, mit Kürzel gezeichnetes Registraturexemplar in Papierform 37 So existierte unter der Gruppe Diözesanarchiv ein eigenständiger aufgabenbezogener Aktenplan für das AEM. 38 Vgl. KBSt: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung, S

19 aufbewahrt, d.h. in der Anfangszeit von Domea entstanden hybride Akten, was besonders bei Bewertung und Aussonderung dieser Akten durch das Archiv zu bedenken sein wird wurde eine zentrale epost-stelle eingerichtet; von nun an wurden eingehende Schreiben für die mit Domea arbeitenden OE s zentral gescannt, ein Dokumentenbetreff vergeben und in einem organisationsbezogenen Postfach innerhalb von Domea bereitgestellt. Von dort wurde die eingehende Post von der jeweiligen OE abgeholt, Akten und Vorgängen zugeordnet und in die Bearbeitung gegeben. Gleichzeitig wurden von nun an ausgehende Schreiben von der epost vor dem Versand gescannt; auf den in Domea hinterlegten Briefpapier-Vorlagen ist seitdem das im System eindeutige Dokumentenzeichen als Code aufgedruckt, wodurch eine automatische Zuordnung des Ausgangsschreibens zum Dokument (ohne Unterschrift) möglich ist. Seither wird die PDF-Datei als neue Version (bzw. Repräsentation) über die ursprüngliche Word-Datei gelegt. 40 Parallel zu den Bemühungen um ein funktionierendes DMS wurde ab dem Jahr 2010 die ebenfalls notwendige, verschiedentlich angemahnte Neuordnung der Schriftgutverwaltung im EOM in Angriff genommen, um vielfach erst die Grundlagen für den flächendeckenden DMS-Einsatz zu schaffen. 41 Im Rahmen eines Projektes wurde die Schriftgutverwaltung auf zentralisiert und zum 1. Januar 2012 als eigene Hauptabteilung institutionalisiert. Als Katalysator wirkte hierbei auch die Diskussion um die Missbrauchsfälle in der katholischen Kirche allgemein und speziell im Erzbistum München und Freising, in deren Verlauf von den mit der Untersuchung beauftragten Rechtsanwälten Unstimmigkeiten in der bisherigen (Papier-) Aktenführung moniert wurden Allgemeine Geschäftsordnung des EOM (Stand 2007), Abschnitt V, Art. 25, 6. Es wurde überlegt, über eine Zeichnungsinfo den Ausgang in den Metadaten zu vermerken, doch wurde dies letztlich nicht umgesetzt. Alternativ konnte das Schreiben auf unveränderbar gesetzt werden, doch auch diese Möglichkeit der Dokumentation wurde kaum verwendet. 40 Dies ist gleichzeitig die erste Möglichkeit, die Wandlung der Dateien in ein jeweils aktuelles stabiles Langzeitformat (z.b. PDF/A) frühzeitig im System vorzunehmen. Spätestens mit zda-verfügung bzw. nach einer bestimmten Frist ab zda-verfügung (für den Fall des Wiederauflebens) sollten grundsätzlich alle Dokumente migriert werden. Hierbei ist auch das Problem mit -Anhängen zu bedenken, die nicht als eigenes Dokument nach Domea importiert wurden. Zwar hängen diese an der an, werden bei einer normalen Wandlung in PDF jedoch nicht mitgewandelt. Vielmehr muss die Migration der Anhänge (z.b. als Folgeseiten der ) eigens angestoßen werden. 41 So arbeiten OE s, speziell im Bereich der Seelsorge, teilweise noch ohne Aktenplan. 42 Dies gilt umso mehr deshalb, da nach den den Gutachtern vermittelten Erkenntnissen Aktenvernichtungen in erheblichem Umfang stattgefunden haben und weitreichende Aktenbestände außerhalb des Ordinariats in 19

20 Die Neuordnung der Schriftgutverwaltung hatte dabei auch Auswirkungen auf Domea, da eine der Anforderungen an Schriftgutverwaltung allgemein und das DMS im Besonderen war, Verwaltungshandeln und Verantwortlichkeiten künftig transparenter und nachvollziehbarer zu gestalten. War bis dato beispielsweise nur die federführende OE in Domea vermerkt (wobei jeder aus der OE Zugriff auf alle Akten und Vorgänge der OE hatte), wurde nun der federführende Bearbeiter eingeführt, der letztlich für einen Vorgang verantwortlich zeichnet und der bei zda-verfügung die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit des Vorgangs bestätigen muss. In diesem Zusammenhang wurde auch der Posteinlauf neu geregelt. Die Postfächer der einzelnen OE s in Domea wurden aufgelöst, fortan wird die eingehende, gescannte Post einer sog. Eingangsmappe zugeordnet. Pro Eingangsschreiben wird eine Mappe mit entsprechendem Kurztitel angelegt, die nachfolgend dem Leiter einer OE verfügt wird. Dieser verfügt die Eingangsmappe dem zuständigen Sachbearbeiter im entsprechenden Bearbeitungsstatus weiter (zur Erledigung, Entwurf erstellen, Kenntnisnahme, etc.). Durch diese Verfügung wird dem Sachbearbeiter auch die Federführung zugewiesen und er ist in der Folge für die Zuordnung der Eingangsmappe zu einem Vorgang und für die korrekte Bearbeitung verantwortlich. Bisher konnten im Rahmen der Bearbeitung zudem Notizen, etwa Hinweise zur weiteren Bearbeitung durch Dritte, als Dokument dem Vorgang hinzugefügt werden, nunmehr werden sie jedoch in Form von Geschäftsgangvermerken (GGV) auf Ebene der Metadaten vorgenommen, d.h. Notizen wurden in die Metadaten ausgelagert. Neben diesen manuellen Geschäftsgangvermerken erstellt das System bei jeder Aktivität, also bei jeder Verfügung, einen automatischen Vermerk. Der bisherige sechsstufige Aktenplan wurde durch einen zweistufigen, sachthematischen Aktenplan mit prozessorientierter Aktenablage abgelöst (vgl. Abbildung unten). Hierzu wurden im Vorfeld auf Ebene einzelner OE s Prozessanalysen erarbeitet, um auf dieser Grundlage Akten für die Arbeitsprozesse zu definieren, die künftig auch nicht mehr von der Privatwohnungen eingelagert wurden und damit einem manipulativen Zugriff ausgeliefert waren. Hinzu tritt, dass auch innerhalb der Ordinariatsräumlichkeiten die Akten gegen Zugriff durch Nichtbefugte nicht gesichert waren. Die Akten wiesen wohl auch aus diesen Gründen teilweise offenkundige Lücken auf. Vorgänge waren wiederholt nicht nachvollziehbar. Unabdingbare Dokumentationen, beispielsweise frühere Tätigkeiten der untersuchten Person oder der Gründe für den Wechsel der Diözese bei fremdinkardinierten Priestern, fehlten weitestgehend. Eine zuverlässige Zentralerfassung des Aktenbestandes erfolgte nicht, so dass im Zuge der Untersuchung überraschend immer wieder an verschiedensten Orten Akten bzw. Teile hieraus auftauchten. (vgl. 20

21 OE selbst angelegt werden können, sondern nur noch zentral von der Hauptabteilung Schriftgutverwaltung und Dokumentation. Jeder Mitarbeiter war fortan (wie bisher für bestimmte Aktenplanzeichen) für die entsprechenden Akten der OE berechtigt. Eine sachthematische Verknüpfung sollte, wenn nötig, durch eine freie Vergabe von Schlagworten erfolgen; der Aufbau eines zentralen Thesaurus war dabei nicht vorgesehen. Erste Erfahrungen bei den Domea - Schulungen zur Einführung des neuen Aktenplans haben künftig eine deutlich detailliertere Prozessanalyse zur Folge. So werden nun die Anfangs- und Schlussdokumente jedes Prozesses definiert; auch die Teilprozesse, die ein Prozess in einer OE umfasst, werden einzeln festgehalten, um eine eindeutige Zuordnung zu den prozessorientierten Akten zu ermöglichen. Die Definition erfolgt dabei durch die jeweilige OE entsprechend ihrer individuellen Arbeitsweise, wobei die Hauptabteilung Schriftgutverwaltung und Dokumentation die Analyse beratend und steuernd begleitet. Hierdurch erfolgt auch eine intensive Beschäftigung der Mitarbeiter mit grundsätzlichen Fragen der Schriftgutverwaltung, was v.a. in den OE s von Bedeutung sein wird, die bisher noch nicht mit Domea gearbeitet haben. In diesem Rahmen wird auch der Aktenplan selbst einer Revision unterzogen. Noch 2012 soll auf einen einstufigen, rein prozessorientierten Aktenplan umgestellt werden. Hierzu wurden von der Hauptabteilung Schriftgutverwaltung und Dokumentation 23 schriftgutrelevante 21

22 Kernprozesse definiert (z.b. Berichten/Dokumentieren, Sanktionieren, Auskunft geben, Regeln, vgl. Abbildung unten), denen die entsprechenden Akten zugeordnet werden. 43 Die in vielen Fällen zusätzlich nötige sachlogische Verknüpfung (bei Projekten und Fallakten) soll künftig nicht mehr über Schlagworte, sondern über eine eigene Metadatenmaske erfolgen, die die verschiedenen Vorgänge über eine ID verknüpft. 44 Die weiter oben angesprochene Beobachtung, dass die verschiedenen DMS trotz einheitlicher DOMEA-Zertifizierung voneinander abweichen, lässt sich auch anhand der Eigenentwicklungen und Anpassungen in Domea für den Einsatz im EOM erkennen. So können zwischen verschiedenen Akten, Vorgängen und auch zwischen einzelnen Dokumenten Referenzen gesetzt werden; diese Funktionalität wurde im EOM zusätzlich durch die Möglichkeit eines Hinweises ergänzt. Eine Referenz dokumentiert eine Querverbindung zwischen bestehenden Akten, Vorgängen und Dokumenten, während ein Hinweis auf eine DMS-externe Quelle verweist. Ergänzend kamen 2011 im EOM noch sie oben erwähnten Geschäftsgangvermerke hinzu, also Hinweise zur weiteren Bearbeitung eines Vorgangs. Auch entstanden durch verschiedene organisatorische Anforderungen 43 Der 2011 eingeführte Aktenplan, mit dem gegenwärtig in erster Linie das AEM arbeitet, wird hierbei aufgelöst. Aufgrund der ersten Prozessanalyse und einer entsprechenden Nachbearbeitung können jedoch die vom AEM definierten Akten zum größten Teil problemlos in den neuen Aktenplan umgesetzt werden; vereinzelt werden verschiedene Akten unter einem Kernprozess zusammengeführt. 44 In der Funktionalität kommt diese neue Sicht einer Referenzierung gleich, doch sind Vergabe und v.a. der Zugriff intuitiver gestaltet. So wird neben dem Aktenplan aufgrund der angelegten Verknüpfungen die sachthematische Logik angezeigt, die zugleich auch standardisiert werden soll. Auf diese Weise werden Projekte eine weitgehend vorab definierte Struktur erhalten. 22

23 vom Standard abweichende Vorgangstypen. So werden bei den Akten, Vorgängen und Dokumenten der Rechtsabteilung, des Baureferats und der Pastoralen Planungsstelle zusätzliche Metadaten erfasst. 45 Eine weitere Besonderheit der elektronischen Schriftgutverwaltung im EOM ist das Zusammenspiel mit dem Sekretariat des Erzbischofs. Auch der Erzbischöfliche Stuhl arbeitet mit Domea, allerdings nach einem eigenen, sachthematischen Aktenplan, 46 völlig unabhängig vom EOM, wenngleich auch hier der (technische) Support durch die IT-Abteilung einerseits und die Hauptabteilung Schriftgutverwaltung und Dokumentation andererseits erfolgt. Sollen Vorgänge vom Erzbischof an das EOM verfügt werden, wird vom Sekretariat des Generalvikars ein sog. Kombivorgang angelegt, d.h. der Vorgang des Erzbischöflichen Stuhls wird im Aktenplan des EOM neu erstellt und die Dokumente in Kopie diesem zugefügt. Anschließend wird das Duplikat über das Sekretariat des Generalvikars zur Bearbeitung weitergeleitet. Nach erfolgter Bearbeitung wird der Vorgang an das Sekretariat des Generalvikars verfügt und mit dem Vorgang des Erzbischöflichen Stuhls abgeglichen, im EOM neu angelegte oder hinzugefügte Dokumente werden nun als Kopie dem Originalvorgang beigegeben und dieser dem Sekretariat des Erzbischofs verfügt. Nach Abschluss der Bearbeitung liegen Kombivorgänge somit doppelt vor, einmal im Aktenplan des EOM und ein weiteres Mal im Aktenplan des Erzbischöflichen Stuhls. 47 Das System der Kombivorgänge wird nur in eine Richtung praktiziert, denn Vorgänge vom EOM an den Erzbischof werden ohne Erstellung eines Kombivorgangs abgewickelt Vgl. hierzu Kap. 3 und Anhang Kap Bereits in der reinen Papierwelt arbeiteten Erzbischöflicher Stuhl und Erzbischöfliches Ordinariat nach unterschiedlichen Aktenplänen. 47 Zumindest in der Theorie. In der Realität treten immer wieder Unstimmigkeiten auf, da einseitig einem der beiden Vorgänge noch Dokumente hinzugefügt werden können, ohne dass noch ein Abgleich stattfinden würde. 48 Der Grundgedanke war, den Mitarbeitern im EOM auch nach Rückverfügung an den Erzbischof die bearbeiteten Vorgänge zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen, da andernfalls kein Zugriff mehr möglich wäre. 23

24 2.3. Anforderungen an die Bewertung und Aussonderung nach dem DOMEA- Konzept Bereits vor Veröffentlichung des ersten DOMEA-Konzepts wurde vom Bundesarchiv ein erstes Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten vorgelegt, das im Rahmen der Überarbeitung des DOMEA-Konzepts vom Bundesarchiv in Kooperation mit Landes- und Kommunalarchiven fortgeschrieben wurde. 50 Im Gegensatz zur Aussonderung von Papierakten sieht das DOMEA-Konzept nicht nur die Aussonderung ganzer Akten, sondern verstärkt auch von Aktenschnitten vor, da die Akten keiner zeitlichen und physischen Begrenzung (in Form eines Aktenordners) mehr unterliegen. 51 Akten und Vorgänge im DMS/VBS existieren schließlich nur in Form von Metadaten, die gemeinsam mit den weiteren Metadaten, speziell Vermerke und Verfügungen, überhaupt erst eine Interpretation der Einzeldokumente erlauben, denn diese sind aus sich selbst heraus nicht verständlich. 52 Das DOMEA-Konzept sieht dabei ein zwei- und ein vierstufiges Aussonderungsverfahren vor. 53 Während das vierstufige Verfahren an die konventionelle Aussonderung von Papierakten angelehnt ist, 54 setzt das zweistufige Verfahren die prospektive Bewertung auf Ebene des Aktenplans durch das Archiv voraus. Hierbei wird eine Bewertungsentscheidung hinterlegt, um bei Ablauf der Aufbewahrungsfristen einen automatischen Aussonderungslauf starten zu können. 55 Nach Übergabe der archivwürdigen Daten und Metadaten an das Archiv 49 KBSt: Dokumentenmanagement, S KBSt: Aussonderung. Vgl. hierzu auch Engel: Konzept zur Aussonderung; Hänger: Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten (besonders: S. 244); Hänger: Archivische Anforderungen; Hänger / Hoen / Ksoll-Marcon / Wettmann: Aussonderung; Hänger / Wettmann: DOMEA-Konzept (besonders: S. 25); Wettmann: Bewertung per Mausklick (besonders: S. 272f.). 51 KBSt: Dokumentenmanagement, S. 112; KBSt: Aussonderung, S Wettmann: Bewertung per Mausklick, S KBSt: Aussonderung, S Die aussondernde Behörde erstellt ein Anbieteverzeichnis und übersendet dieses an das Archiv (1). Das Archiv bewertet auf Grundlage des Verzeichnisses und nimmt hierzu evtl. Einblick in die Akten (2). Die Behörde bereitet nach Eingang des bewerteten Verzeichnisses die auszusondernden Akten auf (3). Anschließend werden die archivwürdigen Daten und Metadaten an das Archiv übergeben, die übrigen werden vernichtet (4). 55 A = Archivieren, V = Vernichten, B = Bewerten (muss im Rahmen der Aussonderung durch das Archiv noch auf A oder V gesetzt werden). 24

25 werden die zu vernichtenden Daten im System der Behörde gelöscht, was u.u. auch die physische Vernichtung des bisherigen Speichermediums bedeuten kann. 56 Aufgrund unterschiedlicher Voraussetzungen werden gegenwärtig beide Verfahren angestrebt: Das Bundesarchiv setzt infolge der heterogenen DMS/VBS-Struktur der Bundesverwaltung auf das vierstufige Verfahren, 57 während das Land Hessen das zweistufige Verfahren einsetzen möchte, was sich aufgrund der einheitlichen DMS/VBS-Struktur auch anbietet. 58 Der Freistaat Sachsen hingegen plant eine Kombination aus beiden Verfahren: Zunächst werden Daten und Metadaten im vierstufigen Verfahren übernommen; die hierbei getroffenen Bewertungsentscheidungen werden allerdings im DMS/VBS hinterlegt, wodurch nach einigen Aussonderungsläufen letztlich das zweistufige Verfahren möglich wird. 59 Die gängigen DMS/VBS boten zunächst keine wirkliche Aussonderungsmöglichkeit, zumal aufgrund fehlender archivreifer Daten auch noch kein Bedarf bestand. Auch mussten sich die Vorstellungen zu Art und Weise der Aussonderung erst noch konkretisieren, weshalb nun, ca. zehn Jahre nach Einführung zahlreicher DMS/VBS-Systeme, Aussonderungsschnittstellen entwickelt werden. 60 Da die Aussonderung im digitalen Zeitalter auf eine starke Automatisierung angewiesen ist, um die steigenden Datenmengen mit den zur Verfügung stehenden, meist zu knappen Personalressourcen handhaben zu können, wird hierin auch die Gefahr einer zunehmenden Entpersönlichung gesehen, die einen weitgehenden Kontaktverlust zwischen Archiv und Behörde zur Folge haben könnte Die Löschung hat unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen zu erfolgen. Bei der Löschung ist daher sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Einblick in die Daten erhalten und keine Kopien angefertigt werden können. Die Daten können erst dann als gelöscht betrachtet werden, wenn eine Wiederherstellung nicht mehr möglich ist. Speichermedien, die aus Sicherheitsgründen nur einfach zu beschreiben sind (sog. WORM write once, read multiple, aber auch Festplattensysteme wie CAS content addressed storage ), sind deshalb physisch zu vernichten. Art und Umfang der Daten sowie Anlass und Zeitpunkt der Vernichtung sind in geeigneter Weise zu dokumentieren. (Generaldirektion: Digitale Unterlagen, S. 24). 57 Hänger: Aussonderung. 58 Sandner: Bewertung, S. 7f.; Schieber: Entwicklung. 59 Freundliche Auskunft von Dr. Nolte und Herrn Huth/Sächsisches Hauptstaatsarchiv. 60 Vgl. Kap. 5; s.a. Manke: Aktenbewertung, S. 67f. 61 Sandner: Bewertung, S. 9; indirekt auch Treffeisen: Komplementäre Bewertung, S

26 3. Metadaten in Domea 3.1. Metadaten, Dokumente und Objekte Metadaten sind Daten (oder allgemeiner: Informationen) über andere Daten. So können etwa die Angaben zur Entstehung eines Gemäldes, zu seiner Herstellungsweise, seinem Format oder zur Biographie des Künstlers als Metadaten bezeichnet werden. Im Elektronischen umfassen Metadaten Informationen, die für die Nutzung, Verwaltung und Pflege elektronischer Objekte notwendig sind. Die Metadaten, die für die digitale Langzeitarchivierung unabdingbar sind, lassen sich dabei gem. OAIS-Modell in beschreibende einerseits und verwaltende bzw. erhaltende Metadaten andererseits untergliedern: 62 Inhaltlich/Beschreibend - Inhaltliche Metadaten, die den Inhalt des digitalen Objekts beschreiben, etwa der Titel/Dateiname, der Autor oder Schlagworte. Verwaltend - Administrative Metadaten, die zur Verwaltung des digitalen Objekts nötig sind, etwa Angaben zur Provenienz (d.h. zur OE) oder zu rechtlichen Beschränkungen wie Sperrfristen. - Strukturelle Metadaten, die Zusammenhänge mit anderen (digitalen) Objekten beschreiben, etwa Referenzen auf weitere Vorgänge oder Hinweise auf hybride Akten. Technisch - Technische Metadaten, die sicherstellen, dass das Objekt korrekt verarbeitet werden kann, etwa Angaben zu Dateiformat und dessen Version, zur Datenmenge, aber auch zur erstellenden Software. Hierzu zählen auch spezielle (technische) Informationen, die im Rahmen der digitalen Langzeitarchivierung benötigt werden, um die Objekte dauerhaft aufbewahren zu können, z.b. Hinweise zum Datenformat, die entscheidend für die erfolgreiche Anwendung der Migrationsstrategie sind, oder Angaben zu den 62 Brübach: Referenzmodell. Eine allgemein verbindliche Kategorisierung von Metadaten existiert nicht. Für die hier verwendete Übersicht wurde auf die Arbeit der nestor-ag Medien zurückgegriffen, vgl. Itemid=70. 26